Die 15 besten Dokumentenmanagementsysteme und -software im Jahr 2023

Der weltweite Markt für Dokumentenmanagementsysteme soll bis 2028 die Marke von 11,06 Milliarden US-Dollar erreichen.

Und das zu Recht. Dateien und Dokumente sind ein grundlegender Bestandteil eines jeden Unternehmens. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es wahrscheinlich, dass Sie an einer Reihe von Dokumenten arbeiten und diese verwalten.

Und Sie möchten sie sicher und systematisch aufbewahren, damit Ihre Mitarbeiter und Kunden sie bequem abrufen können.

Hier kann Dokumentenmanagement-Software helfen. Sie können Dokumente von jedem Browser, Gerät oder Standort aus speichern und freigeben und so eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten sicherstellen.

Es versteht sich von selbst, dass die Auswahl der geeigneten Dokumentenverwaltungssoftware für den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Von der Sicherstellung des rechtzeitigen Abrufs der erforderlichen Dokumente bis zur Erteilung der Genehmigung für alle autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen kann ein seriöses Dokumentenverwaltungsprogramm dabei helfen, alle Ihre Ziele zu erreichen.

Daher haben wir in dieser Liste die besten Dokumentenmanagementsysteme bewertet und überprüft, damit Sie die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Lösung auswählen können. Aber lassen Sie uns zuerst die Bedeutung einer Dokumentenverwaltungsplattform sehen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme beziehen sich auf Plattformen, die zum Hochladen, Organisieren, Speichern, Handhaben und Überwachen digitaler Dokumente entwickelt wurden.

Darüber hinaus verfügen zahlreiche Dokumentenverwaltungsplattformen über Funktionen, mit denen Sie mithilfe der Scantechnologie mühelos physische Dokumente in digitale Kopien umwandeln können.

Sobald die Dokumente digitalisiert sind, wird es einfacher, sie zu durchsuchen. So können Ihre Mitarbeiter die Zeit, die sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen, reduzieren und sich auf die Verwendung der benötigten Informationen konzentrieren.

Warum sollten Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware verwenden?

Der Umgang mit großen Informationsmengen in physischer Form kann eine Herausforderung darstellen und zu Produktivitätsverlusten führen. Dokumentenverwaltungssoftware ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ein elektronisches Archiv zum Speichern von Dokumenten und zur Steigerung der Effizienz zu erstellen.

Der Trend, dass Unternehmen in den digitalen Raum wechseln, hat zu einem wachsenden Interesse an Dokumentenverwaltungsplattformen geführt.

Die Verwaltung einer großen Informationsmenge kann schwierig sein, insbesondere wenn das Dokument in Papierform vorliegt. Viele Unternehmen erleben eine verminderte Effizienz aufgrund der Beseitigung der Hürden des Dokumentenmanagements.

Dokumentenmanagement-Software ist daher ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Anstelle von physischen Dokumentenschränken und -schubladen bauen Dokumentenverwaltungslösungen ein elektronisches Repository auf, das autorisierte Personen öffnen und ändern können.

Dadurch können Sie Ihre Zeit effizient verwalten, die Sicherheit verbessern, Vorschriften einhalten und die Teamarbeit fördern.

Auf welche Funktionen sollten Sie in einem Dokumentenmanagementsystem achten?

Eine Dokumentenverwaltungslösung kann mehrere Funktionen haben, die über das bloße Speichern von Dokumenten hinausgehen. Die Art der Lösung, die Sie wählen, hängt von Ihren Anforderungen und den Papierakten ab, mit denen Ihre Organisation umgeht. Einige der Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungslösung erkunden möchten, sind:

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil einer Dokumentenmanagementlösung. Es kann mit erstaunlichen Funktionen vollgepackt sein, aber sie werden Ihnen nicht helfen, wenn die Software keine intuitive Benutzeroberfläche hat.

Viele Plattformen bieten kostenlose Testversionen an, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wenn möglich, lassen Sie Ihre Mitarbeiter während der Testphase mit der Anwendung experimentieren.

Hochwertige Vorschauen

Bei der Verwendung einer Dokumentenverwaltungsplattform sollten Sie nicht gezwungen sein, Dateien wiederholt herunterzuladen, wenn Sie sie sich ansehen möchten. Die Plattform sollte eine übersichtliche Ansicht von Dokumenten auf Abruf bieten.

Dokumentieren Sie die Zusammenarbeit

Die neueste Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es autorisierten Fachleuten, Dokumente gemeinsam zu nutzen und im Team zu ändern.

Auf bestimmten Plattformen können mehrere Personen gleichzeitig Dokumente ändern, während andere über einen eingebauten Mechanismus verfügen, der es nur einer einzigen Person ermöglicht, das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten. Und es gibt solche, die beide Alternativen bieten.

Um die für Sie am besten geeignete Option zu finden, ermitteln Sie, wie Ihr Team funktioniert und welche Arten von Dateien Teamarbeit erfordern.

