Eine effektive Checkliste für den Kauf von Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software ist Pflicht, wenn Sie bereits ein Unternehmen führen. Es unterstützt Sie bei der Verwaltung eines Projekts in jedem Schritt von der Aufgabenverteilung bis zur Festlegung von Fristen.

Um Ihr Projekt schneller und organisierter zu starten und abzuschließen, gibt es keine Alternative zu einer Projektmanagement-Software.

Unabhängig davon, ob Sie beabsichtigen, eine Projektmanagement-Software zu kaufen oder die bestehende zu aktualisieren, benötigen Sie eine Checkliste, bevor Sie den endgültigen Schritt unternehmen. Wie Sie wissen, ist eine Checkliste entscheidend, egal für welche Art von Projektmanager Sie sich entscheiden.

Wenn Sie mit den Kaufanforderungen Ihrer Projektmanagement-Software vertraut sind, werden Sie nach dem Kauf keine Funktionen vermissen.

Werfen wir also einen Blick auf diese Checkliste, die wir für Sie vorbereitet haben.

Warum sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden?

Bevor ich mich mit der Checkliste für die Anforderungen an Projektmanagement-Software befasse, möchte ich Sie darüber informieren, wie Ihnen Projektmanagement-Software in vielerlei Hinsicht helfen wird. Hier werden zum besseren Verständnis einige der wichtigsten Punkte beschrieben.

Einfache Teamzusammenarbeit: Bei der Verwaltung eines großen Projekts ist es wichtig, die Kommunikation mit allen am Projekt beteiligten Personen zu entwickeln, um ein besseres Ergebnis zu erzielen. Ein Projektmanagement-Tool hilft bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit, um die Arbeit des Teams zu vereinfachen. Mit diesem Tool können Sie mit den richtigen Leuten im richtigen Projekt kommunizieren.

Aufgabenverteilung: Sobald Sie diese Software installiert haben, können Sie alle Aufgaben problemlos auf jedes Teammitglied verteilen. Sie können jedem Mitglied eine bestimmte Aufgabe zuweisen. Wenn sich jemand über seine Aufgaben nicht im Klaren ist, kann er in der Aufgabenliste nachsehen, was zu erledigen ist und wann. Außerdem können Sie angeben, welche Schritte sequentiell sind und welche Aufgaben voneinander abhängig sind.

Richtige Planung: Ohne richtige Planung kann nichts erreicht werden. Wie Sie wissen, nimmt der Projektplanungsprozess viel Zeit in Anspruch, um alle wichtigen Schritte festzulegen. Projektmanagement-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einfache Weise eine Aufgabenhierarchie für eine effektive und effiziente Erledigung einzurichten.

Projektverfolgung: Ein weiterer guter Grund, sich auf Projektmanagement-Tools zu verlassen, ist die Fähigkeit zur Projektverfolgung. Den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen ist von großem Wert. Es ermöglicht Ihnen, Daten über Teammitglieder zu sammeln, um deren Arbeitstempo zu ermitteln. Anhand dieser Daten kann ein Teamleiter später eine genauere Zeitschätzung vornehmen. Dies führt zu einer besseren Leistung und schnelleren Ergebnissen.

Dokumentenfreigabe: Eine Projektmanagementsoftware erstellt eine zentrale Speicherplattform, auf der Teammitglieder auf alle erforderlichen Dateien und Dokumente zugreifen können. Auf diese Weise können Sie die Abhängigkeit voneinander verringern. Jeder kann seine Aufgaben erledigen, ohne Tausende von E-Mails nach den erforderlichen Informationen durchsuchen zu müssen.

Lesen Sie auch die 11 besten Möglichkeiten, die Effizienz Ihres Projektmanagements mit einem automatisierten Task-Manager zu steigern.

Bereiten Sie eine Checkliste mit den Anforderungen an die Projektmanagement-Software vor, bevor Sie ein Projektmanagement-Tool kaufen

Ich denke, jeder von uns hat die Erfahrung gemacht, nach Hause zurückzukehren, ohne etwas zu kaufen, das er kaufen sollte, nur weil wir keine Liste erstellt haben. Machen Sie beim Kauf einer Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen nicht denselben Fehler.

Wenn Sie sich für den Kauf eines Projektmanagement-Tools entscheiden, benötigen Sie eine Checkliste. Ihre Checkliste sollte die unten aufgeführten Themen enthalten.

