E-Mail-Benachrichtigungen: Beispiele und Best Practices

Wenn Sie ein Unternehmen leiten oder eine Website verwalten, ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Benutzer auf dem Laufenden zu halten, und hier kommen E-Mail-Benachrichtigungen ins Spiel.

Ob es darum geht, einen Kauf zu bestätigen, eine Terminerinnerung zu senden oder Benutzer über Kontoaktivitäten zu informieren – diese Benachrichtigungen sind das Rückgrat einer reibungslosen Kundenkommunikation.

In diesem Leitfaden führe ich Sie durch Beispiele und Best Practices für E-Mail-Benachrichtigungen und helfe Ihnen dabei, Ihren Ansatz zu optimieren und Nachrichten zu erstellen, die die Leute öffnen möchten.

Was sind E-Mail-Benachrichtigungen?

Bevor ich die Beispiele und Best Practices bespreche, halte ich es für eine gute Idee, Ihr Verständnis von E-Mail-Benachrichtigungen aufzufrischen.

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei E-Mail-Benachrichtigungen um automatisierte Nachrichten, die an Benutzer gesendet werden, um sie über bestimmte Aktivitäten oder Aktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.

Sie spielen eine Schlüsselrolle in der Geschäftskommunikation und übermitteln häufig wichtige Informationen wie Kaufbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder Kontoaktualisierungen.

Im Gegensatz zu Newslettern oder Marketing-E-Mails, die darauf abzielen, Kunden über einen längeren Zeitraum zu binden, sind E-Mail-Benachrichtigungen in der Regel direkt und konzentrieren sich auf die Bereitstellung spezifischer, umsetzbarer Informationen.

Arten von E-Mail-Benachrichtigungen

Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, die jeweils einem bestimmten Zweck in der Geschäftskommunikation dienen. Dazu gehören Benachrichtigungen, die durch Transaktionen, Verhalten oder Aktionen auf einer Website (wie das Ausfüllen eines Formulars) ausgelöst werden. Im Folgenden untersuchen wir zwei der häufigsten Kategorien von E-Mail-Benachrichtigungen.

Transaktions-E-Mails

Transaktions-E-Mails werden normalerweise gesendet, nachdem ein Benutzer eine Aktion abgeschlossen hat, z. B. eine Bestellung aufgeben oder sein Konto aktualisieren.

Der Schwerpunkt dieser E-Mails liegt auf der Bereitstellung wichtiger Details, die Benutzer unmittelbar nach ihrer Interaktion erwarten.

Beispiele hierfür sind:

• Versandbenachrichtigungen: Benachrichtigungen, um Kunden darüber zu informieren, dass ihr Paket versendet wurde, oft mit Informationen zur Sendungsverfolgung.
• Rechnungs-E-Mails: Werden an Benutzer gesendet, nachdem die Zahlungen verarbeitet wurden, um eine Kostenaufschlüsselung und eine Quittung für ihre Unterlagen bereitzustellen.
• Bestellbestätigungen: Eine Quittung, die bestätigt, dass eine Bestellung aufgegeben wurde und einen Überblick über den Kauf bietet.

Diese E-Mails stellen sicher, dass Benutzer über alle notwendigen Details zu ihren Interaktionen verfügen, was ihnen Sicherheit gibt und gleichzeitig das Vertrauen in das Unternehmen stärkt.

Verhaltens-E-Mails

Verhaltens-E-Mails werden basierend auf den Interaktionen eines Benutzers mit Ihrer Plattform gesendet und normalerweise durch Aktionen (oder Unterlassungen) eines Benutzers ausgelöst.

Sie helfen Unternehmen dabei, mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, und zielen oft darauf ab, weiteres Engagement zu fördern.

Beispiele hierfür sind:

• Aktivitätserinnerungen: E-Mails, die Benutzer daran erinnern, die Einrichtung eines Kontos abzuschließen, an einer Veranstaltung teilzunehmen oder ein Abonnement zu erneuern.
• Benachrichtigungen über Warenkorbabbrüche: Nachrichten, die an Kunden gesendet werden, die Artikel in ihren Warenkorb legen, aber den Bestellvorgang nicht abschließen. Diese E-Mails enthalten häufig Anreize wie Rabatte, um Benutzer dazu zu ermutigen, zurückzukehren und den Kauf abzuschließen.