Massenscannen von Fotos und Hochladen von Dokumenten

Die Möglichkeit, Fotos zu scannen und sie mithilfe der OCR-Technologie in Text umzuwandeln, ist für Unternehmen von Vorteil. Weil sie damit große Mengen papierbasierter Dokumente in ein digitales Format konvertieren können.

Daher verwenden die besten Dokumentenverwaltungssysteme die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR), um Metadaten automatisch hinzuzufügen. Dies vereinfacht das zukünftige Auffinden von Dokumenten weiter.

Versionskontrolle

Die Versionskontrolle, auch Versionierung genannt, ist ein wesentliches Merkmal einer Dokumentenverwaltungsplattform.

Versehentliche Benutzerfehler können zur Änderung oder Löschung wesentlicher Daten führen.

Die Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen also, die Änderungen anzuzeigen, denen ein Dokument bei verschiedenen Gelegenheiten unterzogen wird. Bei Bedarf können Sie zu einer früheren Ausgabe zurückkehren. Diese Funktion ist entscheidend, wenn mehrere Fachleute an einem Dokument arbeiten.

Lagerung

Die Anwendung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Dateien in einer zentralen Datenbank zu speichern, damit Sie Dokumente mühelos finden und abrufen können.

Zahlreiche Integrationen

Die Lösung soll es Ihnen leicht machen, sie mit externen Programmen wie unter anderem Salesforce, MS Outlook, Gmail und Google Drive zu verbinden.

Benutzerrollen und Berechtigungen

Ein entscheidender Aspekt der Dokumentenverwaltungssoftware besteht darin, Managern die Möglichkeit zu geben, unterschiedliche Berechtigungen für jedes Teammitglied festzulegen.

Sie können bestimmte Personen autorisieren, auf Dokumente zuzugreifen oder diese zu ändern. Und andere Teammitglieder können daran gehindert werden, Dateien innerhalb des Netzwerks anzuzeigen. Es schafft einen effektiven Schutzmechanismus und macht das Team effizienter.

Mobile-Freundlichkeit

Mehrere Dokumentenverwaltungsplattformen werden mit einer Smartphone-App geliefert. Sie dürfen die Plattform nicht auf einem Handheld-Gerät verwenden, aber es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Team dies tut.

Alle Dokumentenmanagement-Lösungen werden diese Kriterien nicht erfüllen. Bestimmen Sie also bei der Auswahl einer Lösung, welche Funktionen der Plattform Ihrem Geschäftszweck am besten dienen.

Was ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware?

Zu den besten Dokumentenverwaltungssystemen gehören Lösungen wie DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Damit Sie die beste Dokumentenverwaltungsplattform für Ihr Unternehmen auswählen können, haben wir zahlreiche auf dem Markt verfügbare Plattformen evaluiert.

Und wir haben Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Versionsverwaltung und Zusammenarbeit an Dokumenten untersucht. Hier ist also eine Liste der besten Dokumentenverwaltungssysteme, die Sie in Betracht ziehen sollten.

M-Files: am besten für Benutzerfreundlichkeit

M-Files ist eine vollständige Dokumentenverwaltungsplattform mit einer benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Plattform. Es ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die die reibungslose Kategorisierung von Dokumenten, das Scannen physischer Dokumente und die Prozessautomatisierung erleichtern.

Hauptvorteile

• M-Files bietet Konnektivität mit Parashift, einem Technologieunternehmen, das für den Abruf von Dokumenten durch maschinelles Lernen bekannt ist. Durch die Nutzung dieser Integration können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren.
• Anstatt Informationen physisch anzuzeigen und Dateien zu kategorisieren, können Sie automatisch eine Vielzahl halbstrukturierter, strukturierter und unstrukturierter Dateien verarbeiten.
• Anstatt sich auf einen herkömmlichen ordnerbasierten Ansatz zu verlassen, verwendet M-Files Metadaten, um Materialien nach Tags, Schlüsselwörtern, Gruppen usw. zu kategorisieren. Dies vereinfacht das Auffinden und den Umgang mit Dokumenten aller Art.
• Offline-Smartphone-Zugriff ist mit M-Files verfügbar, sodass Sie mühelos Dateien von Ihrem Smartphone anzeigen können, auch ohne Internetverbindung.
• M-Files bietet eine nahtlose Integration mit zahlreichen Tools wie Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office und anderen.

Einschränkungen

• Es kann einige Zeit dauern, bis Sie sich an die automatische Tag-Kategorisierungsfunktion gewöhnt haben.
• Die Benutzeroberfläche der Plattform ist etwas veraltet.

Preisgestaltung

Um M-Files auszuprobieren, können Sie die 30-Tage-Testversion erhalten, indem Sie einen Fragebogen ausfüllen. Oder Sie können sie kontaktieren, um eine Vorführung anzufordern.