• Benutzerfreundlichkeit
• Fähigkeit zur Projektplanung
• Möglichkeit der Zeiterfassung
• Aufgabenverwaltungsfunktion
• Zeitsparendes Potenzial
• Preisgestaltung

Sehen wir uns diese Anforderungen an das Projektmanagementsystem im Detail an.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit sollte Ihre Priorität sein. Stellen Sie sicher, dass die Software, in die Sie investieren, einfach zu bedienen ist. Einige bekannte Tools sind sehr kompliziert zu bedienen und die Benutzer benötigen eine mehrtägige Schulung. Sie sollten diese Tools meiden, da Sie nicht jedes Teammitglied einzeln schulen werden.

Das beste Produkt für Sie ist etwas, das Sie einfach verwenden können und das perfekt zu Ihrem Team passt. Keine Sorge; Viele Tools bieten kostenlose Testversionen an, sodass Sie die Möglichkeit haben, die Funktionsweise zu testen, bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung treffen.

Fähigkeit zur Projektplanung

Die Hauptaufgabe einer Projektmanagement-Software besteht darin, ihren Benutzern die effiziente Erstellung von Projektplänen zu ermöglichen. Wenn Sie ein produktiver Projektmanager sind, müssen Sie das Projekt mit der Erstellung von Plänen von Grund auf beginnen. Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie bestimmte Aufgaben erledigen können, z. B.

• Projektstartdatum
• Frist
• Geschätzte Zeit bis zum Abschluss des Projekts
• Am Projekt beteiligte Personen
• Spezielle Etiketten
• Priorität

Sobald Sie diese Dinge erfolgreich geplant haben, werden Sie Ihr Projekt in der schnellstmöglichen Zeit fertigstellen, ohne irgendwelche Fristen zu verpassen.

Möglichkeit der Zeiterfassung

Als Projektmanager müssen Sie den aktuellen Stand jedes laufenden Projekts kennen. Zeiterfassungs- oder Fortschrittsverfolgungsfunktionen einer Projektmanagement-Software können Ihnen in dieser Situation wirklich helfen. Die Zeiterfassungsfunktion hilft Projektmanagern, Vertragsarbeit, Mitarbeiterstunden und abrechenbare Zeit, die für Projekte aufgewendet wird, zu verfolgen.

Mit Echtzeit-Projektberichtslösungen können Sie Daten aus verschiedenen Bereichen der Projektmanagementsoftware abrufen. Anschließend können Sie damit sofort Berichte über den aktuellen Status des Projekts erstellen. Damit behalten Sie den Arbeitsfortschritt Ihrer Teammitglieder im Auge.

Aufgabenverwaltungsfunktion

Die beste Strategie zur Erledigung einer Aufgabe besteht darin, sie in viele Unteraufgaben zu unterteilen. Es motiviert die Teammitglieder psychologisch, das Ziel zu erreichen und minimiert gleichzeitig den ultimativen Druck. Die von Ihnen gewählte Software sollte Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Legen Sie Abhängigkeiten für eine Aufgabe fest
• Erstellen und verwalten Sie Teilaufgaben aus größeren Aufgaben
• Legen Sie fest, dass eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Datum wiederholt oder wiederholt werden soll
• Weisen Sie einer Aufgabe mehr als einen Benutzer zu
• Importieren Sie eine Aufgabenliste aus einer externen Datei

Zeitsparendes Potenzial

Wählen Sie eine solche Projektmanagement-Software, mit der Sie viel Zeit sparen können. Eine Sache, die jeder hasst, ist, die gleiche Aufgabe immer wieder zu wiederholen. Diese Wiederholung wird es schwierig machen, die Frist einzuhalten. Einige Aufgaben müssen jedoch wiederholt werden, beispielsweise müssen Sie zu Beginn jedes Monats oder jeder Woche eine Aufgabe erstellen.

In dieser Situation können Ihnen Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben einer Projektmanagement-Software helfen. Diese Funktion erstellt die Aufgabe zu Beginn jedes Monats, ohne dass Sie daran denken. Nicht jede Projektmanagement-Software verfügt über diese Funktion. Wählen Sie also mit Bedacht.

Preisgestaltung

Der Preis ist ein wichtiger „X-Faktor“, wenn Sie etwas kaufen. Natürlich möchte jedes Startup oder jedes kleine Unternehmen Geld für seine Software sparen, da es sein Geschäft mit einem knappen Budget betreibt. Im Allgemeinen kosten Tools mit mehr Funktionen mehr Geld. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass jede dieser Funktionen für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Entscheiden Sie sich also für eine Projektmanagement-Software, die alle Ihre Anforderungen erfüllt. Aber machen Sie sich zunächst klar, wie viel Geld Sie bereit sind, für den Kauf des benötigten Werkzeugs auszugeben.

