Die Event-Management-Fähigkeiten, die Sie als Planer haben müssen

Eventmanagement ist ein anspruchsvolles Geschäft. Um eine solche Rolle zu übernehmen, braucht man mehr als nur Organisationstalent. Sie müssen auf Details achten und bereit sein, die Anfragen der Leute zu beantworten. Wahrscheinlich müssen Sie ein oder zwei Feuer löschen.

Wenn Sie jedoch gerne mit Menschen arbeiten, kann die Eventplanung lohnend sein. Und es gibt immer Tipps und Ratschläge, die Ihnen helfen, sich zu verbessern.

Dieser Artikel beschreibt 20 Eventmanagement-Fähigkeiten, die Planer benötigen, um erfolgreiche Aktivitäten zu organisieren. Alle, die in diesem Bereich Karriere machen wollen, können lernen, was es braucht, um ihr Bestes zu geben. Fühlen Sie sich frei, Ihre angeborenen Fähigkeiten zu entdecken und neue zu entwickeln.

Eventmanagement-Fähigkeiten, die Sie haben müssen, um ein Eventplaner zu sein

Soziale Kompetenz

Eines haben alle Veranstaltungen gemeinsam: Sie beziehen Menschen mit ein. Ganz gleich, welche Art von Event Sie veranstalten (persönlich, Livestream-Events oder Hybrid-Events), es sind immer Leute da. Deshalb spielt Ihre Menschenkenntnis eine wichtige Rolle.

Sie müssen alle Arten von Charakteren berücksichtigen und dies effizient tun. Dazu gehören Lieferanten, Vorgesetzte, Sponsoren, Mitarbeiter, Lieferanten, Mitarbeiter, Regierungsbeamte und Führungskräfte. Ein großer Teil Ihres beruflichen Erfolgs besteht darin, sich wohl zu fühlen, wenn Sie sich mit all diesen Dingen verbinden. Mit anderen Worten, Kommunikationsfähigkeiten sind der Schlüssel in diesem Geschäft.

Organisatorische Fähigkeiten

Wenn es um organisatorische Fähigkeiten geht, müssen Veranstaltungsplaner in der Lage sein, alles effizient vorzubereiten.

Jede Ihrer Veranstaltungen besteht aus Tausenden von Teilen, die Sie gekonnt zusammenfügen müssen. Zudem arbeiten erfolgreiche Eventmanager meist an mehreren Projekten gleichzeitig.

Sie müssen sicherstellen, dass Bestellungen, Rechnungen, Besprechungen, Lieferungen und andere Aufgaben ordnungsgemäß und rechtzeitig ausgeführt werden . Daher ist Ihre Organisationsfähigkeit eine der wichtigsten Fähigkeiten im Eventmanagement. Indem Sie dies richtig tun, sichern Sie sich eine erfolgreiche Veranstaltung.

Kommunikationsfähigkeit

Bisher ist klar, dass Sie nicht nur mit Kunden, sondern auch mit anderen Schlüsselfiguren im Veranstaltungsplanungsprozess zu tun haben müssen. Aber Kommunikationsfähigkeiten gehen darüber hinaus; Sie müssen auch Botschaften klar vermitteln.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anweisungen explizit und direkt sind, insbesondere im Umgang mit Ihrem Planungsteam. Achten Sie auch darauf, dass Sie dies ansprechend tun.

In dem Moment, in dem Sie die Verantwortung als Veranstaltungsplaner übernehmen, verpflichten Sie sich. Jetzt sind Sie der Leiter dieser Veranstaltung und für ihren Erfolg verantwortlich. Ihr Führungsstil kann einen Unterschied machen, wenn Sie für eine starke Kommunikation sorgen. Seien Sie sich bewusst, was Ihr Team tut, und geben Sie Anweisungen auf persönliche Weise. Außerdem müssen Sie offen sein für das, was Ihre Kollegen zu sagen haben, und bereit sein, sie zu unterstützen, wenn sie Schwierigkeiten haben.

Zeitorganisationsfähigkeiten

Je weiter Sie in Ihrer Karriere vorankommen, desto mehr zeitaufwändige Aufgaben haben Sie, daher ist es ein Muss, einige Zeitmanagementstrategien zur Hand zu haben. Deshalb wird Multitasking Ihr bester Freund sein. Es kann jedoch auch Ihr schlimmster Feind sein.