Zoho Docs: am besten zum einfachen Speichern und Verwalten von Dokumenten

Zoho Docs gehört zu den besten Dokumentenverwaltungssystemen in dieser Sammlung.

Mit Zoho Docs können Sie alle Ihre Dateien in der Cloud speichern und verwalten und gleichzeitig effiziente Funktionen für die Zusammenarbeit bereitstellen. Sie können Ihre Dokumente freigeben und bequem unterwegs erstellen und ändern.

Mit Zoho Docs können Sie Ihre MS Office-Dokumente in PDFs umwandeln und sie sofort mit Teammitgliedern teilen.

Hauptvorteile

• Sie können damit mühelos große Dateien wie Videoaufzeichnungen, Verzeichnisse und sogar ganze Repositories speichern.
• Mit Zoho Docs können Sie nahtlos übergeordnete und untergeordnete Ordner für die übersichtliche Organisation von Dateien basierend auf Aufgaben, Rollen und Dateiformaten erstellen.
• Sie können Ihre Aufgaben auf Ihrem Desktop-Computer erledigen, unabhängig davon, ob Sie online sind oder nicht – Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald Sie sich wieder mit dem Internet verbinden.
• Es erstellt automatische Backups von Dateien, um Informationsverluste zu vermeiden.
• Sie können eine Gruppe bilden, um Dokumente gleichzeitig mit mehreren Personen zu teilen. Darüber hinaus bietet es eine Audit-Trail-Funktion zur Verwaltung von Änderungen, die von anderen Mitarbeitern vorgenommen wurden.
• Es bietet ein Instant-Messaging-System innerhalb des Programms, um mit mehreren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.
• Es gewährleistet strenge Sicherheit, indem Dateien mit einem RSA-basierten 2048-Bit-Schlüssel verschlüsselt werden, der mit Perfect Forward Secrecy (PFS) generiert wird.

Einschränkungen

• Die Benutzeroberfläche wirkt veraltet und rudimentär.
• Die Ladegeschwindigkeit der Software könnte verbessert werden, insbesondere wenn es um viele Dokumente geht.

Preisgestaltung

Zoho Docs bietet eine kostenlose Edition, die Platz für bis zu fünf Personen bietet. Die Premium-Pakete beginnen bei 4 $ pro Monat und darüber hinaus. Sie können die 15-tägige kostenlose Testversion vor dem Kauf nutzen.

Docuware: am besten für Integrationen von Drittanbietern

Wenn ein Unternehmen verschiedene Tools einsetzt, könnte DocuWare die ideale Dokumentenmanagement-Software für seine Anforderungen sein. Durch die Verbindung mit anderer Software sorgt es für Einheitlichkeit und liefert sofort aktuelle Informationen.

Hauptvorteile

• DocuWare bietet API-Verbindungen mit mehr als 500 verschiedenen Softwareprodukten. Unabhängig von der Branche können Sie Ihre Dateien einfach verwalten und gleichzeitig die Arbeitsproduktivität aufrechterhalten.
• Es ermöglicht verschiedene Ansätze zur Integration, die von einfacher Point-and-Click-Konnektivität bis hin zu komplexen API-Konnektivitätsoptionen reichen.
• Es bietet spezialisierte Konnektoren, die für bekannte Programme wie Outlook, SAP usw. entwickelt wurden.
• Es gewährleistet die Datensicherheit und erfüllt Vorschriften wie GDPR und HIPAA.
• Sie können dezentralen und Remote-Gruppen den Zugriff auf Dateien von jedem Ort aus jederzeit erlauben.
• Sie können die künstliche Intelligenz von DocuWare nutzen, um jede Datei in eine lesbare Version für eine automatisierte und schnelle Indexierung umzuwandeln.
• Die Versionierung ermöglicht es Mitarbeitern, Dateien gemeinsam zu ändern und dabei frühere Ausgaben beizubehalten.

Einschränkungen

• Das Startpaket bietet maximal 20 GB Archivierungskapazität, was für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreicht.
• Die Kosten für DocuWare können recht hoch sein.
• Der Website von Docuware fehlt es an ausreichenden Tutorial-Inhalten.

Preisgestaltung

DocuWare Cloud bietet über ein Abonnementmodell anpassbare Lizenzen, die auf verschiedene Unternehmensgrößen zugeschnitten sind. Sie müssen die Anzahl der für Ihr Unternehmen benötigten Einzellizenzen und Speicherplatz ermitteln.

Digital Drawer: am besten zum Importieren von Dateien und Ordnern

Wenn Sie nach einer Plattform suchen, mit der Sie Dateien scannen, speichern und schützen können, ist Digital Drawer möglicherweise das beste Dokumentenverwaltungssystem für Sie.

Die Plattform kann Ihnen helfen, durch den automatisierten Prozess des Speicherns und Scannens von Dateien Zeit zu sparen. Es bietet auch Dateispeicherung vor Ort für ein zusätzliches Maß an Sicherheit.

