Die 5 besten Reservierungs- und Buchungssysteme für Bürohotels

Heutzutage wird nicht an jedem Arbeitsplatz der traditionelle Arbeitsstil mit zugewiesenen Sitzplätzen verwendet. Hot Desking (wenn Mitarbeiter zur Arbeit kommen und sich den verfügbaren Schreibtisch schnappen) und Desk- oder Office-Hoteling (wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen können) sind zwei Arten von hybriden Bürooptionen, die moderne Arbeitgeber übernehmen. Workplace-Management-Software ist bestrebt, alle Arten von alternativen Arbeitsbereichen organisiert und vorhersehbar zu halten. Es gibt viele großartige Optionen da draußen, und wir werden einige unserer Favoriten mit Ihnen teilen.

Was ist Office-Hoteling-Software?

Office-Hoteling-Software wird in der Regel mit einer Reihe von Funktionen geliefert, um alle Anforderungen an das Arbeitsplatzmanagement zu erfüllen. Beispielsweise aktualisiert die Software beim Hot Desking die verfügbaren und die verwendeten Schreibtische, damit die Mitarbeiter leichter einen Arbeitsplatz finden können. Beim Desk-Hoteling ermöglicht die Software den Mitarbeitern, im Voraus und sogar fortlaufend Platz zu reservieren. Benutzer können auch andere Arten von Räumen reservieren, wie Besprechungsräume, Lastenaufzüge, Lounges und mehr.

Arbeitsplatzverwaltungssoftware gibt den Vorgesetzten auch viel Kontrolle. Dank der Datenerfassung können Manager Nutzungstrends erkennen und zukünftige Anforderungen prognostizieren. Außerdem kontrollieren Regeln, wer Arbeitsbereiche in bestimmten Bereichen buchen kann und welche Art von Zugriff diese Arbeitsbereiche haben. Darüber hinaus stehen verschiedene Ansichten zur Auswahl, darunter sowohl eine Vogelperspektive des Grundrisses als auch Details zu einem bestimmten Arbeitsplatz.

Die 5 besten Reservierungs- und Buchungssysteme für Bürohotels

Da hybride Arbeitsplätze immer beliebter werden, insbesondere nachdem COVID die Arbeitsweise von Unternehmen verändert hat, ist eine Menge hervorragender Software entstanden. Für diesen Artikel haben wir unsere fünf Favoriten ausgewählt, um Ihnen den Einstieg in die Suche zu erleichtern.

1. EMS-Software für Desk Booking

Mit der EMS-Software für die Schreibtischbuchung können Mitarbeiter Reservierungen über das Webtool oder die mobile App buchen, aktualisieren, ändern und stornieren. Filtern Sie verfügbare Arbeitsbereiche nach Sitzplatz- oder Raumtyp, Ausstattung und Ausstattung. Buchen Sie auch alle Arten von Arbeitsbereichen, von Kabinen und Büros bis hin zu Gemeinschaftstischen, Stehpulten und sogar Lounge-Sitzgelegenheiten wie Sofas.

Erstellen Sie bestimmte Nachbarschaften, damit Teams oder Abteilungen nahe beieinander sitzen können. Zeigen Sie einen Grundriss in Echtzeit an, um zu sehen, wie viel Platz belegt ist und wo alle arbeiten. Zeigen Sie Daten zu leeren Schreibtischen und Stornierungen an, damit Sie Ihre Büroflächen optimieren können.

Hauptmerkmale der EMS-Software

• Legen Sie benutzerdefinierte Regeln fest, um zu verwalten, wer Zugriff auf bestimmte Arbeitsbereiche hat.
• Kioske im Gebäude ermöglichen es den Mitarbeitern, in letzter Minute einen Arbeitsplatz zu reservieren oder bei ihrer Ankunft einzuchecken.
• Die Room Sign App zeigt Buchungen auf einem Tablet an, um die Verfügbarkeit anzuzeigen, und ermöglicht es den Mitarbeitern auch, eine Reservierung zu buchen oder zu ändern.
• Kalenderintegrationen mit Google und Outlook helfen Mitarbeitern, ihren Arbeitsplan zu organisieren.

Quelle: EMS

Die Arbeitsplatzverwaltungssoftware von EMS ist unkompliziert und bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um zu steuern, wie das Büro genutzt wird. Kioske, Display-Schilder und Integrationen fügen ein paar Feinheiten hinzu, die auch anderer Software fehlen können. Das Besuchermanagement ermöglicht es Ihnen auch, alle Besucher im Auge zu behalten, die über Ihre Stammbelegschaft hinausgehen.

EMS Software ist für Sie, wenn…

• Ihr Unternehmen hält Abstand und muss die Raumkapazitäten begrenzen.
• Besucher berücksichtigen das Raummanagement Ihres Büros.
• Sie möchten eine Desk-Hoteling-Software in Ihre HLK integrieren, um das Heizen und Kühlen basierend auf der Nutzung der Büroräume zu automatisieren.

