Tipps zur Veranstaltungsplanung, die Ihnen helfen, die beste Veranstaltung zu organisieren

Veranstaltungsplaner müssen gut organisiert sein, um jeden Schritt im Planungsprozess zu koordinieren. Ohne eine effektive Strategie kann ein voller Zeitplan leicht chaotisch werden, und Sie haben bald die Kontrolle über den Plan verloren, der Ihre Veranstaltung auf den Weg bringen soll. Da Sie mehrere Anbieter gleichzeitig verwalten, mit Interessengruppen zusammenarbeiten und Zahlungen pünktlich leisten müssen, ist es wichtig, Ihren Aktionsplan aufzupolieren und sich zu organisieren.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, praktische Tipps und Techniken anzuwenden, um Ihre Organisationsfähigkeiten zu verbessern und Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu führen.

Auch wenn jede Veranstaltung auf ihre Weise anders ist, soll dieser Beitrag einige allgemeine Insider-Informationen teilen, die Sie bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung verwenden können, unabhängig von ihrem Ziel.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps zur Veranstaltungsplanung, die Sie bei der Zusammenstellung Ihrer nächsten unvergesslichen Veranstaltung anwenden können.

Beginnen Sie so früh wie möglich

Der erste Schritt bei der Veranstaltungsplanung besteht darin, ein klares Ziel festzulegen, sei es ein gesellschaftliches Treffen, ein Firmentreffen oder eine Spendenaktion. Es wird einfacher sein, sich auf die Schlüsselaspekte der Veranstaltung zu konzentrieren, wie Ort, Art des Veranstaltungsortes und Gewinnung von Sponsoren, wenn Sie eine klare und eindeutige Absicht der Veranstaltung festgelegt haben.

Zögern Sie nicht, wenn es darum geht, mit Ihrer Eventplanung zu beginnen. Eine größere Veranstaltung benötigt mindestens vier bis sechs Monate, um die Dinge zu organisieren, während eine kleine Veranstaltung höchstens einen Monat benötigt. Ein wichtiger Tipp, den Sie beachten sollten, ist sicherzustellen, dass die Lieferantenverträge Wochen vor der Veranstaltung abgeschlossen werden, damit die Dinge bis zum großen Tag reibungslos laufen.

Legen Sie klare, quantifizierbare Ziele fest

Wenn Sie sich realistische Ziele setzen möchten, beginnen Sie mit ein paar Fragen:

• Warum ist diese Veranstaltung geplant?
• Was erwarten die Veranstalter von diesem speziellen Event?

Verbessern Sie die Erfolgsrate jeder Aufgabe auf Ihrer Eventplanungs-Checkliste mit einem soliden Verständnis der Hauptziele Ihres Unternehmens, bevor Sie mit der Planung beginnen. Sie möchten einen bestimmten Spendenbetrag für das nächste große Projekt sammeln? Möchten Sie 50 oder 500 Gäste mitbringen? Vielleicht versuchen Sie, auf eine bestimmte Ursache aufmerksam zu machen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich Ziele mit Kriterien setzen, mit denen Sie Ihren Fortschritt messen können. Dies hilft Ihrem Team, die Ziele nicht nur zu visualisieren, sondern auch zu verwirklichen. Ein fähiger Veranstaltungsplaner berücksichtigt auch das Ergebnis, wenn Ziele erreicht, verfehlt und sogar übertroffen werden. Sie würden weiter überlegen, wann es am besten ist, die Dinge abzuschließen, und der richtige Zeitpunkt, um beim nächsten Event etwas Fesselnderes auszuprobieren. Wenn Sie genau wissen, wo Sie sein wollen, wissen Sie, wie Sie dort effektiv ankommen.

Planen Sie mit Transparenz

Halten Sie Ihre wichtigsten Stakeholder und Ihr Marketingteam über Ihre Eventplanung auf dem Laufenden. Informieren Sie sie über den Zeitplan, den Sie erstellt haben, und was Sie liefern werden, wie z. B. Ihre Ziele und Ziele für die Veranstaltung. Indem Sie die Beteiligten in den Prozess einbeziehen, können Sie das Erlebnis für alle Veranstaltungsteilnehmer brandmarken und zusammenführen.

Halten Sie im Falle einer bemerkenswerten Veranstaltung die Teilnehmer so oft wie möglich auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass alle Details im Veranstaltungszeitplan, vom Konzept bis zur Medien-PR, reibungslos ablaufen.

