Wie die Automatisierung im Projektmanagement Ihrem Unternehmen helfen kann, schneller zu wachsen

Die Automatisierung im Projektmanagement erreicht die neueste Effektivitätsstufe.

Unternehmen auf der ganzen Welt übernehmen es hauptsächlich aus zwei Gründen. Erstens spart die Automatisierung viel Zeit. Zweitens rationalisiert es Ihre Aufgaben und den Ausführungsprozess.

Infolgedessen glauben mehr als 90 % der Unternehmen, dass die Automatisierung für die Geschäftstransformation von entscheidender Bedeutung ist. Allerdings konnten nur 67 % von ihnen es erfolgreich umsetzen.

Die Bereitschaft ist da. Aber was veranlasst Projektmanager, zweimal darüber nachzudenken, bevor sie Automatisierung übernehmen? Die mögliche Antwort liegt darin, das Ganze zu verstehen.

Und wir sind hier, um zu helfen. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, was Projektmanagement-Automatisierung ist, wie wichtig sie ist und wie Sie sie für Ihr Projekt einsetzen können, sowie Expertentipps.

Beginnen wir zunächst mit der Definition –

Was ist Automatisierung im Projektmanagement

Automatisierung ist ein Arbeitsprozess, bei dem menschliche Eingaben bei einer Aufgabe minimiert und die Mechanisierung improvisiert wird.

Das bedeutet, dass die Automatisierung den Menschen hilft, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und eine Aufgabe so weit wie möglich automatisch zu erledigen. Auch ein vollständiger Automatisierungsprozess braucht menschliche Führung.

Daher kann eine automatisierte Projektmanagementsoftware die grundlegenden Aufgaben Ihres Projekts automatisch ausführen und gemäß Ihrem Vorbefehl funktionieren.

Wenn Sie beispielsweise über eine automatisierte Projektmanagementsoftware verfügen, können Sie den Prozess so einstellen, dass der spezifische Aufgabenfortschritt eines Teams überwacht wird.

Sie können sehen, wer was macht und wie viel Fortschritt Ihr Team in einer bestimmten Zeit gemacht hat. Immer wenn eine Teilaufgabe erledigt ist, benachrichtigt Sie die Software oder sendet Ihnen auch eine Aktualisierungsnachricht.

Das Ziel der Automatisierung im Projektmanagement ist es, Sie vor sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben zu bewahren und sich auf die wertvolleren Dinge zu konzentrieren, um Ihr Projekt als Manager zu verbessern.

Warum ist Automatisierung für Ihr Projektmanagement wichtig?

Projekte haben Fristen, Budgets und eine Reihe erreichbarer Ziele. Ein Manager muss alles richtig machen, die Dinge reibungslos an Ort und Stelle halten und die richtige Verteilung und Richtlinien für die Erfüllung festlegen.

Eine der Kernaufgaben eines Projektmanagers besteht darin, Teammitglieder für verschiedene Teilaufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. Und dann weiter die Probleme lösen und weitere Verbesserungen vornehmen, bis das Ziel erreicht ist.

Wo steht also in diesem spontanen Prozess die Automatisierung? Es dient als Brücke zwischen Managern und einfacheren, aber entscheidenden Aufgaben wie Zeiterfassung, Planung, Berichterstattung, Überwachung des Fortschritts usw.

Die Hauptgründe für die Automatisierung des Projektmanagements sind also:

• Zeitersparnis für größere Herausforderungen und lohnende Erfahrungen im Projektmanagement
• Bessere Übergänge zwischen den Phasen von Workflows
• Es reduziert die manuellen Aufgaben und Fehlermöglichkeiten bei einfacheren Aufgaben
• Erstellen Sie genaue Berichte und Fortschrittsstatus

Nun, lassen Sie uns nach Situationen suchen, die Sie dazu veranlassen können, die Automatisierung in Ihrem Projekt zu übernehmen.

Wann Automatisierung im Projektmanagement angepasst werden sollte

Bevor Sie sich für eine Automatisierungssoftware entscheiden, um Ihr Projekt zu verwalten, gibt es bestimmte Fragen, auf die Sie die Antwort finden müssen. Schauen Sie sie sich unten an –

• Welche Aufgaben erfordern eine wiederholte Anstrengung Ihrer Teammitglieder?
• Haben Sie die zeitaufwändigsten und manuellsten Aufgaben in Ihrem Projekt herausgefunden?
• Ist Ihr Arbeitsprozess gut dokumentiert und abgebildet
• Wenn Ihr Projektmanagementprozess nicht rationalisiert ist, wie Sie das überwinden können

Nachdem Sie die Antworten auf diese Fragen geklärt haben, werden Sie leicht verstehen, ob Sie eine Automatisierung im Projektmanagement benötigen oder nicht.

