Der ultimative Leitfaden für die Hotellerie Ihrer Büroräume

Während viele von uns seit Jahren von zu Hause aus arbeiten oder bereits mit hybriden Büroarrangements vertraut sind (kommen, gehen, bleiben, gehen, sitzen, stehen …), hat die Vorstellung von unkonventionellen Arbeitsumgebungen während der Pandemie richtig Fahrt aufgenommen. Und selbst jetzt, wo viele Unternehmen zur Normalität – oder einer neuen Normalität – zurückkehren, lässt sich eine Lektion lernen, die sich fortsetzt: Alternative Arbeitsumgebungen haben Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Natürlich gibt es auch Nachteile. Lassen Sie uns das alles durchgehen, mit einem Fokus auf die Hotellerie von Büroflächen.

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

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Ein Hybridbüro ist ein Büro, in dem es eine Mischung aus Mitarbeitern im Büro und Remote-Mitarbeitern gibt. Die Unterschiede zwischen Mitarbeitern im Büro und Remote-Mitarbeitern können sich ebenfalls ändern, was bedeutet, dass sich Mitarbeiter im Büro entscheiden können, an manchen Tagen von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten und umgekehrt. Außerdem kann sich sogar der Arbeitsort der Innendienstmitarbeiter täglich ändern, je nach Verfügbarkeit des Schreibtischs und den Bedürfnissen des Mitarbeiters (z. B. ein privates Büro, um Besprechungen abzuhalten, oder ein Sitzungssaal, um an einem Teamprojekt zu arbeiten). Um Prozesse für diese sich ändernden Anforderungen zu kategorisieren und zu erstellen, haben sich zwei Arten von hybriden Arbeitsplätzen herausgebildet: Hot Desking und Desk Hoteling. Beides sind Alternativen zu einem festen Schreibtisch, an dem man jeden Tag sitzt.

Hybrid-Arbeitsplatz-Profis

• Die effizientere Nutzung von Immobilien macht hybride Arbeitsplätze kostengünstig.
• Schreibtische sind nicht personalisiert, daher bleiben sie übersichtlich und minimalistisch, was für eine schöne Präsentation sorgt.
• Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, können sich dafür entscheiden, an einigen Tagen zu kommen und einen dedizierten Arbeitsbereich zu nutzen.

Nachteile eines hybriden Arbeitsplatzes

• Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz nicht personalisieren oder ihren Schreibtisch immer genau so einrichten, wie sie es möchten.
• So viele Menschen, die sich denselben Schreibtisch teilen, können zu einem Austausch von Keimen führen.
• Arbeitnehmer werden nicht immer in der Nähe der Kollegen sitzen können, mit denen sie sich beruflich unterhalten müssen.

Hot Desking

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Bei einem Hot-Desking-Arbeitsplatz kommt der Mitarbeiter zur Arbeit und setzt sich dort hin, wo ein Schreibtisch verfügbar ist. Stehen mehrere Arbeitsplätze zur Verfügung, kann der Mitarbeiter wählen, welchen er nutzen möchte, sofern dieser nicht reserviert ist. Normalerweise verwendet der Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Büro eine Software, um zu sehen, welche Schreibtische frei sind, und einen zu beanspruchen. Anschließend können sie auschecken, wenn sie fertig sind, damit andere Mitarbeiter sehen, dass der Arbeitsbereich wieder verfügbar ist.

Hot Desking funktioniert gut in zwei Arten von Büros. Wenn Sie ein kleines Büro mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern haben, wird es nicht allzu störend sein, wenn jeder beim Betreten einen Schreibtisch auswählt. Es ist auch ein vernünftiges System, wenn die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter an den meisten Tagen nicht im Büro ist und nur an den seltenen Tagen hereinkommt, an denen sie nicht im Außendienst sind. In diesem Fall haben sie sich wahrscheinlich nicht an einen einzigen Schreibtisch gewöhnt und benötigen nur das Nötigste, um die Verwaltung für den Tag zu erledigen.