Pflegen Sie professionelle Beziehungen von gegenseitigem Respekt

Denken Sie unbedingt daran, dass Ihre Professionalität mit der Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung verbunden ist . Einer der wichtigsten Tipps für die Eventplanung ist, sich auf die Kundenbindung zu konzentrieren. Bemühen Sie sich, Kunden zu finden, die respektieren, was Sie und Ihr Unternehmen tun, und bauen Sie eine dauerhafte Partnerschaft mit ihnen auf.

Seien Sie entschlossen, den Grundstein für gute Geschäftsbeziehungen zu legen, indem Sie gegenseitigen Respekt schätzen und pflegen. Nutzen Sie Ihre Stärken und schaffen Sie ein optimales Erlebnis für Ihre Gäste.

Werden Sie beste Freunde mit Daten

Entwickeln Sie eine Möglichkeit, die Ergebnisse Ihrer Veranstaltungsplanungsfähigkeiten zu messen und daraus zu lernen, und sammeln Sie Daten, um die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen während des Planungsprozesses zu bestimmen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess eine legitime Wirkung hat? So können Sie beispielsweise objektive Umfragen durchführen und den NPS messen.

Der Besitz qualitativ hochwertiger Daten hilft Ihnen nicht nur, die Planung zukünftiger Veranstaltungen zu verbessern, sondern unterstützt Sie auch, wenn Kunden Ideen vorantreiben, die möglicherweise nicht erfolgreich sind.

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Ein wichtiger Teil der Planung ist die Definition Ihrer Zielgruppe:

• Einheimische?
• Geschäftspartner oder Führungskräfte?
• Management?
• Aktuelle oder potenzielle Kunden?
• Eine Kombination dieser Gruppen?

Ein Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung ist es, das beabsichtigte Publikum zu erreichen. Sobald Sie wissen , wer , können Sie daran arbeiten, die Veranstaltung auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuzuschneiden.

Sammeln Sie genügend Daten über Ihre Zielgruppe, demografische Merkmale, Einstellungen, Interessen oder Abneigungen usw. Verlassen Sie sich auf ihre Eigenschaften, um Ihre spezifische Zielgruppe herauszufinden und zu definieren.

Stellen Sie erstaunliches Personal ein

Tipps zur Veranstaltungsplanung unterstreichen den Wert der Einstellung guter Mitarbeiter für die Gestaltung einer erfolgreichen Veranstaltung. Sie zeigen eine respektvolle und professionelle Haltung und verfügen über fundierte Kenntnisse der Veranstaltung, um Fragen der Gäste zu beantworten.

Es ist wichtig, zu bestätigen, welche Erfahrung das Veranstaltungspersonal für den Job mitbringt, also lassen Sie es Bewerbungen ausfüllen und Referenzen vorlegen, die Sie überprüfen können. Und stellen Sie sicher, dass sich jemand die Eventdetails ansieht und lose Enden klärt, bevor das Event beginnt, damit Sie während des Events keine unerwünschten Überraschungen erleben.

Wählen Sie Ihren Veranstaltungsraum sorgfältig aus

Sie haben das Datum festgelegt, jetzt müssen Sie den perfekten Veranstaltungsort buchen. Wichtige Details wie Ort und Datum müssen so schnell wie möglich festgelegt werden. Auf diese Weise kann das Eventmanagement frühzeitig mit der Marketingkampagne beginnen.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie einen Veranstaltungsort in Betracht ziehen:

• Sind die Aufzüge und Eingänge für alle gut zugänglich? Sind WC-Anlagen für alle Geschlechter vorhanden? Ist genügend Platz vorhanden, wenn Dolmetscher oder ein Bildschirm mit Live-Untertiteln benötigt werden?
• Der Platzbedarf für 50 Gäste ist anders als für 500.
• Gibt es einen großen Parkplatz und eine einfache Zufahrt von öffentlichen Straßen?
• Müssen Sie eine bestimmte Versicherung abschließen? Welche Haftungsregelungen gibt es?
• Stellen Sie sicher, dass Platz für AV-Geräte vorhanden ist, einschließlich Stecker, Verlängerungskabel und so weiter, falls Lautsprecher, Mikrofone und Kameras für die Veranstaltung benötigt werden.