Die Rolle der automatisierten Software ersetzt die menschliche Anstrengung bis jetzt nicht. Es zielt darauf ab, Ihren Fortschritt zu stärken und Ihre Arbeitsbelastung zu verringern.

6 Vorteile der Automatisierung in Projektmanagement-Software

Nun, wenn Sie die Automatisierung im Projektmanagement implementieren, was sind die Hauptvorteile, die Sie erhalten werden? Wir haben das für Sie geklärt. Schau mal -

1. Mehr Produktivität

Steigert die Automatisierung Ihre Gesamtproduktivität? Es ist eine häufige Frage, die Sie vielleicht gerne stellen möchten.

Die Antwort ist auch einfach. Ja. Wenn Sie die Automatisierung implementieren, wäre Ihre Arbeitszeit effektiver, Sie müssen sich nicht um eine Aufgabe kümmern, die mit einer automatisierten Aktion voreingestellt ist, bis Sie den Fortschritt überprüfen.

Wenn Sie über eine automatisierte Projektmanagement-Software verfügen, benötigen Sie keine zusätzlichen Ressourcen. Der Prozess wird agiler und schlanker, und Ihr Teammitglied könnte in kurzer Zeit mehr tun, und es gäbe auch Zeit zum Nachdenken und Wiedergutmachen des Fehlers.

2. Entladen Sie Ihre Routineaufgabe

Angenommen, Sie müssen jedes Teammitglied jeden Tag über den Arbeitsfortschritt anklopfen. Aber das wird eine Routineaufgabe, langweilig und zeitaufwändig. Die Automatisierung ist darauf ausgelegt, Ihnen diese langweiligen Aufgaben abzunehmen.

Automatisierte Projektmanagement-Software kann eine große Hilfe bei wiederkehrenden Aufgaben und administrativen Problemen sein. Einige von ihnen sind -

• Erinnern Sie die Leute an die Fristen
• Überprüfen des Aufgabenfortschritts
• Versenden von Projektberichten an zugewiesene Mitglieder usw.

Das Auslagern von Routineaufgaben spart viel Zeit und Arbeit. Dies ermöglicht ein effektiveres Arbeiten.

3. Optimierte Kommunikation

Mehr als 30 % der Projekte scheitern an schlechter Kommunikation im Team. Wenn Sie kein unterbrechungsfreies Kommunikationsprojekt aufbauen können, können viele Aspekte und Möglichkeiten Ihres Projekts nicht verwirklicht werden.

In diesem Fall wäre eine Automatisierung im Projektmanagement eine großartige Lösung gewesen. Wenn Sie einen automatisierten Projektmanager haben, sollte die Software die interne Kommunikation über Benachrichtigungen, Messaging, Kommentare und automatisierte E-Mail-Dienste ermöglichen.

Wenn Sie beispielsweise einen WP-Projektmanager haben, können Sie mit der Plattform ganz einfach Nachrichten und automatisierte Benachrichtigungen an alle Teams, Kanäle und Projekte senden.

4. Integration unterstützen

Die meisten automatisierten Projektmanagement-Programme unterstützen Integrationen von Drittanbietern. Und Sie brauchen diese Integrationen, um Ihre Projekte zu stärken und das Ziel zu erreichen.

Das bedeutet, dass die Automatisierung im Projektmanagement Ihren Projektmanagementprozess in einen starken Mechanismus verschiedener Tools verwandeln kann, die für Ihren Erfolg zusammenarbeiten.

WP Project Manager unterstützt viele Integrationen und Module, um Ihr Projektmanagement zu vereinfachen. Sie können einen Zeittracker, ein Gantt-Diagramm oder einen Unteraufgaben-Manager verwenden, um Ihren Prozess zu beschleunigen.

