Die fünf häufigsten Fallstricke bei der US-E-Commerce-Umsatzsteuer

Es war einmal, dass die Umsatzsteuer für E-Commerce-Shops in den Vereinigten Staaten wunderbar einfach war. In den frühen Tagen, bevor die Aufsichtsbehörden die Branche einholten, konnten Unternehmen auf die Erhebung von Umsatzsteuern für Transaktionen in Staaten verzichten, in denen sie keine physische Präsenz hatten.

Im Jahr 2018 wurden die Dinge komplizierter, als der Oberste Gerichtshof der USA im Fall South Dakota gegen Wayfair entschied dass jeder Staat viele seiner eigenen Regeln zur Umsatzsteuer für E-Commerce-Shops festlegen könnte. Heute haben 45 Staaten eine landesweite Umsatzsteuer – jeder mit seinen eigenen nuancierten Regeln. Darüber hinaus gibt es derzeit mehr als 11.000 verschiedene Steuerhoheiten in Städten, Landkreisen und Kommunen. Es kann schwierig sein, alles im Auge zu behalten.

Fünf umsatzsteuerliche Fallstricke, die es zu vermeiden gilt

Angesichts der Komplexität der Umsatzsteuer in den USA kann Ihnen das Vermeiden der folgenden häufigen Fehltritte dabei helfen, den Großteil der Umsatzsteuer-Compliance zu bewältigen. Es lohnt sich, diesen weniger aufregenden Teil des E-Commerce-Unternehmensbesitzes voranzutreiben.

Fallstrick Nr. 1: Nicht erkennen, dass Sie Umsatzsteuer erheben müssen

Obwohl seit dem Wayfair-Urteil drei Jahre vergangen sind, haben einige Unternehmen ihre Umsatzsteuerpraktiken immer noch nicht aktualisiert. Wenn Sie das sind und Ihr Unternehmen keine Erhebung oder Einreichung vorgenommen hat, sollten Sie mit einem staatlichen und lokalen Steuerberater (SALT) sprechen, um Ihre Haftung für vergangene Steuern zu verstehen und einen Plan für die Zukunft zu erstellen.

Die gute Nachricht ist, dass die staatlichen Finanzämter im Allgemeinen viel nachsichtiger sind, wenn Sie zu ihnen gehen, als wenn sie den Fehler selbst herausfinden.

Das folgende Szenario ist häufiger: Unternehmen wissen, dass E-Commerce-Shops Umsatzsteuer zahlen müssen, glauben aber fälschlicherweise, dass sie aufgrund der Art der von ihnen verkauften Produkte davon befreit sind . Dies ist ein häufiger Fehler, den SaaS-Unternehmen und digitale Händler machen.

Vorschriften bewegen sich in der Regel langsamer als Technologie, und viele Jahre lang konzentrierte sich die Umsatzsteuer fast ausschließlich auf materielle Gegenstände wie Fernseher und Möbel. Aber in den letzten Jahren gab es eine Zunahme von Produkten, die überhaupt keine greifbaren Eigenschaften haben – zum Beispiel Software, die aus der Cloud heruntergeladen wurde. Es gibt keine physische CD-ROM, die für diese Software besteuert werden muss, und daher hielten viele sie in der Vergangenheit für von der Umsatzsteuer befreit. Da die Staaten den Anstieg der Verkäufe für diese immateriellen digitalen Güter beobachtet haben, ändern sie ihre Gesetze , um ihre Einnahmen zu steigern.

Heute besteuern 20 Bundesstaaten SaaS-Produkte (Software as a Service) . Es lohnt sich, sich eine Aufschlüsselung anzusehen, wie jeder von ihnen SaaS besteuert. Fallen Ihre Produkte in diese Kategorie? Viele Staaten unterscheiden zwischen digitalen Gütern wie eBooks und Software, daher müssen Sie darauf achten, Ihre Artikel angemessen zu kategorisieren.

Fallstrick Nr. 2: Vergessen, Nexus zu verfolgen

Nexus ist eines der kniffligsten Konzepte, wenn es um die Umsatzsteuer-Compliance geht. Grundsätzlich ist Nexus die Schwelle, ab der ein Staat von einem Unternehmen verlangt, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen . Früher war dies weitgehend physisch (z. B. eine Geschäftspräsenz in einem Staat), aber nach Wayfair haben die Staaten wirtschaftliche Schwellenwerte in Form von Bruttoumsätzen und Anzahl der Transaktionen eingeführt.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Sie diese Schwellenwerte verstehen und Daten für jeden Staat nachverfolgen, damit Sie wissen, wo Sie Umsatzsteuer erheben und abführen müssen und wo Sie sie nicht erheben und abführen müssen. Wenn Sie eine Nexus-Schwelle überschreiten, ohne es zu wissen, und nicht damit beginnen, Umsatzsteuer von Ihren Kunden zu erheben, ist Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, diese Steuern aus eigener Tasche zu zahlen. Und das macht keinen Spaß – fragen Sie diese sechs Einzelhändler.

