Was ist eine Wissensdatenbank: der endgültige Leitfaden mit Vorteilen, Schritten und Beispielen

Die Informationen, die Ihre Mitarbeiter über Ihre Käufer, Angebote und Abläufe besitzen, sind eine der wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens.

Das Problem ist, dass diese Informationen über viele Orte verteilt sind. Zum Beispiel wird Wissen in E-Mails, Social-Media-Nachrichten, Forengesprächen, Kommentaren, Support-Fällen und in den Köpfen von Kundendienstmitarbeitern verstopft.

Um diese Informationen optimal zu nutzen, sollten Sie die Informationen in einer zentralen Bibliothek oder Plattform konsolidieren. Und es sollte für alle Personen, die es benötigen, leicht verfügbar sein, egal ob es sich um Ihre Kunden, Mitarbeiter oder beides handelt.

Die Lösung? Eine Wissensbasis. Tatsächlich hat eine Forrester-Umfrage ergeben, dass Verbraucher Wissensdatenbanken mehr mögen als andere Selbsthilfekanäle. Vor diesem Hintergrund zeigt Ihnen dieser Leitfaden, wie die Erstellung und Bereitstellung es Ihrem Unternehmen ermöglichen kann, den Kundenservice zu verbessern.

Nicht nur, dass. Es wird auch die Produktivität Ihres Teams verbessern, unabhängig von der Größe und Branche Ihres Unternehmens. Beginnen wir also damit, die Bedeutung einer Wissensdatenbank zu verstehen.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein Selbsthilfe-Repository mit Leitfäden, Lernprogrammen, Dokumentationen und häufig gestellten Fragen zu den Produkten, Lösungen, Funktionen oder Fachkenntnissen eines Unternehmens. Es ist so strukturiert, dass Benutzer Informationen einfach anzeigen und verwenden können.

Jede Organisation strebt danach, Informationen leicht auffindbar zu machen. Dennoch geben 60 % der Mitarbeiter an, dass es schwierig ist, die Informationen zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Hier kann eine Wissensdatenbank helfen. Es ist definiert als ein digitales Wissensarchiv zur Selbsthilfe in Bezug auf ein Angebot, eine Lösung, eine Funktion oder ein Thema.

Das Hauptziel besteht darin, eine einzige Wissensbibliothek anzubieten, die Menschen und Unternehmen mühelos erreichen und nutzen können. Zum Beispiel:

• Nodored optimiert den Kundensupport mit seiner externen Wissensdatenbank
• Scribbr nutzt eine interne Wissensdatenbank, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern
• Die Wissensdatenbank von Agendrix hilft bei der Skalierung des Supports in mehreren Sprachen

Die Informationen in Ihrer Wissensdatenbank können von so ziemlich jedem Ort stammen. Fachexperten im gesamten Unternehmen tragen zu seinem Wachstum bei.

Obwohl sich der Inhalt von Wissensdatenbanken in verschiedenen Organisationen in Abhängigkeit von mehreren Aspekten unterscheidet, enthält er üblicherweise Details wie:

• Anleitungen und Video-Tutorials, um Kunden dabei zu unterstützen, mehr über die Verwendung eines bestimmten Produkts zu erfahren.
• Dokumentation für Mitarbeiter, um ihr Wissen über die Produkte und Lösungen der Organisation sowie über ihre internen Abläufe und Protokolle zu verbessern.
• Interne Dokumentation wie Standard Operating Procedures (SOPs), technische Handbücher und Workflow-Richtlinien, die Teammitglieder bei einem bestimmten Projekt unterstützen.
• Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Verwendung des Produkts, zur optimalen Nutzung erweiterter Funktionen und zum Umgang mit häufigen Schwierigkeiten oder Bedenken.
• Personaldokumentation wie ein Personalhandbuch, Fragebögen zur Personalbeurteilung, Arbeitsblätter zur Einarbeitung usw.

Insgesamt ist eine Wissensdatenbank ein Eckpfeiler für Ihre Aktivitäten im Bereich Wissensmanagement (KM). Es ermöglicht Ihnen, Informationen in Ihrer gesamten Organisation und Ihren Sektoren zu produzieren, zu organisieren, zu verteilen, zu verwenden und zu handhaben.