Vor- und Nachteile von Hot Desking

Vorteile

• Am Ende sitzen Mitarbeiter in der Nähe von Menschen, mit denen sie normalerweise keinen Kontakt haben. Dies kann berufliche Beziehungen stärken und die Zusammenarbeit fördern.
• Das Management muss sich keine Gedanken darüber machen, wer wo sitzt, wenn unerwartet viele Mitarbeiter vorbeikommen (vorausgesetzt, es sind genügend Schreibtische für alle vorhanden).
• Arbeiter schätzen die Autonomie, jeden Tag selbst zu wählen, wo sie sitzen, ohne im Voraus planen zu müssen.

Nachteile

• Manche Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise unruhig, wenn sie nicht wissen, wo sie jeden Tag sitzen werden oder ob überhaupt ein Schreibtisch verfügbar sein wird.
• Es beeinträchtigt die Produktivität, wenn keine Schreibtische verfügbar sind und der Mitarbeiter entscheiden muss, ob er warten oder nach Hause gehen soll.
• Arbeitnehmer könnten das Gefühl haben, dass sie, wenn sie für das Unternehmen wichtig wären, zumindest einen Raum hätten, um jeden Tag zu arbeiten.

Desk-Hoteling

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Desk Hoteling verfolgt einen methodischeren Ansatz für das hybride Büro. Mitarbeiter reservieren ihre Schreibtische oder Arbeitsplätze im Voraus. Das System ähnelt der Online-Buchung eines Hotelzimmers. Es ist jedoch noch fortschrittlicher. Sie können beispielsweise sehen, wo sich der Schreibtisch befindet, wer Reservierungen um ihn herum hat und welche Annehmlichkeiten er beinhaltet.

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Mit dem Reservierungssystem können Mitarbeiter sehen, welche Schreibtische für die Tage und Zeiten verfügbar sind, zu denen sie im Büro sein möchten. Wenn sie mit der Auswahl nicht zufrieden sind, können sie an diesen Tagen von zu Hause aus arbeiten und an anderen Tagen einsteigen, an denen ihr bevorzugter Arbeitsplatz frei ist. Wie beim Hot Desking meldet sich der Mitarbeiter bei seiner Ankunft an seinem Arbeitsplatz an und checkt ihn wieder aus, wenn er geht.

Desk Hoteling ist ideal für Büros, die mit der Platznutzung zu kämpfen haben. Wenn nicht genügend Schreibtische für alle Mitarbeiter vorhanden sind, müssen Sie den Platz verwalten, ohne den täglichen Arbeitsablauf zu unterbrechen. Es ist auch nützlich für Büros, die auf wechselnder Basis einige entfernte Mitarbeiter haben, da das Management immer weiß, wo sich die Mitarbeiter befinden und wie sie zu erreichen sind.

Vor- und Nachteile von Desk Hoteling

Vorteile

• Mitarbeiter können ihre Arbeitswoche(n) im Voraus planen, was die Produktivität verbessert und Burnout reduziert.
• Reservieren Sie ganztägig, halbtägig oder sogar stündlich.
• Dieses System funktioniert in jeder Größenordnung, egal ob Sie ein winziges Büro mit 10 Schreibtischen oder mehrere Stockwerke in Ihrem Bürogebäude haben – oder sogar mehrere Gebäude.

Nachteile

• Das Einrichten von Desk Hoteling kann für kleine Büros, die keine Platz- oder Sitzplatzprobleme zu lösen haben, zu viel Mühe bereiten.
• Jeder wird in der Verwendung der Buchungssoftware geschult, und für einige Mitarbeiter kann es eine schwere Lernkurve geben.
• Büroanordnungen werden verwirrend, wenn die Software einen Fehler aufweist und für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist.