Fallstrick Nr. 3: Verstreute Daten und Berichte

Der Versuch, Ihre Umsatzsteuer-Compliance und Ihren Nexus-Status zu verfolgen, ist schwieriger, wenn Sie ein Multi-Channel-Verkäufer sind und Daten in verschiedenen Silos leben. Dies wird besonders schwierig, wenn einige Ihrer Vertriebskanäle über Marktplatzvermittler wie Amazon, eBay und Etsy laufen. In den meisten Bundesstaaten gibt es Gesetze, die diese Marktplatzvermittler dazu verpflichten, die Umsatzsteuer für Sie einzuziehen und abzuführen. Das bedeutet, dass Sie für die Erhebung der Umsatzsteuer auf Ihrer von WooCommerce betriebenen Website verantwortlich sind (keine Sorge, Software wie TaxJar kann den gesamten Umsatzsteuerprozess automatisieren), aber nicht als Drittanbieter bei Amazon.

Verschiedene Staaten haben unterschiedliche Regeln, wenn es darum geht, ob Ihre Verkäufe auf diesen Marktplatzvermittlern auf Ihre Nexus-Schwelle angerechnet werden oder nicht. Wie Sie sehen, kann es schnell kompliziert werden . Ein Dashboard zur Umsatzsteuerberichterstattung kann Ihnen ein einziges, ganzheitliches Bild all Ihrer Verkäufe in jedem Kanal geben, sowie darüber, was für Sie eingezogen wurde und was Sie selbst einziehen müssen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und können Ihre Compliance besser strategisch angehen.

Fallstrick Nr. 4: Falsche Klassifizierung von Produkten (und deren Steuersatz)

Wussten Sie, dass ein Bagel in New York als Grundnahrungsmittel steuerfrei ist – aber sobald Sie denselben Bagel in Scheiben schneiden, wird er als Fertiggericht mit 8,75 % besteuert? Und in New Jersey gilt Echtpelzkleidung als Luxusartikel und wird besteuert, Kunstpelz jedoch nicht. Nebenan in Pennsylvania ist derweil sowohl Kunst- als auch Echtpelz steuerpflichtig.

Steuercodes sind mit dieser Art von Nuancen gefüllt, und jeder Staat hat unterschiedliche Definitionen und Parameter . Es ist wichtig, genau zu wissen, wie Ihre Produkte in den einzelnen Staaten klassifiziert werden. Umsatzsteuersoftware kann diese Klassifizierungen automatisieren, aber wenn Ihr Unternehmen Produkte hat, die hinsichtlich ihrer Besteuerung offen für Interpretationen sein könnten, sollten Sie sich an einen Umsatzsteuerexperten wenden.

Fallstrick Nr. 5: Fehlende Anmeldefristen

Die Anmeldefristen sind nicht nur für jeden Staat unterschiedlich, für viele dieser Staaten können sich die Anmeldedaten ändern, wenn Ihr Unternehmen an Größe wächst. Je mehr Einnahmen Ihr Unternehmen erzielt, desto häufiger möchten Staaten, dass Sie Steuern einreichen.

Abhängig vom Bundesstaat und Ihrer Unternehmensgröße gibt es monatliche, vierteljährliche und jährliche Abgabetermine. Die meisten Staaten verlangen von den Steuerzahlern, dass sie am 20. Tag des Monats nach Ablauf des Besteuerungszeitraums einreichen. Einige Staaten verlangen jedoch von den Umsatzsteuerzahlern, dass sie bis zum letzten Tag des Monats nach dem Besteuerungszeitraum einreichen. Es gibt auch einige wenige, bei denen Unternehmen bis zum 15. oder 23. einen Antrag stellen müssen. Aus diesem Grund müssen Sie auf die Anmeldedaten der Staaten achten, in denen Sie einen Bezug haben.

Compliance automatisieren: Zeit sparen, Fehler reduzieren

Wenn Ihnen das alles etwas überwältigend erscheint, gibt es gute Neuigkeiten. Umsatzsteuersoftware wie TaxJar arbeitet nahtlos mit WooCommerce zusammen und kann einen Großteil des Prozesses automatisieren . Dazu gehört der schwierige Teil der Umsatzsteuer-Compliance wie Echtzeitberechnungen, aggregierte Berichte aus allen Ihren Kanälen und die Einreichung bei jedem Bundesstaat. Die richtige automatisierte Lösung verfolgt sogar Ihren Nexus-Status in jedem Staat und warnt Sie, wenn Sie sich der Schwelle nähern. Es wird auch diese lästigen Anmeldedaten für Sie im Auge behalten.

Wenn Sie befürchten, dass Sie nicht konform sind, ist es jetzt an der Zeit zu handeln. Planen Sie ein Treffen mit einem SALT-Berater, um Ihre spezifische Situation zu besprechen und einen Plan zu formulieren. Wenn Sie Umsatzsteuer hätten erheben sollen, dies aber nicht getan haben, können sie Ihnen bei den nächsten Schritten helfen, um Bußgelder und Strafen zu minimieren.

Und wenn Sie die Umsatzsteuer noch nicht automatisieren, sollten Sie dies in Betracht ziehen. Sie sparen jede Menge Zeit, die Sie für strategischere Themen aufwenden könnten, und verringern das Fehlerpotenzial. Denn am Ende sind wir alle Menschen.

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