Zwei Arten von Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken werden für Ihre Mitarbeiter, Einkäufer oder manchmal für beide erstellt. Ihr Hauptziel besteht darin, der Zielgruppe dabei zu helfen, eine Antwort auf ihre Frage zu erhalten, ohne dass ein Unternehmensvertreter oder -agent beteiligt ist. Und sie können in zwei Formen eingeteilt werden:

Externe Wissensdatenbank

Eine externe Wissensdatenbank hilft Ihren Käufern, alles zu verstehen, was sie über Ihre Angebote, Ihr Unternehmen und Ihre Branche erfahren möchten. Sie wird auch als Kundenservice-Wissensdatenbank oder Self-Service-Bibliothek bezeichnet.

Ein typisches Beispiel: Die externe Wissensdatenbank von Guardian Bikes. Das Unternehmen stellt Kinderfahrräder her, die angeblich die harmlosesten Fahrräder für Kinder sind.

Diese externe Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erleichtert das Auffinden von Informationen, die ein aktueller oder potenzieller Kunde möglicherweise benötigt. Die Themen könnten Bestellung, Größe, Versand, häufig gestellte Fragen zu Produkten und mehr umfassen, um Käufer zu unterstützen.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank wird häufig als Mittel für Unternehmensmitarbeiter verwendet, um zu interagieren und Unternehmenswissen und -daten intern zu vermitteln.

Zum Beispiel nutzt Meero seine interne Wissensbasis, um sein Kundendienstpersonal zu koordinieren, wenn es in neue Regionen expandiert.

Wir werden in den kommenden Abschnitten über die Schritte zur Entwicklung einer Wissensdatenbank sprechen, von der Endbenutzer profitieren. Aber lassen Sie uns vorher besprechen, warum Sie es verwenden sollten.

Warum eine Wissensdatenbank verwenden?

Eine Wissensdatenbank steigert das Potenzial Ihrer Marke, Informationen zu generieren, zu ordnen, zu überwachen und zu verteilen und sie optimal zu nutzen.

Im heutigen digitalen Zeitalter suchen und brauchen Einzelpersonen eine korrekte Dokumentation. Aber die Informationen sollten einfach zu navigieren und zu konsumieren sein. Einen Anruf zu tätigen, ein Support-Ticket einzureichen oder eine Nachricht zu schreiben, ist kaum ihre erste Präferenz.

Sie brauchen sofort die Lösung für ihr Problem. Tatsächlich glauben 35 % der Käufer, dass sie in der Lage sein sollten, ihre Probleme selbst zu beheben, wie aus einem Emplifi-Bericht hervorgeht.

Aus diesem Grund sollten Sie über eine breite und fundierte Wissensbasis für Ihr Unternehmen verfügen. Aus der oben besprochenen Definition einer Wissensdatenbank wissen Sie bereits, dass Sie umfassende und schnelle Lösungen rund um die Uhr aus einer zentralisierten Datenbank teilen können.

Außerdem trägt es dazu bei, den Arbeitsaufwand für die Suche und Durchsicht der Informationen zu minimieren.

Wie Sie Ihre Wissensdatenbank nutzen, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrem Zielmarkt ab. Unternehmen nutzen Wissensdatenbanken für viele Zwecke. Und sie entdecken fast täglich neue Anwendungen.

Im Folgenden finden Sie jedoch einige Beispiele dafür, wie verschiedene Abteilungen davon profitieren können:

• IT: Macht es einfach, Probleme zu beheben, neue Mitarbeiter einzuarbeiten, Coaching anzubieten und grundlegende Supportfragen zu beantworten.
• HR: Ausgezeichnet für alle Dinge, die von der Aufnahme und internen Schulungen bis hin zum Teilen von Organisationsrichtlinien und Vergütungszeitplänen reichen.
• Recht: Hilft bei Fragen zu Urheberrecht, Lizenzierung, Richtlinien, Vereinbarungen und zusätzlichen Genehmigungsverfahren.

Außerdem können Sie Ihre Wissensdatenbank regelmäßig ändern und verwalten, um sicherzustellen, dass alle Informationen immer noch korrekt und nützlich sind. Dies bedeutet, dass es auch dazu beitragen kann, die Nützlichkeit der vorliegenden Inhalte zu erhöhen.