Wie Hot Desking, Desk Hoteling und traditionelle Arbeitsplätze zusammenhängen

Im reinsten Sinne erlaubt es weder Hot Desking noch Desk Hoteling einem Mitarbeiter, dauerhaft einen Stuhl, Schreibtisch oder Arbeitsplatz für sich zu beanspruchen. Beide Arten von Arbeitsplätzen sind jedoch auf Reservierungssoftware angewiesen, um das Büro auf vernünftige Weise am Laufen zu halten, selbst wenn die Leute nach einem freien Schreibtisch suchen. Diese Software verfügt manchmal über Funktionen, die es Arbeitgebern oder Arbeitnehmern ermöglichen, bestimmten Arbeitnehmern einen bestimmten Arbeitsplatz zuzuweisen oder denselben Arbeitsplatz wiederholt oder langfristig zu reservieren. In diesen Fällen fühlen sich einige Elemente von Hot Desking und Desk Hoteling traditioneller an als andere.

Beachten Sie auch, dass keines dieser Hybrid-Setups mit der Buchung von Besprechungsräumen identisch ist. Selbst die traditionellsten Büros verfügen in der Regel über ein System zur Reservierung von Besprechungsräumen. Wenn Sie sich für die Nutzung der Buchungssoftware in einem Hybridbüro entscheiden, können die Funktionen die Buchung von Besprechungsräumen (und Reservierungen für andere Bereiche des Büros) umfassen.

So erstellen Sie Büroräume für Hotellerie

Hot Desking ist viel eingeschränkter als Desk Hoteling, und einige Büroräume im Hotelbereich können ein wenig Hot Desking beinhalten, wenn es sinnvoll ist. Für unsere Zwecke werden wir uns darauf konzentrieren, wie man ein Desk-Hoteling-Setup arrangiert, da dies die Option ist, die die meisten Arbeitgeber wählen werden. Vor diesem Hintergrund sind hier 9 Tipps für die Gestaltung von Hotelbüros für Ihr Unternehmen:

1. Stellen Sie sicher, dass dies die richtige Entscheidung für Ihr Büro ist

Steigen Sie nicht auf den Hybrid-Büro-Zug auf, nur weil er im Trend liegt. Folgendes berücksichtigen:

• Sind die meisten Ihrer Mitarbeiter jeden Tag im Büro? Und sind sie damit zufrieden? Wenn nur sehr wenige Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, wird es mehr Mühe geben, als es wert ist, Büroräume für die Hotellerie einzurichten.
• Wie viele Ihrer Mitarbeiter gehen mit vertraulichen Informationen um? Benötigen sie immer eine privatere Schreibtischkonfiguration, und wenn ja, können Sie ihnen einen festen Sitzplatz zuweisen oder immer sicherstellen, dass sie einen reservieren können?
• Haben Sie genügend Platz, um Ruhezonen auszuweisen? Wenn Sie verwechseln, wer neben wem sitzt, kann Lärm zu einem Problem werden, insbesondere wenn einige Mitarbeiter viel Zeit am Telefon verbringen müssen.
• Können Sie Bürogeräte und -geräte zur Verfügung stellen? Ohne zugewiesene Arbeitsplätze benötigen Sie eine Lösung, damit die Mitarbeiter das haben, was sie brauchen, ohne dass sie es jeden Tag ins Büro bringen müssen.

Damit es sich lohnt, muss Ihr Büro zum Desk Hoteling passen.

2. Rechnen Sie mit Skepsis, wenn Sie Mitarbeitern die Vision erklären

Mitarbeiter, die noch nie am Desk Hoteling teilgenommen oder davon gehört haben, werden Ihren Plänen skeptisch gegenüberstehen. Sie sind vielleicht nervös, wenn sie einen geliebten Schreibtisch aufgeben, besonders wenn sie jahrelang dort gearbeitet haben. Einige sind besorgt über Sauberkeit, Privatsphäre oder die Auswirkungen auf den sozialen Aspekt der Arbeit. Indem Sie einfach wissen, dass Zweifel kommen, können Sie Antworten und Lösungen parat haben.

Ein kluger Ansatz besteht darin, Ihren Mitarbeitern Ihre Vision zu erklären, anstatt ihnen einfach zu sagen, dass sich die Dinge ändern und sie es akzeptieren müssen. Wenn Sie die Änderungen so gestalten, dass Sie die Unternehmensziele erreichen und die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern, werden sie eher mitmachen. Mitarbeiter wertzuschätzen und sie einzubeziehen, weckt Loyalität.

