So sparen Sie Zeit und führen WooCommerce-Buchhaltung und Inventar richtig durch

Laut einer Studie der US-Bank aus dem Jahr 2018 sind schlechtes Cashflow-Management und ein schlechtes Verständnis von Buchhaltung und Finanzen die Haupthindernisse für den Geschäftserfolg.

Haben Sie das Gefühl, Teil dieser Statistik zu sein? Dieser Artikel zielt darauf ab, Ihr Wissen zu erweitern, indem er umsetzbare Lösungen bereitstellt, um Ihre Unternehmensbuchhaltung zu verstehen, zu verfolgen und zu verwalten – ohne mehr Zeit in Anspruch zu nehmen.

WooCommerce bietet Geschäftsinhabern eine fantastische Plattform zum Verkauf ihrer Produkte, und die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse wie keine andere zu unterstützen und zu automatisieren. Einer der wichtigsten dieser Prozesse ist die Buchhaltung.

Unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder was Sie verkaufen, die Buchhaltungsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil jeder neu gegründeten oder wachsenden E-Commerce-Website. Eine Buchhaltungsplattform dient nicht nur der jährlichen Einkommensteuer; Es hilft bei der Verfolgung von Verkäufen, Kundendatensätzen, Ausgaben und Lieferanten. Es überwacht auch die Margen der Produkte, die Sie verkaufen, an wen Sie verkaufen und von wem Sie kaufen.

Eine Buchhaltungsplattform überwacht den Geldeingang und -ausgang und kann Ihnen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen – z. B. welche Produkte am rentabelsten sind und nicht nur, wie viele Sie verkauft haben.

Heutzutage ist es genauso wichtig, die Umsatzsteuererhebungen und -anmeldungen für Ihr Geschäft im Auge zu behalten. Da der Umsatzsteuer-Nexus immer weiter verbreitet wird, ist es wichtig zu wissen, wie viel Umsatzsteuer Sie erhoben haben, und diese Beträge jeden Monat korrekt einzureichen und zu zahlen.

Darüber hinaus kann eine Buchhaltungsplattform helfen, den Lagerbestand im Auge zu behalten, sodass Sie wissen, was auf Lager ist und wann es Zeit für eine Nachbestellung ist. All dies hilft Ihnen, ein effizienteres und profitableres Geschäft zu führen, indem Sie Ihre Zahlen kennen .

Sind Sie es leid, Excel-Tabellen und fragmentierte Daten zu verwalten? Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Unternehmensbuchhaltung zu übernehmen? Wenn ja, lesen Sie weiter.

Verwenden einer Buchhaltungsplattform für Ihren WooCommerce-Shop

Einer der größten Vorteile von Buchhaltungsplattformen? Nutzen Sie Geschäftsdaten, um Verwaltungs- und Berichtsfunktionen bereitzustellen, die Ihnen Folgendes bieten:

• Ein genaueres Bild der Gesundheit Ihres Unternehmens
  
• Die Fähigkeit, fundiertere Entscheidungen zu treffen
  
• Tools, um Ihr Unternehmen ohne zusätzlichen Aufwand zu skalieren
  

Jeder ist gleich wertvoll – Sie werden unten sehen, wie sie alle in die buchhaltungsabhängigen Bereiche Ihres Unternehmens einfließen.

Kosten der verkauften Waren

Eine wichtige Kennzahl für einen E-Commerce-Shop sind die Kosten der verkauften Waren (COGS) . Wenn Ihr Unternehmen produktbasiert ist, ist Inventar wahrscheinlich Ihre größte Ausgabe.

Ohne einen genauen COGS – wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie 10 Widgets für 500 US-Dollar verkauft haben – können Sie jedoch keine umsetzbaren Entscheidungen treffen. Wenn Sie wüssten, dass Ihre COGS für jedes dieser 10 Widgets 20 US-Dollar betragen, könnten Sie planen, wie viele Sie nachbestellen, wie hoch Ihr Nettogewinn sein würde und wie dies zu Ihrer Gesamtmarge beitragen würde.

Die Kenntnis Ihrer Ausgaben ist für eine effektive Geschäftsplanung unerlässlich: Sie ermöglicht es Ihnen, die Kosten zu verstehen und entsprechend zu prognostizieren, zu planen und zu budgetieren. Ihre Margen bestimmen Ihre Rentabilität, und es gibt keine Möglichkeit, diese Margen zu kennen, es sei denn, Sie kennen Ihre Kosten.