Lassen Sie uns all dies ein wenig genauer untersuchen, indem wir alle Vorteile hervorheben, die eine Wissensdatenbank Ihren potenziellen Kunden und Teammitgliedern bietet.

Was sind die Vorteile einer Wissensdatenbank?

Eine solide Wissensbasis ermöglicht es Ihrem Unternehmen, schnell Antworten zu geben. Zu den Vorteilen gehören die Steigerung der Benutzerzufriedenheit, die Einsparung von Onboarding-Kosten, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Aus dem, was wir darüber besprochen haben, was eine Wissensdatenbank ist und warum sie verwendet werden sollte, haben Sie sich vielleicht bereits die Hauptvorteile vorgestellt. Doch schauen wir uns die Vorteile etwas genauer an.

Steigern Sie die Benutzerzufriedenheit

Über 69 % der Kunden lösen ihre Probleme gerne selbst. Und 63 % beginnen meistens damit, sich die digitalen Unterlagen eines Unternehmens anzusehen, bevor sie den Kundendienst über Handy, E-Mail oder soziale Medien kontaktieren.

Eine gut strukturierte und intuitive Wissensdatenbank ermöglicht es Einkäufern effektiv, nach den Informationen zu suchen, die sie benötigen, und nicht nach denen des Unternehmens.

Sie müssen nicht immer wieder Support-Anfragen stellen, für freibleibende Servicemitarbeiter in der Leitung bleiben oder andere Probleme auf sich nehmen. Dies hat das Potenzial, ihre Erfahrung mit dem Geschäft erheblich zu verbessern.

Beständigkeit im Service

Da eine Wissensdatenbank als eine einzige Quelle für das gesamte Wissen definiert ist, kann ein Unternehmen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter aktuelle und korrekte Daten verwendet. Dadurch kann die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter insgesamt gesteigert werden.

Jeder in Ihrem Unternehmen wird sich auf einheitliche Richtlinien beziehen, die in Ihrer internen Wissensdatenbank vorhanden sind. Unabhängig davon, welchem ​​Team oder welcher Abteilung Sie angehören (Marketing, HR usw.), erhalten Sie genau die gleichen Details. Dies ist ein entscheidender Vorteil beim Aufbau einer Wissensbasis für Unternehmen. Es minimiert Unsicherheiten und lässt Abteilungen zuverlässig arbeiten.

Schnellere Auflösungen

Geben Sie mir einen Daumen nach oben, wenn Sie auf Vertriebsmitarbeiter, Helpdesk- oder Kundendienstmitarbeiter warten möchten, die damit beschäftigt sind, Personen zu helfen, die sie zuerst kontaktiert haben.

Ja, hätte ich nicht gedacht!

Du bist aber nicht allein. Laut einer Studie von Freshworks aus dem Jahr 2021 erwarten 52 % der Käufer eine schnelle Lösung und 80 % wünschen sich eine schnellere Antwort von Unternehmen.

In der aktuellen Ära der Hochgeschwindigkeitskommunikation können es die meisten Kunden einfach nicht ertragen, auf Unterstützung zu warten. In Situationen, in denen sie nach Lösungen suchen, erwarten sie, diese schnell zu bekommen.

Eine Wissensdatenbank bedeutet, dass Sie die Käuferzufriedenheit erhöhen können, da sie den Verbrauchern die Möglichkeit bietet, sofort Unterstützung zu erhalten.

Mit einer starken externen Wissensbasis müssen Sie die Mitarbeiter nicht warten lassen, sie von einem Vertreter zu einem anderen verschieben oder mit ihnen Kontakt aufnehmen. Insgesamt handelt es sich um eine benutzerfreundliche Selbsthilfeoption, mit der Probleme schnell behoben werden können.

Sparen Sie Onboarding-Kosten

Die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist teuer. Laut den jüngsten Statistiken der Society for Human Resource Management (SHRM) belaufen sich die typischen Kosten für einen neu eingestellten Mitarbeiter auf etwa 4.700 US-Dollar.

Eine interne Wissensdatenbank stellt sicher, dass Personen, die neu am Arbeitsplatz sind, eine einzige Quelle mit genauem Material erhalten.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise zum ersten Mal ein Tool auf den Markt bringt, kann es eine interne Wissensdatenbank aufbauen, die detaillierte Anweisungen und Anleitungen zur Nutzung der Plattform enthält.