Hauptvorteile

• Mit dieser Software können Benutzer alle Dateien mühelos an einem einzigen Ort anordnen, indem sie eine Dateiordnerhierarchie verwenden, die der von Windows ähnelt.
• Mit dieser Lösung können Sie Dateien nahtlos kombinieren oder Seiten an ältere Dateien anhängen. Sie können sie auch wieder mit eindeutigen Indizes kennzeichnen.
• Sie können Funktionen wie Scannen, Kopieren und Einfügen, Drag-and-Drop und Importfunktionen verwenden, um Dokumente hinzuzufügen.
• Es bietet robuste Sicherheit für alle Dateien mit AES-128-Bit-Verschlüsselung.
• Mit Digital Drawer können Sie nahtlos mit verschiedenen Mitarbeitern zusammenarbeiten, indem Sie die Änderungen am Dokument sofort bewerten.
• Mit der leistungsstarken Suche können Sie mühelos Dokumente finden, die in jedem Verzeichnis des Speichers gespeichert sind.
• Dieses Programm synchronisiert Änderungen an den Dokumenten über alle Geräte hinweg.

Einschränkungen

• Diese Dokumentenverwaltungssoftware hat einen begrenzten Funktionsumfang, der für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreicht.
• Die Kosten für einen einmaligen Kauf können für kleine Unternehmen besonders belastend sein.

Preisgestaltung

Digital Drawer bietet eine kostenlose Testversion für 10 Tage mit vollem Funktionsumfang. Beim Kauf können Sie zwischen einer einmaligen Zahlung von 1200 USD für eine Lizenz für ein einzelnes Mitglied oder einem jährlichen Mitgliedschaftspaket für 500 USD wählen.

Dropbox: am besten für umfassendes Dokumentenmanagement

Dropbox ist ein renommiertes, vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die Verwaltung von Multimedia- und konventionellen Dateien ermöglicht.

Dropbox ist bekannt für seine Intuitivität und breite Palette an Funktionen, wie z. B. Konnektivität mit verschiedenen Tools, Dateiversionskontrolle, OCR-Unterstützung und fein abgestimmtes Rollenmanagement.

Es ermöglicht auch Dateiänderungen, und Änderungen werden sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Hauptvorteile

• Die Kontoübertragungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Unternehmensdokumente im Falle einer Reorganisation oder eines Austauschs sicher zwischen verschiedenen Mitarbeitern zu teilen.
• Mit Dropbox können Sie Ihre gesamte Arbeit auf professionell aussehenden Seiten präsentieren und die Interaktion der Betrachter mit Ihren Dokumenten überwachen.
• Dropbox unterstützt die nahtlose Integration mit über 300.000 Apps.
• Es verfügt über eine „Remote-Wipe“-Funktion, mit der Sie Dokumente sofort aus kompromittierten Profilen und gestohlenen Geräten löschen können, um vertrauliche Informationen zu schützen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Aktionen Ihrer Mitarbeiter über das Administrationspanel zu verfolgen.
• Sie können damit gelöschte Dokumente wiederherstellen, indem Sie frühere Ausgaben der Datei wiederherstellen.
• Diese Plattform bietet eine Synchronisierung über eine Reihe von Systemen und Geräten hinweg.

Einschränkungen

• Die Smartphone-App von Dropbox ist nicht so einfach zu bedienen wie die Desktop-Edition
• Das Hochladen von Dokumenten ist nicht so schnell wie erwartet

Preisgestaltung

Dropbox bietet mehrere Premium-Pakete mit jeweils eigenen Unterpaketen an. Der persönliche Plan von Dropbox kostet jeden Monat 9,99 $. Das professionelle Paket kostet jeden Monat 16,58 $.

eFileCabinet: am besten für die Suche in Dokumenten

eFileCabinet ist eine weitere fortschrittliche Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie Papierdokumente in digitale Dateien umwandeln können. Auf diese Weise können Sie sie auf Ihrem Desktop oder online speichern, um sie von jedem Ort und wann immer Sie möchten anzuzeigen oder zu verwenden.

Mit dem Programm können Sie sogar ein Dokument in mehreren Dateitypen teilen, indem Sie passwortgeschützte URLs verwenden. Es ist auch einfach, Dateien zu klassifizieren und zu finden.