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2. Gesandter

Mit der Hotdesk-Buchungssoftware von Envoy können Sie festlegen, welche Schreibtische verfügbar, nicht verfügbar oder dauerhaft zugewiesen sind. Durch die Zuweisung von Annehmlichkeiten zu Arbeitsplätzen können die Mitarbeiter sehen, worauf sie Zugriff haben, und entsprechend auswählen. Und obwohl die Software auf Hot Desking ausgerichtet ist, eignet sie sich auch für Bürohotels, da es ein Vorabreservierungssystem gibt.

Teamkollegen und Nachbarschaften können bestimmt werden, damit Arbeiter, die nahe beieinander sein müssen, sein können. Teamkollegen können nach Funktion oder Projekt zugewiesen werden, und dank der integrierten Flexibilität können sie weiterhin ihre Plätze innerhalb einer Nachbarschaft auswählen.

Hauptmerkmale von Envoy

• Der Zugriff über die mobile App ermöglicht die Buchung von unterwegs.
• Daten zur Schreibtischauslastung helfen Managern, basierend auf der vergangenen und aktuellen Nutzung besser zu planen.
• Die Einbeziehung eines Gesundheitsfragebogens, bevor Mitarbeiter Schreibtische buchen, sorgt für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz.

Quelle: Gesandter

Die mobile App, Arbeitsbereichskarten und verschiedene Reservierungsoptionen erleichtern sowohl Vorgesetzten als auch Mitarbeitern die Verwendung von Envoy. Die Software ist ideal für Arbeitsplätze mit unterschiedlichen und wechselnden hybriden Anforderungen, von Hot Desking und Desk Hoteling bis hin zu Social Distancing und teambasierten Projekten.

Envoy ist für Sie, wenn…

• Sie haben ein Hot-Desking-Büro mit einigen Mitarbeitern, die einen festen Arbeitsplatz wünschen.
• Soziale Distanzierung ist immer noch ein Faktor, und Ihr Arbeitsplatz muss die Verfügbarkeit aufgrund von Gesundheitsverordnungen ändern.
• Sie möchten Lieferungen, Besucher und ganze Räume in Ihre Workplace Management Software einbinden.

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3. OfficeSpace Desk-Buchungssoftware

Die Schreibtischbuchungssoftware von OfficeSpace ist für verschiedene Arten von Hybridbüros geeignet, von denen, die Hot Desking verwenden, bis hin zu solchen, die Schreibtischhotels bevorzugen. Mit der Desk-Hoteling-Funktion können Mitarbeiter Arbeitsplätze im Voraus buchen und sehen, welche Mitarbeiter sich im Büro befinden. Außerdem kann alles im Büro in einen buchbaren Raum umgewandelt werden, nicht nur Schreibtische.

Sektionen und Sitze können zugewiesen werden, um Nachbarschaften zu schaffen, sodass bestimmte Teams zusammen platziert werden können. OfficeSpace funktioniert auf Desktop- und Mobilgeräten sowie auf Touchscreen-Kiosken und kann auch in Microsoft Teams und Slack integriert werden. Vorgesetzte können historische und Echtzeit-Buchungsdaten einsehen und Anfragen nach Bedarf genehmigen oder ablehnen.

Hauptmerkmale von OfficeSpace

• Mit der intelligenten Suche können Mitarbeiter nach Standorten oder Merkmalen nach Arbeitsbereichen suchen.
• Buchungseinstellungen ermöglichen es Managern, Vorausbuchungen zu begrenzen und mehrtägige und wiederkehrende Buchungen zu ermöglichen.
• Die kostenlose Adressierung verwendet Sensoren, um den Status von Schreibtischen in Echtzeit zu aktualisieren.
• Der Insights Hub zeigt Ihnen Sitzplatztrends, damit Sie die Raumnutzung anpassen und die Nachfrage prognostizieren können.

Quelle: OfficeSpace

Die kostenlose Adressierung ist besonders hilfreich, wenn Ihr Arbeitsplatz Hot Desking verwendet. Mitarbeiter müssen keinen Platz im Voraus reservieren, aber Sie können trotzdem automatisch überwachen, welche Schreibtische verwendet werden. Insgesamt ist OfficeSpace ideal, wenn Ihr Arbeitsplatz einige verschiedene Arten von Schreibtischbuchungsoptionen verwendet.

OfficeSpace ist für Sie, wenn…

• Es gibt mehr als nur Schreibtische und Arbeitsplätze, die reserviert werden müssen.
• Ihr Arbeitsplatz verfügt über einige Arten von Optionen für hybride Arbeitsbereiche.
• Die kostenlose Hot Desking-Adressierungsfunktion ist hilfreich.

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4. Skedda

Skedda verfügt über alle Workplace-Management-Funktionen, die Sie erwarten, wie Grundrissansichten, Self-Service-Reservierungen und mobiler Zugriff. Aber wo es glänzt, ist seine Fähigkeit, automatisierte Buchungsregeln und -richtlinien zu erstellen, sogar komplexe. Mit der Berechtigungsverwaltung haben Supervisoren auf Mikroebene die Kontrolle darüber, was gebucht werden kann und was nicht.