Dies könnte Ihnen helfen, die Zeit und die Kosten für ein persönliches Coaching für jedes Teammitglied zu vermeiden. Mitarbeiter können sich mühelos das Wissen aneignen, das erforderlich ist, um ihre Aufgaben zu verstehen und effizient auszuführen.

Das Ergebnis? Verbesserte Arbeitsplatzbedingungen und reduzierte Kosten – ein weiterer Vorteil der Schaffung einer Wissensdatenbank für Unternehmen.

Produktivität erhöhen

Laut Nintex berichten 67 % der Fachleute, dass die chaotischen Arbeitsabläufe ihrer Organisation sie daran hindern, ihr Bestes zu geben.

Wenn Sie keine geeignete Strategie zum Austausch von Wissen in einem Unternehmen haben, werden Sie wahrscheinlich einen Rückgang der Arbeitsleistung feststellen.

Hier kann eine Wissensdatenbank helfen, da sie 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche zugänglich ist.

Mit allen relevanten Kenntnissen und Details an einem einzigen, bequemen Ort können Kunden alles, was sie wollen, wann immer sie wollen, mit dem geringsten Aufwand erhalten.

Da die Einkäufer Lösungen für einfachere Probleme finden können, haben Ihre Kundendienstmitarbeiter mehr Zeit, sich um schwierige Anliegen zu kümmern.

Nicht nur das. Wenn Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden können, verbringen sie mehr Stunden damit, ihre Arbeit zu erledigen, anstatt nach Anleitungen zu suchen.

Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern

Wie in der Definition der Wissensdatenbank besprochen, handelt es sich um eine einheitliche Wissensbibliothek, die von jedem Team gestaltet und verwendet wird. Auf diese Weise können Sie organisatorische Silos vermeiden und die Zusammenarbeit fördern.

Da die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, ihr Verständnis und ihre Erfahrung an ihre Kollegen weiterzugeben, fördern Sie auch die wechselseitige Kommunikation.

Insgesamt kommt eine Wissensdatenbank sowohl Mitarbeitern als auch Kunden in allen Phasen ihres Lebenszyklus mit dem Unternehmen zugute. Und laut einer Studie von Treasure Data und Forbes Insights bleiben 65 % der Verbraucher bei der Marke, wenn das Unternehmen während des gesamten Kundenzyklus einen guten Service bieten kann.

Nachdem Sie nun wissen, was eine Wissensdatenbank ist und welche Vorteile sie hat, fahren wir mit den Schritten zum Aufbau einer Wissensdatenbank für Unternehmen fort.

Schritte zum Erstellen einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen

Um eine Wissensbasis für Ihr Unternehmen aufzubauen, beginnen Sie damit, Ihre Bedürfnisse und Ziele zu bestimmen. Arbeiten Sie dann an der Erstellung, Formatierung und Organisation Ihrer Wissensdatenbankinhalte. Verwenden Sie schließlich die richtige Software, um Ihr Wissensdatenbankportal einzurichten und eine konsistente Markenpersönlichkeit aufrechtzuerhalten.

In Anbetracht dessen, was eine Wissensdatenbank leisten kann, müssen Sie bereit sein, eine solche aufzubauen. Berücksichtigen Sie also die folgenden Schritte, während Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen.

Bestimme deine Bedürfnisse und Ziele

Gehen Sie zielorientiert vor, wenn Sie eine Wissensdatenbank für Unternehmen aufbauen. Legen Sie einen Zweck fest, der sich um die Informationen dreht, die Ihr Publikum wissen muss, um sein Gesamterlebnis zu verbessern.

Sie sollten sich ein klar definiertes Ziel setzen, um Ihrer Wissensdatenbank einen bestimmten Zweck und eine bestimmte Bedeutung zu geben. Nehmen wir zum Beispiel Buffer. Das Unternehmen hat seine Social-Media-Expertise genutzt, um eine interne Wissensbasis aufzubauen. Und es erfüllt effektiv den Zweck von Buffer, die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und den Orientierungsprozess zu verbessern.

Dies ist ein perfektes Beispiel für eine zielorientierte Wissensbasis. Einer der wichtigsten Schritte besteht also darin, Wissensdatenbankartikel zu erstellen, die sich auf das beziehen, wonach Ihre Benutzer suchen. Und das geht nur, wenn man von vornherein klare Ziele hat.