Diese E-Mails personalisieren das Kundenerlebnis, indem sie auf das Benutzerverhalten reagieren und zeitnahe Aufforderungen bieten, Benutzer an kritischen Punkten ihrer Reise erneut anzusprechen.

Aktionen auf einer Website

E-Mail-Benachrichtigungen werden häufig auch durch bestimmte Aktionen eines Benutzers auf einer Website ausgelöst. Mithilfe dieser Benachrichtigungen bleiben Benutzer über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden.

Wenn jemand beispielsweise ein Kontakt- oder Registrierungsformular ausfüllt, kann als Bestätigung eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden.

Weitere häufige Website-Aktionen, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen können, sind:

• Newsletter-Anmeldungen: Benutzer, die sich für einen Newsletter anmelden, erhalten eine Willkommens-E-Mail, die ihnen mitteilt, dass ihre Anmeldung erfolgreich war.
• Kontoerstellung: Nach der Erstellung eines Kontos auf einer Website erhalten Benutzer eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Registrierung, häufig mit Anweisungen zum Einrichten ihres Profils.
• Passwort-Zurücksetzungen: Wenn ein Benutzer eine Passwort-Zurücksetzung anfordert, wird aus Sicherheitsgründen sofort eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen seines Passworts gesendet.
• Veranstaltungsregistrierungen: Benutzer, die sich für ein Webinar oder eine Veranstaltung registrieren, erhalten möglicherweise eine E-Mail mit Veranstaltungsdetails, Terminen oder einer Kalendereinladung.

Durch die Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen auf der Grundlage dieser Website-Aktionen können Unternehmen die Benutzereinbindung verbessern und für Klarheit sorgen, was das Vertrauen der Kunden stärkt.

Best Practices zum Erstellen effektiver E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen können ein leistungsstarkes Tool sein, um Ihr Publikum zu motivieren, zu informieren und zufrieden zu stellen.

Um jedoch wirklich effektiv zu sein, müssen diese Benachrichtigungen gut formuliert, klar und benutzerorientiert gestaltet sein.

Im Folgenden finden Sie umsetzbare Tipps, die Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe gerecht werden und gleichzeitig ein sinnvolles Engagement fördern.

1. Halten Sie die Betreffzeile klar

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Daher ist es wichtig, dass sie den Zweck der E-Mail sofort kommuniziert. Eine klare und direkte Betreffzeile erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail geöffnet wird.

Verwenden Sie beispielsweise anstelle eines vagen Betreffs wie „Ihre Bestellung“ „Ihre Bestellung Nr. 1234 wurde versendet“, um dem Empfänger genau mitzuteilen, was er darin finden wird. Hier sind einige weitere Beispiele aus der Praxis:

• Ihr Paket ist unterwegs! – Amazon.
• Passwort erfolgreich geändert – Dropbox.
• Ihr Termin ist bestätigt – Zocdoc.
• Neuer Kommentar zu Ihrem Beitrag – Facebook.
• Es ist Zeit, Ihr Abonnement zu erneuern – Adobe.
• Ihre monatliche Abrechnung ist fertig – American Express.
• Erforderliche Aktion: Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse – GitHub.
• Ihre letzte Zahlung war erfolgreich – PayPal.
• Update: Änderungen an Ihren Kontoeinstellungen – Spotify.

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig Betreffzeilen sind, die den Leser sofort über den Zweck der E-Mail informieren und zum schnellen Handeln oder Verständnis anregen.

2. Personalisieren Sie den Inhalt

Die Personalisierung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, das Engagement zu steigern.

Indem Sie den Namen des Empfängers, die letzten Käufe oder bestimmte von ihm durchgeführte Aktionen angeben, wird die E-Mail für ihn relevanter. Diese kleine Berührung kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihre E-Mails empfangen werden.