Haben Sie einen umfassenden Veranstaltungsplan

Ein gründlicher Veranstaltungsplan sollte eine To-Do-Liste enthalten, die alle wichtigen Aspekte von den Zielen bis zur Logistik abdeckt. Dieser Plan hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungsplanung auf Kurs bleibt. Es kann auch eine großartige Ressource für Teilnehmer, Teammitglieder und andere Personen sein, die an der Organisation der Veranstaltung beteiligt sind.

Die wesentlichen Elemente, die ein umfassender Plan enthalten sollte, sind:

• Veranstaltungsort
• Logistik
• Catering-Management
• Sprecher/Talent
• Moderatoren/MCs
• Zeitplan/Zeitplan
• Entertainment
• Aktionspaket
• Registrierungsverwaltung
• Sponsoringplan und Management
• Ehrenamtliche Aufgaben

Branding für Ihre Veranstaltung

Ein aktuelles Thema, das einfängt und fesselt, kann Ihrer Veranstaltung helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Thema in den verschiedenen Merkmalen der Veranstaltung tragen, insbesondere im Namen. Präsentieren Sie unverwechselbare Merkmale und bewerben Sie sie in Online-Medien, um Menschen zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu bewegen.

Wenn Sie verschiedene Veranstaltungsnamen in Betracht ziehen, fragen Sie sich: Wie unterscheidet sich diese Veranstaltung von anderen Veranstaltungen in Ihrer Branche? Welche Botschaft oder Ideale möchten Sie durch diese Veranstaltung zum Ausdruck bringen? Was sind die Hauptmerkmale Ihrer Veranstaltung?

Generieren Sie einen Slogan: Nachdem Sie den Namen festgelegt haben, lassen Sie sich einen Slogan einfallen. Denken Sie daran, es auf den Punkt zu bringen und es einprägsam zu machen, schließlich trägt dies zur Marke Ihrer Veranstaltung bei.

Entwerfen Sie ein Logo: Wenn Sie eine große Veranstaltung oder eine Reihe von Veranstaltungen organisieren, müssen Sie ein Logo erstellen.

Erstellen Sie eine visuelle Identität: Erstellen Sie eine visuelle Identität, die alle Merkmale der Veranstaltung vereint.

Erstellen Sie einen Multi-Channel-Marketingplan

Nutzen Sie bei der Planung einer Veranstaltung soziale Medien, die offizielle Website und E-Mail-Newsletter, um für die Veranstaltung zu werben und Tickets zu verkaufen. Es ist wichtig, dass die folgenden Marketinginhalte Details zur Veranstaltung enthalten, wie sich die Teilnehmer anmelden können und worauf sie sich freuen können:

• E-Mails, die an Mitglieder und Gäste vergangener Veranstaltungen gesendet werden
• Beiträge auf verschiedenen Marken-Social-Media-Plattformen
• Informationen, die auf der offiziellen Website des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden
• Informationen im Routine-Newsletter
• Lassen Sie Redner und hochkarätige Gäste Veranstaltungsdetails über ihre Social-Media-Plattformen bekannt machen
• Erhalten und garantieren Sie eine Vielzahl von Sponsorings (stellen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren zusammen, die Sie für Ihre Veranstaltung unterstützen möchten)

Erstellen Sie ein Budget und halten Sie sich daran

Es ist wichtig, von Anfang an das verfügbare Budget festzulegen, da dies die Art der Veranstaltung beeinflusst, die Sie zusammenstellen können. Ein Tipp zur Veranstaltungsplanung von Worley empfiehlt Ihnen, den Betrag zu ermitteln, den Sie bereit sind auszugeben, und dann ein Budget von 10 % mehr der ursprünglichen Schätzung einzuplanen.

Organisatorische Schluckaufe können jederzeit auftauchen . Planen Sie die Deckung zusätzlicher oder unvorhergesehener Ausgaben ein.

Nachdem Sie das Budget festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass Sie angeben, welche Ressourcen wo verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise Ihr Budget für dekorative Elemente verschwenden, anstatt in eine professionelle und erfahrene AV-Crew zu investieren, könnte Ihre Veranstaltung verpfuscht werden.

Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Checkliste

Eine fixe Deadline sorgt dafür, dass Sie die Veranstaltungsplanung ohne Verzögerungen am Laufen halten. Es ist effektiver als eine allgemeine To-Do-Liste, da Sie bestimmen können, wann bestimmte Entscheidungen getroffen und Aufgaben erledigt werden müssen.

