Die besten Termin-E-Mail-Vorlagen, die Sie verwenden sollten

Wann immer Sie einen bevorstehenden Termin planen, bestätigen, verschieben, stornieren oder einfach jemanden an den bevorstehenden Termin erinnern möchten, müssen Sie eine geeignete Besprechungs-E-Mail senden. Da jede E-Mail ihre Formatierungsregeln und Empfehlungen hat, ist es am besten, eine leicht zugängliche E-Mail-Vorlage für Termine zu haben, die Sie verwenden können, wenn die Situation es erfordert.

Dieser Artikel gibt Ihnen die besten Tipps, wie Sie eine perfekte Termin-E-Mail schreiben, und stellt Ihnen eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, die sich als nützlich erweisen könnten.

Terminplan-E-Mail-Format

Bei Terminanfragen oder Terminerinnerungs-E-Mails sind Einfachheit und einfache Formalität der Schlüssel.

Beginnen Sie immer mit einer sinnvollen Betreffzeile, damit die Person, die Ihre E-Mail erhält, sofort weiß, worum es geht.

Übermitteln Sie dann Ihre Botschaft in einem direkten und höflichen Ton. Fügen Sie zum Abschluss Ihrer E-Mail einen Call-to-Action hinzu und geben Sie Ihre Kontaktdaten sowie eine herzliche, professionelle Begrüßung an.

Die Betreffzeile

Betreffzeilen werden oft unterschätzt, aber sie sind eines der wichtigsten Elemente in einer E-Mail. Trotzdem sollten sie immer prägnant und informativ sein.

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreiben, verwenden Sie eine einfache Betreffzeile wie „ Besprechungsanfrage “ oder „ Terminanfrage “.

Erinnerungs-E-Mails sind entscheidend, um No-Shows zu reduzieren. In diesem Fall können Sie „ Terminerinnerung für (Datum/Uhrzeit)“ oder „ (Datum/Uhrzeit) Terminbestätigungs-E-Mail“ schreiben.

Die perfekte Bestätigungs-E-Mail braucht eine sinnvolle Betreffzeile. Eine Option ist „ Bestätigung für (Service-)Termin am (Datum/Uhrzeit)“. Sie können auch „ (Datum/Uhrzeit) Terminbestätigungsnachricht“ verwenden.

Der Körper

Beginnen Sie Ihre Termin-E-Mail immer mit einer höflichen Begrüßung, wie Sie es auch in einem normalen Gespräch tun würden. Höflichkeit ist von größter Bedeutung, egal ob Sie potenziellen Kunden, einem neuen Kunden oder einem anderen Unternehmen schreiben.

Verwenden Sie eine formelle Begrüßung wie „ Sehr geehrte Damen und Herren “, gefolgt vom Namen des Empfängers. Wenn Sie eine weniger formelle E-Mail mit einer Besprechungsanfrage wünschen, beginnen Sie mit „ Hallo “ oder „ Hallo “.

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage senden, sollten Sie sich kurz vorstellen und den Grund für Ihre Kontaktaufnahme erläutern. Geben Sie Details zu Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings an.

Da Ihre Zeitpläne möglicherweise nicht übereinstimmen, fügen Sie mehrere Optionen hinzu, die die Person nach Belieben auswählen kann. Sie können dafür eine Tabelle oder Stichpunkte verwenden.

Eine andere Strategie besteht darin, dem Empfänger die Möglichkeit zu bieten, ein Datum und einen Ort vorzuschlagen, die zu seinem Zeitplan passen.

Wenn Sie eine Bestätigungs-E-Mail schreiben, sollten Sie auch die wichtigsten Termindetails enthalten, damit Ihre Kunden/Auftraggeber/Geschäftspartner diese Informationen jederzeit schnell zur Hand haben.

Geben Sie für eine Erinnerungs-E-Mail alle Besprechungsdetails an und betonen Sie, wie und wann der Empfänger seinen Termin verschieben/stornieren kann.

Abschluss der E-Mail

Unabhängig von der Art der E-Mail, die Sie schreiben, ist es Ihr Ziel, positives Feedback zu erhalten. Daher sollten Sie praktikable Optionen für den E-Mail-Empfänger angeben, um Sie zu kontaktieren. Geben Sie zumindest Ihre geschäftliche Telefonnummer und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse an.

Bitten Sie außerdem um eine Rückantwort oder Terminbestätigung. Dadurch erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen.

Anschließend können Sie Ihre Nachricht mit einer herzlichen Begrüßung und Verabschiedung abschließen.

Termin-E-Mail-Vorlagen, die Sie verwenden können

• E-Mail-Vorlagen für Terminpläne
• E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen
• Termin-E-Mail-Vorlagen stornieren oder neu planen
• E-Mail-Vorlagen für Marketing- und Geschäftsangebote
• E-Mail-Vorlagen für Terminbestätigungen
• Follow-up-E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen für Terminpläne

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Name des Empfängers),

Ich kontaktiere Sie, um ein Treffen zu vereinbaren, um eine mögliche Geschäftsaussicht zu erkunden.