3. Bewerten Sie den Raum, mit dem Sie arbeiten

So viel davon läuft auf Immobilien hinaus. Folgendes berücksichtigen:

• Haben/wollen Sie genug Platz für alle, wenn alle Mitarbeiter am selben Tag kommen?
• Versuchen Sie, einen Prozentsatz der Mitarbeiter dazu zu ermutigen, von zu Hause aus zu arbeiten, um den Immobilienbedarf zu begrenzen?
• Möchten Sie Abstand zwischen den Schreibtischen?
• Sollten einige Schreibtische für Zusammenarbeitszwecke extra nah sein?

Fragen Sie sich im Allgemeinen, wofür Sie genug Platz haben und was Sie mit diesem Platz machen möchten.

4. Erstellen Sie Zonen für verschiedene Arten von Arbeit

Das Erstellen von Zonen für verschiedene Arten von Arbeit ist der Schlüssel, um Hotelbüroflächen für alle vorteilhaft zu machen. Einige Bereiche können für lauteres Arbeiten bestimmt werden, z. B. für Teams, die bei der Zusammenarbeit viel reden müssen, oder für Vertriebsmitarbeiter, die den größten Teil des Tages am Telefon verbringen. Dann kann es Ruhezonen für Mitarbeiter geben, die Ruhe brauchen, um sich zu konzentrieren. Sie können auch einschränken, wer Zugang zu bestimmten Bereichen hat – beispielsweise dürfen Praktikanten niemals in der Nähe von hochrangigen Kreativ- oder Marketingteams sitzen, um Strategien geheim zu halten.

5. Bemühen Sie sich, attraktive Schreibtische einzurichten

Jetzt, da die Mitarbeiter ihre Lieblingsgegenstände nicht mehr um sich herum haben werden, müssen Sie den ganzen freien Schreibtischplatz irgendwie ansprechend gestalten. Das Hinzufügen von Kunstwerken, Pflanzen und interaktiven Elementen – wie Mini-Zen-Gärten – wirkt einladend, ohne überwältigend oder zu ablenkend zu wirken. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder weiß, dass er sich komplett ausräumen muss, wenn er den Tag verlässt – keine persönlichen Gegenstände oder unfertige Arbeiten zurücklassen.

Am wichtigsten ist, dass die Schreibtische sauber bleiben. Wenn Sie kein Reinigungsteam einstellen können, um die Schreibtische zwischen den Benutzern zu desinfizieren, stellen Sie den Mitarbeitern Reinigungsmittel zur Verfügung und erstellen Sie eine Checkliste, die sie befolgen können, wenn sie mit ihrer Schicht fertig sind.

6. Wählen Sie Software, die den Prozess standardisiert

Quelle: OfficeSpace

Um den Prozess der Hotelierung Ihrer Büroräume zu rationalisieren, kann eine Arbeitsplatzverwaltungssoftware Ihnen helfen, organisiert zu bleiben. Wenn Sie sich nach der besten Software für Hotelbüros umsehen, stellen Sie sicher, dass sie die Grundlagen auf unkomplizierte Weise abdeckt:

• Der Mitarbeiter prüft die Verfügbarkeit für einen bestimmten Tag und ein bestimmtes Zeitfenster und reserviert dann einen Schreibtisch.
• Die Buchungsdetails werden per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet und bestätigen die Reservierung.
• Das System wird sofort aktualisiert, um die neuen Informationen widerzuspiegeln, um sicherzustellen, dass andere nicht versehentlich doppelt buchen.
• Vor dem Besuch wird dem Mitarbeiter per E-Mail eine Erinnerung zugesandt.
• Wenn der Mitarbeiter zur geplanten Zeit im Büro ankommt, checkt er ein und findet seinen reservierten Schreibtisch vor.
• Am Ende ihrer Schicht checkt der Arbeiter aus.

