So erstellen Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch: Ein vollständiger Leitfaden

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch erstellen sollen, oder ob Ihr Unternehmen überhaupt eines benötigt?

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein zentraler Knotenpunkt, an dem Mitarbeiter auf wichtige Informationen über Ihr Unternehmen zugreifen können.

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, ist die Dokumentation dieser Richtlinien und Verfahren unerlässlich, um Ihre Prozesse zu optimieren, sich um Ihre Mitarbeiter zu kümmern, Ihr Unternehmen zu schützen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und vieles mehr.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs wissen müssen, einschließlich der folgenden:

• Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?
• Beispiele für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher
• Warum es wichtig ist, ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu haben
• So erstellen Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Lassen Sie uns graben…

Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein zentraler Wissensknotenpunkt, an dem Mitarbeiter auf Informationen zu den Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zugreifen können, z. B. zur Durchführung bestimmter Aufgaben („Verfahren“) sowie zu Regeln und Vorschriften („Richtlinien“).

Einige Beispiele könnten Details zum Einstellungsprozess für Manager sein, die neue Mitarbeiter einstellen müssen, Krankenstandsregelungen, Leistungen an Arbeitnehmer und so weiter. Wir werden gleich weitere Beispiele für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher vorstellen.

Ein solches zentralisiertes Wissenszentrum hilft Ihren Mitarbeitern, bei Bedarf auf wichtige Informationen zuzugreifen, was Ihrem Unternehmen hilft, effektiver zu arbeiten.

Es stellt auch sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite arbeiten und die Verfahren und Richtlinien Ihres Unternehmens vollständig verstehen.

Beispiele für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher

Um Ihnen zu helfen zu verstehen, was ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist und welche Arten von Inhalten Sie in Ihr eigenes aufnehmen sollten, lassen Sie uns einen schnellen Überblick über einige Beispiele für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher geben, die Sie in Betracht ziehen sollten, einschließlich:

• Verhaltenskodex am Arbeitsplatz
• Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer
• Gesundheits- und Sicherheitsverfahren
• Notfallmaßnahmen
• Politik verlassen
• Urlaubspolitik
• Richtlinie für Remote-Arbeit
• Organigramm
• Geschäftsreiserichtlinien (z. B. Tagespauschalen etc.)
• Personalpolitik
• Zahlungsverfahren
• Mitarbeiterverfahren für Kernaufgaben (z. B. Urlaubsantrag stellen)
• Berufsbeschreibungen
• Beförderungsinformationen (falls standardisiert, z. B. verschiedene Ebenen)
• Gesetzliche Compliance-Regeln (z. B. Regeln für Mitarbeiter, die in Aktien investieren)
• Informationen zu Aktienoptionen und Sperrfristen
• Technologienutzungsrichtlinien
• Informationssicherheitsrichtlinien
• Weiterbildungspolitik

Als Beispiel aus der Praxis können Sie die Informationssicherheitsrichtlinie von Notre Dame betrachten, die hilft, „die Informationsressourcen von Notre Dame vor versehentlichem oder vorsätzlichem unbefugtem Zugriff zu schützen …“.

Ihr Unternehmen hat möglicherweise einzigartige Richtlinien und Verfahren, daher ist dies keineswegs eine vollständige Liste aller Inhalte, die Sie in ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch aufnehmen sollten. Es sollte Ihnen jedoch eine gute Vorstellung davon geben, wo Sie anfangen sollen.

Warum es wichtig ist, ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu haben

Nachdem Sie nun wissen, was ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist, gehen wir einige der größten Vorteile der Erstellung eines solchen für Ihr Unternehmen durch.

Reduzieren Sie die Schulungszeit Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, gibt es immer eine Verzögerung zwischen dem Arbeitsbeginn und dem tatsächlichen Beitrag zu Ihrem Unternehmen.

Sie müssen ihnen helfen, wichtige Richtlinien zu verstehen, wie sie arbeiten, woran sie arbeiten werden und so weiter.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie die Schulungszeit Ihrer Mitarbeiter für alle allgemeinen Verfahrensaufgaben in Ihrem Unternehmen reduzieren.

Auf diese Weise können sich neue Mitarbeiter auf die Schulung für ihre eigentlichen Arbeitsaufgaben konzentrieren, was ihnen hilft, schneller mit der Wertschöpfung zu beginnen.

Helfen Sie Mitarbeitern, ihre Vorteile zu verstehen (und steigern Sie die Mitarbeiterbindung)

Die meisten Unternehmen bieten Mitarbeitervergünstigungen an, um die Mitarbeiterbindung zu fördern und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern.