Hauptvorteile

• Es hilft Ihnen, ein Dokument in einem beliebigen Verzeichnis mit Hilfe einer erweiterten Suchoption zu finden, die den Inhalt in Dokumenten durchsuchen kann.
• Die Anwendung kategorisiert, identifiziert, kennzeichnet und speichert Dateien automatisch anhand der darin enthaltenen Details.
• Sie können von vorgefertigten Ordnerstrukturen profitieren, die Sie plattformübergreifend verwenden möchten. Es ermöglicht Ihnen sogar, Dateien mit benutzerdefinierten Labels zu erstellen.
• Über die File-Request-Funktion können Sie virtuelle Kunden und Mitarbeiter Dokumente von ihrem Standort auf der Plattform ohne vorherige Registrierung teilen lassen.
• Damit können Sie digitale Signaturen anfordern. Und um Aufzeichnungen über Ereignisse und Änderungen in Dateien mit digitalen Signaturen für die Sicherheit und Einhaltung von Standards und Vorschriften zu führen.
• Es verfügt über Smartphone-Apps für Android- und iOS-Telefone sowie ein Programm für Desktop-Computer.
• Unterstützt 2FA (2-Faktor-Authentifizierung) und bietet Benutzern Zugriff basierend auf ihren Rollen, um die Sicherheit zu erhöhen. Es bietet eine vollständige Verschlüsselung, während Dokumente gespeichert und anderen Zugriff gewährt wird.
• Ermöglicht die Verknüpfung der Plattform mit externen Programmen wie MS Office und Salesforce.

Einschränkungen

Die Benutzeroberfläche könnte intuitiver sein
Es kann für Anfänger überwältigend sein, zu lernen

Preisgestaltung

Sie müssen sich an eFileCabinet wenden, um einen Kostenvoranschlag für Ihre Organisation zu erhalten. Sie müssen während des Testzeitraums über das Testkonto kaufen.

FileHold: am besten zum Scannen digitaler Dokumente

FileHold ist eine Dokumentenverwaltungssoftware für große Unternehmen. Es ist wirtschaftlich und einfach einzurichten. Es ermöglicht Ihnen, Dateien mit einem einzigen System zu digitalisieren, zu speichern und zu katalogisieren.

Funktionen wie das Durchsuchen und Scannen von Dateien zum mühelosen Speichern helfen Ihnen sicherzustellen, dass alle Dateien vorhanden sind. Außerdem können Sie Dateien bequem finden, wenn Sie sie benötigen. Für vollständige Sicherheit können Sie die Anwendung auf einem lokalen Host einrichten.

Hauptvorteile

• Es verfügt über einen sicheren Dokumentenfreigabeprozess, der sogar eine Bestätigung enthält, dass der/die Empfänger die Datei erhalten hat/haben.
• Werden Sie papierlos, indem Sie Dateien sofort in digitale Formate konvertieren, um sie an verschiedene Empfänger auf der ganzen Welt zu übermitteln.
• Es verfügt über eine effektive mobile App, die eine problemlose Verwaltung des gesamten Dateisatzes ermöglicht.
• Es hat eine umfassende Suchoption ähnlich wie Google. Auf diese Weise können Sie die Metadaten von Dateien verwenden, um passendere Suchergebnisse zu erhalten.
• Sie können es mühelos mit MS Office verbinden. Dadurch erhalten Sie Zugang zu Anwendungen wie Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Visio.
• Es erlaubt niemandem, ein Dokument zu bearbeiten, wenn ein anderer Mitarbeiter es bereits bearbeitet. Es verhindert, dass der Inhalt des Dokuments kompromittiert wird.
• Damit können Sie Dateien bearbeiten, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden aktualisiert, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Einschränkungen

• Falls Sie ein Anfänger sind, könnte es etwas schwierig sein, alle Funktionen dieses Dokumentenverwaltungssystems zu erfassen.
• Das On-Premise-Programm von FileHold ist nicht mit Mac kompatibel.

Preisgestaltung

Sie haben die Wahl, sich für ein kostenloses Testkonto zu registrieren oder sich ein Webseminar anzusehen, um die Preisgestaltung von FireHold zu verstehen. Die Anwendung ist preisgünstig und Sie können sie auf der Grundlage eines Abrechnungsplans pro Benutzer erhalten. Die Abrechnung hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter das Programm und die von Ihnen gewählten Add-Ons nutzen.

HighTail: am besten für mobile Dokumentvorschauen

HighTail ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die die Verwaltung digitaler Dateien einfach und natürlicher macht. Außerdem können Ersteller neben Videos, Fotos, Diashows, Zeichnungen und dergleichen auch auf große Dokumente zugreifen.

Hauptvorteile

• Sie können damit große Dokumente anzeigen, ohne diese Dateien speichern zu müssen.
• Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit Hilfe von Illustrationen wie Kästen, Linien, Pfeilen, Freiformformen oder einigen anderen Arten von Anmerkungen zu medienreichen Dokumenten zu überprüfen.
• Sie können zwei Versionen eines Dokuments vergleichen, indem Sie sie nebeneinander auf Ihrem Computer platzieren, um Änderungen anzuzeigen und nahtlos bewertende Kommentare abzugeben.
• Nachdem Sie Zugriff auf Dateien gewährt haben, müssen sich Mitarbeiter nicht anmelden, um sie anzuzeigen oder zu verwenden.
• Die Anwendung verfügt über eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung sowie hochwertige Sicherheitsmaßnahmen, um eine strenge Sicherheit im gesamten Netzwerk zu gewährleisten.
• Es bietet Benachrichtigungen, wenn Dateien die beabsichtigten Empfänger erreichen und diese über die Send Tracker-Funktion herunterladen.