Zusätzlich zu diesen Grundlagen kann die von Ihnen verwendete Software andere Anforderungen erfüllen. Was uns zu unserem nächsten Punkt bringt…

7. Denken Sie über die spezifischen Funktionen nach, die Sie benötigen

Jedes Büro hat seine eigenen einzigartigen Anforderungen. Betrachten Sie Ihre und finden Sie dann die passende Software. Zum Beispiel:

• Buchung von zusätzlichen Arbeitsplätzen, wie Stehpulten, Lounge-Bereichen oder großen Tischen für Teams.
• Buchung für Nicht-Arbeitsplätze, wie Parken, Serviceaufzüge und Ausrüstung.
• Kalenderintegrationen mit Diensten wie Google oder Outlook.
• Nachfristen und automatische Stornierungen für verpasste Buchungen.
• Integration für Ihr HLK-System, um die Temperatur je nach Nutzung des Raums anzupassen.
• Regeln zum Verwalten, wer auf bestimmte Arbeitsbereiche zugreifen kann.
• Sensoren auf Schreibtischen, die die Software in Echtzeit mit dem Nutzungs-/Verfügbarkeitsstatus aktualisieren.
• Besucher checken ein, um jeden im Auge zu behalten, der sich im Büro aufhält.

Auch wenn die von Ihnen gewählte Software nicht die Funktionen hat, die Sie von Haus aus benötigen, fragen Sie, ob Sie sie für Sie anpassen können.

8. Benennen Sie eine verantwortliche Person

Es ist eine gute Idee, eine verantwortliche Person zu ernennen – vielleicht möchten Sie sogar jemanden einstellen, der diese neue Position besetzt. Ihre Mitarbeiter haben sicherlich Fragen und auch Sie wollen das Kommen und Gehen in Ihrem Büro im Blick haben. Die Person in dieser Position sollte die Gründe dafür verstehen, warum Sie sich für Desk Hoteling entschieden haben, und sie sollte auch über Expertenwissen über die Software verfügen. Außerdem sollten sie sich den Grundriss Ihres Büros merken, damit sie die Leute zu ihren Schreibtischen leiten oder bei Bedarf einen Mitarbeiter finden können.

9. Lernen Sie aus dem Prozess

Es wird einige Versuche und Irrtümer erfordern, bis Ihre Hotelbüros reibungslos tuckern. Desk Hoteling wird einen großen Einfluss auf Ihre Mitarbeiter haben, daher ist es wichtig, offen für ihre Meinung zu sein. Indem Sie hören, wie sich die Änderungen sowohl positiv als auch negativ auf sie auswirken, werden Sie herausfinden, wo Sie das System optimieren müssen.

Sehen Sie sich auch die Daten an, die Ihre Software sammelt. Sie können Nutzungstrends sehen, um festzustellen, wie gut Desk Hoteling funktioniert und wie es genutzt wird. Sie können auch zukünftige Anforderungen vorhersagen und sich auf Zeiten vorbereiten, in denen das Büro leerer oder geschäftiger als gewöhnlich ist.

Einpacken

Desk Hoteling ist eine interessante Art, ein Büro zu führen. Abhängig von Ihrer Unternehmenskultur, den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und wie viel Platz Sie zum Arbeiten haben, kann es die perfekte Wahl für Ihr Unternehmen sein. Oder es kann mehr Kopfschmerzen verursachen, als es heilt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Desk Hoteling das Richtige für Sie sein könnte, sollten Sie es langsam einführen, indem Sie einen Teil Ihres Büros für das Experiment abtrennen und die Mitarbeiter währenddessen um Feedback bitten.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Desk Hoteling Ihr Büro verbessern kann, lesen Sie unseren Beitrag darüber, wie Desk Hoteling Ihr Büro verbessern kann.

Wenn Sie Hilfe bei der Software suchen, sehen Sie sich diese besten Hotelreservierungs- und Buchungssysteme an

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Desk Hoteling in Ihrem Unternehmen gemacht? Teilen Sie uns Ihre Gedanken in den Kommentaren mit!

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