Die 7 besten Software-Tools zur Dokumentenverwaltung zum Ausprobieren

Dokumente spielen eine wichtige Rolle im Leben und im Tagesgeschäft jedes Unternehmens. Es ist unglaublich wichtig, sie richtig zu lagern und zu schützen. Hier kann einige der besten Dokumentenverwaltungssoftware ins Spiel kommen, um Ihnen dabei zu helfen, den Dokumenten-Workflow Ihres Unternehmens zu verstehen und sicherzustellen, dass dabei nichts verloren geht.

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software (DMS)?

Eine Dokumentenverwaltungssoftware macht das lästige Speichern physischer Dateien überflüssig und verschiebt sie stattdessen alle in die Cloud. Es kann frustrierend sein, stundenlang nach einem Dokument zu suchen, nur um später festzustellen, dass es überhaupt nicht existiert. Mit der Dokumentenverwaltungssoftware können Sie digitale Dokumente und Papierakten einfach und bequem organisieren.

Wenn Sie keine solche Software für sich haben, kann es Stunden oder sogar Tage dauern, ein wichtiges Dokument abzurufen, was eine große Hürde für Ihr gesamtes Team darstellen kann.

Die beste Software macht die Arbeit schnell und reibungslos. Es gibt mehrere Optionen auf dem Markt, und wenn Sie nach der besten Dokumentenverwaltungssoftware suchen, hilft Ihnen dieser Leitfaden, die beste Entscheidung basierend auf Ihren Anforderungen zu treffen.

So wählen Sie die beste Dokumentenverwaltungssoftware für sich aus

Es ist schwierig, die richtige Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Optionen immer auf die folgenden Merkmale.

Beste Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2022

Nachdem Sie nun genau wissen, welche Funktionen Sie von der besten Dokumentenverwaltungssoftware erwarten können, schauen wir uns die besten Optionen an.

1. Microsoft-SharePoint

Microsoft SharePoint ist wahrscheinlich eine der bekanntesten Lösungen dieser Art auf dem Markt und auch eines der umfassendsten Dokumentenverwaltungssysteme für Unternehmen, die heute verfügbar sind. Es bietet Tools, die den Anforderungen jedes Unternehmens entsprechen. Abgesehen von den Dokumentenverwaltungsfunktionen können Sie SharePoint als eigenes „intelligentes“ Intranet Ihres Unternehmens verwenden. Es gibt Apps für alle Geräte und eine gute Freigabefunktion, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht. Mit OneDrive können Sie Ihre Dateien auch zwischen der Cloud und lokalen Festplatten synchronisieren.

️ Eigenschaften:

• Aktivitätsverfolgung
• Kalenderverwaltung
• Anpassbare Vorlagen
• Dokumenten-Management
• Datensynchronisierung
• Datenaustausch
• Dokumentvorlagen

Preisgestaltung:

• Plan 1: 5 $/Benutzer/Monat mit 1 TB Speicher
• Plan 2: 10 $/Benutzer/Monat
• Office 365 E3: 20 $/Benutzer/Monat

2. Bitrix24

Bitrix24 ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die von Millionen auf der ganzen Welt verwendet wird. Es ist On-Premise und in der Cloud verfügbar. Die Software ermöglicht Dateisynchronisierung, mobilen Zugriff, Dateifreigabe, persönliches und Firmenlaufwerk, Multi-User-Bearbeitung, Offline-Bearbeitung und mehr. Es ist für eine kostenlose 30-Tage-Testversion verfügbar.

️ Hauptmerkmale:

• Zugriffskontrollen
• Aktivitäts-Dashboard und Tracking
• Warnungen/Benachrichtigungen
• Dokumentenerstellung und -speicherung
• Dokumenten-Management

Preise :

• Cloud Basic: 39 $/Monat
• Standard: $79/Monat
• Profi: $159/Monat
• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar

3. Rubex

Rubex by eFile Cabinet ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die Cloud-Speicher und eine effiziente Dateifreigabelösung bietet. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, papierlos zu arbeiten und Dateien effizient zu handhaben. Rubex ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, Dokumente innerhalb der Organisation zu teilen und auch die Dokumentenaufbewahrung einzurichten. Es verfügt über eine gute Suchfunktion, Vorlagenerstellung, automatisierte Workflows und Dateifreigabe.