Um die Themen und Fragen zu finden, die Sie in Ihrer Wissensdatenbank behandeln sollten, sammeln Sie zunächst die folgenden Informationen:

• Welches sind die häufigsten Anfragen Ihrer Käufer?
• Wie nutzen Verbraucher Ihre Waren und Lösungen?
• Was ist wichtig für Ihren Zielmarkt?

Überprüfen Sie Ihren Kundenerfolg und Ihre Mitarbeiterleistungsziele. Wenn es Raum für Verbesserungen gibt, ist eine Wissensdatenbank ein ausgezeichneter Ausgangspunkt.

Erstellen Sie Wissensdatenbankinhalte

Alle Teams im gesamten Unternehmen können und sollten zu Ihrer Wissensbasis beitragen. Lassen Sie sich von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen beraten, da jede Abteilung mit Kunden in verschiedenen Phasen des Verkaufszyklus zu tun hat und Ihnen einen einzigartigen Blickwinkel bieten kann.

Bei der Entwicklung Ihrer Wissensbasis sollten Sie Ihre Mitarbeiter, die in verschiedenen Teams arbeiten, zu Beiträgen einladen. Sammeln Sie häufig gestellte Fragen und deren Lösungen von allen Servicemitarbeitern.

Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen beispielsweise, welche Art von Daten ein potenzieller Käufer in der Entscheidungsphase benötigt.

Ebenso kennen die Mitarbeiter des Kundensupports die typischen Herausforderungen und Hindernisse, auf die Ihre bestehenden Käufer bei der Nutzung Ihrer Produkte stoßen.

Ebenso ist das Feedback des IT-Teams wichtig für die Entwicklung einer Wissensbasis, da sie diejenigen sind, die die technische Seite Ihrer Lösungen vollständig verstehen.

Diese Ideen werden Ihren Mitarbeitern helfen, Wissensdatenbankinhalte zu erstellen, die wichtige Fragen für Ihre potenziellen Kunden ansprechen.

Zusammenfassend muss und kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen an der Erstellung der internen und externen Wissensbasis mitwirken. Außerdem müssen sie auch bei der Aktualisierung der Wissensdatenbank einbezogen werden.

Behalten Sie eine konsistente Markenpersönlichkeit bei

Das Erscheinungsbild Ihrer Wissensdatenbank sollte mit Ihrem Branding übereinstimmen. Sie können dies mit einem Styleguide tun, der Aussehen und Ton für Ihre Wissensdatenbank definiert.

Eine Wissensdatenbank ist per Definition eine Sammlung von Informationen. Aber es sollte auch die richtige Menge an Branding darüber gestreut haben. Sie möchten sich von den anderen abheben, aber nicht so sehr, dass der Nutzen Ihrer Artikel darunter leidet.

Schauen wir uns zum Beispiel Billie an. Ihre Wissensbasis ist unkonventionell. Benutzer werden mit einem ästhetisch ansprechenden Heldenabschnitt mit dem Versprechen begrüßt, dass Billie da ist, um zu helfen.

Diese externe Wissensdatenbank ist fantastisch, da sie der Stimmung des Unternehmens entspricht. Wenn sich der Betrachter auf der Seite nach unten bewegt, kann er nützliche Optionen finden, um wichtige Abschnitte zusammen mit einigen häufigen Fragen zu besuchen.

Billie ist ein lustiges, jugendliches Unternehmen, bei dem sich alles um Schönheit und Stil dreht. Und diese Wissensbasis bewahrt auch einen ähnlichen Sinn für Spaß und Ästhetik.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Wissensdatenbank zu Ihrer Marke passt?

Eine der besten Möglichkeiten besteht darin, einen Styleguide zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Inhalte, die Sie Ihrer Wissensdatenbank hinzufügen, in Aussehen und Ton ähnlich sind. Dazu gehören auch Aspekte wie Farben, Schriftart, Textgröße und Bilder.

Ein weiterer Aspekt, der konsistent bleiben sollte, ist Ihre Stimme. Bestimmen Sie, wie Ihre Marke kommuniziert. Und übernehmen Sie dann diesen Ton und diese Stimme in Ihrem gesamten Wissensportal. Nehmen Sie bei Bedarf Hilfe von Ihrer Marketingabteilung in Anspruch.