Es wird viele Situationen geben, in denen Sie mit einem Kollegen ein Brainstorming durchführen und plötzlich einen Anruf zum Thema Bühnenbild erhalten. Außerdem müssen Sie viele Fristen einhalten. Der Veranstaltungstermin steht fest und Sie sind dafür verantwortlich, dass alles rechtzeitig fertig ist.

Eine solche Situation kann eine einfache Eintrittskarte in Angst und Stress oder ein Szenario für ein erfolgreiches Ereignis sein. Es hängt alles von Ihren Zeitmanagementfähigkeiten ab.

Netzwerkfähigkeit

Die besten Veranstaltungsplaner sind diejenigen, die ein Netzwerk aufbauen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontakt mit verschiedenen Fachleuten in der Eventplanungsbranche aufnehmen.

Sobald Sie ein zuverlässiges Netzwerk haben, laufen Ihre Projekte reibungsloser. Vergessen Sie nicht, dass sie Sie auch an neue Kunden verweisen können.

Verständnis von Ereignissen

Auf die Gefahr hin, auf das Offensichtliche hinzuweisen, müssen Veranstaltungsplaner wissen, wie die Veranstaltungsbranche funktioniert.

Ihre Veranstaltungsplanungsfähigkeiten werden nicht vollständig sein, bis Sie dieses Wissen erworben haben. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie wissen, wie man eine Angebotsanfrage (RFP) oder einen Grundriss erstellt. Vertragsprüfung und Datenanalyse sind ebenfalls wichtige Fähigkeiten im Eventmanagement.

Eventprofis sind mehr als Geschäftsleute Künstler: Sie müssen kreative Lösungen finden. Außerdem hilft es zu verstehen, was realistisch ist und was nicht.

Schließlich kann jemand in dieser Hinsicht von Natur aus begabter sein. Diese Fähigkeiten können jedoch auch im Laufe der Zeit entwickelt werden.

Forschungsfähigkeit

Jeder Veranstaltungsplaner muss recherchieren, um über die neuesten Nachrichten in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben. Ressourcen, Tools und ereignisbezogene Aspekte sind eine Überlegung wert.

Heutzutage sind diese Informationen online über eine Suchmaschine leicht zugänglich. Der Schlüssel liegt jedoch darin, die richtigen Daten im Ozean der verfügbaren Informationen zu finden . Dies hängt allein von der Recherchekompetenz des Veranstalters ab.

Gute Forscher werden in der Lage sein, genaue Informationen schnell zu finden. Dazu gehören Last-Minute-Einschränkungen wie Kapazitätsbeschränkungen oder Zugangsbedingungen, die Regierungen anwenden können.

Kundenorientierter Service

Regel Nummer eins für alle Eventmanager lautet „Der Kunde steht an erster Stelle“. Denken Sie immer daran, dass Sie die Veranstaltung des Kunden organisieren, daher müssen Sie seine Vision priorisieren. Selbst wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind, müssen Sie ihre Bedürfnisse vor Ihre stellen. Außerdem müssen Sie Faktoren wie das Budget berücksichtigen.

Denken Sie daran, dass Freundlichkeit ein großes Plus ist. Verwenden Sie Ausdrücke wie „Es ist mir ein Vergnügen“, „Lass mich sehen, was wir tun können“ oder „Auf jeden Fall“. Mit diesem Ansatz können Sie das Vertrauen Ihrer Kunden stärken und ihre Angst verringern.

Problemlösende Fähigkeiten

Wenn Sie sich fragen, was sich in dieser Branche auszahlt, lautet die Antwort: Fähigkeiten zur Problemlösung.

Es ist unmöglich, sich ein Ereignis ohne Probleme vorzustellen, und Sie müssen sie mit kühlem Kopf lösen. Ein Eventmanager zu sein, ist mehr als Haftnotizen zu platzieren und ein paar Anweisungen zu geben. Meistens müssen Veranstalter schwierige Entscheidungen treffen.

Es wird unvorhergesehene Situationen geben, die Sie ruhig und effektiv lösen müssen. Von der Unterhaltung des Publikums, während der Hauptredner im Stau steckt, bis zur Suche nach einem neuen Anbieter in letzter Minute müssen Sie auf alles vorbereitet sein.