Nachteile

• Die Links, die Sie für Dateien freigeben, verfallen nach kurzer Zeit.
• Die Suchoption ist langsam und erfordert zusätzliche Filter, um sie zu optimieren.

Preisgestaltung

Das Premium-Abonnement beginnt bei 12 $ pro Monat und kann jeden Monat auf 36 $ ansteigen.

Document Locator: am besten für den Aufbau effizienter Workflows

Document Locator ist ein Dokumentenverwaltungssystem, mit dem Sie sich sowohl mit Windows als auch mit der Cloud verbinden können, um Dokumente mühelos zu verwalten und zu teilen.

Einige Funktionen, die es bietet, sind Versionskontrolle, Scannen von Papierdokumenten in digitale Dateien, Dateikontrolle und Verwalten von E-Mails.

Hauptvorteile

• Mit dieser Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Papierakten in digitale Dateien umwandeln, die vollständig indexierbar sind.
• Es ermöglicht Ihnen, Dokumente zu erfassen und Metadaten mit wichtigen Dateidetails zu erhalten.
• Es verfügt über eine Reihe von Automatisierungsfunktionen, wie z. B. Zeitüberschreitung, Workflows basierend auf Benutzerrollen, Qualitätskontrollpunkte und bearbeitbare Warnungsvorlagen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Bestätigung digitaler Dateien zur Rechenschaftspflicht und Einhaltung von Vorschriften einfach aufzuzeichnen. Es kann sogar alle Phasen der Genehmigung durch eine Person und die kompliziertere Genehmigung durch mehrere Personen bewältigen.
• Damit können Sie Metadaten gescannter Dokumente über Deckblätter, Zonen oder Barcodes aufzeichnen. Oder Sie können die Vorschaufunktion in Document Pro verwenden, um verschiedene Parameter nacheinander auf Ihrem Computer auszuwählen.
• Es kann auf Browsern, Smartphones und Desktops ausgeführt werden.

Einschränkungen

• Die Benutzeroberfläche ist etwas unorganisiert.
• Es finden nicht allzu oft Schulungen statt.
• Manchmal kann die Plattform beim Durchlaufen eines Workflows etwas träge sein, insbesondere wenn sie von mehreren Personen verwendet wird.

Preisgestaltung

Sie können sich an die Vertreter von Document Locator wenden, um mehr über die Lizenzoptionen, Mitgliedschaftspläne, Cloud- oder Vor-Ort-Serveranwendungen und eine virtuelle Demo zu erfahren.

IsoTracker: am besten für seinen Kundensupport

Unter allen von uns bewerteten Dokumentenverwaltungssoftware bietet IsoTracker den besten Benutzersupport. Diejenigen, die Hilfe benötigen, können Instant Messaging verwenden, um die Mitarbeiter des Helpdesks zu erreichen. Außerdem besteht die Möglichkeit, sofort einen Support-Mitarbeiter anzurufen oder ein Kontaktformular zu senden.

Hauptvorteile

• Die Plattform bietet Ihnen eine effektive Versionierung und Dokumentenänderungskontrolle.
• Es bietet Ihnen eine zentrale Dateidatenbank, auf die Sie jederzeit und von wo aus Sie zugreifen können.
• Das Speichern und Katalogisieren von Dateien, das Versenden von Warnmeldungen für Aufgaben und Aktivitäten zur Dateigenehmigung können automatisiert werden.
• Um die Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten, sichert sie täglich Dateien, verfügt über Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrolle und zeichnet dateibezogene Aktivitäten auf.

Einschränkungen

• Die Menüeinstellungen und das Layout könnten besser sein
• Die Benutzeroberfläche fühlt sich etwas veraltet an, was die Verwendung etwas schwierig macht.

Preisgestaltung

Obwohl die Plattform die Kosten nicht klar angibt, können Benutzer ein Online-Kalkulationsformular verwenden, um zu beurteilen, ob IsoTracker ihren Anforderungen und ihrem Budget entspricht. Die Plattform bietet eine kostenlose Testversion für 60 Tage an.

Evernote Business: am besten zum Verwalten von Notizen und Screenshots

Zweifellos gehört Evernote Business zu den weithin bekannten Softwares zum Organisieren von Dokumenten. Damit können Sie mühelos Dokumente und Notizen erstellen und teilen, um eine intelligentere und effizientere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Hauptvorteile

• Mit dem Web Clipper können Sie schnell Momentaufnahmen von Websites für die spätere Verwendung speichern. Es ermöglicht Ihnen, alle relevanten Daten digital zu speichern und jederzeit leicht zugänglich zu machen.
• Durch die Verwendung der vorgefertigten Vorlagen von Evernote können Sie Zeit und Energie sparen, wenn Sie bestimmte Anforderungen erfüllen.
• Es bietet eine umfassende Integration mit verschiedener externer Software. Dazu gehören Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack und Outlook.
• Sie können handschriftliche Notizen, Whiteboard-Bilder und gescannte Bilder durchsuchen. Es ist in der Lage, 11 handgeschriebene Sprachen und 28 getippte Sprachen zu erkennen.
• Es ermöglicht Ihnen, Papierkopien von Dateien zu scannen und sie sicher als digitale Dateien zu speichern.