Eine Buchhaltungsplattform erledigt dies ohne kontinuierliche manuelle Arbeit. Während Sie erfassen, wie viele Produkte zu welchem ​​Preis gekauft wurden, zeigt die Buchhaltungsplattform genau an, wie viele Produkte auf Lager sind. Wenn Sie diese Produkte verkaufen, sehen Sie dies im verfügbaren Bestand und können den tatsächlichen Gewinn nach produktbezogenen Kosten ermitteln.

Abgesehen von den Vorteilen der Geschäftsplanung und Gewinnanalyse, wenn Sie Ihre COGS kennen, gibt es auch Steuervorteile. Steuern werden auf der Grundlage des Bruttogewinns berechnet, also Einnahmen minus Kosten. Die Überwachung aller Kosten gewährleistet ein genaues steuerpflichtiges Einkommen!

Genaue Gewinn-/Verlustberichte

Gewinn und Verlust sind zwei wesentliche Indikatoren für die Gesundheit von Unternehmen. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Übersicht über Ihre allgemeinen Einnahmen und Ausgaben zu führen. Wenn diese Daten in einer Buchhaltungsplattform nachverfolgt werden, können sie verwendet werden, um Entscheidungen zu treffen und Muster und Historien anzuzeigen, auf die in manuellen Tabellenkalkulationen nicht zugegriffen werden kann.

Wie entsprechen beispielsweise die letzten sechs Monate Ihres Marketings den Verkäufen Ihrer Produkte mit der höchsten und der niedrigsten Marge? Widmen Sie Ressourcen und Arbeit einem Produkt, das hohe Einnahmen, aber niedrige Margen bringt? Steigen die COGS im Laufe der Zeit und könnten sie durch den Kauf unterschiedlicher Beträge zu unterschiedlichen Zeiträumen gesenkt werden?

Die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben über Ihre Buchhaltungsplattform ermöglicht es Ihnen, genaue Berichte zu erstellen. Die genaue Erfassung von Umsätzen und Ausgaben erfordert eine präzise und vollständige Dateneingabe – viele Buchhaltungsplattformen rufen diese Daten automatisch ab und können sogar eine Verbindung zu Ihrer Kreditkarte oder Ihrem Bankkonto herstellen, um diese Informationen zu importieren.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie diese Art der Datenaufzeichnung automatisieren können.

Bestands- und Margenverfolgung

WooCommerce gibt Ihnen die Möglichkeit, den Bestand für Verkaufszwecke nativ zu verfolgen, sodass Sie einem Kunden eine bestimmte Produktmenge anbieten können, ohne zu viel oder zu wenig zu verkaufen.

Buchhaltungsplattformen bieten verschiedene Vorteile bei der Bestandsverfolgung. Vor allem ist es einfacher – und effizienter – Ihre Bestandsmengen einzugeben, anzupassen und zu aktualisieren. Dadurch werden auch verwandte Buchhaltungsbereiche aktualisiert, wie z. B. Ihre Bestandsanlagenkonten und COGS.

Beispiel: Sie können eine Buchhaltungsplattform (wie QuickBooks) öffnen, eine Rechnung für 50 Widgets von Ihrem Anbieter eingeben und auf Speichern klicken. Sie haben dann eine Aufzeichnung über die Zahlung an Ihren Lieferanten, und die Ausgaben für Produkte werden protokolliert. QuickBooks würde Ihr Inventar korrekterweise um 50 erhöhen, zusammen mit den zugehörigen Inventar-Asset- und COGS-Konten – alles durch Eingabe einer Rechnung.

Abstimmung und Kontoauszüge

Einer der besten Gründe für die Verwendung einer Buchhaltungsplattform ist die Tatsache, dass sie alle Ihre Einnahmen und Ausgaben kombiniert und in einem wichtigen letzten Schritt hilft, sicherzustellen, dass die von Ihnen eingegebenen Daten mit realen Transaktionen und Bank- und Kreditkartenabrechnungen übereinstimmen. Dies wird als „Versöhnung“ bezeichnet.

Neben dem Erfassen nicht erfasster Einnahmen oder Ausgaben hilft der Abgleich dabei, unerwartete Transaktionen aufzudecken, insbesondere in den Bereichen Diebstahl und nicht autorisierte Ausgaben oder Rechnungen.