Ich möchte mich am (Datum/Uhrzeit) um (Ort vorschlagen) treffen.

Funktionieren diese Zeit und dieser Ort für Sie?

Wenn ein anderer Zeitpunkt und Ort vorzuziehen wäre, lassen Sie es mich bitte wissen.

Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.

Danke schön,

(Ihren Namen)

Probe 2:

Hallo (Name des Empfängers),

Ich möchte mit Ihnen einen Termin vereinbaren zu (berufliche Tätigkeit der Person).

Ich glaube, es wäre eine ausgezeichnete Gelegenheit, sich zu nähern (was Sie während Ihres Besuchs besprechen werden).

Im Anhang dieser E-Mail finden Sie weitere Informationen, die Sie lesen können, bevor wir uns treffen.

Derzeit ist meine Erreichbarkeit an den folgenden Tagen und Stunden.

(Datum und Uhrzeit angeben.)

Sind diese für Sie geeignet?

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihren Namen)

Beispiel 3:

Hallo (Name des Empfängers),

Mein Name ist (Ihr Name). Ich schreibe, um ein Treffen mit Ihnen zu vereinbaren, um (Betreff) zu besprechen.

Die Diskussion wird uns die Möglichkeit geben (detaillieren Sie, was Sie von dem Treffen erwarten).

Derzeit kann ich mich an den unten aufgeführten Tagen und Zeiten treffen:

(Datum und Uhrzeit angeben.)

Gerne komme ich zu Ihnen vor Ort (oder empfehle Ihnen eine mögliche Alternative).

Bitte bestätigen Sie den Empfang dieser E-Mail und teilen Sie mir mit, welches Datum für Sie am besten geeignet ist, damit ich es reservieren kann.

Sollten Sie stattdessen einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit im Sinn haben, senden Sie mir bitte eine E-Mail an (Kontaktdaten).

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und Sie bald kennenzulernen.

(Ihren Namen)

E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Kundenname),

Sie erhalten diese E-Mail von (Name des Anbieters) als Erinnerung an Ihren Termin um (Uhrzeit und Datum).

Um einen neuen Termin zu vereinbaren, antworten Sie bitte auf diese E-Mail oder verwenden Sie die folgende Telefonnummer: (geschäftliche Telefonnummer).

Versäumte Termine mit weniger als 24 Stunden Vorankündigung können Kosten bis zu einer (Wert-)Gebühr verursachen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name und Ihre Position im Unternehmen)

(Firmenname)

(Geschäftsadresse)

Probe 2:

Hallo (Kundenname),

Diese E-Mail ist nur eine kurze Erinnerung an (Name des Mitarbeiters oder Berufsbezeichnung) Termin bei (Adresse) an (kurze Beschreibung des Besuchsziels).

Bitte vergewissern Sie sich, dass (Maßnahmen zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich) vor (Name des Mitarbeiters oder Berufsbezeichnung) ankommen.

Für Anfragen und Änderungen erreichen Sie bitte die folgenden Kontakte: (geschäftliche Telefonnummer und E-Mail).

Danke und bis bald!

(Ihr Name und Ihre Position im Unternehmen)

(Firmenname)

(Geschäftsadresse)

Beispiel 3:

Hallo (Kundenname),

Diese E-Mail ist eine freundliche Erinnerung, die Ihren Besprechungstermin am (Datum/Uhrzeit) bestätigt.

Um Ihre Buchung zu sichern, antworten Sie bitte auf diese Bestätigungs-E-Mail. Alternativ können Sie (Geschäftsname) Bürotelefon: (Geschäftstelefonnummer) anrufen.

Wir freuen uns darauf, Sie bald kennenzulernen!

(Firmenname)

(Geschäftsadresse)

(Kontakt)

Weitere Inspiration finden Sie in diesem Artikel, der noch mehr Vorlagen für Besprechungserinnerungen und Schreibtipps enthält.

Termin-E-Mail-Vorlagen stornieren oder neu planen

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Name des Empfängers),

Aufgrund unerwarteter Umstände muss ich unser Geschäftstreffen für den (Tag/Uhrzeit) absagen. Es tut mir leid, dass ich Sie so kurz vor unserem festgesetzten Termin informieren musste und für alle Hindernisse, die dies verursachen könnte.

Ich bin bereit, es auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben, der für uns beide passen könnte.

Mit freundlichen Grüße,

(Ihren Namen)

Probe 2:

Hallo (Name des Empfängers),

Leider muss ich unser Treffen verschieben. Bitte verwenden Sie den folgenden Link, um ein anderes Datum/eine andere Uhrzeit auszuwählen, die für Sie geeignet ist.

(Fügen Sie einen Website-Link mit Umbuchungsoptionen hinzu).

Ich schätze Ihr Verständnis.

