So verwenden Sie WordPress für die Dokumentenverwaltung oder Dateiverwaltung

Möchten Sie WordPress verwenden, um Ihre Dateien und Dokumente zu verwalten?

Möglicherweise haben Sie Tabellenkalkulationen, Bilder und andere Dokumente, die Sie mit dem Rest Ihres Teams teilen müssen. Indem Sie diese Dateien in WordPress hochladen, können Sie problemlos mit anderen Personen zusammenarbeiten oder diese Dokumente einfach im WordPress-Dashboard griffbereit halten.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie WordPress als Dokumentenverwaltungs- oder Dateiverwaltungssystem verwenden.

Warum WordPress zum Verwalten von Dokumenten und Dateien verwenden?

Es ist leicht, den Überblick über Dokumente zu verlieren, wenn Sie viele verschiedene Tools verwenden. Beispielsweise können Sie Entwürfe über eine Plattform wie Google Drive teilen, die Änderungen mit einem Tool wie Asana verfolgen und mit Redakteuren und Gastbloggern über Slack kommunizieren.

Das Problem ist, dass man leicht den Überblick über ein Projekt verliert, wenn man so viele verschiedene Tools verwendet. Indem Sie WordPress zur Verwaltung Ihrer Dokumente verwenden, können Sie alles an einem Ort aufbewahren. Dadurch sparen Sie Zeit und Mühe und stellen sicher, dass Sie niemals wichtige Dateien verlieren.

Lassen Sie uns sehen, wie Sie mit WordPress Ihre Dokumente und Dateien einfach verwalten können.

Einrichten Ihres WordPress-Dokumentenverwaltungssystems

Der einfachste Weg, ein Dokumentenmanagementsystem in WordPress einzurichten, ist die Verwendung von WP Document Revisions. Mit diesem Plugin können Sie mit anderen Personen an Dateien arbeiten, Dokumente online speichern und einen vollständigen Revisionsverlauf für jedes Dokument anzeigen.

Als erstes müssen Sie das Plugin installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.

Nach der Aktivierung sehen Sie im Menü auf der linken Seite eine neue Option „Dokumente“. Um ein Dokument in WordPress hochzuladen, gehen Sie zu Dokumente » Alle Dokumente . Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“.

Als nächstes müssen Sie dem Dokument einen Titel geben. Dies sollte Ihnen helfen, das Dokument zu identifizieren, insbesondere wenn Sie das WordPress-Dashboard mit anderen Personen wie Gastbloggern teilen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neue Version hochladen“.

Dadurch wird das Popup „Dokument hochladen“ geöffnet, das ähnlich wie die standardmäßige WordPress-Medienbibliothek funktioniert.

Sie können Ihr Dokument entweder per Drag & Drop auf das Popup ziehen oder auf „Datei auswählen“ klicken und dann eine Datei von Ihrem Computer auswählen.

WP Document Revisions lädt die Datei nun in WordPress hoch.

Danach können Sie den Workflow-Status des Dokuments festlegen. Wenn Sie das Dashboard für andere Personen freigeben, wissen alle, dass das Dokument ein erster Entwurf ist, überprüft wird, in Bearbeitung ist oder sich in einem anderen Status befindet. Dies kann Ihnen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und den redaktionellen Workflow in WordPress-Blogs mit mehreren Autoren zu verbessern.

Öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü unter „Workflow-Status“ und wählen Sie dann eine Option aus der Liste aus.

Als nächstes möchten Sie vielleicht eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Benutzern hilft zu verstehen, worum es in der Datei geht.

Geben Sie dazu einfach in den Texteditor ein. Dieser Abschnitt enthält alle standardmäßigen Textformatierungsoptionen, sodass Sie einen Link hinzufügen und Aufzählungszeichen und nummerierte Listen erstellen sowie Fett- und Kursivformatierung und mehr hinzufügen können.

Sie können auch ein Dokumentbild hinzufügen, das Benutzern helfen kann, die Datei zu verstehen, oder zusätzliche Informationen liefert, ähnlich einem Index oder Anhang.

Der Vorgang ähnelt dem Hinzufügen eines vorgestellten Bildes zu WordPress-Beiträgen und -Seiten. Wählen Sie einfach „Dokumentbild festlegen“ und wählen Sie dann entweder ein Bild aus der Medienbibliothek oder laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch.

Wenn Sie eine Datei hochladen, markiert WP Document Revisions Sie als Eigentümer des Dokuments.

Um diese Datei jemand anderem zuzuweisen, öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü „Eigentümer“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus der Liste aus. Dies kann helfen, Ihre Dokumente organisiert zu halten, insbesondere wenn Sie Ihrem WordPress-Blog viele Benutzer und Autoren hinzugefügt haben.

Standardmäßig veröffentlicht WP Document Revisions die Datei privat, sodass nur angemeldete Benutzer sie sehen können.

Eine weitere Option besteht darin, das Dokument auf Ihrer WordPress-Website zu veröffentlichen, damit Benutzer darauf zugreifen können, ohne sich beim Dashboard anzumelden.

Auch wenn Sie das Dokument veröffentlichen, ist es immer noch eine gute Idee, ein Passwort hinzuzufügen, indem Sie auf den Link "Bearbeiten" neben "Sichtbarkeit" klicken.

Wählen Sie dann „Passwortgeschützt“ und geben Sie ein sicheres Passwort in das Feld „Passwort“ ein.

Klicken Sie danach auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie möchten kein Passwort verwenden? Dann können Sie den gleichen Vorgang wie oben beschrieben ausführen, aber wählen Sie diesmal "Öffentlich".

Unabhängig davon, wie Sie die Datei veröffentlichen, zeigt WP Document Revisions ihre URL direkt unter dem Titel an. Benutzer können die Datei sehen, indem sie diese URL besuchen.

