Wie die American Legion Arizona WPForms nutzt, um Abläufe zu optimieren

Gemeinnützige Organisationen haben oft mit alltäglichen Aufgaben zu kämpfen, die sie von ihren Hauptzielen ablenken. Mitglieder zu verwalten, Veranstaltungen zu organisieren und den Papierkram zu erledigen, kann eine echte Herausforderung sein. Diese Probleme können Zeit und Ressourcen von ihren Kernzielen, nämlich der Betreuung von Gemeinschaften und der Förderung positiver Veränderungen, ablenken.

In dieser Kundengeschichte schauen wir uns an, wie die American Legion Arizona, eine Veteranen-Selbsthilfegruppe, diese Probleme gelöst hat. Sie nutzten WPForms, um ihre Arbeit einfacher und effektiver zu gestalten.

Wir zeigen Ihnen, wie dieses kleine Team von sechs Leuten jede Woche Stunden Arbeit sparte, effektiver mit seinen Mitgliedern in Kontakt trat und es ihnen einfacher machte, sich für Veranstaltungen anzumelden und Neuigkeiten auszutauschen.

Ihre Geschichte zeigt, wie gemeinnützige Organisationen Online-Formulare nutzen können, um häufige Hürden zu überwinden. Indem sie intelligenter arbeiten, können sie sich mehr auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: den Menschen zu helfen, die sie unterstützen.

Kundenprofil

Die American Legion Arizona ist ein staatlicher Zweig der Organisation National American Legion, der sich für Veteranen, aktive Militärangehörige und ihre Familien einsetzt. Sie bieten über 120 Posts in Arizona eine Plattform zum Informationsaustausch und zur Zusammenarbeit und unterstützen eine Community mit über 100 Jahren Servicegeschichte.

Die Herausforderung

Als die American Legion Arizona begann, ihre Website zu aktualisieren, stellten sie mehrere Probleme in ihrer Arbeitsweise fest:

1. Einholen von Benutzer-Feedback: Ihre alte Art, Mitglieder nach Meinungen zu fragen, funktionierte nicht gut. Es antworteten nicht viele Leute. Sie brauchten eine einfachere Möglichkeit, herauszufinden, was Mitglieder über ihre Dienste und Programme denken.
2. Den Mitgliedern helfen: Das Beantworten von Fragen und das Helfen der Mitglieder nahm zu viel Zeit in Anspruch. Das Team hatte Schwierigkeiten, schnell zu reagieren, was zu einer schlechten Benutzererfahrung führte.
3. Organisieren von Veranstaltungen: Die Organisation veranstaltet jedes Jahr viele Veranstaltungen, wie zum Beispiel Meetings und Spendenaktionen. Die bisherige Art, Leute für diese Veranstaltungen anzumelden, war langsam, hatte oft Fehler und erforderte viel Zeit für das Personal.
4. Anmeldung neuer Mitglieder: Der Prozess für den Beitritt neuer Mitglieder und die Bezahlung der Mitgliedschaft war für beide Parteien zeitaufwändig und schwierig.
5. Sammeln von Informationen: Das Abrufen verschiedener Arten von Informationen, wie z. B. Berichte aus lokalen Beiträgen und Artikeln für den Newsletter, war chaotisch und langsam.

Die Organisation wusste, dass sie diese Probleme beheben musste, um besser arbeiten und den Veteranen mehr helfen zu können. Sie wollten ein Formularerstellungstool finden, das Folgendes kann:

1. Funktioniert gut mit ihrer WordPress-Website und anderen von ihnen verwendeten Tools
2. Erstellen Sie viele verschiedene Arten von Formularen , von einfachen Umfragen bis hin zu komplexen Event-Anmeldungen
3. Erledigen Sie Zahlungen für Mitgliedschaften und Veranstaltungsgebühren
4. Verwenden Sie intelligente Funktionen wie bedingte Logik, um Formulare zu erstellen, die sich basierend auf Antworten ändern
5. Seien Sie so einfach, dass Ihr kleines Team es nutzen kann, ohne dass Sie über technische Expertenkenntnisse verfügen müssen

Ihr Hauptziel bestand darin, ihre Arbeit schneller und einfacher zu machen, damit das Team mehr Zeit für das wirklich Wichtige haben konnte – die Unterstützung von Veteranen und ihren Familien.