5. Verfolgen Sie Ihr Projekt und überprüfen Sie es, um bessere Entscheidungen zu treffen

Wenn alle Ihre Aufgaben und Teilaufgaben an einem Ort verteilt, bearbeitet und abgeschlossen werden, ist es einfacher, einen detaillierten Bericht zu erstellen. Die Automatisierung spart viel Zeit beim Erstellen manueller Berichtsblätter, ganz zu schweigen vom Analyseprozess.

So können Sie leicht herausfinden, wie es Ihren Teammitgliedern geht, ob die Teilaufgaben und Projekte die Fristen eingehalten haben, und den Wachstumsbericht analysieren, um eine tragfähigere Entscheidung zu treffen.

Außerdem können Sie jedes einzelne Teammitglied und seine Leistung verfolgen. Wenn Sie ein Problem sehen, ist es einfacher, es zu lösen und sich rechtzeitig oder sofort mit Ihren Teammitgliedern zu beraten.

6. Verbessern Sie die Aufgabenqualität, um Ziele zu erreichen

Last but not least verbessert die Automatisierung des Projektmanagements einfach die Qualität Ihres Projekts. Denn wenn Sie automatisierte Software implementieren, übernimmt sie alle Ihre Mikroaufgaben an einem Ort, sorgt für Konsistenz und liefert Ihnen gleichzeitig Projektaktualisierungen und Berichte.

Insgesamt können Sie von Ihrem Dashboard aus das große Ganze sehen und mehr darüber nachdenken, wie Sie sich weiter verbessern können. Wenn alle Ihre kleinen Aufgaben und wiederkehrenden Routinen von einer einzigen Plattform mit den erforderlichen Integrationen gut verwaltet werden, können Sie sich auf sinnvollere Aufgaben einlassen.

Das führt dazu, dass Sie effizienter arbeiten und am Ende des Tages mehr erreichen. Ein gut kontrolliertes Projektmanagement ist das, was Sie brauchen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Holen Sie sich eine Software zur Implementierung von Automatisierung im Projektmanagement

Automatisierung ist ein Leichtes für Ihr tägliches Projektmanagement. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool zur Automatisierung Ihres Prozesses implementieren möchten, müssen Sie die folgenden Dinge berücksichtigen –

• Budget und Umfang: Sie müssen eine Projektmanagement-Automatisierungssoftware auswählen, die über die richtigen Funktionen verfügt, die Sie benötigen, und die auch gut zu Ihrem Budget und Umfang passt.
• Gute Benutzeroberfläche: Eine gute Benutzeroberfläche ist ein Muss, um Benutzern so viel wie möglich zu helfen.
• Einfache Aufgabenplanung und -planung : Automatisiertes Projektmanagement erfordert einfache Aufgabenzuweisungs-, Planungs- und Planungsfunktionen.
• Task-Manager: Ihre automatisierte Tool-Must-Have-Funktion zum Erstellen von Aufgaben, Zuweisen von Mitgliedern, Auswählen von Fristen und Verfolgen des Fortschritts.
• Kommunikation: In-App-Kommunikation ist eine großartige Sache für einen automatisierten Projektmanager. Es stärkt den Kommunikationsprozess, um mehr zu erreichen.
• Dokumentenverwaltung und Dateifreigabe : Die Automatisierung im Projektmanagement sollte es Benutzern ermöglichen, herunterladbare Dateien anzuhängen und Dateien über Nachrichten innerhalb des Teams zu senden.
• Hervorragender Kundensupport: Software ist anfällig für Fehler und technische Störungen. Ein zuverlässiges Tool muss rund um die Uhr Support bieten, um Ihre Probleme zu lösen.

Daher können Sie sich für WP Project Manager Pro entscheiden, da er alle notwendigen Vorteile und das Arsenal bietet, das Sie zum Erreichen Ihrer Projektziele benötigen.

FAQ zur Projektmanagement-Automatisierung

Schließen

Bestes Projektmanagement kombiniert Technologie und Fähigkeiten. Mit anderen Worten, Technologie intensiviert Ihre Fähigkeiten, um mehr zu erreichen.

Es besteht also kein Zweifel, dass Projektmanagement-Automatisierung das Gebot der Stunde ist, um Kompetenz in der Verwaltung Ihres Unternehmens zu erlangen. Bleibt nur noch die Frage, wie eindeutig Sie eine Entscheidung darüber treffen können?

Wir glauben, dass Sie jetzt die Automatisierung im Projektmanagement verstehen und eine klare Vorstellung davon haben, wie sie in Ihrem Projekt funktioniert.