️ Hauptmerkmale:

• eAktenschrank DM-System
• Sichere Dateifreigabe
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Angepasste Sicherheitseinstellungen
• Compliance-Tools
• Microsoft Office-Integration
• Mobiler Zugriff
• Buchungskontrolle
• Workflow-Automatisierung

Preisgestaltung:

• Anfänger: 15 $/Benutzer/Monat für 25 GB Speicherplatz
• Vorteil: 30 $/Benutzer/Monat mit 1 TB Speicherplatz, aber auf drei Benutzer beschränkt
• Business: 55 $/Benutzer/Monat und 5 TB Speicherplatz

4. M-Dateien

M-Files ist ideal für kleine und große Unternehmen in verschiedenen Branchen. Die Cloud-basierte On-Premise-Software umfasst Schlüsselfunktionen wie E-Signatur-Funktionen, Berechtigungsverwaltung, automatisierte Workflows und Offline-Zugriff. Es hat auch eine Suchmaschine, mit der Sie einfach nach Dokumenten suchen können. Sie können den Dokumenttext auch mit dem Tool durchsuchen.

️ Hauptmerkmale:

• Zugriffskontrollen/Berechtigungen
• Compliance-Verfolgung
• Buchungskontrolle
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Anpassbare Vorlagen
• Inhaltsverwaltung
• Dokumentenklassifizierung
• Digitale Vermögensverwaltung
• Dokumenterstellung

Preisgestaltung:

• Sie müssen sich an M-Files wenden, um die Preise zu erfahren, und es bietet auch eine kostenlose Testversion an.

5. SignNow

SignNow bietet eine E-Signatur-Lösung, mit der Sie Ihre Dokumente auf Ihrem Gerät signieren, senden und verwalten können. Es bietet hohe Sicherheit und ist einfach zu bedienen. Es ermöglicht Ihnen, mehrere Dokumente in einem einzigen Paket zusammenzufassen und ein Dokument gleichzeitig an mehrere Personen zu senden. SignNow enthält auch einen Audit-Trail und ist cloudbasiert.

️ Hauptmerkmale:

• Buchungskontrolle
• Mobile Unterschriftenerfassung
• Anpassbare Vorlagen
• Erinnerungen
• Dokumentenanalyse
• Unterzeichnung durch mehrere Parteien
• Verfolgung des Aufgabenfortschritts

Preisgestaltung:

• Business: 8 $/Benutzer/Monat (jährliche Zahlung)
• Business Premium: 15 $/Benutzer/Monat (jährliche Zahlung)
• Professional: 30 $/Benutzer/Monat (jährliche Zahlung)

6. MasterControl

MasterControl ist ein Qualitätsmanagementsystem, das als Teil seiner Lösung auch Software zur Dokumentenkontrolle anbietet. Dies wird Ihren papierbasierten Prozessen wahrscheinlich ein Ende bereiten. MasterControl bietet hohe Flexibilität und ermöglicht Ihnen die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, das für Ihr Unternehmen geeignet ist. Es enthält eine Reihe von Modulen.

️ Hauptmerkmale:

• Automatisiertes Routing
• Elektronische Unterschrift
• Compliance-Management
• Zugriffskontrollen
• Versionskontrolle
• Dokumentenaufbewahrung
• Konvertierung von Dokumenten
• Elektronische Unterschrift
• Dateitypkonvertierung
• Volltextsuche
• Dokumentenarchivierung
• Versionskontrolle
• Zugriffskontrollen/Berechtigungen
• Ein- und Auschecken von Dokumenten
• Buchungskontrolle

Preisgestaltung:

• Wenden Sie sich für Preisinformationen an MasterControl

7. DocuWare

DocuWare ist eine sehr leistungsstarke Software, die Ihnen hilft, Ihre Unterlagen zu leiten und sie den richtigen Workflows zuzuweisen. Sie können anstehende Aufgaben verfolgen und Aufzeichnungen im Handumdrehen abrufen. Es richtet sich an Unternehmen jeder Größe und ist in 18 Sprachen verfügbar. DocuWare unterstützt die Bereitstellung vor Ort und in der Cloud. Es umfasst Funktionen wie Zugriffskontrolle, Textsuche, Dokumentenverwaltung, E-Signatur, E-Formulare, Dateiwiederherstellung und mehr.

️ Hauptmerkmale:

• Zugriffskontrollen/Berechtigungen
• Archivierung & Aufbewahrung
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Anpassbare Vorlagen
• Dokumentenklassifizierung und -verwaltung
• Elektronische Unterschrift
• Elektronische Formulare
• Volltextsuche
• Wiederherstellung von Dateien

Preisgestaltung:

Preisinformationen erhalten Sie von DocuWare; Es gibt eine kostenlose Testversion

Fazit zur besten Dokumentenmanagement-Software

Einige der Lösungen auf dieser Liste haben einen stärkeren Unternehmensfokus (wie M-Files), während andere sehr zugänglich sind und schnell und kostengünstig gestartet werden können (wie SignNow). Dann gibt es noch Microsoft SharePoint, das seit einiger Zeit der Goldstandard auf dem Markt ist.

Lassen Sie uns wissen, was Sie von diesen besten Dokumentenmanagement-Softwaretools halten und welches Ihre Wahl ist.