Wie können kleine Kliniken Terminerinnerungen zur Patienteneinbindung nutzen?

Versäumte Termine, entgangene Einnahmen und verspätete Patientenversorgung gehören zu den schlimmsten Albträumen für kleine Kliniken.

Engagement ist das Rückgrat eines florierenden modernen Unternehmens. Und auch das Gesundheitswesen darf sich das nicht entgehen lassen.

Patienten verpassen möglicherweise Termine, weil sie es vergessen, nicht benachrichtigt werden oder einfach beschäftigt sind! Es gibt eine Menge, die im Weg stehen könnte!

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Terminerinnerungen nutzen können, um den Verlobungsball ins Rollen zu bringen!

Wie erinnert man jemanden an einen Termin?

Das Nichterscheinen von Patienten (d. h. Patienten, die nicht zum Termin erscheinen) kann aus mehreren Gründen auftreten.

Auch wenn diese Aktivität im Verborgenen stattfindet, kann der Rückgang dieser Einrichtung Auswirkungen auf mehrere Aspekte der Funktionsweise einer kleinen Klinik haben.

Unabhängig von den Gründen kann es für Ihr Unternehmen schädlich sein und zu steigenden Gemeinkosten wie Miete, Personalkosten, Nebenkosten, Versicherungen oder für bestimmte Termine erforderlicher Ausrüstung oder Materialien führen. Diese Situation kann sich auch verschlimmern, wenn keine Vorauszahlung erfolgt. Laut einer PubMed-Studie kann das Nichterscheinen von Patienten zu einem Umsatzverlust von 14 % führen, und dieser Verlust kann für kleine Kliniken erheblich sein.

Darüber hinaus muss auch der Zeitfaktor berücksichtigt werden. Dazu gehört auch die Zeit, die für die Terminvereinbarung und -organisation aufgewendet wird. Dies kann sich auf die Mitarbeiter- und Kundenbindung, den Kundenservice und die Qualität der Gesundheitsversorgung auswirken und somit die Gesamteffizienz beeinträchtigen.

Während Ärzte Leben retten, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Verwaltungsarbeit nicht gefährdet wird.

Terminerinnerungen zeigen, dass Ihre Klinik sich um sie kümmert. Die Gewinnung und Bindung von Patienten mithilfe digitaler Annehmlichkeiten macht es für Patienten einfacher, eine gute Gesundheit zu gewährleisten und anzustreben. Terminerinnerungen zeigen, dass die Kliniken auf die Gesundheitsakten und Fortschritte ihrer Patienten achten. Allerdings funktioniert es möglicherweise nicht, ihnen einfach eine Nachricht über ihren Termin zu schicken! Für ein besseres Engagement müssen Sie auch wichtige Details zum Termin angeben.

Das beinhaltet:

• Die Adresse der Einrichtung
• Die Termine
• Wie läuft die Terminverschiebung ab?
• Eventuelle Vorbereitungen für den Termin (falls erforderlich)

Für Patienten, die unvorbereitet kommen und sich des Eingriffs nicht bewusst sind, kann es zu zusätzlichen Kosten für Ihre Klinik kommen, wenn der Termin verschoben wird.

Erinnerungen ohne diese Angaben können Ihre Abonnenten verwirren oder sogar verärgern. Stellen Sie sicher, dass diese Erinnerungen neben den Details auf den Aufbau einer starken Kundenbindung und die Verbesserung des Engagements ausgerichtet sind.

Wie können Sie Terminerinnerungen zur Patienteneinbindung verbessern?

Beginnen Sie mit der Untersuchung des aktuellen Szenarios

Das Vergrößern des aktuellen Szenarios kann Ihnen dabei helfen, die Bereiche mit Verbesserungspotenzial einzuschätzen.

Was ist zum Beispiel mit Ihren Folge-E-Mails? Sie müssen sinnvoll und umsetzbar sein, um Ihre Patienten positiv einzubeziehen. Wenn Sie überlegen, wie die E-Mail den Patienten hilft, können Sie bessere Entscheidungen über Ihren Gesundheitsversorgungsprozess, die Terminbereitschaft und die Sicherstellung einer zeitnahen Patientenversorgung treffen. Wenn Sie diese Aspekte richtig anwenden, können Sie sich auch über E-Mails hinaus engagieren.

Für eine bessere Patienteneinbindung können Kliniken auch Behandlungsoptionen, Anweisungen zur Nachsorge und medizinische Strategien für die chronische Pflege versenden. Dies gibt den Patienten die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen und ein gesundes Leben zu führen.

Automatisierung ist der richtige Weg!