Eine übersichtliche Checkliste hilft Ihnen dabei, die Aufgaben zu erkennen, die Sie ausführen müssen, die Fristen festzulegen, die eingehalten werden müssen, und über erforderliche zusätzliche Unterstützung zu entscheiden. Sie können während des Vorbereitungsprozesses auch finanzielle und zeitliche Schätzungen erstellen. Das Erstellen einer Checkliste kann Ihnen auch dabei helfen, den Fortschritt zu beurteilen, den Sie bei jeder Aufgabe machen.

Halten Sie Ihren Zeitplan und Ihre Checkliste auf dem neuesten Stand, wenn der Veranstaltungstag näher rückt, indem Sie sich Folgendes fragen:

• Wann kommen die Anbieter?
• Wer ist der Ansprechpartner?
• Wann werden die Mahlzeiten serviert?
• Wann übernimmt der DJ die Live-Band?

Präsentieren Sie Ihre Sponsoren wirkungsvoll

Unabhängig davon, ob Sie persönliche Veranstaltungen oder virtuelle Veranstaltungen zusammenstellen, müssen Sie die gesamte Angelegenheit nicht vollständig ohne Unterstützung finanzieren. Setzen Sie sich mit potenziellen Sponsoren in Verbindung, um Möglichkeiten zur Finanzierung der Veranstaltung im Austausch für die Markenpräsenz bei den Teilnehmern auszuarbeiten.

Erstellen Sie einen Plan, wie Sie Ihre Sponsoren präsentieren möchten. Beziehen Sie Folgendes in Ihre Planung mit ein:

• Eine Event-App für Teilnehmer. Diese Ressource ermöglicht es Gästen, die verschiedenen Sponsoren zu erkennen, Push-Benachrichtigungen zu senden und eine Verbindung zu einem benutzerfreundlichen Reiseplan herzustellen.
• Sponsor-Marktplatz. Auch mit einem Online-Event können Sie die Anforderungen Ihres Sponsors erfüllen.
• Marketing-Materialien. Steigern Sie die Qualität der Erfahrung für Ihre Sponsoren mit einer Zusammenfassung dessen, was sie gewinnen können, wenn sie zu den Marketinginstrumenten der Veranstaltung beitragen. Verwenden Sie Shout-Outs während der Veranstaltung, um beim Publikum Markenbekanntheit für die Sponsoren zu schaffen.

Die meisten Tipps zur Veranstaltungsplanung werden Sie daran erinnern, Ihre Sponsoren von der Minute an, in der sie den Vertrag unterzeichnen, sehr zu schätzen. Denken Sie daran, dass sie bezahlt haben, um bei Ihrer Veranstaltung gesehen und gehört zu werden.

Alles fotografieren

TechCrunch hat ein Flickr-Konto mit Bildern von ihren Veranstaltungen.

Machen Sie spannende und interessante Fotos, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung unterstreichen. Diese können dann auf verschiedenen Social-Media-Marketingplattformen geteilt werden, um Buzz zu erzeugen.

Ein professioneller Fotograf hat eine gute Vorstellung von den Arten von Fotos, die für Ihre spezielle Veranstaltung werben, und wird Sie nach bestimmten Details fragen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie verschiedene Fotos wünschen, die die Vielfalt der Veranstaltung einfangen, wie z. B. Event-Branding, einen lebhaften Raum und Gäste, die eine gute Zeit haben.

Berücksichtigen Sie während der Designphase alle visuellen Aspekte Ihrer Veranstaltung. Was würde einen dynamischen Hintergrund erzeugen? Welche Hauptmerkmale würden gut fotografieren und für die Marke oder Sponsoren werben?

Planen Sie die Logistik des Tages

Garantieren Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung, indem Sie alle wichtigen Veranstaltungsspezialisten (AV-Techniker, Dekorateure, Fotografen, Sicherheitspersonal usw.) lokalisieren, überprüfen und einstellen. Live-Redner und -Moderatoren, zu denen einflussreiche Experten und Influencer der Branche gehören können, sollten gebucht werden, da sie qualifiziert sind, die Ideen zu teilen, die Sie auf Ihrer Veranstaltung präsentieren möchten.

Es ist wichtig, dass Sie im Veranstaltungsplan Ihrer Gäste ein Gleichgewicht finden. Sie möchten, dass sie sich so viel wie möglich mit dem Programm beschäftigen. Schaffen Sie Abwechslung innerhalb der Veranstaltung, um ihr Interesse zu wecken und aufrechtzuerhalten.

