Umgang mit häufigen Versandproblemen zu Feiertagen

Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, ist der Versand der einzige Bereich, in dem alles, was Sie tun, für Ihre Kunden greifbar wird. Zu keiner Zeit ist dies für ein positives Kundenerlebnis wichtiger als die Feiertage, wenn das Produkt, das Ihr Kunde berührt, wahrscheinlich ein Geschenk von einem Freund oder Familienmitglied ist.

Aber es gibt Hindernisse. Wenn Sie sich nicht vorbereiten, können Sie jemandem den Urlaub mit einer verspäteten oder beschädigten Sendung ruinieren. Feiertage bieten Möglichkeiten, Ihre Marke aufzubauen, die Kundenbindung zu erhöhen und neue Kunden zu gewinnen … aber sie bieten auch Vorteile, die Ihr Endergebnis verbessern.

Der beste Weg, um den Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen, besteht darin, zu lernen, wie Sie sich auf einige der häufigsten Probleme mit dem Versand von Feiertagen vorbereiten können . In diesem Beitrag behandeln wir, wie Sie sich auf alles vorbereiten können, von verlorenen Sendungen über Wetterverzögerungen bis hin zum allgemeinen Ansturm, der durch eine Zunahme der Pakete verursacht wird.

Umgang mit verlorenen oder beschädigten Sendungen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie erleben den größten Sturm des Jahres und versuchen Ihr Bestes, um alle Ihre Bestellungen zu bearbeiten. Leider führen die vereisten Straßen und die schlechte Kommunikation mit dem Spediteur zu einem verlorenen Paket. Der Kunde hat Sie wiederholt kontaktiert, aber Sie können nicht genügend Informationen erhalten, um den Verbleib dieses Pakets zu ermitteln.

Angesichts der Entscheidung, einen Ersatz zu versenden oder auf weitere Informationen des Spediteurs zu warten, entschließen Sie sich zu warten. Aber während Sie das tun, schreibt der Kunde eine vernichtende Bewertung. Ein anderer Kunde sieht den Kommentar und schreibt ebenfalls eine negative Bewertung. Von da an sind die nächsten 10 Bewertungen, die Sie erhalten, negativ – autsch!

Dies ist ein Worst-Case-Szenario, aber es passiert. Es ist am besten, sich auf das Schlimmste vorzubereiten, damit Ihr Unternehmen und Ihre Kunden abgesichert sind, egal was passiert oder wer schuld ist. Durch proaktives Versichern und Verfolgen von Paketen können Lieferüberraschungen reduziert oder sogar vermieden werden.

Versicherung Ihrer Sendungen

Wenn Sie online einkaufen, stehen die Chancen gut, dass Ihr Paket während des Transports beschädigt, verloren oder gestohlen wurde. Letztes Jahr berichtete SmallBiz Trends, dass 20 Prozent der Verbraucher Artikel zurücksendeten, weil sie beschädigte Produkte erhalten hatten. Dies ist umso wahrscheinlicher während der geschäftigen Ferienzeit und im Winter.

Versicherungen bieten Sicherheit und Schutz für Sie und Ihre Kunden. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, was Sie versichern möchten, den Wert jedes Produkts und das Risiko, dass es während des Versands verloren geht, beschädigt oder gestohlen wird. Dies sind die gleichen Attribute, die Ihre Kunden berücksichtigen werden, wenn sie entscheiden, ob sie die Versicherung abschließen oder nicht.

Bei einem höheren Schadens- und Verlustrisiko übernimmt die Versicherung Ihre Kosten. Für eine weitere Aufschlüsselung, ob Sie versichern oder nicht versichern sollten, werfen Sie einen Blick auf diese Aufschlüsselung.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Sendungsverfolgung für Ihre Pakete anbieten

Tracking ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Kundenerwartungen zu erfüllen . Die meisten Versandlösungen ermöglichen das Versenden anpassbarer E-Mail-Vorlagen an Kunden mit Angaben zum Spediteur und zur Sendungsverfolgung. Mit diesen Informationen ist es weniger wahrscheinlich, dass ein Kunde Sie kontaktiert, um nach dem Verbleib des Pakets zu suchen.

Der beste Weg, sich auf die Nachverfolgung von Feiertagen vorzubereiten, besteht darin, eine Versandlösung zu finden, mit der Sie alle Ihre Marktplätze integrieren und den Versandstatus für alle Ihre Bestellungen anzeigen können. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen bei Problemen mit verlorenen oder beschädigten Paketen proaktiv statt reagieren.