Inhalte richtig formatieren

Formatieren Sie Artikel mit Überschriften und Unterüberschriften, heben Sie wichtige Teile hervor und verwenden Sie Listen, um den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank einfach zu überfliegen.

Zuschauer erwarten sofortige Antworten. Aus diesem Grund ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Wissensdatenbank es Kunden ermöglicht, schnell Lösungen zu finden. Eine wichtige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihre Artikel so zu formatieren, dass sie einfach zu scannen sind.

Spotify ist ein gutes Beispiel. Dieser Musik-Streaming-Dienst wendet sein einfaches, kundenfreundliches Design auch auf seine externe Wissensdatenbank an.

Sie können die Materialien einfach und schnell scrollen und lesen. Während Sie Inhalte durchgehen, verwendet Spotify eine Dropdown-Funktion, um den gesamten Artikel zu erweitern. Auf diese Weise erwecken sie den Eindruck, dass die Informationen kurz und strukturiert sind.

Durch die Verwendung der Dropdown-Funktion verhindert Spotify, dass Zuschauer mit übermäßig langen Inhalten erschreckt werden. Außerdem bietet es den Verbrauchern auch ein angenehmes und natürliches Lesevergnügen.

Um dies zu erreichen, können Sie Methoden verwenden, um Ihren Inhalt aufzuteilen. Dazu gehören das Hinzufügen von Titeln und Untertiteln, das Hervorheben von Inhalten, Listen usw. Sehen Sie sich auch unsere ultimative Wissensdatenbank-Artikelvorlage an.

Organisieren Sie Ihre Inhalte

Organisieren Sie Ihre Inhalte hierarchisch, damit Benutzer sich ausführlicher über ein Thema informieren oder zu einem breiteren Abschnitt navigieren können.

Die Entwicklung einer Wissensbasis, die mit einer riesigen Datenmenge angereichert ist, ist von entscheidender Bedeutung. Doch was nützt eine Wissensdatenbank, wenn die Materialien nicht sinnvoll strukturiert sind? Das bedeutet, dass die Navigation für den Benutzer intuitiv sein sollte.

Beispielsweise gibt Canva Wissensdatenbanken eine neue Bedeutung. Die Wissensdatenbank von Canva ist visuell atemberaubend. Darüber hinaus leiten die grundlegenden Optionen auf der Startseite den Betrachter problemlos durch verschiedene Abschnitte der Wissensdatenbank.

Sie sollten Ihre Inhalte zumindest in einer hierarchischen Struktur organisieren, damit Ihre Benutzer mühelos weiter in ein bestimmtes Thema eintauchen können.

Richten Sie Ihr Wissensdatenbank-Portal ein

Wählen Sie die richtige Software, um eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufzubauen. Achten Sie auf Schlüsselfunktionen wie intuitives Schreiben und Strukturieren von Inhalten, umfangreiche Suche und erweiterte Analysen.

Neben der Kategorisierung Ihrer Artikel sollten Sie darauf achten, dass Ihre Wissensdatenbank gut strukturiert ist. Außerdem sollte die Benutzererfahrung auf jeder Seite konsistent sein. Anders ausgedrückt: Alle Seiten in Ihrer Wissensdatenbank sollten ein ähnliches Layout und Thema haben.

Dies ist nur möglich, wenn Sie eine geeignete Software verwenden, um eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen zu pflegen und zu steuern.

Das richtige Tool bietet einen geeigneten Funktionsumfang, um eine einfach zu bedienende Wissensdatenbank aufzubauen. Ihre Mitarbeiter sollen Informationen reibungslos entwickeln und verwalten können. Und Ihr Zielmarkt sollte in der Lage sein, leicht auf die benötigten Inhalte zuzugreifen.

Das bedeutet, dass Sie über die Grundlagen einer Wissensdatenbank hinausblicken müssen. Achten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Tools zum Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen auf die folgenden Funktionalitäten:

Intuitives Schreiben und Strukturieren von Inhalten – Dies bedeutet, dass Ihre Lösung eine benutzerfreundliche Bearbeitungsoberfläche enthalten sollte. Es sollte Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sowohl schriftliche Inhalte als auch andere Medien wie Bilder und Videoclips einzufügen, zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Effektive Suchfunktionen – In Anbetracht der Menge an Informationen, die den Lesern zur Verfügung stehen, muss Ihre Wissensdatenbank eine leistungsstarke Suche unterstützen, um sicherzustellen, dass Ihre Leser die benötigten Inhalte erhalten.