Die Abstimmung erfolgt in der Regel monatlich oder quartalsweise.

Verwendung von QuickBooks als Buchhaltungsplattform für Ihren WooCommerce-Shop

QuickBooks, online (Cloud-basiert) oder auf dem Desktop verfügbar, ist eine beliebte Wahl unter WooCommerce-Benutzern.

Mit QuickBooks können Sie WooCommerce-Verkäufe, Ausgaben, Kunden und Lieferanten, Gewinne und Verluste, Kosten der verkauften Waren, Inventar und mehr verfolgen – ohne Buchhalter zu sein.

Indem Sie es in Ihren täglichen oder wöchentlichen Arbeitsablauf integrieren und nicht alle Daten am Ende des Jahres eingeben, überwachen und verwalten Sie kontinuierlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.

Die regelmäßige Nutzung einer Buchhaltungsplattform wie QuickBooks erfordert keinen enormen Zeitaufwand. Integrationen wie QuickBooks Sync für WooCommerce von MyWorks können alle Ihre Geschäftsdaten synchronisieren, sodass die Einrichtung ein Kinderspiel ist – außerdem müssen Sie keine neuen Daten manuell eingeben.

Sobald Sie ein aktives QuickBooks-Konto haben, gibt es einige erste Schritte, wie z. B. die Eingabe eines Startdatums für das Unternehmen und die Verbindung Ihrer Bankkonten. Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie Ihre Buchhaltungsdaten verfolgen! Dies kann manuell oder automatisch erfolgen.

Manuelle Einrichtung

Sie müssen zuerst Ihre Produkte in QuickBooks erstellen, die COGS- und Bestandsinformationen für jedes Produkt eingeben und dann Einnahmen- und Ausgabenkonten zuweisen.

Geben Sie als Nächstes Ihre WooCommerce-Shop-Bestellungen ein. Diese können alle vergangenen Verkäufe umfassen oder an einem Datum Ihrer Wahl beginnen; Idealerweise sollten Sie einen Ausgangspunkt auswählen und alle Verkäufe für das Geschäftsjahr zusammen haben. Bestellungen können als Rechnungen eingegeben werden – was am besten ist, wenn Kunden nicht sofort bezahlen – oder Verkaufsbelege, die perfekt sind, wenn Sie Zahlungen zum Zeitpunkt des Kaufs verarbeiten.

Nachdem Sie Ihre WooCommerce-Bestellungen eingegeben haben, können Sie Buchhaltungsberichte abrufen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Geschäfts zu bewerten, und weiterhin QuickBooks verwenden, um Anbieter und laufende Ausgaben zu verfolgen.

Haben Sie zu viele Produkte und Bestellungen in WooCommerce, um diese Daten manuell einzugeben? Oder haben Sie keine Zeit?

Tolle Neuigkeiten: Sie können WooCommerce und QuickBooks integrieren, um alle Ihre vergangenen Daten und laufenden Daten automatisch in Echtzeit zu synchronisieren.

Automatisierte Einrichtung

Je nach geschäftlichen Anforderungen, Budget und persönlichen Prioritäten können Sie sich für eine Integration entscheiden, um diesen Prozess zu automatisieren und Zeit zu sparen.

Während die manuelle Datenverwaltung wie eine kostengünstige Lösung erscheinen mag, kann der erforderliche Zeitaufwand zu höheren Opportunitätskosten führen. Wie bei jedem neuen Geschäftssystem müssen Sie die verfügbaren Lösungen bewerten und entscheiden, welche Ihren speziellen Anforderungen am besten entspricht.

Als Besitzer eines WooCommerce-Shops sind bereits Dutzende von alltäglichen Prozessen auf Ihrem Teller. Das Hinzufügen manueller Buchhaltungsaufgaben wie das manuelle Eingeben von Kunden und Verkäufen, das Hinzufügen und Verwalten von Produktlisten, das korrekte Erfassen und Einreichen von Umsatzsteuern, das Hinzufügen von Bankeinlagen, das Abgleichen Ihrer Konten und das Halten von Lagerbeständen auf dem neuesten Stand nimmt viel Zeit in Anspruch.

Glücklicherweise muss die Buchhaltung keine Aufgabe mehr sein, die mehr davon verbraucht. Integrationen können Ihre Buchhaltungs- und Bestandsdaten automatisch auf dem neuesten Stand halten. QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks ist eine solche Integration – und Sie können sogar kostenlos loslegen.