Carrier haben auch damit begonnen, auf ihrer Tracking-Technologie aufzubauen. Um den Versand von E-Commerce-Paketen zu verbessern, hat der United States Postal Service vor einiger Zeit eine App eingeführt, die sowohl Ladenbesitzer als auch Kunden beim Auffinden verlorener oder verspäteter Sendungen unterstützt: Missing Mail.

Diese App bietet regelmäßige Updates für Artikel, die es nicht rechtzeitig an ihren Bestimmungsort schaffen. Im Falle einer verlorenen Sendung können Sie Benachrichtigungen über den Suchvorgang erhalten, bis ein letzter Anruf getätigt wird – entweder das Paket wird gefunden und zugestellt oder es gilt als verloren. Wenn Sie USPS für den Versand verwenden, ist dieses Tool sicherlich einen Blick wert.

Wie man mit Wetterverzögerungen umgeht

Wetterverzögerungen sind während der Feiertage unvermeidlich – insbesondere in geografischen Gebieten auf der ganzen Welt, die anfälliger für klimatisches Wetter sind – aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie sowohl Ihr Geschäft als auch Ihre Kunden darauf vorbereiten können.

Überlegen Sie sich zunächst, wie Sie die Stichtage für Feiertagsbestellungen mitteilen möchten . Spediteure veröffentlichen ihre Annahmeschlusszeiten für Sendungen, und indem Sie diese mit Ihren voraussichtlichen Auftragsbearbeitungszeiten auffüllen, lassen Sie genügend Zeit, um die Fristen einzuhalten. Wenn es eine Wetterverzögerung gibt, bietet die aufgefüllte Zeit einen Puffer, sodass Sie mehr Zeit haben, die Dinge zum Laufen zu bringen.

Ein weiterer Tipp: Wenn Sie wissen, dass in bestimmten Gebieten schlechtes Wetter herrscht (oder kurz davor steht), verwenden Sie Filter in Ihrer Versandanwendung, um Bestellungen nach ihrem Bestimmungsort zu sortieren. Auf diese Weise können Sie die Bearbeitung von Bestellungen priorisieren, die möglicherweise längere Laufzeiten haben, und dennoch versuchen, sie rechtzeitig an die Kunden zu liefern.

Umgang mit Retouren

Rücksendungen kommen vor, müssen aber nicht kompliziert sein. Das Wichtigste, was Sie für die Feiertage richtig machen sollten: Ihre Policen. Klare Rückgaberichtlinien, die auf Ihrer Website angegeben sind, helfen Ihnen, Verwirrung und Unzufriedenheit Ihrer Kunden zu vermeiden.

Kostenlose, einfache Rückgaben ohne Fragen werden zur Norm im E-Commerce, und das aus gutem Grund: 58 Prozent der Kunden sagen, dass sie ein „problemloses“ Rückgaberecht wünschen, und 67 Prozent der Käufer prüfen die Rückgabebedingungen vorher einen Einkauf machen. Allerdings kann es sich auszahlen, einfache Rückgaben anzubieten. 92 Prozent der Verbraucher kaufen wieder, wenn ihnen der Rückgabeprozess leicht gemacht wurde.

Bei kostenlosen Rücksendungen fallen natürlich zusätzliche Kosten für Sie an. Jetzt ist es also an der Zeit, sich Ihre Rücksendedaten anzusehen und festzustellen, ob es einen Geschäftsgrund gibt, sie anzubieten. Wenn Sie nicht bereit sind, aufs Ganze zu gehen , können Sie darüber nachdenken, eine Rücksendepauschale, kostenlose Rücksendungen für ausgewählte Artikel oder eine kostenlose Rücksendung an ein stationäres Geschäft anzubieten, falls Sie eines haben.

Werfen Sie einen Blick auf diesen Leitfaden zu Urlaubsbewertungen, um weitere hilfreiche Tipps zu erhalten.

Geschenknachrichten und wie man sie nicht vergisst

Es ist wirklich peinlich, einem geliebten Menschen ein Geschenk zu machen, an dem noch das Preisschild hängt. Noch schlimmer: Der Versand eines Geschenks mit einem Packzettel, der den Preis ausweist, und ohne die vom Kunden gewünschte Geschenkbotschaft hinzuzufügen.

Lösungen wie ShippingEasy weisen auf Geschenkbestellungen hin, indem sie eine Geschenkbox neben der Bestellung anzeigen. Dadurch wird sichergestellt, dass geeignete Lieferscheine und Verpackungsoptionen angewendet werden.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie in Ihrer Versandlösung Regeln erstellen, um Prozesse zu automatisieren, die Sie manuell ausführen würden, wie z. B. benutzerdefinierte Lieferscheine. Regeln können Geschenkbestellungen kategorisieren oder automatisch Lieferscheine mit Geschenknachrichten anwenden, um Fehler zu reduzieren . Seien Sie der Urlaubsheld für Ihre Kunden, nicht der Grinch.