Alles in allem sind Entscheidungskompetenz und die Fähigkeit, Probleme zu lösen, Ihre besten Verbündeten.

Lernen Sie zu delegieren

Wir alle wollen die Kontrolle haben, aber sich um alles selbst zu kümmern, ist nicht die beste Strategie.

Es gibt eine Grenze dessen, was eine Person tun kann, also muss man lernen zu delegieren. Gerade bei der Planung von Großveranstaltungen müssen Manager ihrem Team vertrauen.

Obwohl dies nicht etwas ist, das Sie über Nacht erstellen, ist es eine Überlegung wert. Es ist ein großes Plus, ein solides Personal zu haben, auf das Sie sich verlassen können.

Fähigkeit, schwierige Gespräche zu führen

Wahrscheinlich müssen Sie sich irgendwann schwierigen Situationen stellen. Konstruktives Feedback zu geben oder jemanden zu feuern ist nicht einfach. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, müssen Sie gut damit umgehen.

Wenn Sie erfolgreiche Veranstaltungen durchführen möchten, müssen Sie schwierige Entscheidungen treffen, z. B. ein Teammitglied entfernen oder eine Aufgabe neu zuweisen.

Ihre Führungsqualitäten hängen davon ab, wie Sie ein solches Szenario angehen.

Seien Sie belastbar und flexibel

Beim Eventmanagement geht es nicht um einen klaren Aufgabenkatalog. Es ist wichtig zu verstehen, dass sich Verantwortlichkeiten ändern und Sie sich an jede Situation anpassen müssen. Ein großer Teil Ihrer Arbeit kann alles umfassen, vom Löschen von Bränden bis hin zum Führen entscheidender Telefonate, und Sie müssen dies so effizient wie möglich tun.

Ihre Leistung in diesen Fällen muss tadellos sein, und Sie müssen ruhig bleiben. Auf diese Weise können Sie die Show im Handumdrehen wieder abspielen.

Eine Checkliste zu haben ist wichtig, aber Sie müssen in der Lage sein, sich davon zu entfernen. Wenn Dinge von Ihrem Planungsprozess abweichen, müssen Sie reagieren . Sonst leidet die Veranstaltung.

Denken Sie schließlich daran, dass Ihre Art, damit umzugehen, Ihren Ruf als Eventmanager bestimmen wird.

Verhandlungsgeschick und Budgetmanagement

Verhandeln ist ein wichtiger Teil des Jobs. Meistens müssen Sie an einem Budget arbeiten, und Ihr Verhandlungsgeschick kann den Tag retten. Wenn Sie einen Platz buchen oder einen Vertrag aushandeln, möchten Sie den besten Preis erzielen, damit Sie Ihr Budget schonen können.

Aber wie macht man das? Während einige Menschen von Natur aus Verhandlungsführer sind, müssen andere möglicherweise geübt werden. Alles in allem ist es eine Mischung aus Fingerspitzengefühl, Selbstvertrauen und Vorbereitung . Prognosen und Kostenkontrolle sind entscheidende Faktoren. Auch Erfahrungen mit der Rechnungsstellung sind hilfreich.

Entscheidungskompetenz

Dies ist ein tieferer Einblick in einen der vorherigen Punkte. Wenn Sie als Veranstaltungsplaner eine Entscheidung treffen, müssen Sie die Situation sorgfältig analysieren und alle möglichen Ergebnisse berücksichtigen. Da dies ein wichtiger Teil Ihres Tagesablaufs sein wird, müssen Sie viel darauf achten.

Außerdem geht es nicht nur darum, schnell zu entscheiden; Ihre Lösungen müssen realisierbar sein. Arbeiten Sie an Ihren Entscheidungsfähigkeiten und Sie werden jedes Mal bessere Lösungen finden.

Entfalten Sie Ihre Kreativität

Ein kreativer Planer ist entscheidend für eine erfolgreiche Veranstaltung. Auch die Fähigkeit, Kunden und Teilnehmer einzubeziehen, ist entscheidend. Es reicht nicht aus, einen Veranstaltungsort zu buchen, Caterer zu engagieren und die richtigen Unterhaltungsmöglichkeiten zu finden. Hier wird Kreativität unabdingbar.