Wie WPForms Lösungen bereitstellte

Die American Legion Arizona wandte sich an WPForms, um ihre Herausforderungen zu bewältigen.

Nachdem sie das Plugin über eine WordPress-Suche nach Formularerstellungs-Plugins entdeckt hatten, waren sie von seinen Fähigkeiten und seiner Benutzerfreundlichkeit, insbesondere beim Zahlungseinzug, beeindruckt.

Mit WPForms haben sie über 50 Formulare für verschiedene Zwecke erstellt, darunter:

• Mitgliedschaftsanmeldung mit Zahlung: Der Prozess für neue Mitglieder wurde vereinfacht, um online beizutreten und zu bezahlen.
• Konferenzregistrierung mit Zahlung: Optimierte Veranstaltungsregistrierungen und Zahlungseinzug, was sowohl Mitgliedern als auch Mitarbeitern Zeit spart.
• Jährliche Berichterstattung: Posts können ihre Jahresberichte jetzt online einreichen, was das Sammeln und Organisieren der Daten erheblich vereinfacht.
• Übermittlung von Veranstaltungen: Mitglieder können jetzt Details zu ihren Veranstaltungen einreichen, sodass diese einfach zum Kalender hinzugefügt werden können und dieser ohne großen Mehraufwand für die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleibt.
• Übermittlung von Newsletter-Artikeln: Ermöglicht Mitgliedern, Artikel für den Newsletter einzureichen, wodurch das Sammeln und Verwalten von Inhalten schneller und einfacher wird
• Programmregistrierung: Schüler können sich online für verschiedene Programme anmelden und so die Anmeldungen für verschiedene Initiativen wie Boys State optimieren und verwalten.
• Berichterstattung von Beamten: Stellen können Beamtendetails und Aktualisierungen ganz einfach online übermitteln. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die Führungsinformationen korrekt und aktuell bleiben und unterstützt so eine effektive Kommunikation und Koordination innerhalb der Organisation.
• Produktbestellformulare: Mitglieder können personalisierte Markenartikel wie Poloshirts bestellen und bezahlen, um ihre Zugehörigkeit und Unterstützung für das Programm zu zeigen.

Durch den Einsatz von WPForms für all diese Aufgaben konnte die American Legion Arizona viele ihrer ursprünglichen Probleme lösen. Sie konnten nun viel effizienter Feedback einholen, Registrierungen verwalten und Informationen sammeln.

WPForms war flexibel genug, um dieses breite Spektrum an unterschiedlichen Aufgaben zu bewältigen, und Formulare waren für ihr kleines Team selbst mit begrenzter technischer Erfahrung einfach zu erstellen.

Die Mitglieder empfanden die Formulare als benutzerfreundlich, was zu einer erhöhten Beteiligung führte, und WPForms ließ sich gut in ihre bestehende Website integrieren, sodass kein Bedarf bestand, auf eine neue Plattform umzusteigen oder neue Systeme zu erlernen.

Bevorzugte WPForms-Funktionen und Add-ons

Die American Legion Arizona fand mehrere WPForms-Funktionen besonders hilfreich. Hier ist ein genauerer Blick auf ihre Favoriten:

Berechnungen: Mit dieser Funktion konnten die Kosten für Veranstaltungen oder Mitgliedschaften automatisch summiert werden. Wenn sich beispielsweise jemand für mehrere Veranstaltungen anmeldet oder seiner Anmeldung zusätzliche Artikel hinzufügt, berechnet das Formular automatisch die Gesamtkosten.

Stripe-Integration: Dies machte es einfach, Zahlungen sicher online einzuziehen. Mitglieder können Beiträge oder Veranstaltungsanmeldungen direkt über das Formular bezahlen, ohne an eine andere Website weitergeleitet zu werden.

