Best Practices für die Verwaltung Ihrer geschäftlichen E-Mails

E-Mail hat sich zum Lebenselixier der Geschäftskommunikation entwickelt und ist ein wichtiges Werkzeug zum Speichern und Austauschen von Informationen. Die Mehrheit von uns stimmt vielleicht zu, dass es unmöglich ist, unsere tägliche, nicht einmal stündliche Arbeit ohne E-Mail zu erledigen.

Stattdessen werden jede Minute fast 150.000 E-Mails versendet, und der allgemeine Büroangestellte erhält täglich 121 E-Mails. Während wir E-Mails benötigen und uns darauf verlassen, sind die meisten von uns auch davon eingeschüchtert.

Es ist durchaus üblich, dass Menschen aufgrund schlechter E- Mail-Praktiken wichtige Besprechungen oder Lieferungen auslassen, die Arbeit aufgrund mangelnder Kommunikation über Absichten und Fristen verspätet wird, Anfragen unbeantwortet bleiben und Produktivitätsverluste auftreten.

Im Folgenden sind die Möglichkeiten aufgeführt, mit denen ein Manager Best Practices für das E-Mail-Management im Unternehmen einführen kann, um bei allem auf dem Laufenden zu bleiben.

Empfohlene Vorgehensweise

1. Verwenden Sie Messaging-Apps

Team-Chat-Apps wie Slack, Chat Work oder Mattermost sind unerlässlich für kurze, konkrete Fragen und Antworten, die schnell ausgetauscht werden können. Diese Arten von Apps sind hilfreich für schnelle Antworten und um zu verhindern, dass Informationen zerstört oder in der E-Mail verwickelt werden.

2. Setzen Sie Unternehmensforen und Diskussionsforen ein

Verwenden Sie für unternehmensweite Ankündigungen, Details und Diskussionen Foren oder Diskussionsrunden anstelle von E-Mails mit cc: all. Durch die Nutzung eines internen Forums oder nur eines Wikis bleiben unternehmensweite Informationen bequem zugänglich, durchsuchbar und öffentlich, anstatt von einzelnen Benutzern abhängig zu sein, um ihr Referenzsystem zu entwerfen und zu nutzen.

3. Setzen Sie persönliche Treffen ein

Denken Sie daran, dass E-Mail und schriftliche Kommunikation gelegentlich Ton und Emotion verwechseln. Es mag antiquiert erscheinen, aber wenn ein E-Mail-Thread mit ständigen Klärungen und Folgefragen entgleist, dann wechseln Sie zum Telefon, zu Skype oder rufen Sie ein persönliches Treffen an.

Gelegentlich ist verbale Kommunikation der beste Weg, um schnell Klarheit und Konsens aufzubauen und die folgenden Schritte und Aktionselemente aufzubauen.

4. Übernehmen Sie Best Practices für das E-Mail-Management bei der Arbeit

Durch den Einsatz einer Reihe von Kommunikationstools bleiben die richtigen Nachrichten in den richtigen Kanälen und verringern den E-Mail-Verkehr und die Unordnung im Posteingang. Nichtsdestotrotz gibt es auch in den E-Mails selbst hervorragende Praktiken, die dazu beitragen, die Kommunikation kurz, effizienter und effektiver zu gestalten.

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5. Best Practices für die Organisation des Posteingangs

Die Posteingangsverwaltung unterscheidet sich von einer Posteingangsorganisation. Sie können Ihre E-Mails nicht effizient verwalten, wenn Sie sie nicht organisieren können. Die folgenden Tipps leiten die Bandbreite – von der Unterscheidung Ihrer E-Mails zwischen Zonen bis hin zum Ablegen oder Löschen von Nachrichten in Ordnern.

