Finanzielle Gesundheit für Ihr E-Commerce-Geschäft

Sie haben also ein großartiges Produkt und eine großartige Website, um es zu verkaufen, aber verfügt Ihr E-Commerce-Geschäft über die richtigen Finanzprozesse, um zu überleben?

Laut einer aktuellen Umfrage von Small Business Trends scheitern etwa 90 % der E-Commerce-Unternehmen in den ersten 4 Monaten. Prozessbezogene Probleme wie „Geldmangel“ und/oder „Preis- und Kostenprobleme“ wurden von mindestens einem Drittel der Befragten genannt – Umstände, die oft durch die Entwicklung und Einhaltung von Geschäftsverfahren vermeidbar sind.

Diese Prozesse und Verfahren werden oft zusammenfassend als „Finanzhygiene“ bezeichnet. Genauso wie unsere persönliche Hygiene uns gesund hält, müssen wir gute finanzielle Gewohnheiten pflegen, um unsere finanzielle Gesundheit zu erhalten.

• Mieten Sie einen CPA, wenn Sie Ihr Unternehmen gründen
• Öffnen Sie Ihre Mail
• Buchhaltungskontrollen pflegen
• Stimmen Sie alle Finanzkonten ab
• Rechnen Sie mit Ausgaben
• Schulden im Auge behalten

Mieten Sie einen CPA, wenn Sie Ihr Unternehmen gründen

Ein Certified Public Accountant (CPA) kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen richtig einzurichten. Wenn Sie bereits gestartet sind, kann er oder sie Ihre Buchhaltung immer noch in die richtige Richtung lenken, bevor kostspielige Probleme auftreten.

Es ist wahr, dass Software wie Sage und Quickbooks es einfach machen, Ihre eigene Buchhaltung zu führen. Tatsächlich helfen Ihnen die meisten CPAs gerne dabei, den Umgang mit Buchhaltungssoftware zu erlernen. Wenn Sie Ihren Kontenplan jedoch nicht richtig einrichten, können Sie im Dunkeln tappen, da die Einrichtung für Ihre Branche oder Situation schlecht geeignet ist.

Als Beispiel war ich einmal in einem Vorstand tätig, wo uns die Buchhaltungssoftware nichts über unsere Finanzlage verriet. Alle unsere Einnahmen gingen auf ein Konto namens „Allgemeine Einnahmen“ und alle unsere Ausgaben kamen von einem Konto namens „Allgemeine Ausgaben“. Tatsächlich waren unsere Berichte ziemlich bedeutungslos.

Die Einrichtung einiger Konten, die erfassten, wie unsere Gelder ein- und ausgingen, machte unsere Finanzen lebendig.

Gleiches Endergebnis, aber nur ein paar Minuten, die Sie damit verbracht haben, es anzusehen, könnten Ihnen sagen:

• Linkshänder-Widgets sind weitaus weniger profitabel als die normalen (vergleichen Sie den Umsatz und die Herstellungskosten).
• Obwohl Sie mehr Geld eingenommen als ausgegeben haben, haben Sie beim Verkauf von Widgets Geld verloren. Der Verkauf eines Gerätes überdeckte einen schwerwiegenden Mangel.

Eine ordnungsgemäße Buchführung während des ganzen Jahres ermöglicht es Ihnen und Ihrem CPA, Ihre Steuerverbindlichkeiten vorherzusehen und vorauszuplanen. Auch die Erstellung Ihrer Steuererklärung wird relativ einfach, da Ihre Betriebsausgaben bereits den richtigen Kategorien zugeordnet sind, wie z. B. Kfz-Ausgaben, Reisekosten, Verpflegung usw.

Ohne eine ordnungsgemäße Buchführung müssen Ihre Ausgaben im Nachhinein ermittelt werden (wenn Sie noch können). Viele Abzüge gehen verloren, weil ein Geschäftsinhaber keine angemessenen Aufzeichnungen und Quittungen geführt hat, um sie zu belegen.

Ein CPA oder ein qualifizierter Unternehmensberater sollte Ihnen auch dabei helfen, realistische Budgets und Ziele für Ihr Unternehmen zu entwickeln, damit Sie Prognosen entwickeln können und wissen, wie viel Kapital Sie für die Gründung Ihres Unternehmens benötigen.