Sie sollten jedoch auch genügend Zeit und Raum im Programm schaffen, damit die Teilnehmer alle Informationen, die sie aufnehmen, miteinander vermischen und verarbeiten können. Der Zeitplan sollte einen Spielraum für unerwartete Ereignisse bieten.

Haben Sie einen Backup-Plan, falls etwas schief geht

Sie müssen einen Sicherungsplan für den Fall unerwarteter Ausrutscher oder Probleme erstellen . Ein umfassender Backup-Plan garantiert, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft und mit allen Beteiligten ein Erfolg wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie den Plan mit Mitarbeitern, Verkäufern und den Verantwortlichen des Veranstaltungsortes teilen. Stellen Sie sicher, dass sie mit dem Plan einverstanden sind und sich des Protokolls bewusst sind, das im Falle von Problemen befolgt werden muss.

Einige dieser Probleme können das Vorhandensein von Ersatzgeräten (Mikrofone, Lautsprecher usw.), eine Liste möglicher Szenarien, die stattfinden könnten, ein nicht erschienener Redner oder die Online-Verlegung der Veranstaltung sein.

Keine Angst vor dem Verhandlungsprozess

Hier ist ein guter Tipp für die Veranstaltungsplanung, den Sie beim Umgang mit Anbietern beachten sollten: Alles ist verhandelbar. Bei Preisverhandlungen nicht zurückschrecken. Versteckte Kosten können jederzeit während der Event-Planungsphase auftauchen, also arbeiten Sie Ihr Budget aus, bevor Sie sich mit Anbietern befassen. Beschließen Sie, 5-10 % unter dem ersten Angebot zu verhandeln .

Lernen Sie die Logistik anderer Branchen kennen

Es ist nicht notwendig, mit den komplizierten Details der Funktionsweise anderer Branchen vertraut zu sein, aber eine Vorstellung von der allgemeinen Logistik zu haben, wird Ihnen als Veranstaltungsplaner auf jeden Fall helfen. Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie mit anderen beteiligten Organisationen und Anbietern kommunizieren.

Wenn Sie zum Beispiel in der Lage sind, die für die Unterbringung von Stühlen, Tischen und Zelten erforderliche Quadratmeterzahl zu ermitteln, Informationen über die Wattleistung des Generators, die BTUs der Klimaanlage und andere derartige Details zu erhalten, wird Ihnen dies dabei helfen, Ihre Veranstaltung reibungslos zu organisieren.

Sammeln Sie Mitarbeiter- und Teilnehmer-Feedback

Holen Sie nach Abschluss der Veranstaltung Feedback zum Ergebnis ein. Wenn Sie wichtiges Feedback von Mitarbeitern und Teilnehmern erhalten, können Sie besser einschätzen, was es bei allen Beteiligten zu einem Hit oder Flop gemacht hat.

Indem Sie wichtige Elemente verstehen, die frühere Events zum Erfolg geführt haben, können Sie darauf abzielen, diese Aufgaben bei der Planung Ihres nächsten Events zu wiederholen. Sie werden auch erkennen, wo Sie Verbesserungspotenzial haben, um die Messlatte für kommende Veranstaltungen höher zu legen. Wenn es Hindernisse oder Probleme gab, die während des Veranstaltungsplanungsprozesses oder der Veranstaltung selbst aufgetreten sind, nehmen Sie dies zur Kenntnis und stellen Sie sicher, dass Sie diese ansprechen.

Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was eine Veranstaltung ausmacht und was Sie weitermachen oder bei der Planung einer anderen Veranstaltung daran arbeiten können, etwas zu ändern.

Erfolg mit Tipps zur Veranstaltungsplanung

Die Planung einer Veranstaltung kann eine schwierige und anspruchsvolle Aufgabe sein. Aber die 10 Tipps zur Eventplanung, die in diesem Artikel besprochen werden, helfen Ihnen dabei, eine starke und effektive Eventplanungsstrategie zusammenzustellen.

Ein intimes und detailliertes Verständnis Ihrer Zielgruppe, wer sie ist und was sie will, ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Je besser Sie wissen, wie Sie den Teilnehmern ein wertvolles Erlebnis bieten können, desto mehr Möglichkeiten schaffen Sie, um die ideale (und erfolgreiche) Veranstaltung zusammenzustellen. Und das ist das Ziel eines jeden gut organisierten Veranstaltungsplaners.

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