• Strukturieren Sie E-Mails in kategorialen Ordnern.
• Organisieren Sie einen Posteingang mit Labels.
• Nutzen Sie Gruppen und Filter in E-Mail-Programmen.
• Verwenden Sie unterschiedliche Mailboxen für die interne und externe Kommunikation.
• Entwerfen Sie Whitelists und Blacklists für E-Mails.
• Verringern Sie die Gesamtzahl Ihrer E-Mail-Ordner.
• Sortieren, um zu streichen.
• Reagieren Sie umgehend auf E-Mails, um zu verhindern, dass sich Unordnung ansammelt.

Denken Sie daran, dass diese Funktionen in E-Mail-Diensten darauf ausgelegt sind, Standardlisten von E-Mails zu filtern, die einfach nur Spam sind, und solche mit ehrlichen geschäftlichen Absichten. Nachdem Sie Ihre E-Mails gut verwaltet haben, können Sie erst dann damit beginnen, Ihren Posteingang erfolgreich zu verwalten.

6. E-Mails verwalten

7. Tools für bestes E-Mail-Management

Wenn Sie mit der Verwaltung Ihrer Posteingangslast zurechtkommen, können Apps oder Erweiterungen in Ihren Desktop oder Ihr Smartphone aufgenommen werden, um Ihre E-Mails effektiver zu bearbeiten. Wenden Sie technologische Lösungen an, um technische Probleme zu lösen.
Es gibt viele Tools, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails besser zu verwalten. Hier sind einige davon:

• Verwenden Sie Edison Mail, um von einem einzigen Ort aus auf mehrere Konten zuzugreifen.
• Verwenden Sie Google Inbox, um mehrere Konten an einem einzigen Ort zusammenzuführen.
• Planen Sie Ihre E-Mail-Antworten mit Boomerang.
• Entwerfen und organisieren Sie Ordner mit SaneBox.
• Verwenden Sie FollowUpThen, um Ihre E-Mail-Antworten zu planen und zu überwachen.
• Verhindern Sie Junk- und Spam-Mails mit MailDrop.
• Mischen Sie Ihre Informations-Newsletter mit Unroll.
• Planen Sie Ihre Gmail-Konten mit Sortd.
• Markieren Sie Ihre E-Mails mit Always Find.
• Steigern Sie Ihre Produktivität am Arbeitstag mit der Automatisierung von IFTTT.
• Kombinieren Sie Ihre Kalender-, Arbeits- und Messaging-Apps mit Mailbird.
• Bringen Sie etwas Spaß beim Entfernen von E-Mails, indem Sie das E-Mail-Spiel verwenden.

Bei der Verwaltung eines überfüllten Postfachs den Verstand zu bewahren, ist eine schwierige Aufgabe. Der Einsatz von Hilfsmitteln, die helfen, über Wasser zu bleiben, kann ein Game-Changer sein. Die Gewissheit, dass wichtige Informationen nicht gelöscht werden, wenn sie versehentlich gelöscht werden, kann den Unterschied zwischen einem organisierten Postfach und Chaos bedeuten.

8. Auswahl einer professionellen E-Mail-Adresse

Das erste, was Sie tun müssen, ist eine professionelle E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen zu generieren. Natürlich könnten Sie einfach alle Ihre Mitarbeiter bitten, geschäftliche E-Mails mit ihren Konten zu verwalten. Aber ist das wirklich professionell? Sie möchten Ihrem Unternehmen von Anfang an Glaubwürdigkeit verleihen. Riskieren Sie nicht die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Arbeits-E-Mails in der Kombination verloren gehen, gerade wenn Sie Ihr Geschäft beginnen.

Vielmehr sollten Sie einen geschäftlichen E-Mail -Dienst auswählen, der die elementarsten Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Dazu gehören Online-Sicherheit, Kontaktverwaltung, zusätzlicher Speicherplatz, Kalenderverwaltung und andere nützliche Funktionen. Beispielsweise stellt Yahoo Small Business einen kostenlosen Domänennamen bereit, wenn Sie eine professionelle E-Mail-Adresse abonnieren.