Beispielsweise fühlt sich „Hallo Sarah, hier ist Ihr neuestes Konto-Update“ persönlicher an und lädt den Benutzer ein, sich mit den Inhalten zu beschäftigen.

3. Design für mobile Reaktionsfähigkeit

Da so viele Benutzer ihre E-Mails auf ihren Mobiltelefonen abrufen, ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen für Mobilgeräte geeignet sind.

Ihre E-Mails sollten auf jedem Gerät leicht zu lesen und zu navigieren sein. Das bedeutet, Responsive-Design-Techniken zu verwenden, sicherzustellen, dass Bilder richtig geladen werden und dass Schaltflächen und Links leicht anklickbar sind.

Ein auf Mobilgeräte ansprechendes Design sorgt für ein reibungsloses Benutzererlebnis und stellt sicher, dass Ihre E-Mails auf kleinen Bildschirmen genauso effektiv sind wie auf Desktops.

4. Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) ein

Ein gut platzierter CTA kann den entscheidenden Unterschied bei der E-Mail-Interaktion ausmachen. Wenn Ihre E-Mail-Benachrichtigung weitere Maßnahmen erfordert, z. B. die Verfolgung einer Bestellung, die Vereinbarung eines Termins oder die Überprüfung eines Produkts, fügen Sie einen klaren und relevanten CTA hinzu.

Schaltflächen wie „Verfolgen Sie Ihr Paket“ oder „Überprüfen Sie Ihren Kauf“ erleichtern es den Empfängern beispielsweise, zu wissen, was als nächstes zu tun ist. CTAs fördern das Engagement und machen es Benutzern einfach, direkt aus der E-Mail heraus Maßnahmen zu ergreifen.

5. Verwenden Sie ein einheitliches Branding

Ihre E-Mail-Benachrichtigungen sollten die Marke Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowohl im Design als auch im Ton. Verwenden Sie einheitliche Farben, Schriftarten und Logos, um die Wiedererkennung Ihrer Marke sicherzustellen.

Darüber hinaus sollte die in der E-Mail verwendete Sprache mit der Stimme Ihrer Marke übereinstimmen, unabhängig davon, ob sie locker, professionell oder irgendwo dazwischen klingt.

Konsistentes Branding schafft Vertrauen und stellt sicher, dass Ihr Publikum auf einen Blick weiß, von wem die Botschaft stammt. Es trägt auch dazu bei, die Identität Ihrer Marke an jedem Berührungspunkt zu stärken.

Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie inspirieren

In diesem Abschnitt stelle ich verschiedene Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen verschiedener Marken vor und analysiere, warum sie so gut funktionieren.

1. LinkedIn

Betreffzeile: Ihre Seite wurde erwähnt!

Diese E-Mail von LinkedIn benachrichtigt einen Seitenadministrator über Erwähnungen auf seiner LinkedIn-Seite. Es erinnert sie daran, mit ihren Followern in Kontakt zu bleiben, indem sie auf Kommentare antworten oder Inhalte teilen.

Warum es funktioniert

• Die E-Mail ist direkt und bietet einen unmittelbaren Mehrwert, indem sie bestimmte Zahlen wie „142 Erwähnungen“ präsentiert, was ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt.
• Der Call-to-Action (CTA)-Button „Kommentar starten“ sticht hervor und ist deutlich verständlich, sodass der Empfänger ohne zu zögern mitmachen kann.
• LinkedIn enthält umsetzbare Ratschläge und bietet praktische Möglichkeiten, die Erwähnungen zu nutzen (Beiträge erneut zu teilen, zu kommentieren oder zu verstärken) und so einen Mehrwert zu schaffen.
• Jeder Tipp verfügt über einen eigenen anklickbaren CTA, der einfache nächste Schritte ermöglicht, ohne den Empfänger mit zu vielen Informationen zu überfordern.

2. Trustpilot

Betreffzeile: 16 Personen haben Ihre Rezension gelesen!

Diese E-Mail-Benachrichtigung von Trustpilot soll den Benutzer über die Sichtbarkeit und Leistung seiner Bewertung informieren. Gleichzeitig werden Benutzer auf subtile Weise dazu aufgefordert, ihre Bewertungen erneut zu lesen oder weitere Unternehmen auf Trustpilot zu erkunden.