Ein weiterer Vorteil von Skedda ist, auch wenn es nicht besonders klingen mag, dass Benutzer ihre vorhandenen Anmeldeinformationen verwenden können. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter nicht mit einer weiteren Kombination aus Login und Passwort jonglieren müssen, nur um einen Schreibtisch zu reservieren. Mit Benutzer-Tags erhalten sie nach der Anmeldung ebenfalls ein individuelles Erlebnis.

Hauptmerkmale von Skedda

• Benutzerdefinierte, interaktive Grundrisse bedeuten eine einfachere und besser organisierte Buchung für alle.
• Mobile-freundliche Software, auf die von überall aus zugegriffen werden kann.
• Integration mit Google Workspace und Microsoft 365 für eine abgerundete Terminverwaltung.

Quelle: Skedda

Skedda ist eines der besten verfügbaren Workplace-Management-Systeme, insbesondere wenn Sie sich an einen hybriden Arbeitsplatz gewöhnen. Es gibt mehrere Funktionen, die die Verwendung der Software für Management und Mitarbeiter angenehmer machen, indem sie Prozesse vereinfachen und automatisieren.

Skedda ist für dich, wenn…

• Ihr Unternehmen hat erweiterte Buchungsanforderungen und spezifische Anforderungen.
• Dies ist Ihr erster Versuch, die Tischbuchung für Ihr Büro auszuprobieren.
• Es gibt mehrere Stockwerke in Ihrem Gebäude, die Buchungsdienste für alle benötigen.

Skedda-Preise: Ab 50 USD pro Monat | Erfahren Sie mehr über Skedda

5. Tango-Reserve von AgilQuest

Tango Reserve von AgilQuest ist eine Cloud-basierte Desktop-Buchungssoftware mit mobilem Zugriff, sodass die Software von überall verwendet werden kann. Mitarbeiter können die Verfügbarkeit von Arbeitsbereichen anzeigen, nach Ausstattung filtern und sofort einen Schreibtisch buchen. Außerdem können sie die Software verwenden, um zu sehen, wer im Büro ist, und um Kollegen zu finden.

Manager können steuern, wer Zugang zu bestimmten Räumen hat und wann sie gebucht werden können. Sie können auch Geschäftsregeln festlegen – beispielsweise eine Nachfrist für verpasste Buchungen erstellen und dann nach Ablauf einer bestimmten Dauer automatisch stornieren. Analysen und Berichte helfen Ihnen zu verstehen, wie der Platz genutzt wird, und festzustellen, ob das Büro mehr oder weniger Platz benötigt.

Hauptmerkmale von Tango Reserve

• Drei Schnittstellen – Desktop, mobile App oder Lobby-Kiosk – damit die Leute von zu Hause aus, unterwegs oder beim Betreten des Gebäudes reservieren können.
• Drei Ansichtsoptionen, um den gesamten Grundriss anzuzeigen, eine Liste der verfügbaren Arbeitsbereiche anzuzeigen oder die Verfügbarkeit von Arbeitsbereichen im Kalender zu finden.
• Legen Sie wiederkehrende Reservierungen ohne Enddatum fest und kopieren Sie frühere Reservierungen, wenn Mitarbeiter bevorzugte Arbeitsplätze haben.
• Digitale Schreibtischschilder zeigen Informationen darüber an, wer den Schreibtisch gebucht hat und wann er gebucht ist und ob der Arbeitsplatz gereinigt werden muss.

Quelle: AgileQuest

Tango Reserve priorisiert Teamarbeit und gibt Benutzern die Möglichkeit, ihr eigenes Team zu erstellen, um mit dem Schritt zu halten, was die ihnen am nächsten stehenden tun. Bevorzugte und wiederkehrende Reservierungsoptionen sind ebenfalls hilfreich, um den Prozess für Benutzer zu optimieren. Mit der Möglichkeit, weitere Annehmlichkeiten zu buchen, sorgt die Software außerdem dafür, dass im Büro alles reibungslos läuft.

Tango Reserve ist für Sie, wenn…

• Sie wenden immer noch soziale Distanzierung am Arbeitsplatz an.
• Einige Abteilungen müssen zusammensitzen und werden eine Nachbarschaft von Schreibtischen schaffen.
• Es können zusätzliche Annehmlichkeiten und Dienstleistungen gebucht werden, wie z. B. Raumauf- und -abbau, Ausrüstung, Schließfächer, Parkplätze und Serviceaufzüge.

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Abschließende Gedanken zur besten Workplace-Management-Software

Während viele Softwareoptionen für Bürohotels ähnliche Funktionen aufweisen, hängt die Wahl für Ihr Büro von Ihren spezifischen Bedürfnissen und persönlichen Vorlieben ab. Selbst wenn jedes Softwarepaket die gleichen 10 Funktionen hat, kann diese herausragende 11. Funktion diejenige sein, die Sie dazu drängt, sich dafür zu entscheiden. Denken Sie sorgfältig über die Extras nach, die Sie benötigen oder die Ihr Büro reibungsloser machen. Und zahlen Sie gleichzeitig nicht zu viel für Software mit einer Reihe von Funktionen, die Sie nie brauchen werden.

Da wir gerade beim Thema sind, lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Desk Hoteling Ihren Büroarbeitsplatz verbessern kann.

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