Wenn die Mitarbeiter jedoch nicht wissen, wie sie auf diese Vorteile zugreifen können (oder wenn diese Vorteile überhaupt existieren), wird Ihr Unternehmen nicht den Vorteil erzielen, diese Vorteile anzubieten.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie alle Mitarbeitervergünstigungen Ihres Unternehmens klar dokumentieren, damit:

1. Mitarbeiter wissen, welche Benefits es gibt.
2. Die Mitarbeiter wissen, wie sie auf diese Vorteile zugreifen können.

Verbessern Sie die Einhaltung von Regeln und Vorschriften

Zusätzlich zu Ihren eigenen Geschäftsrichtlinien muss Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch staatliche Regeln und Vorschriften einhalten, wie z. B. die Regeln zum Insiderhandel.

Für einige Unternehmen könnten die Folgen der Nichteinhaltung dieser Regeln in Form von Bußgeldern oder anderen Strafen erheblich sein.

Mit Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie festlegen, was Mitarbeiter tun müssen, um die Einhaltung dieser Regeln aufrechtzuerhalten. Indem Sie diese Informationen übersichtlich anordnen (und den Mitarbeitern den Zugriff erleichtern), können Sie unbeabsichtigte Pannen vermeiden und Ihre Einhaltung dieser behördlichen Vorschriften verbessern.

Als Beispiel hierfür können Sie die Insiderhandels-Compliance-Richtlinie von Shake Shack einsehen:

Setzen Sie angemessene Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter

Wenn Sie Probleme mit dem Verhalten der Mitarbeiter vermeiden möchten, ist es viel einfacher, von Anfang an Erwartungen zu setzen, als später zu versuchen, das Verhalten anzupassen.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie von Anfang an die richtigen Erwartungen an das Verhalten und die Kultur der Mitarbeiter setzen, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Standardisieren Sie die Prozesse Ihres Unternehmens und schützen Sie sich vor Problemen

Ein weiterer großer Vorteil eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs besteht darin, dass es Ihnen hilft, die Richtlinien Ihres Unternehmens zu standardisieren – wie der Name schon sagt!

Indem Sie Richtlinien so weit wie möglich standardisieren, können Sie Ihre Effizienz verbessern und die Verwaltungsarbeit Ihres Unternehmens rationalisieren.

Sie können auch zum Schutz vor Problemen beitragen, z. B. indem Sie Ihre Informationssicherheitsrichtlinie verwenden, um Ihr Unternehmen vor einem böswilligen Akteur zu schützen, der auf Ihre Daten zugreift.

Reduzieren Sie die Belastung der Personalabteilung, indem Sie den Mitarbeitern erlauben, sich selbst zu helfen

Ihr Unternehmen wird mit ziemlicher Sicherheit viele sehr spezifische Richtlinien zu personalbezogenen Aufgaben wie Zahlungen, Krankenstand, Urlaub, Sozialleistungen, Rentenoptionen usw. haben.

Wenn Mitarbeiter das Bedürfnis verspüren, sich jedes Mal, wenn sie eine Frage haben, an Ihre Personalabteilung zu wenden, werden Ihre Personalabteilungen davon abgehalten, diese Fragen zu beantworten, anstatt an etwas Wertvollerem zu arbeiten.

Indem Sie all diese wichtigen Richtlinien und Verfahren in Ihrem Handbuch dokumentieren, können Sie Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand geben, die sie benötigen, um die Antworten selbst zu finden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Antworten erhalten, wann immer sie sie brauchen, und Ihre Personalabteilung sich auf andere Dinge konzentrieren kann.

Dies funktioniert nach dem gleichen Prinzip, wie die Erstellung einer kundenorientierten Wissensdatenbank Ihnen helfen kann , menschliche Supportanfragen zu reduzieren, indem Sie Kunden die Tools zur Selbsthilfe geben. Wenn Sie an diesem Thema interessiert sind, lesen Sie unseren Beitrag mit den sieben großen Vorteilen der Wissensdatenbank .

So erstellen Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Kommen wir nun zu den eigentlichen Schritten zum Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs von Anfang bis Ende.

1. Planen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Bevor Sie mit dem Schreiben und Dokumentieren beginnen, ist es wichtig, einen groben Plan und eine Struktur für Ihr Handbuch zu haben.

Dadurch wissen Sie, welche Inhalte Sie schreiben müssen und wie Sie diese Inhalte am besten in einem zusammenhängenden Handbuch strukturieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, bilden die obigen Beispiele für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher eine gute Grundlage.

Ihr Unternehmen hat möglicherweise auch eigene Richtlinien und Verfahren, die in Ihrem Handbuch dokumentiert werden müssen.

Neben der bloßen Auflistung einzelner Richtlinien und Verfahren sollten Sie auch darüber nachdenken, wie Sie sie in logischen Kategorien zusammenfassen können. Zum Beispiel könnten einzelne Richtlinien für Leistungen an Arbeitnehmer in einer übergeordneten Kategorie „Leistungen an Arbeitnehmer“ zusammengefasst werden.

Diese Art der Gruppierung erleichtert Ihren Mitarbeitern das Durchsuchen und Navigieren in Ihrem Handbuch.

Mit der richtigen Richtlinien- und Verfahrenshandbuch-Software sollten Sie keine Probleme haben, diese Art der Kategorisierung einzurichten.

2. Erstellen Sie ein Team, um Ihre Inhalte zu schreiben

Sobald Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch erstellt haben, müssen Sie ein Expertenteam zusammenstellen, das in der Lage ist, diese Inhalte zu erstellen.

Da Ihre Richtlinien und Verfahren wahrscheinlich verschiedene Abteilungen umfassen, muss Ihr Team dies ebenfalls tun.

Ihr Hauptziel ist es, Fachexperten für alle wichtigen Richtlinien und Verfahren zu gewinnen, die Sie dokumentieren müssen.

Dieser Schritt kann auch ein guter Ort sein, um zurückzugehen und zu überprüfen, ob Sie etwas in Ihrem Plan vergessen haben. Ihr Expertenteam hat möglicherweise eigenes Feedback zu neuen Richtlinien, die hinzugefügt werden sollten, oder zu Änderungen an der Struktur Ihres Handbuchs.

3. Schreiben Sie Ihren Richtlinien- und Verfahrensinhalt

Jetzt können Sie mit dem Schreiben beginnen. Ihr Team sollte wissen, was zu tun ist, und es kann mit der Erstellung dieser Inhalte basierend auf Ihrem Plan beginnen.

Hier sind einige Best Practices für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, die Sie beim Schreiben Ihrer Dokumentation berücksichtigen sollten:

• Fügen Sie Bilder und Videos hinzu, wo es sinnvoll ist – Bilder und Videos können nützlich sein, um Dinge detaillierter zu erklären, insbesondere wenn es um Verfahren geht, die Mitarbeiter befolgen müssen.
• Verwenden Sie die Formatierung, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Bereiche zu lenken – verwenden Sie Legenden, um wichtige Informationen hervorzuheben, Warnungen hervorzuheben und so weiter. Die meisten Softwareprogramme für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher sollten Ihnen dies ermöglichen.
• Vermeiden Sie Fachjargon – viele Artikel müssen für Mitarbeiter unterschiedlicher Fachrichtungen/Wissensniveaus zugänglich sein, was bedeutet, dass Sie themenspezifischen Fachjargon möglichst vermeiden sollten.
• Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu – das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses erleichtert Mitarbeitern die Navigation durch Inhalte. Einige Software für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher kann Ihnen dabei helfen, dies automatisch zu tun.
• Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen – das erleichtert den Mitarbeitern die Aufnahme und das Verständnis Ihrer Inhalte.

4. Überprüfen und genehmigen Sie Ihren Richtlinien- und Verfahrensinhalt

Sobald Sie die ersten Entwürfe Ihrer Richtlinien- und Verfahrensinhalte geschrieben haben, sollten Sie diese Inhalte von einem separaten Fachexperten überprüfen lassen.

Dieser Überprüfungsprozess kann Ihnen helfen, Fehler und Inkonsistenzen zu erkennen, bevor Sie Ihre Inhalte veröffentlichen.

Es ist auch im Allgemeinen nie eine schlechte Idee, ein zweites Paar Augen auf den Inhalt zu haben, wenn es um die Struktur und die Schreibqualität geht.

Im Idealfall möchten Sie ein System haben, damit Prüfer jeden Inhalt absegnen können, bevor er überhaupt in Ihrem Handbuch veröffentlicht wird.

Apropos…

5. Veröffentlichen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Um den Zugriff auf Ihr Handbuch zu erleichtern, sollten Sie Software für Richtlinien- und Verfahrenshandbücher verwenden, mit der Ihre Mitarbeiter jederzeit problemlos auf Ihre Richtlinien zugreifen können.

Für die meisten Unternehmen können Sie normale Wissensdatenbank-Software oder Dokumentationssoftware verwenden, solange sie Funktionen enthält, die Ihnen helfen, den Zugriff auf Ihr Handbuch einzuschränken.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, bietet die Heroic Knowledge Base eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu erstellen.

Heroic Knowledge Base basiert auf der Open-Source-Software WordPress, was bedeutet, dass Sie auch von der ganzen Flexibilität profitieren können, die WordPress bietet.

Diese Kombination bietet verschiedene Möglichkeiten, den Zugriff auf Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch einzuschränken:

• Fordern Sie die Benutzer auf, sich für Konten zu registrieren und sich mit einem Benutzernamen und einem Passwort anzumelden – so können Mitarbeiter von überall auf das Handbuch zugreifen und gleichzeitig die Dinge sehr sicher halten.
• Erstellen Sie ein einzelnes Passwort, das Sie mit Mitarbeitern teilen können – dies ist nicht so sicher, da jeder mit dem Passwort auf die Inhalte zugreifen kann, aber es ist sehr einfach einzurichten, da Mitarbeiter keine eigenen Konten benötigen.
• Zugriff basierend auf der IP-Adresse zulassen – dies kann eine gute Option sein, wenn Mitarbeiter remote arbeiten, aber dennoch ein vom Unternehmen bereitgestelltes VPN verwenden.
• Erstellen Sie eine Intranet-Site, damit Mitarbeiter nur auf Inhalte aus Ihrem lokalen Netzwerk zugreifen können – eine Intranet-Site kann eine gute Option sein, wenn Mitarbeiter nur während der Arbeit auf Inhalte zugreifen müssen.

Die Heroic Knowledge Base ist auch vollgepackt mit Funktionen, die Ihnen helfen, ein effektiveres Richtlinienhandbuch zu erstellen:

• Kategorien – Organisieren Sie Ihre Richtlinien und Verfahren einfach in Kategorien und lassen Sie Mitarbeiter diese Kategorien durchsuchen.
• Live-Suchvorschläge – Mitarbeiter können Suchergebnisse sehen, sobald sie mit der Eingabe beginnen, was ihnen hilft, schneller das richtige Dokument zu finden.
• Integrierte Callout-Stile – Sie können vordefinierte Callouts verwenden, um Ihren Inhalten ganz einfach Warnungen und Hervorhebungen hinzuzufügen.
• Artikel-Feedback – Mitarbeiter können Feedback zu Artikeln geben, um Ihnen dabei zu helfen, Probleme zu erkennen und Ihr Handbuch zu verbessern.
• Suchanalyse – Sie können sehen, wonach Mitarbeiter suchen, um schwache/fehlende Bereiche in Ihrer Richtliniendokumentation zu finden.
• Datei-Uploads – damit können Sie PDF-Versionen von Richtlinien oder andere Dateitypen anhängen.

Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen, haben wir eine Anleitung zum Einrichten der Heroic Knowledge Base.

6. Geben Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch an die Mitarbeiter weiter (und sammeln Sie Feedback)

Sobald Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch veröffentlicht haben, können Sie es mit Ihren Mitarbeitern teilen.

Wenn alles gut geht, ist Ihre Arbeit erledigt ... vorerst.

Es ist jedoch auch wichtig, nach der Einführung Ihres Handbuchs auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören.

Mitarbeiter könnten Kommentare oder Probleme haben, an die Sie nicht gedacht haben. Wenn Sie das bestmögliche Handbuch erstellen möchten, sollten Sie diese Kommentare in Ihre Überarbeitungen einbeziehen.

Apropos Revisionen …

7. Weisen Sie wichtige Stakeholder zur Aktualisierung und Überarbeitung zu

Der Inhalt Ihres Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs ist keine statische Information, die Sie festlegen und vergessen können.

Im Laufe der Zeit können sich Ihre Richtlinien und Verfahren ändern, und diese Änderungen müssen in Ihrem Handbuch widergespiegelt werden.

Oder, selbst wenn sich nichts ändert, stellen Sie vielleicht fest, dass ein bestimmter Artikel nicht so klar ist, wie Sie es gerne hätten. In solchen Fällen sollten Sie den Artikel verbessern, um ihn für Ihre Mitarbeiter nützlicher zu machen.

Um dies zu erreichen, weisen Sie Artikel wichtigen Stakeholdern zu, damit jemand eine klare Verantwortung trägt. In vielen Fällen können Sie den Artikel derselben Person zuordnen, die ihn geschrieben hat.

Wenn Sie ein Tool wie Heroic Knowledge Base verwenden, um Ihr Handbuch zu erstellen, kann es Sie auch auf potenzielle Probleme aufmerksam machen, indem es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Artikel zu markieren und Feedback zu geben.

Erstellen Sie noch heute Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Damit endet unser Leitfaden mit allem, was Sie über die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs wissen müssen.

Wenn Sie nach der besten Möglichkeit suchen, Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu veröffentlichen und zu verwalten, können Sie das Open-Source-Plugin Heroic Knowledge Base WordPress verwenden.

Die Heroic Knowledge Base ist flexibel genug, um sich an jedes Unternehmen anzupassen, und bietet Ihnen dennoch Zugriff auf nützliche Funktionen wie Artikel-Feedback, Suchvorschläge in Echtzeit, Suchanalysen, Datei-Uploads und vieles mehr.

Außerdem erhalten Sie dank der Flexibilität der WordPress-Grundlage von Heroic Knowledge Base unzählige Optionen zur Steuerung des Zugriffs auf Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch, einschließlich der Verwendung eines Intranets, der Anforderung von Benutzerkonten und mehr.

Kaufen Sie noch heute die Heroic Knowledge Base, um loszulegen.