Beste Projektmanagement-Software im Jahr 2024

Niemand möchte Kompromisse eingehen, um das beste Produkt oder die beste Dienstleistung für sein Unternehmen sicherzustellen. Warum also?

Sich für das Richtige zu entscheiden, ist manchmal schwierig. Aber wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wonach Sie suchen, können Sie leicht die beste Lösung finden.

In diesem Abschnitt werden wir jedoch einige der besten Projektmanagement-Software der letzten Zeit kennenlernen. Alle diese Artikel wurden sorgfältig ausgewählt, um Ihnen zu helfen.

• WP-Projektmanager
• Trello
• JIRA
• Stromaufwärts
• Panorama

Wählen Sie also die beste Lösung aus, die den meisten Ihrer Anforderungen entspricht.

WP-Projektmanager

WP Project Manager ist mit seiner äußerst benutzerfreundlichen Funktionalität eine der besten Projektmanagement-Softwares bisher. Es gibt sowohl kostenlose als auch Premium-Versionen. Mehr als 10.000 Unternehmen nutzen aktiv die kostenlose Version des WP Project Managers. Sie haben die Möglichkeit, Projekte zu erstellen, Aufgaben an Mitarbeiter zuzuweisen, Meilensteine ​​festzulegen und vieles mehr.

Die Pro-Version von WP Project Manager bietet weitere erstaunliche Funktionen wie Zeiterfassung, Rechnung, Kanban-Board, Gantt-Diagramm und Stripe-Gateway. Sie können die Demo vor dem Kauf kostenlos testen. Darüber hinaus gibt es mehrere Preispläne. Also mein Vorschlag: Wenn Ihnen Ihr Geld am Herzen liegt, dann entscheiden Sie sich für den WP Project Manager.

Hauptmerkmale des WP Project Managers

• Gantt-Diagramm, das Ihnen hilft, den Projektfortschritt zu erkennen
• Kanban-Board zur Aufgabenverwaltung
• Erweiterter Zeit-Tracker zur Zeiterfassung
• Automatisch generierendes Berichtssystem
• 3 Arten von Meilensteinen – bevorstehender, abgeschlossener und verspäteter Meilenstein
• Automatisierte Verwaltung wiederkehrender Aufgaben zur Vermeidung von Redundanz
• WooCommerce-Shop und BuddyPress integriert
• Passen Sie die Berechtigung an, um die Teamkapazität zu steuern

Trello

Trello ist die bislang bekannteste Projektmanagement-Software. Die Leute nennen es lieber Trello-Board als Trello-Projektmanager. In Trello wird jedes Projekt als Board bezeichnet. Dieses Board ist in „Listen“ und „Karten“ unterteilt. Karten sind ziehbar. Sie können den Projektfortschritt ganz einfach über Trello verfolgen.

Im Gegensatz zu anderen Trello-Alternativen reagiert Trello auf Mobilgeräte, sodass Sie einen nahtlosen Übergang zwischen Desktop- und Mobilgeräten erleben können. Die kostenlose Version von Trello muss unbedingt einen Versuch wert sein.

Hauptmerkmale von Trello

• Individualisierungsmöglichkeit für den Aufgabenwagen mit zusätzlicher Aktion
• Einfacher Drag-and-Drop-Ansatz
• Kalenderansicht
• Kommentarmöglichkeit zur Aufgabe
• Die schnelle Checklisten-Verwaltungsaufgabe
• Erinnerung mit E-Mail-Benachrichtigung.

JIRA

Jira ist eine weitere beliebte Projektmanagement-Software. Es ermöglicht Ihnen, Projekt-Roadmaps zu erstellen, um alle laufenden Projekte abzubilden. Es bietet eine Drag-and-Drop-Schnittstelle, die es einem Projektmanager ermöglicht, jedes Projektdetail zu verwalten. Das System bietet Funktionen zum Erstellen von User Stories und Issues, zum Planen von Sprints und zum Verteilen von Aufgaben im gesamten Team.