Wären Ihre Mitarbeiter nicht mit ständigen Anfragen und dem Versenden mehrerer E-Mail-Erinnerungen überfordert?

Darüber hinaus kann es in kleinen Kliniken aufgrund des geringeren Personals noch schwieriger werden. Dies kann sowohl für Ihr Personal als auch für die Patienten zu schlechten Erfahrungen führen. Wenn Sie Dinge manuell erledigen, fühlen sich Ihre Patienten möglicherweise isoliert.

Die manuelle Ausführung von Aufgaben kann fehleranfällig sein, daher ist der Wechsel von einem manuellen zu einem automatisierten Verfahren viel einfacher. Darüber hinaus würde die Automatisierung auch den Bedarf an zusätzlichem Personal verringern. Darüber hinaus können diese Nachrichten auch problemlos für einmalige und wiederkehrende Mitteilungen angepasst werden.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen können Ihnen bei einmaligen und wiederkehrenden Kommunikationen helfen, die zum Bestätigen, Stornieren und Verschieben von Terminen erforderlich sind.

Umsetzbare Schritte senden

Was ist, wenn Ihre Patienten Ihren Termin verschieben möchten und nicht wissen, wie?

Dieser Prozess wird viel schwieriger, wenn er auf einem einseitigen Kommunikationsstil basiert. Dies führt dazu, dass die Erinnerungen vergeblich versendet werden. Bei der Sicherstellung von Personalisierung und Relevanz ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Patienten mit umsetzbaren Schritten zu motivieren.

Umsetzbare Terminerinnerungen geben Ihren Patienten die Möglichkeit, den Termin zu bestätigen, abzusagen oder zu verschieben. Wenn Sie den Inhalt nicht verlängern möchten, können Sie einfach eine Schaltfläche „Zum Bestätigen auf „Ja“ klicken“ hinzufügen. Dadurch erhalten Sie eine klarere Vorstellung von der Verfügbarkeit des Patienten. Neben der Direktheit können Sie die E-Mail auch anpassen, um sie klarer zu gestalten und Verwirrung zu vermeiden. Dadurch können leere Stellen problemlos gefüllt werden und es entstehen keine Einnahmeverluste durch die Patienten.

Als zusätzlichen Mehrwert können Sie auch Gesundheitsnachrichten, Forschungsergebnisse, Entdeckungen, interessante Statistiken und schnelle Tipps hinzufügen, die für die Krankengeschichte des Patienten relevant sind. Dadurch wird Ihr Termin zu einer Erinnerung daran, noch einen Schritt weiter zu gehen und über Themen zu sprechen, die das Leben Ihrer Patienten verbessern können.

Nutzen Sie Terminerinnerungen optimal

Nach der Pandemie haben sich Kliniken an ihre Sicherheitsprotokolle gehalten, insbesondere wenn sie von mehreren Patienten gleichzeitig besucht werden.

Terminerinnerungen können ein großartiges Medium sein, um zu kommunizieren, was Sie in der Einrichtung erwartet und welche Regeln vor und nach der Veröffentlichung des Termins zu beachten sind. Dadurch wird sichergestellt, dass sie andere Einrichtungen nicht unnötig überfüllen und sich nicht im Kreis drehen und Zeit verschwenden, während sie nach dem Weg und den Anweisungen fragen.

Dies ist ein indirekter positiver Effekt von Terminerinnerungen, der die Patientenzufriedenheit verbessern kann. Die Taktik funktioniert, indem die Patienten nicht auf der Warteliste bleiben, insbesondere solche, die so schnell wie möglich geheilt werden möchten.

Best Practices zum Einrichten von Terminerinnerungen zur Patienteneinbindung

mach es persönlich

E-Mail-Marketing im Gesundheitswesen ist der letzte Ort, an dem Sie Ihre E-Mails verallgemeinern möchten.

Jede Krankengeschichte ist zwangsläufig anders. Jedem Patienten dieselbe E-Mail zu senden, kann fehlerhaft und verwirrend sein und sogar dem Ruf Ihrer Klinik schaden. Daher ist es besser, auf generische Vorlagen oder vorgefertigte Antworten zu verzichten.

Für jeden Patiententermin können Sie Erinnerungen 24 Stunden vorher oder eine Stunde vorher versenden. Sie können außerdem eine Erinnerungsliste für Ihre Patienten erstellen und automatisieren.

Verwenden Sie den Namen Ihres Patienten und andere Details, um die Nachricht noch persönlicher zu gestalten.

Darüber hinaus kann das Versenden benutzerdefinierter E-Mails an bestimmte Segmente auch die Patientenbindung steigern.