Öffnen Sie Ihre Mail

Sie werden überrascht sein, wie viele Geschäftsinhaber es versäumen, ihre Post (egal ob elektronisch oder postalisch) zu öffnen und sich darum zu kümmern. Sicher, vieles davon wird Müll sein, aber die Pflege Ihrer Kontoauszüge, behördlichen Mitteilungen und Kundenkorrespondenz hält Ihr Geschäft auf Kurs und verhindert, dass kleine Probleme zu größeren werden.

Zum Beispiel ist eine behördliche Mitteilung, dass Ihre Umsatzsteuerzahlung ausbleibt, in der Regel mit einer kleinen Strafe und Zinsgebühr verbunden – wenn Sie sie beim ersten Mal erwischen – aber diese Kosten steigen, wenn Sie die ersten Mitteilungen ignorieren.

Nehmen Sie sich mindestens einmal pro Woche (am besten öfter) eine Zeit, um alles durchzugehen und zu verarbeiten:

• Rechnungen bezahlen
• Einzahlungsschecks
• Reagieren Sie auf Kundenbeschwerden oder Bedenken (selbst die schwierigen)
• Reagieren Sie auf Benachrichtigungen von Anbietern, Banken und Behörden

Sie denken vielleicht, dass der obige Ratschlag „Schecks einzahlen“ unnötig ist. Aber ich wurde einmal gebeten, eine Reihe alter Dokumente für einen Kunden zu vernichten, und fand fast ein Dutzend ungeöffneter Umschläge mit Schecks im Gesamtwert von über tausend Dollar darin – Schecks, die längst abgelaufen waren.

Wenn etwas hereinkommt, mit dem Sie einfach nicht umgehen können, sprechen Sie mit Ihrem CPA oder einem anderen vertrauenswürdigen Berater. Einer meiner College-Lehrer gab meiner Klasse einen einfachen Rat, der mir immer im Gedächtnis geblieben ist:

„Schlechte Nachrichten werden mit der Zeit nicht besser“

Buchhaltungskontrollen pflegen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sind die oben genannten Punkte oft die ersten Dinge, die ein Geschäftsinhaber delegieren möchte. Die Aufrechterhaltung guter Buchhaltungskontrollen schreibt jedoch vor, dass Sie als Geschäftsinhaber bestimmte Aufgaben nach Möglichkeit persönlich ausführen.

Wenn Sie jemanden haben, der Ihre Papierschecks ausstellt, sollten Sie sie dennoch unterschreiben. Möglicherweise haben Sie jemanden, der Ihre Kontoauszüge abgleicht, aber Sie sollten sie trotzdem lesen. Die alltägliche Aufgabe, das Postfach zu überprüfen, hat mehr als einen Geschäftsinhaber vor fortgesetztem Betrug oder Diebstahl in seiner Organisation bewahrt, weil er eine Rechnung oder ein anderes Dokument bemerkte, das keinen Sinn ergab, und es aufspürte.

Stimmen Sie alle Finanzkonten ab

Der Abgleich von Bank- und Kreditkartenabrechnungen sollte monatlich durchgeführt werden. Kontoauszüge abzugleichen bedeutet, sie mit Ihren Aufzeichnungen zu vergleichen, um sicherzustellen, dass die Summen gleich sind. Online-Banking und das tägliche Herunterladen von Transaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware sind eine gute Sache, aber der Abgleich hält Ihre Aufzeichnungen genau und bietet eine Überprüfung, ob die angegebenen Beträge dort ankommen, wo Sie glauben, dass sie gehen.

Beispielsweise kann Quickbooks davon ausgehen, dass eine heruntergeladene Transaktion über 100 $ mit einer Transaktion über 100 $ übereinstimmt, die Sie bereits eingegeben haben. Diese Beträge können jedoch zufällig übereinstimmen, und die von Ihnen eingegebene Transaktion kann tatsächlich noch ausstehen.

Der Kontenabgleich zwingt Sie dazu, all diese Transaktionen aufzuspüren, und ist auch eine zweite Chance, festzustellen, wo Zahlungen getätigt wurden. Sie haben beispielsweise gedacht, Sie hätten Google AdWords ausgesetzt, stellen aber fest, dass Ihre Kreditkarte immer noch belastet wird.