9. Reply vs. Allen antworten'-Funktion

Einer der häufigsten Fehler in der E-Mail ist das unangemessene Klicken auf „Antworten“ oder „Allen antworten“.

Angenommen, Sie werden zu einer unternehmensweiten E-Mail hinzugefügt, in der Änderungen an der Urlaubsrichtlinie in Erwägung gezogen werden. Sie möchten Ihren Chef fragen, ob es noch in Ordnung ist, ein 4-tägiges Wochenende im April zu veranstalten, haben aber versehentlich auf „Allen antworten“ geklickt, anstatt ihm privat zu antworten. Jetzt sind alle im Büro in ein privates Gespräch zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten eingeweiht. Es ist umständlich, und um nicht zu sagen, es ist eine schlechte E-Mail-Etikette.

In der Regel sollten Sie einfach auf „Allen antworten“ klicken, wenn Ihre Reaktion allen in der Kette würdig ist. Wenn Ihre Reaktion nur für einige Leute relevant ist oder etwas so Einfaches wie ein „Okay, klingt gut“, bleiben Sie bei „Antworten“.

10. Einschließlich einer Unterschrift

Es ist wichtig, Ihren E-Mails eine Signatur hinzuzufügen. Dies bietet wichtige Kontaktinformationen für Kunden und Partner außerhalb Ihres Unternehmens. Dadurch kann Ihr Netzwerk Sie bequem erreichen, wenn etwas auftaucht. Eine E-Mail-Signatur sollte Ihren Namen, Ihre berufliche Telefonnummer, Ihren Titel und Ihre Geschäftsadresse enthalten. Einige Personen möchten ein Foto von sich oder ein Firmenlogo in ihre Unterschrift einfügen. Das ist ausgezeichnet, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur nicht mehr als 4 Textzeilen enthält. Eine aufgeblähte Signatur kann Menschen davon abhalten, den wahren Inhalt Ihrer E-Mail zu lesen.

Basierend auf Ihrer Position und Marke kann es nützlich sein, Ihre Social-Media-Links (wie Twitter oder LinkedIn) in Ihre Signatur aufzunehmen.

11. Machen Sie einen einfachen Abschluss

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu signieren. Einige der am weitesten verbreiteten Abschiedsgrüße sind „Mit freundlichen Grüßen“ und „Best Wishes“. Nur wenige Leute mögen es, mit ihrem Abschluss zu experimentieren, basierend auf der Stimmung der E-Mail, und andere halten sich an einen einzigen Abschluss in Bezug auf die gesamte Kommunikation.

Ein einfaches „Dankeschön“ reicht laut Money aus. „Danke“ scheint nicht steif oder süßlich zu sein. Es ist für praktisch jede Art von Austausch relevant – Sie können es verwenden, um eine Notiz für jeden zu vervollständigen, unabhängig von seiner Ebene in der Kette der Abteilung, des Kommandos oder der Rolle in Ihrer Firma.“

Noch besser wurde „Danke“ mit einer Rücklaufquote von 62 % gegenüber 46 % für nicht dankbare Abschlüsse.

Fazit zur Verwaltung Ihrer geschäftlichen E-Mails

Mithilfe dieser Vorschläge und Best Practices zur Verwaltung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Praktiken können Sie die Kommunikation über den richtigen Kanal leiten, schneller und effektiver kommunizieren und den E-Mail-Verkehr verringern. Senden und erhalten Sie E-Mails, die schneller zu lesen sind, mit klaren Zielen und erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die Empfänger auf bevorzugte Weise reagieren. Kontrollieren Sie Ihre E-Mails, Ihren Kalender und Ihre Aktivitäten effektiver, stellen Sie sicher, dass Sie zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten, steigern Sie Ihre Produktivität und stellen Sie sicher, dass nichts aus den Rissen in Ihrem geschäftigen Posteingang entgeht.