Warum es funktioniert

• Durch die Hervorhebung, dass 16 Personen die Rezension gelesen haben, wird der Beitrag der Benutzer gewürdigt, das Engagement gestärkt und weitere Maßnahmen angeregt.
• Die E-Mail bietet eine kurze Zusammenfassung mit visuellen Darstellungen für Bewertungen, Ansichten und Klicks, sodass Benutzer sie auf einen Blick leicht verstehen können.
• Die primäre CTA-Schaltfläche „Sehen Sie sich Ihre Bewertung an“ ist fett und sichtbar und ermutigt Benutzer, sofort Maßnahmen zu ergreifen.
• Die E-Mail enthält einen sekundären CTA, „Neue Unternehmen finden“, der die weitere Interaktion mit der Plattform fördert, ohne aufdringlich zu sein.

3. PayPal

Betreffzeile: Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme

Diese PayPal-E-Mail-Benachrichtigung soll Kunden helfen, indem sie hilfreiche Links und Anleitungen für häufige kontobezogene Probleme bereitstellt.

Warum es funktioniert

• Die E-Mail wird mit einem Hilfsangebot geöffnet, das direkt auf den potenziellen Bedarf des Kunden eingeht.
• Probleme werden kategorisiert (Kontozugriff, Zahlung, Streitigkeiten), sodass Benutzer die benötigten Informationen schnell finden können.
• Jeder Problemabschnitt verfügt über einen Link „Hilfe anfordern“, der Benutzer dazu ermutigt, entsprechend ihrem spezifischen Problem zu handeln.
• Symbole neben jeder Kategorie bieten einen schnellen visuellen Hinweis, um das Verständnis zu verbessern und die Benutzererfahrung zu verbessern.
• Ein abschließender Link zum Help Center bietet ein breiteres Spektrum an Supportoptionen für Benutzer mit komplexeren Fragen.

4. Netflix

Betreffzeile: Ein neues Gerät verwendet Ihr Konto

Diese E-Mail von Netflix soll den Benutzer über ein wichtiges Sicherheitsereignis informieren: Ein neues Gerät wurde in seinem Konto angemeldet. Es enthält außerdem Schritte zum nächsten Vorgehen, je nachdem, ob die Aktivität autorisiert wurde oder nicht.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile macht deutlich, dass ein neues Gerät auf das Konto zugegriffen hat, und fordert Benutzer auf, die E-Mails sofort zu lesen.
• Details wie Gerät, Standort und Uhrzeit werden prominent angezeigt und helfen Benutzern, eine schnelle Entscheidung zu treffen.
• Netflix bietet spezifische Aktionen für verschiedene Szenarien – unabhängig davon, ob der Benutzer die Aktivität erkennt, jemand anderes im Haushalt angemeldet ist oder ob sie verdächtig ist.
• Es gibt Links zum Ändern des Passworts und zum Zugriff auf das Hilfecenter, die schnelle Lösungen bieten.
• Netflix fügt geschickt eine Empfehlung für eine Show („Stranger Things“) hinzu und verbindet Sicherheit mit einem Hauch von Personalisierung.

5. Shopify

Betreffzeile: Ihre kostenlose Testversion endet morgen

Diese E-Mail von Shopify dient als rechtzeitige Erinnerung daran, dass die kostenlose Testversion des Benutzers am nächsten Tag endet. Es betont die Vorteile der Auswahl eines Plans vor Ablauf des Testzeitraums.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile erzeugt sofort ein Gefühl der Dringlichkeit und erinnert den Benutzer daran, dass Maßnahmen erforderlich sind, um eine Unterbrechung seines Dienstes zu vermeiden.
• Die prominente Schaltfläche „Plan auswählen“ vereinfacht den Entscheidungsprozess des Benutzers und bietet einen schnellen Weg zum Upgrade.
• Shopify erläutert, wie seine Pläne dem Benutzer helfen können – indem sie wesentliche Funktionen wie den Verkauf auf mehreren Plattformen und den Zugriff auf Kundensupport rund um die Uhr bereitstellen.
• Die Schaltfläche „Pläne vergleichen“ bietet Benutzern eine weitere Option, wenn sie vor dem Upgrade detailliertere Informationen einsehen möchten.