Um stattdessen einen benutzerdefinierten Permalink zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Geben Sie dann die neue URL ein und klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie mit den eingegebenen Informationen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Verwalten von Dokumentrevisionen und Workflow-Status in WordPress

WP Document Revisions verfügt auch über leistungsstarke Versionskontrollfunktionen. Dies kann Ihnen bei der Zusammenarbeit mit anderen Personen helfen, indem der gesamte Verlauf eines Dokuments angezeigt wird. Sie können sogar frühere Versionen der Datei öffnen und jederzeit eine frühere Version wiederherstellen.

Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument hochladen oder aktualisieren, können Sie eine Notiz in die Revisionsübersicht eingeben.

Diese Notizen erscheinen im Überarbeitungsprotokoll unten auf dem Bildschirm neben dem Namen der Person, die die Aktualisierung vorgenommen hat.

Wenn das Update einen neuen Dateiupload beinhaltete, sehen Sie auch einen „Zurücksetzen“-Link.

Klicken Sie einfach auf den Link, um diese Version des Dokuments wiederherzustellen. Selbst wenn Sie zu einer früheren Version der Datei zurückkehren, bleibt der Verlauf intakt, sodass Sie keine Informationen verlieren.

Anpassen und Erstellen Ihrer eigenen Workflow-Status

Workflow-Status machen es einfach zu erkennen, ob ein Dokument ein erster Entwurf, in Bearbeitung oder in einem anderen Status ist. Ähnlich wie Sie Blogbeiträge als Entwurf oder veröffentlicht speichern, können Zustände den redaktionellen Arbeitsablauf verbessern.

WP Document Revisions verfügt über vier Standard-Workflow-Status: endgültig, in Bearbeitung, erster Entwurf und in Prüfung. Möglicherweise müssen Sie diese Standardstatus ändern oder weitere Status hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise ein Kundenportal erstellen, können Sie den Status „Wird vom Kunden überprüft“ festlegen.

Um die Workflow-Status zu ändern, gehen Sie zu Dokumente » Workflow-Status . Wenn Sie einen bestehenden Status anpassen möchten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Dadurch wird ein Editor geöffnet, in dem Sie den Namen, den Slug und die Beschreibung des Workflow-Status ändern können. Dies ähnelt der Bearbeitung von Kategorien und Tags in WordPress.

Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“.

Sie können auch neue Workflow-Status hinzufügen.

Geben Sie unter Dokumente » Workflow-Zustände einen neuen Namen, Slug und eine Beschreibung ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neuen Workflow-Status hinzufügen“.

Verwalten von Benutzerrollen und Dokumentenzugriff in WordPress

WP Document Revisions weist Personen basierend auf ihrer Benutzerrolle unterschiedliche Dokumentbearbeitungsfunktionen zu. Beispielsweise können Autoren keine von anderen Personen veröffentlichten Dokumente bearbeiten oder privat veröffentlichte Dokumente lesen.

Die Standardberechtigungen sollten für die meisten Websites gut geeignet sein. Wenn Sie jedoch eine dieser Einstellungen überprüfen und ändern möchten, ist der einfachste Weg die Verwendung von Mitgliedern. Mit diesem Plugin können Sie die Berechtigungen für jede Benutzerrolle anpassen und sogar völlig neue Rollen erstellen.

Als erstes müssen Sie Members installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.

Gehen Sie nach der Aktivierung auf die Seite Mitglieder » Rollen , um alle verschiedenen Benutzerrollen auf Ihrer WordPress-Website anzuzeigen.

Bewegen Sie hier Ihre Maus über die Benutzerrolle, die Sie ändern möchten.

Sie können dann fortfahren und auf „Bearbeiten“ klicken, wenn es angezeigt wird, wodurch der Benutzerrollen-Editor geöffnet wird.

Die linke Spalte zeigt alle verschiedenen Arten von Inhalten wie wiederverwendbare Blöcke und WooCommerce-Produkte.

Klicken Sie im linken Menü auf „Dokumente“.

Sie sehen nun alle Berechtigungen dieser Benutzerrolle, z. B. die Möglichkeit, die Dateien einer anderen Person zu löschen oder ihre eigenen Dokumente zu bearbeiten.

Klicken Sie einfach für jede Berechtigung auf das Kontrollkästchen „Erteilen“ oder „Verweigern“.

Wenn Sie mit den vorgenommenen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Für einen detaillierteren Blick auf das Members-Plugin lesen Sie bitte unsere Anleitung zum Hinzufügen oder Entfernen von Funktionen zu Benutzerrollen in WordPress.

Nach der Installation dieses Plugins können Sie sogar steuern, wer Zugriff auf jedes Dokument hat. Gehen Sie einfach zu Dokumente » Alle Dokumente .

Bewegen Sie hier den Mauszeiger über eine beliebige Datei und klicken Sie auf den Link „Bearbeiten“, wenn er angezeigt wird.

Scrollen Sie nun zum neuen Feld „Content Permissions“. Hier finden Sie eine Liste aller Benutzerrollen auf Ihrem WordPress-Blog oder Ihrer Website.

Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen neben jeder Rolle, die auf dieses Dokument zugreifen muss.

In diesem Abschnitt sehen Sie auch eine Registerkarte Bezahlte Mitgliedschaften. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf zahlende Mitglieder beschränken.

Weitere Informationen finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden zum Erstellen einer WordPress-Mitgliederseite.

Wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Aktualisieren“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, zu lernen, wie Sie WordPress für die Dokumentenverwaltung oder Dateiverwaltung verwenden. Vielleicht möchten Sie auch unseren Leitfaden zum Erstellen einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und unsere Expertenauswahl der besten Live-Chat-Software für kleine Unternehmen lesen.

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