Wenn Sie möchten, dass sich die Menschen an Ihre Veranstaltungen erinnern, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ideen in unvergessliche Erlebnisse verwandeln.

Obwohl dies keine schwierige Fähigkeit ist, ist es eine Fähigkeit, die Sie mit Übung und Hingabe erwerben können.

Seien Sie ein guter Anführer

Ein wahrer Leader bringt Menschen zusammen. Anstatt Befehle zu erteilen, versuchen Sie, Mitarbeiter zu motivieren und sie zu inspirieren, ihr Bestes zu geben.

Anbieter, Freiwillige und Teammitglieder müssen für ein gemeinsames Ziel zusammenarbeiten. Außerdem müssen sie das Gefühl haben, dass das, was sie tun, wichtig ist.

Versuchen Sie mit Ihrem Stil, Menschen das Gefühl zu geben, wichtig zu sein, und führen Sie sie zum Erfolg. Auch wenn Sie manchmal hart sein müssen, stellen Sie sicher, dass dies nicht Ihre natürliche Art ist, mit anderen im Arbeitsumfeld zu kommunizieren.

Liebe was du tust

Obwohl es wie ein Klischee klingen mag, ist Leidenschaft immer noch ein wichtiger Teil der Gleichung. Ein Eventmanager muss bei allem, was er tut, mit Leidenschaft und Enthusiasmus ans Werk gehen. An dieser Stelle steht die Eigenmotivation im Vordergrund.

Auch das Gefühl des Stolzes nach der Erstellung einer erfolgreichen Veranstaltung kann dazu führen, dass Ihr Motor anspringt.

Niemand bezweifelt, dass Eventmanagement einer der stressigsten Jobs ist, und genau deshalb brauchen Sie diesen zusätzlichen Funken. Motivation hilft Ihnen, Herausforderungen zu meistern und ruhig zu bleiben, wenn es schwierig wird. Arbeiten Sie mit echter Leidenschaft, und Sie werden die Ergebnisse sehen.

Dieser Ansatz führt auch zu höherer Kreativität und gibt Ihnen ein Gefühl der Erfüllung.

Kompetenz in Technologie

Heutzutage ist Technologiekompetenz keine Option. Denken Sie daran, dass Technologie der beste Freund eines Managers ist.

Software und Apps können Prozesse vereinfachen und Ihre Effizienz verbessern, also scheuen Sie sich nicht, sie zu verwenden. Auch wenn Sie die Lösung nicht in- und auswendig kennen, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Vorteile sie bieten kann.

Dementsprechend kann es auch sehr hilfreich sein, über die neuesten Trends auf dem Laufenden zu bleiben.

Risikomanagement-Fähigkeiten

Sicherheit muss eine Ihrer obersten Prioritäten sein. Es ist wahrscheinlich, dass Veranstaltungsteilnehmer, Referenten oder Sponsoren die Anstrengungen, die Sie in diesem Bereich unternehmen, nicht sehen. An der Sicherheit sollten Sie jedoch niemals Abstriche machen.

Sicherheit ist wichtig für alle am Planungsprozess Beteiligten und auch für die Teilnehmer. Ob es um Sicherheitsmaßnahmen vor Ort oder den Schutz von Kundendaten geht, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung sicher ist.

Bleiben Sie auch über Gesundheitsvorschriften und staatliche Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden.

Ruhig halten

Auch die beste Planung hat ihre Schwachstellen. Mit anderen Worten, Sie können nicht alle möglichen Probleme vorhersagen, die auftreten können.

Wenn ein Vorfall Ihre Veranstaltung gefährdet, bewahren Sie Ruhe. Nur so finden Sie die beste Lösung.

Abschließende Gedanken zu Event-Management-Fähigkeiten

Diese Liste enthält 20 Fähigkeiten im Eventmanagement, die jeder gute Planer haben sollte. Einige von ihnen kommen ganz natürlich zu dir, andere brauchen Pflege und Entwicklung.

Berücksichtigen Sie diese Punkte bei der Planung von Veranstaltungen, und Sie werden gute Ergebnisse sehen. Mit Leidenschaft und Hingabe ist alles möglich.

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