Berücksichtigen Sie Ihren Bedarf an mehr Platz

Noch etwas zum Nachdenken: Wie viel Platz benötigen Sie, um die geplante Bestandserhöhung zu lagern? Und wie viel Platz benötigen Sie, um Ihre Mitarbeiter, Geräte, Kisten und Vorräte unterzubringen?

Erhöhter Platzbedarf kann oft durch einen genauen Blick auf Ihre aktuelle Fläche gedeckt werden. Wenn es einfach keinen Platz gibt, um höhere Lagerbestände für Feiertage zu bewältigen, müssen Sie möglicherweise zusätzlichen Raum zum Mieten oder – falls praktikabel – temporäre Lösungen wie tragbare Lagereinheiten finden.

Sicherzustellen, dass Sie Platz für Ihr gesamtes Inventar haben, ist genauso wichtig wie die Fähigkeit Ihrer Website, Feiertagsverkehr zu bewältigen. Bei steigenden Auftragseingängen wird dieses Detail leicht übersehen.

Platz ist nicht die einzige Überlegung, wenn es um Inventar geht. Das Letzte, womit Sie sich in der geschäftigsten und wichtigsten Zeit des Jahres befassen möchten, ist eine ungenaue Bestandsaufnahme. Eine Bestandsverwaltungslösung hilft Ihnen, die Genauigkeit aufrechtzuerhalten, indem sie die manuellen Elemente aus dem Bestand entfernt und Ihr Geschäft und Ihre Marktplätze an einem Ort miteinander verbindet. Sie können auch erwägen, „Sicherheitsbestände“ und Warnungen bei niedrigem Bestand hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Ihnen während der Eile nicht versehentlich das Produkt ausgeht.

Berücksichtigen Sie Ihre Ausrüstung, Mitarbeiter und Arbeitsabläufe

Diese letzten drei Dinge sind alle miteinander verbunden. Frag dich selbst:

1. Ist Ihre Ausrüstung ausreichend, um den erhöhten Durchsatz zu bewältigen, der erforderlich ist, um die Urlaubsnachfrage zu erfüllen?
2. Können Sie den Prozess oder das Layout Ihres Bereichs optimieren, um die Kapazität zu erhöhen?
3. Wie wirkt sich die Einstellung von mehr Mitarbeitern auf die Ausrüstung und den Arbeitsablauf aus?
4. Benötigen Sie weitere Geräte wie Waagen oder Drucker, um die Dinge am Laufen zu halten?

Das am häufigsten benötigte Ausrüstungsteil ist eine zusätzliche Waage, um die zusätzlichen Pakete zu wiegen. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie mehr Mitarbeiter benötigen, ist jetzt definitiv der richtige Zeitpunkt, um zu bestimmen, wie sie in den Arbeitsablauf passen, und stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um sie einzustellen und zu schulen.

Abschluss Ihrer Versandvorbereitungen für den Urlaub

Unser letzter Ratschlag: Stellen Sie sicher, dass Ihre Versand- und Bestandslösung der Aufgabe gewachsen ist. Können Sie von der Verwendung erweiterter Funktionen wie Versandregeln, prädiktiver Analysen und Automatisierung profitieren? Wenn Sie sich Sorgen über die Fähigkeit Ihrer Versandlösung machen, Ihren Betrieb zu unterstützen, ist jetzt möglicherweise der richtige Zeitpunkt, um andere Lösungen zu prüfen.

Die Feiertage sind eine stressige Zeit. Indem Sie sich auf verlorene oder beschädigte Sendungen, Wetterverzögerungen, Rücksendungen und Betriebslogistik vorbereiten, können Sie die Feiertagsprobleme vermeiden, unter denen viele Unternehmen leiden. Schließen Sie jetzt alle Änderungen an Ihrem Arbeitsablauf ab, damit Sie eine fröhliche Saison haben können.

Haben Sie Fragen zur Bewältigung der Versandherausforderungen in dieser Saison? Hinterlassen Sie einen Kommentar und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Dieser Beitrag wird Ihnen von Rob bei ShippingEasy zur Verfügung gestellt. ShippingEasy ist die einfachste cloudbasierte Plattform für Versand, Bestandsverwaltung und Kundenmarketing auf dem Markt. Sparen Sie Geld durch ermäßigte Versandkosten, drucken Sie einfach Etiketten, bearbeiten Sie Bestellungen und vieles mehr. Lassen Sie uns hören, was Rob über den einfacheren Versand in dieser Weihnachtszeit zu sagen hat.