Eine regelmäßige Bestandsaufnahme Ihrer fertigen Waren, unfertigen Erzeugnisse und Rohmaterialien hilft Ihnen auch, Ihre Geschäftsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten – und kann Ihnen helfen, es zu entdecken, wenn etwas verloren geht.

Rechnen Sie mit Ausgaben

Einige Ausgaben, wie das Bestellen von Inventar und das Bezahlen von Versandrechnungen, sind vorhersehbar. Andere, wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Kreditzahlungen, kommen zu unterschiedlichen Zeiten (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder sogar jährlich).

Es kann schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Sie zu verschiedenen Zeiten schulden. Um es noch komplizierter zu machen, werden Lohnkosten oft automatisch von Ihrem Konto abgezogen, bereit oder nicht!

Eine Lösung hierfür besteht darin, eine Cashflow-Prognose zu führen, die alle erwarteten zukünftigen Ausgaben in den nächsten Monaten berücksichtigt. Ein weiterer Ansatz, den viele Geschäftsinhaber verwenden, insbesondere für die Gehaltsabrechnung, besteht darin, ein separates Bankkonto zu führen. Durch die Übertragung des Bruttobetrags (dh des Gesamtbetrags) der Lohnkosten in jeder Zahlungsperiode kann der Geschäftsinhaber effektiv monatliche und vierteljährliche Lohnsteuern sparen, wenn sie fällig werden.

Spezielle Girokonten werden manchmal auch für erhebliche Geschäftsausgaben wie Inventar verwendet. Wenn Sie einen Teil des Geldes aus allen Verkäufen auf ein Lagerbestandskonto einzahlen, sind Sie finanziell immer bereit, mehr Lagerbestand zu bestellen.

Für Ausgaben, die vorhersehbar sind, aber in etwas unvorhersehbaren Intervallen realisiert werden (wie die Lohnabrechnungs- und Inventarbeispiele), werden die zusätzlichen Bankkonten von vielen Geschäftsinhabern bevorzugt, weil sie ein klareres Bild davon vermitteln, wo sie stehen, ohne Berechnungen anstellen zu müssen im Flug.

Wenn Sie zum Beispiel schnell einen neuen 2.000-Dollar-Computer brauchen, 6.000 Dollar auf dem Hauptbankkonto haben und wissen, dass Ihre nächste Gehaltsabrechnung bereits auf das Gehaltskonto überwiesen wurde, wissen Sie, dass Sie den Computer kaufen können.

Sie müssen immer noch Cashflow-Prognosen erstellen, aber ein paar dedizierte Girokonten für die oben beschriebenen kritischen Funktionen werden Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, und Ihr Unternehmen sollte Geld für Ihre Prioritäten haben.

Schulden im Auge behalten

Ein gewisses Maß an Schulden kann in einem Unternehmen unvermeidlich sein, insbesondere wenn es neu gegründet wird und/oder wächst. Aber wenn Sie die Schulden nicht sorgfältig überwachen, kann Ihr Zugang zu Krediten ernsthafte Probleme mit dem Cashflow und der Rentabilität Ihres Unternehmens verschleiern. Sie können eines Tages einfach aufwachen und feststellen, dass Ihre Kreditkarten und/oder Geschäftskreditlinien ausgeschöpft sind.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Schulden überwachen – überprüfen Sie Ihre Salden mindestens einmal im Monat, um sicherzustellen, dass sie nach unten und nicht nach oben gehen. Führen Sie eine Tabelle, damit Sie sehen können, wie sich diese Salden im Laufe der Zeit ändern. Schleichende Schulden sind viel einfacher zu korrigieren, bevor sie völlig außer Kontrolle geraten, als später, wenn Ihnen der Kredit ausgeht und Sie viele Zinsen zahlen.

Finanzhygiene – Das tut Ihnen gut!

Sie sind ins Geschäft eingestiegen, weil Sie eine tolle Idee hatten, nicht weil Sie Buchhaltung lieben. Buchhaltungsarbeiten, das Lesen von E-Mails und andere administrative Aufgaben können sich wie nichts anderes anfühlen als Ablenkungen vom Erreichen Ihrer Ziele. Aber den Überblick zu behalten ist der beste Weg, um die Risiken zu kontrollieren, die Sie im Geschäft eingehen!

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