Vorteile von Zeitmanagement-Software zur Steigerung der Teamproduktivität

Der Glaube, dass die Verfolgung der Zeit uns langsamer statt schneller macht, ist nichts als ein Trugschluss. In der realen Welt ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung, Ihr Arbeitstempo zu messen, sich an die Fristen anzupassen und sich ständig selbst herauszufordern, um Ihre bisherige Arbeitsleistung zu übertreffen. Im digitalen Zeitalter erfordert eine korrekte Zeiterfassung heutzutage eine Software. Und es gibt eine Reihe bemerkenswerter Vorteile von Zeitmanagement-Software, die wir heute in der Post besprechen werden.

Vom Anfang bis zum Ende eines Projekts begegnen Sie einigen gängigen Szenarien wie „Wie viele Stunden brauchen wir, um dieses Projekt abzuschließen?“, „Welcher Mitarbeiter kann es schneller erledigen?“, „Wer ist am besten geeignet, um zu delegieren? eine Aufgabe?“, „Wie kann ich meine Angebote und Kostenvoranschläge verbessern?“ und viele mehr.

Halten Sie also fest, um zu entdecken, wie die Vorteile einer Zeitmanagement-Software Ihnen dabei helfen können, Dinge zu erledigen und das Beste aus Ihrer Zeit zu machen. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Aufgaben priorisieren, Ihre Projekte verwalten und Ihre Produktivität mit einem angemessenen Zeitmanagementprozess steigern.

Bedeutung des Zeitmanagements in Projekten für Unternehmen

In vielen Unternehmen sehen wir oft, dass Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Dies liegt ausschließlich daran, dass sie kein angemessenes Zeitmanagementverfahren haben. Im Wesentlichen erkennen sie nicht einmal die Bedeutung des Zeitmanagements im Geschäft. Hier sind also die Faktoren, die das Zeitmanagement so wichtig machen.

Zeitmanagement ermöglicht Ihnen:

• Lernen Sie, Ihre Zeit und Ressourcen effektiver zu verwalten, um die Produktivität zu steigern und mehr Arbeit zu erledigen.
• Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen
• Visualisieren und steuern Sie den Projektstatus
• Prognostizieren Sie zukünftige Projektzeitpläne und Ressourcen
• Projektmanager haben eine genaue Kontrolle über Zeit und Kosten
• Verwalten Sie Ihre Zeit bei der Arbeit an Projekten, damit Sie effizienter arbeiten

Was sind die Hauptvorteile einer Zeitmanagement- oder Tracker-Software?

Da wir unser Geschäft mit einer Zeiterfassungslösung verwalten, haben wir die folgenden Faktoren aus unserer Erfahrung als nützlich empfunden.

Mitarbeiter dazu bringen, die dringenden Fristen einzuhalten

Wenn Ihre Mitarbeiter Zeitmanagement-Software verwenden, können sie den Status ihrer Aufgaben im Software-Dashboard oder in den Aufgabenlisten sehen. Dies wird sie dazu veranlassen, ihre delegierte Aufgabe zu gegebener Zeit einzureichen.

Helfen Sie Ihren Teamkollegen, sich den Aufgaben mit höherer Priorität zu widmen

Es ist ein weit verbreitetes Phänomen, dass Ihre Mitarbeiter nach Abschluss einer bestimmten Aufgabe nicht wissen, auf welche Aufgabe sie sich konzentrieren oder mit welcher sie beginnen sollen. Genau hier hilft ein Zeiterfassungstool . Damit können sie nicht nur die nächsten Aufgaben sehen, sondern auch die Prioritätsstufe (niedrig, mittel und hoch) einer Aufgabe. So kann ein Mitarbeiter seine Zeit für die ihm zugewiesenen Aufgaben abschätzen und zur nächsten Aufgabe springen, die eine höhere Priorität erfordert.

Verbesserung von Angeboten und Schätzungen für eine solide Beziehung zu den Kunden

Die Verfolgung der Zeit für jeden Teil Ihres Projekts ermöglicht es Ihnen, Berichte über verschiedene Arten von Aufgaben zu erstellen, die zur Erledigung benötigt werden. Basierend auf diesem Bericht können Sie leicht Ihre Annahmen treffen und so die Zeit bis zum Abschluss eines Projekts abschätzen, indem Sie Ihren Kunden verbesserte Angebote unterbreiten.

Abrechenbare Stunden genau messen

Wenn Ihr Team unnötig lange braucht, um ein bestimmtes Projekt oder eine Reihe von Aufgaben abzuschließen, wird es keine guten Ergebnisse bringen, Ihren Kunden diese Zeit in Rechnung zu stellen. Ihr Kunde kann das Vertrauen in Sie verlieren, da er oder sie denken könnte, dass Sie ihm oder ihr mehr in Rechnung stellen, als Sie verdienen. Daher müssen Sie die nicht abrechenbaren Stunden identifizieren und reduzieren.

Die gute Nachricht ist, dass Sie, wenn Sie Ihre Aufgaben richtig messen, Ihrem Kunden den Nettoaufwand an Zeit und Arbeit Ihres gesamten Teams in Rechnung stellen können.

„Requirement Creep“ vermeiden

Der Mangel an guter Definition, guter Dokumentation und Kontrolle kann zu dem Feature-Creep-Problem führen, das mit der Zeit allmählich zunehmen kann. Hinzu kommt, dass Scope Creep als Rückstand Ihres Projekts fungiert.

Laut der Pulse of the Profession-Umfrage von PMI aus dem Jahr 2018 hatten 52 % der Projekte Scope Creep-Probleme.