Aufrichtig,

(Ihren Namen)

E-Mail-Vorlagen für Marketing- und Geschäftsangebote

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Kundenname),

Wir freuen uns über Ihre Anfrage bezüglich der Produktanleitung. Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, um einen Termin zu vereinbaren, um alle Ihre Fragen zu besprechen.

Bitte klicken Sie auf diesen Link, um ein Datum/eine Uhrzeit zu vereinbaren:

(Scheduling-Link einschließen).

Herzliche Grüße,

(Ihren Namen)

(Firmenname)

Probe 2:

Hallo (Kundenname),

Ich hoffe aufrichtig, dass Sie mit Ihrem Produkt zufrieden sind!

Bei (Firmenname) suchen wir ständig nach neuen Wegen, um unseren Kunden zum Erfolg zu verhelfen.

Wir bieten ein Upgrade für Ihren aktuellen Plan an, der Ihren Anforderungen meiner Meinung nach besser gerecht wird als der, den Sie derzeit verwenden. Lassen Sie es mich wissen, und ich werde Ihnen gerne weitere Informationen per E-Mail zusenden.

Wenn Sie ein Treffen vereinbaren möchten, um dieses Angebot persönlich zu besprechen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link.

Ich hoffe, bald mit Ihnen zu sprechen!

(Ihren Namen)

(Kontakt)

Beispiel 3:

Hallo (Kundenname),

Danke, dass Sie uns kontaktiert haben. Wir freuen uns, mit Ihnen zu sprechen!

Über diesen Link können Sie Ihren Demo-Termin vereinbaren:

(Fügen Sie einen Website-Link hinzu).

Wir freuen uns auf ein kurzes Gespräch mit Ihnen.

Haben Sie einen wunderbaren Tag!

(Ihren Namen)

(Name der Firma)

E-Mail-Vorlagen für Terminbestätigungen

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Kundenname),

Ich sende diese Bestätigungs-E-Mail Ihres bevorstehenden Termins am (Datum/Uhrzeit) mit (Name des Mitarbeiters).

Bei Anfragen oder Änderungen können Sie sich gerne an uns wenden.

Mit freundlichen Grüße,

(Ihren Namen)

(Dein Kontakt)

(Firmenname)

Probe 2:

Hallo (Kundenname),

Diese Nachricht ist eine freundliche Erinnerung an Ihren (Service-)Termin mit (Name des Anbieters) in (Ort) am (Datum/Uhrzeit).

Die Antwort auf diese E-Mail bestätigt Ihre geplante Zeit.

Verwenden Sie den folgenden Kontakt (geschäftliche Telefonnummer) oder E-Mail (E-Mail-Adresse) für Fragen oder Änderungen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihren Namen)

(Firmenname)

Wenn Sie mehr erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben einer großartigen Terminbestätigungs-E-Mail.

Follow-up-E-Mail-Vorlagen

Probe 1:

Sehr geehrter Herr/Frau (Name des Empfängers),

Ich bin (Ihr Name und Ihre Berufsbezeichnung) bei (Firmenname). Der Grund, warum ich Sie kontaktiere, ist, unseren Termin nachzuverfolgen und auf alle Fragen zu antworten, die Sie möglicherweise zu (dem besprochenen Thema) haben.

Ich stehe für ein kurzes Treffen zur Verfügung, um Ihre Pläne zu besprechen und herauszufinden, wie (Firmenname) Sie unterstützen kann.

Mit freundlichen Grüße,

(Ihren Namen)

(Firmenname)

Probe 2:

Hallo (Name des Empfängers),

Ich habe unser heutiges Gespräch genossen und möchte vorschlagen, die Ziele von (Firmenname) bei unserem nächsten Termin zu besprechen.

Sie können auf meine verfügbaren Stunden über den unten stehenden Link zugreifen und ein passendes Datum und eine passende Uhrzeit buchen.

(Website-Link einfügen).

Bitte senden Sie Ihre Fragen vorab an diese E-Mail-Adresse.

Herzliche Grüße,

(Ihren Namen)

Also, was ist die beste Termin-E-Mail-Vorlage für Sie?

In diesem Artikel wurden 15 Beispiele für unkomplizierte E-Mail-Vorlagen vorgestellt, die Sie für alle Ihre terminbezogenen Anforderungen verwenden können, einschließlich Sonderwünsche und Follow-up-E-Mails.

Wir geben zu, dass E-Mails zur Terminvereinbarung zunächst entmutigend sein können. Aber sobald Sie ihre Best Practices verstanden haben, werden Sie sehen, warum sie für Unternehmen wertvoll sind.

Und was noch wertvoller sein kann, ist die Automatisierung des Prozesses zum Versenden von Termin-E-Mails.

Amelia ist ein WordPress-Buchungs-Plugin, mit dem Sie die Benachrichtigungen, die Sie sowohl an Ihre Kunden als auch an Ihre Mitarbeiter senden, vollständig automatisieren können. Also, egal um welche Art von E-Mail es sich handelt, Amelia kümmert sich darum.

Sehen Sie, wie einfach es ist, E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, und probieren Sie es selbst aus: