Wie Sie in 7 Schritten papierlos werden

Suchen Sie nach Möglichkeiten, papierlos zu arbeiten?

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, sammeln Sie wahrscheinlich Informationen von Kunden, indem Sie sie verschiedene Arten von Papierkram ausfüllen lassen.

Aber der Umgang mit Papierkram kann chaotisch und unorganisiert sein, die gesammelten Informationen können ungenau sein und der gesamte Prozess kann zeitaufwändig werden. Es muss aber nicht so sein.

In diesem Beitrag geben wir einige wichtige Tipps, wie Sie papierlos arbeiten und Ihr Unternehmen effizienter machen können.

Gehen Sie jetzt papierlos mit WPForms

Warum sollte mein kleines Unternehmen papierlos werden?

Papierlos zu werden ist nicht nur gut für Ihr Unternehmen, sondern auch eine nachhaltige Praxis, die Kollegen und Kunden gleichermaßen unterstützen können.

Die Umstellung von Papierkram und Ablage auf einen digitalen Prozess spart Ihnen und Ihren Kunden Zeit, Stress und Geld. Und mit digitalen Formularen, wie sie mit WPForms erstellt wurden, können Sie sicher sein, dass Informationen genau erfasst und sicher gespeichert werden.

Außerdem bietet WPForms Hunderte von vorgefertigten Vorlagen, um Ihre Papierformulare einfach zu ersetzen, und alle Ihre Formulare werden sicher an einem Ort gespeichert.

Mit WPForms ist es jetzt einfacher als je zuvor, mit Ihrem kleinen Unternehmen papierlos zu werden.

Wie Sie in 7 Schritten papierlos werden

1. Verwenden Sie Online-Formulare und -Umfragen

Die Verwendung von Formularen für Ihr Unternehmen ist eine großartige Möglichkeit, Informationen sowohl extern als auch intern abzurufen. Und WPForms macht es unglaublich einfach, Ihre Formulare elektronisch zu erstellen und zu teilen.

Wussten Sie außerdem, dass Sie sogar Online-Umfragen durchführen können? Das Online-Erfassen von Umfrageantworten ist besonders komfortabel und effizient und erspart Ihnen das manuelle Arbeiten mit Umfragedaten.

Um papierlos zu werden, sollten Sie den benutzerfreundlichen Formularersteller von WPForms verwenden, um die Formulare zu erstellen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden. Sie haben die Möglichkeit, Ihren eigenen digitalen Papierkram mit einem leeren Formular von Grund auf neu zu erstellen, oder Sie können eine von über 500 vorgefertigten Formularvorlagen verwenden, um Ihre Arbeit noch einfacher zu machen.

WPForms bietet anpassbare Formulare und eine Auswahl an Vorlagen für praktisch alle Anforderungen kleiner Unternehmen, die Sie möglicherweise haben.

Aber zuerst müssen Sie das WPForms-Plugin installieren und aktivieren . Sie können das Plugin hier bei WPForms herunterladen oder es als Plugin von Ihrem WordPress-Dashboard hinzufügen.

2. Verwenden Sie Vorlagen für Geschäftsdokumente und Formulare

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen papierlos arbeiten, rationalisieren Sie viele Abläufe, indem Sie sie online stellen. Eine Möglichkeit, die Dinge für Ihr Unternehmen noch effizienter zu gestalten, besteht darin, vorgefertigte Vorlagen für die von Ihnen verwendeten Formulare zu verwenden.

WPForms verfügt über eine umfangreiche Formularvorlagenbibliothek, mit der Sie schnell und einfach neue Formulare erstellen können, wobei alle Informationsfelder, die Sie benötigen, bereits enthalten sind.

Diese Formularvorlagen beschleunigen den Formularerstellungsprozess erheblich, sodass Sie wertvolle Zeit sparen, die Sie unnötig mit manuellen Formularen und Papierkram verbringen würden.

3. Formulareinträge elektronisch speichern

Einer der größten Vorteile, den digitale Formulare bieten, ist die Möglichkeit, Antworten zu sammeln und Formulareingaben elektronisch zu speichern.

Mit WPForms Pro können Sie Formulareinträge direkt in WordPress speichern, sodass Sie sich nicht um das Sortieren und Ablegen von Papierkram kümmern müssen.

Bei physischen Formularen kann es unglaublich zeitaufwändig sein, Einträge zu sehen und zu verwalten. Aber mit WPForms papierlos zu werden, gibt Ihnen eine überlegene Flexibilität, da Sie Formulare auf Ihrer Website oder Veranstaltung in einer Tabelle speichern können.

4. Senden Sie Auftragsbestätigungen und Empfangsbenachrichtigungen online

Da Sie elektronische Formulare verwenden, um Daten von Personen zu sammeln, die mit Ihrem Unternehmen interagieren, müssen Sie Ihre Benutzer auch elektronisch darüber informieren, dass ihre Informationen übermittelt wurden.

WPForms bietet eine nützliche Benachrichtigungsfunktion, die sofort eine Nachricht an die E-Mail-Adresse eines Benutzers sendet, die bestätigt, dass sein Formular gesendet wurde.

Diese Funktion eignet sich hervorragend, um Benutzer über Bestellbestätigungen zu benachrichtigen, Quittungen zu versenden und vieles mehr.

Der tatsächliche Inhalt der E-Mail kann ebenfalls vollständig angepasst werden, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Kunden genau die Benachrichtigung erhalten, die Sie benötigen.

5. Unterschriften digital sammeln

Ein weiteres spezifisches Element, das Sie möglicherweise berücksichtigen müssen, wenn Sie Ihr kleines Unternehmen papierlos führen, ist die Art und Weise, wie Sie persönliche Unterschriften auf digitalen Formularen sammeln.

WPForms ermöglicht Ihnen genau das mit dem hilfreichen Signature Addon.

Indem Sie die Option für eine digitale Signatur zu Ihren Online-Formularen hinzufügen, müssen Sie und Ihre Kunden sich nicht mehr mit zusätzlichem Papierkram befassen, um eine Signatur hinzuzufügen. Das Signature Addon macht das Sammeln von Verträgen, Vereinbarungen, Zahlungen und mehr für Kleinunternehmer zum Kinderspiel.

Ein vollständiges Tutorial finden Sie unter So fügen Sie einem Formular eine elektronische Signatur hinzu.

6. Verwenden Sie Integrationen und erweiterte WPForms-Funktionen

Wenn Sie Ihr kleines Unternehmen papierlos machen, ziehen Sie die vielen anderen nützlichen Add-Ons in Betracht, die mit WPForms verfügbar sind.

Mit WPForms-Add-Ons können Sie Ihre digitalen Formulare noch weiter anpassen, mit zusätzlichen Integrationen wie Stripe, PayPal, Google Sheets, und erhalten erweiterte Funktionen mit den Add-Ons „Form Abandonment“, „Save and Resume“ und „User Journey Tracking“.

Die Stripe- und PayPal-Add-Ons eignen sich hervorragend, um Ihr kleines Unternehmen papierlos zu führen, da Sie damit Zahlungen, Spenden und Online-Bestellungen direkt auf den Formularen Ihrer Website sammeln können.

Darüber hinaus ist das Formularabbruch-Addon ein hilfreiches Tool, das Ihnen dabei hilft, interessierte Leads in treue Kunden umzuwandeln. Und für kleine Unternehmen, die Google-Produkte für viele ihrer papierlosen Anforderungen verwenden, ist das Add-on für Google-Tabellen eine nützliche Ergänzung für benutzerdefinierte Formulare.

7. Teilen Sie alle Dokumente und Kommunikation online

Da alle Ihre wichtigen Dokumente elektronisch erstellt und gespeichert werden, sollte Ihr kleines Unternehmen diese Dokumente und die interne Kommunikation auch elektronisch teilen. Glücklicherweise ist es heutzutage ziemlich einfach, online zu teilen und zu kommunizieren.

Dokumente werden bequem mit Kollegen auf Google Drive geteilt, und viele Unternehmen nutzen Google auch für andere Kommunikationszwecke. Erwägen Sie für Mitarbeiterbesprechungen, auf Papiernotizen und gedruckte Besprechungsagenden zu verzichten und stattdessen ein unternehmensweites Google-Dokument zu teilen. Google Slides und PowerPoint sind ebenfalls sehr nützliche Programme, um Ihre Meetings online abzuhalten.

Sie können Mitarbeiter auch dazu ermutigen, Notizen in digitalen Formaten auszutauschen und Online-Meeting- und Messaging-Apps zu nutzen. Es stehen verschiedene Meeting-Programme zur Auswahl, darunter Google Meet, Zoom und Microsoft Teams. Darüber hinaus wenden sich immer mehr kleine Unternehmen Apps wie Slack zu, um Direktnachrichten zwischen Kollegen zu senden.

Als nächstes sehen Sie sich diese Formulartest-Checkliste an

Mit all den jetzt verfügbaren digitalen Produkten, einschließlich der von WPForms angebotenen, ist es einfacher denn je, Ihr Unternehmen und Ihre Formulare papierlos zu führen.

Und während wir stolz auf die Einfachheit unserer anpassbaren Formulare und den benutzerfreundlichen Formularersteller bei WPForms sind, haben wir eine Liste mit Profi-Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, Fehler oder Datenverluste bei Ihren Online-Formularen zu vermeiden. Werfen Sie einen Blick auf unsere vollständige Checkliste zum Testen Ihrer Formulare.

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