Digitale Signaturen: Bei Formularen, die eine Signatur erforderten, wie z. B. Verzichtserklärungen für Veranstaltungen, ermöglichte diese Funktion den Benutzern, direkt auf dem Formular digital zu unterschreiben. Dies spart Zeit und Papier im Vergleich zum Drucken und Scannen signierter Dokumente.

Wiederholbare Felder: Mit dieser Funktion können Benutzer mehrere Personen in einer Formularübermittlung registrieren. Wenn jemand beispielsweise eine Gruppe für eine Konferenz anmelden möchte, kann er so viele Teilnehmer wie nötig hinzufügen, ohne für jede Person separate Formulare auszufüllen, was sowohl den Anmeldern als auch den Mitarbeitern, die die Anmeldungen bearbeiten, Zeit spart.

Bedingte Logik: Diese Funktion macht Formulare intelligenter und benutzerfreundlicher. Formulare können sich dynamisch ändern, je nachdem, was der Benutzer eingegeben hat. Wenn ein Benutzer beispielsweise angibt, dass er für eine Veranstaltung besondere Unterkünfte benötigt, werden im Formular Fragen dazu angezeigt, welche Art von Unterkünften er benötigt. Dadurch werden Formulare kürzer und für Benutzer weniger verwirrend, da sie nur die für sie relevanten Fragen sehen. Es hilft auch dabei, bei Bedarf detailliertere Informationen zu sammeln, ohne das Formular für alle zu überladen.

Die Ergebnisse

Die Implementierung von WPForms brachte erhebliche Verbesserungen für die American Legion Arizona:

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung zuvor manueller Prozesse wie Mitgliedschaftsanmeldungen, Veranstaltungsregistrierungen und Berichtseinreichungen konnte das Team jede Woche unzählige Stunden einsparen.

Mitarbeiter, die früher einen erheblichen Teil ihres Tages mit Verwaltungsaufgaben verbrachten, haben nun die Freiheit, mehr Energie für Kerninitiativen wie die Öffentlichkeitsarbeit für Veteranen und Programme zur Unterstützung der Gemeinschaft zu verwenden.

Erhöhte Effizienz

Der Übergang zu Online sorgt für eine umfassende Optimierung der Abläufe. Durch die Abschaffung von Papierformularen wurde der Bedarf an Druck, Versand und manueller Dateneingabe drastisch reduziert.

Verbesserte Benutzererfahrung

Mitglieder genießen jetzt eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung bei der Interaktion mit der Organisation.

Intuitive Formulare machen es einfach, sich für Veranstaltungen anzumelden, Artikel für den Newsletter einzureichen, Zahlungen zu tätigen und wertvolles Feedback zu geben.

Diese verbesserte Erfahrung hat zu einem größeren Engagement und einer stärkeren Beteiligung der Veteranengemeinschaft geführt und die Verbindung der Organisation zu ihren Mitgliedern gestärkt.

Ein Moment des Erfolgs

Ein herausragender Erfolg war das Boys State-Programm, eine Initiative der American Legion, die in den 1930er Jahren begann.

In der Vergangenheit war die Verwaltung der Registrierungen und das Sammeln der erforderlichen Informationen für dieses Programm ein umständlicher Prozess mit Papierformularen und manueller Dateneingabe.

Mit der Implementierung von WPForms wurde jedoch der gesamte Prozess verändert. Allein im letzten Jahr haben sich über 150 Teilnehmer nahtlos online angemeldet und dabei nicht nur ihre grundlegenden Registrierungsdaten, sondern auch wichtige medizinische Angaben und Zahlungsinformationen übermittelt – und das alles ohne einen einzigen Fehler.

Die Effizienzgewinne hörten hier jedoch nicht auf. WPForms ermöglichte es dem Programm außerdem, neue Formulare für Wartelistenteilnehmer und Schulberater einzuführen, die weitere Informationen suchen.