Einschränkungen

• Die Notizverwaltung könnte für erfahrene Benutzer, die mit großen Datenmengen umgehen, systematischer sein.
• Das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten kann etwas träge sein, insbesondere wenn die Dateigröße zu groß ist.

Preisgestaltung

Es sind verschiedene Stufen von Abonnementpaketen verfügbar, die jeweils eine Reihe von Funktionen und Vorteilen bieten, je nach den Bedürfnissen des Benutzers. Das Startpaket kostet monatlich 7,99 $ für jeden Benutzer.

Smartsheet: am besten für das Projektmanagement

Smartsheet wird von Unternehmen häufig als eine der besten Dokumentenlösungen für eine nahtlose Aufgabenorganisation, Dokumentenverwaltung und Teamarbeit bevorzugt.

Ein herausragendes Merkmal dieses Tools ist seine Fähigkeit, sich umfassend mit Tools von Drittanbietern zu verbinden. Dazu gehören Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps und viele andere.

Hauptvorteile

• Es vereinfacht Arbeitsroutinen und Betriebsabläufe durch die Verwendung der bereitgestellten vorgefertigten Vorlagen.
• Mit dieser Dokumentenverwaltungssoftware können Sie nahtlos als Team an Inhalten arbeiten, indem Sie den Produktionsfortschritt auf einem einzigen Blatt verfolgen.
• Außerdem können Sie Aufgaben delegieren, automatisierte Benachrichtigungen konfigurieren, anderen ermöglichen, den Inhalt zu bewerten, und ausführliche Kommentare in Form von angehängten Notizen veröffentlichen.
• Es priorisiert die Sicherheit Ihrer Dateien, indem Daten auf mehreren Websites gesichert werden, die bei AWS und Equinix gehostet werden.
• Sie können Zeit sparen, indem Sie wiederkehrende Aufgaben über Genehmigungsanfragen und Aktualisierungsbenachrichtigungen automatisieren.
• Sie können Ihren Arbeitsablauf auch rationalisieren, indem Sie verschiedene Schritte und bedingte Pfade einfach zusammenführen.
• Damit können Sie mühelos Informationen aus Excel-Tabellen, CSV-Dokumenten und Google-Tabellen importieren.
• Sie können Dokumente auf Ihrem Telefon über mobile Apps für Android und iOS anzeigen.

Einschränkungen

• All seine Fähigkeiten zu verstehen, kann am Anfang überwältigend sein
• Smartsheet fehlen einige wesentliche Excel-Funktionen, wie die Suchfunktion

Preisgestaltung

Die kostenpflichtigen Pläne von Smartsheet beginnen mit einem Pro-Plan, der monatlich 7 $ kostet. Es gibt auch eine Business-Variante, die mindestens drei Benutzer erfordert und monatlich 25 US-Dollar für jeden Benutzer kostet.

InfoRouter: am besten für Echtzeit-Dokumentenverfolgung

Eine weitere erwägenswerte Dokumentenverwaltungssoftware ist InfoRouter, die eine effiziente Dateiverwaltung ermöglicht.

Im Gegensatz zu einigen anderen Dokumentenmanagementsystemen muss InfoRouter serverseitig ohne clientseitige Elemente implementiert werden. Glücklicherweise verfügt das Tool über ein enormes Skalierbarkeitspotenzial und kann fast 100 Hosts verwenden, um die Last zu verringern.

Hauptvorteile

• Mit diesem Tool können Sie Ihre wichtigen Dokumente sicher verwalten, indem Sie sie durch vordefinierte Arbeitsroutinen senden und den Live-Fortschritt überwachen.
• Es bietet eine kombinierte Analyse des täglichen Geschehens.
• Es unterstützt mehrere Sprachen, sodass Sie E-Mails in Ihrer bevorzugten Sprache erhalten können.
• Es holt automatisch die Dokumente in überwachten Verzeichnissen in voreingestellten Ordnern.
• Mit diesem Tool können Sie Bilder auch problemlos in PDF-Dokumente umwandeln.
• Die Anzahl der Ordner, die erstellt werden können, ist unbegrenzt.
• Es erleichtert sowohl HTTPS als auch SSL und gewährleistet sichere Verbindungen.
• Sie können auch den Inhalt und die Vorlagen Ihrer E-Mails nach Ihren Wünschen bearbeiten.