Fortgeschrittene Analysen : Durch die Auswertung der Art und Weise, wie Ihre Informationen verwendet werden, können Sie Ihre Artikel in der Wissensdatenbank optimieren. Dadurch wird Ihre Wissensdatenbank zu einer wichtigen Ergänzung für Ihr Unternehmen.

Heroic KB zum Beispiel erfüllt all diese Kriterien. Das mit WordPress kompatible Heroic KB-Plugin ist eine branchenführende und vollwertige Wissensdatenbanklösung. Das Plugin ist von der Installation an einfach zu bedienen und schnell einzurichten.

Mit Heroic KB haben Sie die Wahl, wie Sie eine Wissensbasis für Ihr Unternehmen aufbauen. Sie können eine neue WordPress-Website nur für Ihre Wissensdatenbank erstellen und dann das Plugin installieren. Oder Sie können das Heroic KB-Plugin auf Ihrer aktuellen WordPress-Website herunterladen, um Funktionen der Wissensdatenbank hinzuzufügen.

Heroic Knowledge Base bietet mehrere Funktionalitäten, um Ihre Informationen zu strukturieren, eine hervorragende Benutzererfahrung zu bieten und die Definition Ihrer Wissensdatenbank zu verbessern.

• Live-AJAX-Suche mit Echtzeit-Empfehlungen, kombiniert mit Kategorien und Tags zur Kategorisierung von Inhalten.
• Integrierte Berichterstattung zur Analyse der Nützlichkeit von Inhalten, Seitenaufrufen, der Anzahl der Personen, die zu Echtzeit-Kundendienstwegen wechseln, und Suchanfragen.
• Vielseitiger Gutenberg-Editor und ein integriertes Revisionssystem zur Versionsverwaltung.
• Keine Obergrenze für die Anzahl der Beiträge, Mitglieder und vieles mehr. Im Wesentlichen gibt es keine unnötigen Einschränkungen wie die, die Sie bei SaaS-Wissensaustausch-Tools finden.
• Sie haben die Möglichkeit, Ihre Wissensbasis zu erweitern, indem Sie zusätzliche Plugins verwenden, da sie auf WordPress aufbauen.
• Vollständige Kontrolle über Ihre Inhalte. Ihre Informationen werden immer vollständig auf Ihrer Plattform gespeichert.

Darüber hinaus hilft Ihnen Heroic KB dabei, eine Wissensdatenbank zu erstellen, die Ihrem Branding entspricht, aber niemals zulässt, dass das Design den Inhalt der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens überwältigt.

Optimieren Sie die Benutzererfahrung

Um den Zugriff und die Navigation auf Ihre Wissensdatenbank zu erleichtern, verwenden Sie Tags in Artikeln, betten Sie interne Links ein und fügen Sie allgemeine Schlüsselwörter ein, die für den Inhalt relevant sind.

Die meisten Besucher, die Ihre Wissensdatenbank durchsuchen, tun dies nicht nur zum Spaß. Sie suchen nach Lösungen für ihre Fragen. Ihre Wissensdatenbank sollte also ernst gemeint sein.

Stellen Sie sicher, dass die Benutzer die erforderlichen Informationen in Ihrer Wissensdatenbank schnell und einfach finden können. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Wissensdatenbank einfach zu durchsuchen machen.

Sie können die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Wissensdatenbank mithilfe der folgenden Methoden verbessern:

• Kennzeichnen Sie Ihre Wissensdatenbankinhalte, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.
• Verwenden Sie interne Links in Artikeln, die auf verwandte Artikel verweisen.
• Fügen Sie strukturelle Links hinzu, damit Besucher auf die übergeordneten Themen Ihrer Wissensdatenbank zugreifen können.
• Verwenden Sie Tags und Schlüsselwörter, um Artikel zu organisieren und sie einfach zu finden.