Diese Formulare, die nahtlos in die E-Mail-Systeme der Organisation integriert waren, sorgten für eine schnelle Kommunikation und ein optimiertes Erlebnis für alle Beteiligten.

Der Erfolg des Boys State-Programms ist ein Beispiel dafür, wie WPForms Unternehmen in die Lage versetzen kann, selbst ihre etabliertesten Initiativen zu modernisieren, die Effizienz zu steigern, das Benutzererlebnis zu verbessern und es ihnen letztendlich zu ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Tipps für WPForms-Benutzer

„Nutzen Sie die Vorteile der WPForms-Wissensdatenbank voll aus. Es enthält zahlreiche Informationen, die Ihnen bei der Lösung der meisten Probleme helfen können, ohne dass Sie sich an den Support wenden müssen. Und zögern Sie nicht, die verschiedenen verfügbaren Add-ons zu erkunden – sie können die Funktionalität Ihrer Formulare erheblich erweitern.“

-Frank Hirrill, Webmaster bei American Legion Arizona

Blick nach vorn

Die American Legion Arizona hat herausgefunden, dass das Erstellen und Verwalten von Formularen mit WPForms unglaublich einfach und effizient sein kann. Die Benutzerfreundlichkeit und die leistungsstarken Funktionen wie bedingte Logik, Zahlungseinzug und umfangreiche Integrationen waren von unschätzbarem Wert.

Das Team kann nun schnell zahlreiche Formulare erstellen und so sicherstellen, dass die Benutzerdaten sicher sind und die Prozesse optimiert werden.

WPForms hat seine Abläufe erheblich verbessert und prüft derzeit weitere Add-ons und Integrationen, um Prozesse zu rationalisieren und das Wachstum zu unterstützen.

Die Auswirkungen ihres Erfolgs reichen über Arizona hinaus. Die nationale Zentrale hat ihre Erfolge zur Kenntnis genommen und das Potenzial von Online-Formularen zur Rationalisierung der Abläufe in der gesamten Organisation erkannt. Das Team konzentriert sich nicht nur auf sein eigenes Wachstum, sondern auch darauf, sein Wissen und seine Erfahrung zu teilen, um andere staatliche Stellen zu befähigen, ähnliche digitale Lösungen zu nutzen.

Wichtige Erkenntnisse

Der Erfolg der American Legion Arizona mit WPForms bietet wertvolle Erkenntnisse für gemeinnützige Organisationen und Unternehmen gleichermaßen:

• Automatisieren und optimieren: Identifizieren Sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben, die mit gut gestalteten Online-Formularen automatisiert werden können. Dadurch wird wertvolle Zeit für die Mitarbeiter frei, die sie sich auf die Kernziele ihrer Mission konzentrieren können.
• Verbessern Sie die Benutzererfahrung: Implementieren Sie benutzerfreundliche Formulare, um Prozesse wie Veranstaltungsregistrierungen, Feedback-Sammlung und Informationsübermittlung zu vereinfachen. Dies verbessert das Engagement und die Zufriedenheit der Mitglieder und Unterstützer.
• Optimieren Sie die Datenerfassung und -verwaltung: Nutzen Sie Online-Formulare, um Daten effizient zu sammeln und zu organisieren, sodass keine Papierformulare und keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich sind. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Nutzen Sie Integrationen: Wählen Sie eine Formularerstellungslösung, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Tools und Systeme wie E-Mail-Marketingplattformen und Zahlungsgateways integrieren lässt, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu maximieren.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, ihre Benutzererfahrung verbessern und größere Erfolge bei der Erfüllung ihrer Mission erzielen.

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Erfahren Sie als Nächstes mehr darüber, wie gemeinnützige Organisationen WPForms nutzen können

Wenn Sie für eine gemeinnützige Organisation arbeiten und sich davon inspirieren lassen, wie WPForms den Betrieb der American Legion Arizona verändert hat, haben wir noch viele weitere Ressourcen, die Sie interessieren könnten.

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