Da Sie die Zeit für jede der Aufgaben verfolgen, wird es für Ihren Kunden einfacher sein, die Tatsache zu verstehen, dass er keine Anforderungsschleichen erheben sollte.

Freiberufler oder Auftragnehmer für das bezahlen, was sie wirklich verdienen

Mit einer Zeiterfassungslösung können Sie die Gesamtarbeitszeit Ihrer Auftragnehmer oder Freiberufler verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie sie für das bezahlen, was sie wirklich verdienen oder was sie tatsächlich getan haben. Dies kann auf die gleiche Weise implementiert werden, wie Ihre Mitarbeiter die Stundenzettel im selben Zeiterfassungssystem ausfüllen.

Überwachung des Status aller Aufgaben gleichzeitig

Wenn Sie verschiedene Projekte gleichzeitig verwalten, wird es wirklich schwierig, den Status einer Aufgabe auf Abruf zu erfahren. Sie werden spüren, dass Aufgaben auf Sie zukommen und Ihnen allmählich aus dem Weg gehen.

Bei erweiterten Suchoptionen müssen Sie jedoch nur den Namen einer bestimmten Aufgabe oder den Namen des mit der Aufgabe verknüpften Benutzers in die Suchleiste eingeben und die Eingabetaste drücken, um eine verlorene Aufgabe auf Ihre Weise zu retten. Außerdem hilft Ihnen ein Zeiterfassungstool mit einem speziellen Dashboard, alle Aufgaben aller Projekte aus der Vogelperspektive zu sehen.

Verbesserung der Projektzeitpläne auf einen realistischeren Zeitrahmen

Unabhängig davon, wie geschickt und erfahren Sie sind, um Ihre Projektzeitpläne korrekt einzuschätzen, wird es immer Ungewissheit geben, einen Auftrag innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen. Wenn Sie Ihre Projekte nicht innerhalb der angegebenen Frist einreichen, wird Ihr Kunde Sie als „unprofessionell“ betrachten.

Wenn Sie andererseits über genügend Daten zu bereits abgeschlossenen Projekten oder Aufgaben verfügen, können Sie die voraussichtliche Zeit bis zum Abschluss eines Projekts bestimmen, wodurch es für Sie einfacher wird, Projektzeitpläne auf einen realistischeren Zeitrahmen festzulegen.

Erhalten Sie die Möglichkeit, Projekte zu vergleichen und die Effizienz zu verbessern

Mit der historischen Datenhistorie früher durchgeführter Projekte können Sie Ihre derzeit abgeschlossenen Projekte vergleichen, um zu messen, ob Sie die gleiche Zeit oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Dies wird sicherlich den Weg ebnen, um sich zusammen mit Ihrem gesamten Team herauszufordern, dieselbe Aufgabe in kürzerer Zeit zu erledigen.

Umgehung von Überlastungsproblemen

Wenn man Aufgaben zugewiesen bekommt, nehmen viele Menschen sie mit gutem Herzen an – weil solche Menschen es lieben, anderen zu helfen. Aber mit der Zeit werden diese Aufgaben vor ihnen aufgereiht und es wird wirklich schwierig, sie alle zu erledigen. Indem Sie die Zeit richtig verfolgen, können Sie erkennen, wer länger braucht, um Aufgaben auszuführen, und können feststellen, ob sie mit einer Überlastung von Aufgaben belastet sind.

Effiziente Teamkollegen belohnen

Wenn Sie die genaue Zeit verfolgen, die ein bestimmter Teamkollege benötigt, um eine bestimmte Reihe von Aufgaben zu erledigen, und wenn Sie feststellen, dass er oder sie seine Ziele erreicht und zusätzliche Arbeit geleistet hat, dann ist es an der Zeit, diese Person zu belohnen. Dieser Anreiz wird ihn oder sie anspornen, es in Zukunft besser zu machen.

Holen Sie mit der besten Zeitmanagement-Software das Beste aus Ihrer Arbeitsleistung heraus

Ich hoffe, Sie haben diese erstaunlichen Vorteile von Zeitmanagement-Software notiert. Wir hoffen, dass diese Vorteile Sie sicherlich dazu bewegen werden, Ihrem Team eine effektive Zeitmanagement- oder Tracking-Software zu besorgen, da es in einigen Branchen obligatorisch ist, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter für Berichts- und Compliance-Zwecke zu messen. Und wenn man sich die Vorteile ansieht, wird Ihnen der Einsatz von Zeitmanagement-Software ganz offensichtlich einen Quantensprung gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen.

Darüber hinaus wird Sie ein onlinebasiertes Zeiterfassungstool im ganzen Universum frei machen, da Sie jederzeit mit nur der Internetverbindung von jedem Gerätetyp auf Ihr Dashboard zugreifen können. Aus diesem Grund benötigen Sie eine zuverlässige und leistungsstarke Zeiterfassungs- oder Managementsoftware, die die Effizienz der Bemühungen Ihres Teams steigern kann.

Ein solches robustes Tool ist WP Project Manager , das Ihnen nicht nur dabei hilft, Ihre Aufgaben und die Ihres Teams effizient zu verwalten, sondern auch die Zeit aller Projekte im Auge behält, um sicherzustellen, dass Sie oder Ihr Team die Frist nicht überschreiten. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, die Zeit Ihres Projekts oder eines bestimmten Teammitglieds zu verwalten oder im Auge zu behalten, dann kann dieses Tool sicherlich einen Unterschied im Aufgabenzeitmanagement machen.

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