Strukturieren Sie die Informationen, die zu Ihrem Unternehmen passen, und denken Sie dann daran, sie zu aktualisieren. Auf diese Weise ist Ihre Wissensdatenbank einfach zu lesen und zu durchsuchen und bietet Ihren Besuchern eine einfache Benutzererfahrung.

Halten Sie Ihre Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand

Finden Sie heraus, was Sie basierend auf Ihren meistgesehenen Artikeln und Themen mit dem wenigsten Material optimieren können. Oder erläutern Sie Ihre fortgeschrittenen Inhalte weiter.

Wir haben bereits besprochen, was eine Wissensdatenbank ist. Aber Sie sollten auch beachten, dass eine Wissensdatenbank nichts ist, was Sie einmal einrichten und dann vergessen.

Nach der initialen Implementierung verschmilzt der Aufbau einer Business Knowledge Base mit kontinuierlichen Wissensmanagement-Aktivitäten.

Sie müssen weiterhin Inhalte produzieren und aktualisieren, während Ihr Unternehmen in verschiedenen Formen wächst. Wenn Sie beispielsweise eine neue Produktfunktion einführen, müssen Sie Artikel schreiben, in denen erklärt wird, wie die Funktion verwendet und Fehler behoben werden.

Ein anderer Fall könnte sein, wenn Ihr Unternehmen seinen Verhaltenskodex oder seine Richtlinien ändert, möchten Sie diese in Ihrer Wissensdatenbank anzeigen.

Sie sollten auch den Zweck, den Inhalt und die Bedeutung Ihrer Wissensdatenbank immer weiter verfeinern, je nachdem, wie gut sie die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt. Ein guter Ausgangspunkt ist die Überprüfung der Nutzungsstatistiken und anderer wichtiger Daten. Hier sind einige Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen:

• Welche Artikel werden von Ihren Käufern am häufigsten angesehen?
• Welche Fächer haben den wenigsten Inhalt?
• Wie könnten Sie Ihre fortgeschrittenen Inhalte weiter ausführen?
• Welche Suchanfragen ergeben keine relevanten Antworten?

Wenn Sie eine hochwertige Wissensdatenbankplattform wie Heroic KB verwenden, wäre dieser Teil einfach, da Sie über ein integriertes Analysesystem sowie die Möglichkeit verfügen, Stimmen und Feedback von Benutzern zu sammeln.

Häufige Fragen zu einer Wissensdatenbank

Abgesehen von der Definition einer Wissensdatenbank und ihren Vorteilen finden Sie hier einige häufig gestellte Fragen und ihre Antworten.

Was sollte eine Wissensdatenbank beinhalten?

Eine Wissensdatenbank ist ein einheitliches Portal, in dem das gesamte Wissen über ein Unternehmen und seine Angebote gespeichert, kategorisiert und abgerufen werden kann. Es enthält Benutzerhandbücher, Produkthandbücher, Videos zur Fehlerbehebung und andere Dokumentationen.

Was ist der Zweck einer Wissensdatenbank?

Hinter der Erstellung einer Wissensdatenbank für Unternehmen können zwei Zwecke stehen:

Mit einer externen Wissensdatenbank können Sie den Kundenservice verbessern, indem Sie Ihren Käufern ermöglichen, mühelos nach Antworten zu suchen, ohne Ihren Helpdesk kontaktieren zu müssen.

Eine interne Wissensdatenbank bietet Mitarbeitern eine schnelle Möglichkeit, alle Details zu finden, die sie in Bezug auf Ihre Produkte, Dienstleistungen und Standardarbeitsanweisungen benötigen.

Zusammenfassung: Wissensdatenbank für Unternehmen

Kunden und Mitarbeiter erwarten und fordern in der heutigen Zeit einen schnellen Zugang zu Wissen. Aber die entscheidenden Informationen sind in den Dateien, Nachrichten und Köpfen der Menschen in Ihrem Unternehmen verborgen.

Verwenden Sie also diesen Leitfaden, um zu erfahren, was eine Wissensdatenbank leisten kann, und bauen Sie eine Wissensdatenbank auf, die den Weg für einen besseren Kundenservice, eine höhere Produktivität und eine bessere Zusammenarbeit ebnet.

Schaffen Sie ein Erlebnis, das jeglichen Stress minimiert, der mit dem Kauf oder der Arbeit für Ihr Unternehmen verbunden ist. Und die Gewinne werden folgen.