Jira verfügt über eine mobile Version für Android- und iOS-Benutzer, die für die meisten Jira-Alternativen nicht verfügbar ist. Obwohl Jira hauptsächlich auf Unternehmen auf Unternehmensebene ausgerichtet ist, können Sie es auch als Startup ausprobieren.

Hauptmerkmale von JIRA

• Maßgeschneiderte Scrum-Boards.
• Bietet Kanban-Boards zur Identifizierung des Fortschritts von Aufgaben.
• Anpassbares Projekt-Dashboard.
• Roadmaps zur Planung der Projektarbeit.
• Leistungsstarker Bug- und Issue-Tracker.
• Anpassbare Arbeitsabläufe.
• Benutzerdefinierte Suchfilter, um das Wichtige anzuzeigen.
• Zahlreiche Agile-Berichte zur Verfolgung der Leistung.

Stromaufwärts

Upstream ist ein Projektmanagement-Plugin, mit dem Sie jede Art von Projekt einfach direkt von Ihrer WordPress-Website aus verwalten können. Ihre Kunden können den Fortschritt ihres Projekts über die Frontend-Projektansicht verfolgen.

Auch wenn es diesen Bekanntheitsgrad noch nicht erreicht hat, ist es durchaus in der Lage, Sie bei der organisierten Durchführung Ihres Projekts zu unterstützen. Sie haben die Flexibilität, Ihre Projekte, Aufgaben, Bugs, Flys und Meilensteine ​​individuell anzupassen. Die kostenlose Version von Upstream ist einen Versuch wert.

Hauptmerkmale von Upstream

• Anpassbare Frontend-Vorlagen
• Wunderschöne Kalender und Gantt-Diagramme
• Meilenstein-Tracker zur Messung des Fortschritts
• Fehlerverfolgung und Problemberichterstattung
• Vollständig anpassbar
• Entwicklerfreundlich
• Projektdiskussionsthread

Panorama

Panorama ist das letzte, aber nicht das am wenigsten handverlesene Element auf unserer Liste der besten Projektmanagement-Software. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Funktionalität und ein benutzerfreundliches Dashboard. Bisher gibt es über 1000 aktive Installationen. Es eignet sich perfekt für jedes kleine Unternehmen.

Mit Panorama können Kunden und Teammitglieder den Projektstatus sofort visualisieren. Jeder Benutzer erhält sein eigenes Dashboard, um seine laufenden Arbeiten anzuzeigen, und es ist auch anpassbar. Darüber hinaus erhalten Sie für jedes Projekt eine eigene Seite. Sie haben die Möglichkeit, alle Informationen wie Dokumente, Meilensteine, Phasen und Aufgaben an einem einzigen Ort aufzubewahren.

Hauptmerkmale von Panorama

• Projektbesprechung und Aufgabenkommentar
• E-Mail Benachrichtigungen
• Erweiterter Aufgabenverwaltungs-Tracker
• Integrierter Aufgabenkalender
• Projektvorlagen verfügbar
• Individuelles Kunden-Dashboard

Machen Sie einen klugen Schachzug, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen

Jetzt wissen Sie, wie wichtig der Einsatz von Projektmanagement-Software ist und welche Checkliste für den Kauf erforderlich ist. Sie kennen auch einige der führenden Tools in diesem Bereich. Jetzt sollten Sie bereit sein, die letzten Schritte zu unternehmen.

Warten! Angenommen, Sie haben sich darauf vorbereitet, „X – Projektmanagement-Software“ zu kaufen. Dann ist es an der Zeit, Ihr bevorzugtes Tool mit anderen führenden Tools zu vergleichen, um herauszufinden, ob Sie das beste erhalten oder nicht.

Ein detaillierter Vergleich zwischen Features, Preis und Funktionalitäten kann Ihnen klar machen, was Sie beim Kauf eines Projektmanagement-Tools erhalten. Machen Sie also einen Vergleich und stellen Sie sicher, dass Sie den Kauf Ihrer bevorzugten Projektmanagementsoftware nicht bereuen werden.

Einpacken

Als Geschäftsinhaber oder Projektmanager können Sie nicht leugnen, wie wichtig eine Projektmanagement-Software ist, um die Projektabwicklung schneller und einfacher zu gestalten. Befolgen Sie unseren Leitfaden und stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Kauf eine Checkliste erstellt haben.

Teilen Sie uns Ihr Feedback zu unserer Checkliste mit. Vergessen Sie nicht, uns zu informieren, wenn wir etwas Wichtiges verpasst haben, das hier erwähnt werden sollte.