6. Meiro

Betreffzeile: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten

Diese E-Mail-Benachrichtigung von Meiro informiert den Bewerber darüber, dass seine Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Es drückt die Dankbarkeit für das Interesse des Benutzers am Meiro Beta-Programm aus und legt Erwartungen für die nächsten Schritte fest.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile und der einleitende Satz bestätigen den Eingang der Bewerbung und geben dem Empfänger sofort Sicherheit.
• Die E-Mail hat einen warmen, menschlichen Ton und vermittelt dem Empfänger mit Sätzen wie „Wir sind absolut begeistert von Ihrem Interesse“ das Gefühl, wertgeschätzt und geschätzt zu werden.
• In der E-Mail wird der Empfänger auf mögliche Wartezeiten vorbereitet, indem darauf hingewiesen wird, dass das Durcharbeiten der Anträge eine Weile dauern kann.
• Durch die Verwendung des Namens des Empfängers und des Herz-Emojis entsteht eine personalisierte, informelle Verbindung, die das Gemeinschaftsgefühl stärkt.

7. VSCO

Betreffzeile: Wir aktualisieren unsere Datenschutzrichtlinie

Diese E-Mail von VSCO informiert Benutzer über bevorstehende Änderungen der Datenschutzrichtlinie der Plattform, die am 1. Januar 2023 in Kraft treten. Die Nachricht unterstreicht das Engagement von VSCO für Transparenz und Benutzerdatenschutz, insbesondere als Reaktion auf neue Datenschutzgesetze.

Warum es funktioniert

• Der Betreff ist prägnant und informiert die Empfänger sofort darüber, dass eine wichtige Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie bevorsteht.
• VSCO macht deutlich, warum die Änderungen stattfinden, und erwähnt den California Consumer Privacy Act und den Virginia Consumer Data Protection Act.
• Der freundliche und integrative Ton stärkt die Marke von VSCO als Plattform für Kreativität und Selbstdarstellung und hilft den Benutzern, sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
• Der Call-to-Action-Button am Ende der E-Mail ist einfach und fällt auf. Er ermutigt Benutzer, weiterhin mit der Plattform zu interagieren, indem sie „Weiter mit VSCO erstellen“ klicken.

8. Roku

Betreffzeile: Setzen Sie Ihr Passwort zurück

Diese E-Mail von Roku informiert Benutzer darüber, dass sie aufgefordert wurden, ihre Kontokennwörter zurückzusetzen. Die E-Mail enthält einen klaren Call-to-Action (CTA)-Button zum Zurücksetzen des Passworts und eine Erinnerung daran, dass der Link in 24 Stunden abläuft.

Warum es funktioniert

• In der E-Mail wird eine Ablauffrist von 24 Stunden für den Link zum Zurücksetzen festgelegt, was zum sofortigen Handeln anregt und gleichzeitig die Sicherheit betont.
• Die Schaltfläche „Passwort zurücksetzen“ ist gut sichtbar und umsetzbar, sodass der Benutzer den Vorgang einfach abschließen kann.
• Durch die Bereitstellung von Anleitungen, was zu tun ist, wenn der Benutzer die Anfrage nicht initiiert hat, versichert Roku den Benutzern, dass die Sicherheit ihres Kontos Vorrang hat.
• Es wird ein klarer Link zum Kundensupport bereitgestellt, der sicherstellt, dass Benutzer alle Probleme schnell lösen können, wenn sie das Zurücksetzen nicht angefordert haben.

So passen Sie Formular-E-Mail-Benachrichtigungen an

Die oben genannten Benachrichtigungen fallen in den Bereich der Transaktions- und Verhaltens-E-Mails. Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Benachrichtigung für jemanden erstellen möchten, der eine Aktion auf Ihrer Website durchführt, beispielsweise das Ausfüllen eines Formulars, werden Sie erfreut sein zu hören, dass WPForms zahlreiche Anpassungsoptionen bietet.

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