Einschränkungen

• Beim Hochladen umfangreicher Dokumente kann es langsam werden.
• Die aktuelle Benutzeroberfläche hat zu viele Funktionen auf dem Startbildschirm, was zu Verwirrung bei Benutzern führen kann.

Preisgestaltung

Die Preisinformationen für dieses Tool sind nicht öffentlich verfügbar und müssen direkt beim Anbieter angefordert werden.

Onehub: am besten für die sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente

Onehub ist ein weiteres effektives Dokumentenverwaltungssystem für unsere Sammlung. Die Drag-and-Drop-Funktion macht das Hochladen von Dokumenten einfach. Darüber hinaus ermöglicht es Kunden, Dokumente in Unterordnern zu organisieren, sie sicher aufzubewahren und Versionen zu verwalten.

Hauptvorteile

• Sie können Dokumente schnell per Drag-and-Drop-Attribut importieren. Außerdem ermöglicht es Ihnen, eine Ordner-Datei-Struktur, ein geschütztes FTP-Gateway zum Hochladen einer großen Anzahl von Dateien und eine automatisierte Versionskontrolle von Dokumenten zu verwenden.
• Diese Plattform implementiert zahlreiche Sicherheitsprotokolle, wie z. B. Autorisierung basierend auf Benutzerrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sitzungsabmeldungen.
• Mit Onehub können Sie Dokumente und Dateien mühelos in der Vorschau anzeigen, ohne sie zu speichern, sei es auf einem Smartphone oder einem Internetbrowser.
• Mit diesem Dokumentenverwaltungssystem können Sie Kollegen über Nachrichten, Überprüfungen und Genehmigungen sowie Ordnerkommentare kontaktieren.
• Diese Plattform verbindet sich mühelos mit OneDrive und Google Drive.
• Damit können Sie alle Upload- und Anpassungsaktivitäten verfolgen. Sie können Audit-Trails verwenden, um Berechtigungen sofort aufzuheben, wenn verdächtige Aktivitäten erkannt werden.

Einschränkungen

• Eine Aufteilung der Mitglieder einer Gruppe in kleinere Gruppen ist nicht möglich
• Schwer zu erlernen und es fehlt an ausreichendem Schulungsmaterial

Preisgestaltung

Die Premium-Pakete von Onehub beginnen bei 12,50 $ pro Monat und reichen bis zu 500 $ pro Monat. Zusätzlich enthalten alle Pakete eine kostenlose Testversion von 14 Tagen.

DocuPhase: optimal zur Steigerung der Produktivität

DocuPhase verfügt über mehrere Fähigkeiten und Funktionen, die es Gruppen ermöglichen, systematischer und effektiver zu arbeiten.

Hauptvorteile

• Die Anwendung verwendet eine KI-gesteuerte Auto-Indizierungstechnologie, die es Benutzern ermöglicht, Etiketten im Voraus festzulegen und Dokumente nach Erhalt zu trennen und zu kategorisieren.
• Die erweiterte Suchoption ermöglicht es Benutzern, Dateidetails schnell zu finden.
• Mit der automatischen Dokumentenweiterleitung können Sie Dokumentendetails mit relevanten Fachleuten teilen.
• DocuPhase ist eine flexible Anwendung. Es verfügt über Funktionen, die für Gruppen nützlich sind, die viele Dateien verwalten.
• Die systematische Organisation und Überwachung von Dokumenten kann automatisiert werden.

Einschränkungen

• Das Aktualisieren oder Anwenden von Sicherheitspatches ist ohne Unterstützung durch den Helpdesk eine Herausforderung.
• Anfänger können es überwältigend finden, die verschiedenen Funktionalitäten zu lernen.

Preisgestaltung

Ihre Abteilung kann vor dem Kauf der Anwendung eine angepasste Demo testen. Die Preisstruktur hängt von den Funktionalitäten ab, die Ihr Team auswählt, da die Bedürfnisse jeder Gruppe einzigartig sind.

Abschließende Gedanken zu Dokumentenmanagementsystemen

Mit der zunehmenden Digitalisierung verschwinden Papierakten. Und virtueller Speicher ist definitiv die beliebteste Alternative.

Dies sind einige der besten Dokumentenverwaltungssoftware. Aber diese Anwendungen haben einzigartige Funktionalitäten und Unterscheidungsmerkmale.

Bestimmte Unternehmen möchten möglicherweise erweiterte Funktionen. Dazu können die Verbindung zu einer bestimmten API, das Weiterleiten von Dokumenten durch verschiedene Systeme für zusätzliche Sicherheit oder die Einhaltung von ISO-Standards gehören.

Aber wenn Sie den zusätzlichen Schnickschnack nicht benötigen, ist die Einrichtung eines Dokumentenverwaltungssystems reibungslos und unkompliziert. Sie können sofort mit der Dokumentenverwaltungssoftware beginnen. Bewerten Sie einfach verschiedene Anwendungen und ihre Fähigkeiten und wählen Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen aus.