Machen Sie die Nachricht einfach und intuitiv

Ihre Patienten könnten es eilig haben oder einfach nur mit ihrer Krankheit zu kämpfen haben. Es gibt noch viele weitere Gründe, warum Ihre E-Mail unbemerkt bleiben könnte. Daher möchten Sie, dass Ihre Patienten so schnell wie möglich reagieren.

Um dies zu erreichen, verwenden Sie eine klare Botschaft mit einfachen und intuitiven CTAs. Sie müssen es den Patienten leicht machen, an Ihren Gesprächen teilzunehmen, um eine bessere Einbindung zu erreichen. Um die Kommunikation jedoch umfassend und exklusiv zu gestalten, sollten Sie die Zugänglichkeit für Ihre Patienten entsprechend ihrem Gesundheitszustand berücksichtigen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Teilnahme unabhängig von Alter, Behinderungen, Geräten, Vorlieben und anderen Faktoren gewährleistet sein muss.

Umfangreiche Mahndienste

Die Erinnerungsdienste müssen Dienste vor und nach dem Termin unterstützen. Dies verbessert das Bewusstsein des Patienten und die Einhaltung der Gebote und Verbote des Verfahrens. Das Personal kann den Prozess auch komfortabler und ansprechender gestalten, indem es die Patienten das Formular oder den Fragebogen ausfüllen lässt oder Vorsorgeinformationen bestätigt.

Diese Dienste automatisieren die Kommunikation und stellen sicher, dass beide Seiten bei Planänderungen auf dem Laufenden sind.

Ebenso stellen umfassende Services den Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung, um sich ein klareres Bild von den Terminen zu machen. Dazu gehören Faktoren wie Zeiten, Daten, Status und mehr. Diese Informationen stehen dem Personal sofort zur Verfügung, so dass das Klinikpersonal im Falle einer Terminverschiebung umgehend reagieren kann.

Vermeiden Sie Emojis

Ich stimme zu, dass Emojis eine großartige Möglichkeit sind, etwas Humor und Persönlichkeit zu verleihen.

Wenn Sie jedoch auf Ihre Patienten zugehen, sollten Sie auf eine lockere Herangehensweise verzichten. Darüber hinaus können Emojis auch die Zeichenbeschränkung deutlich reduzieren. Dies kann Sie daran hindern, Ihrem Publikum die Termindetails klar mitzuteilen.

Wenn es wichtig ist, stellen Sie sicher, dass Sie nur Emojis hinzufügen, die relevant und nicht verletzend oder für Ihre Patienten irrelevant sind.

Bitten Sie um Feedback

Um den Engagement-Ball weiter in die Höhe zu treiben, müssen Sie Ihre Patienten auch in den sozialen Medien um Likes, Shares oder Bewertungen bitten. Dies wird Ihnen helfen, Vertrauen in den sozialen Medien aufzubauen.

Kliniken können nach Behandlungen und Terminen um Feedback bitten.

Vermeiden Sie Großschreibung

Da wir auf eine freundliche Sprache achten, ist es besser, unnötige Groß- und Kleinschreibung zu vermeiden. Wenn man den Satz im allgemeinen Fall schreibt, sieht er freundlich aus. Auf der anderen Seite kann die Großschreibung dazu führen, dass Ihre Sätze wie Schreien wirken.

Wenn die Verwendung von Groß- und Kleinschreibung unerlässlich ist, können Sie sie auf ein Minimum beschränken.

Schnelle Antworten

Wir sind uns alle einig, dass nichts so wichtig ist wie Ihre Gesundheit! Und wenn Sie auf Antworten von Ihrem Arzt warten, ist es am besten, so schnell wie möglich von ihm zu hören!

Und deshalb sollten Sie auf schnelle Antworten achten, um Verzögerungen, Unstimmigkeiten oder Verwirrung zu vermeiden.

Abschluss

Durch die Aktivierung von Patientenerinnerungen können Prozesse reibungsloser gestaltet und gleichzeitig eine positive Bindung zu Ihren Patienten aufgebaut werden. Für kleine Kliniken mit begrenzten Ressourcen kann dieses Tool erheblich hilfreich sein.

Möchten Sie, dass sich Patienten für diese E-Mail-Terminerinnerungen anmelden? Erwägen Sie das Sammeln von E-Mails im Wartezimmer, bei Online-Terminen oder bei der Terminplanung.

Allerdings müssen Kliniken auch auf Vorschriften wie HIPAA, TCPA und CAN-SPAM achten.

Diese Regelungen können die Privatsphäre des Patienten schützen und bei Ausnahmen von den normalen Einwilligungsregeln des Patienten helfen.

Technologie ist überall um uns herum. Wichtig ist, wie wir sie nutzen.

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