Leben und Arbeiten während der Coronavirus-Epidemie – Teil 1

In Teil 1 unserer Serie „Leben & Arbeiten während der Coronavirus-Epidemie“ werfen wir einen Blick darauf, wie Remote-Teams miteinander kommunizieren und arbeiten können. Insbesondere werden wir uns einige der Tools ansehen, die verwendet werden können, um mit Ihrem Team oder sogar Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben.

Es ist noch nicht lange her, dass der Großteil der Kommunikation zwischen Teammitgliedern per E-Mail abgewickelt wurde. Aber E-Mail geriet schnell außer Kontrolle! Wie viele von Ihnen haben einen Artikel „Posteingang auf Null“ gelesen und sich gewünscht, dass Ihr E-Mail-Posteingang nicht völlig überfüllt wäre? Du bist definitiv nicht allein!

E-Mail ist überschaubar, wenn Sie nur mit einer anderen Person kommunizieren, aber in dem Moment, in dem Sie jemanden in CC setzen müssen und dieser E-Mail-Thread anfängt, komplex zu werden, wird es fast unmöglich, eine zusammenhängende Konversation aufrechtzuerhalten. Werfen Sie einige Eigensinne ein und jeder verliert sehr schnell den Willen, damit fertig zu werden!

Da viele von uns auf absehbare Zeit von zu Hause aus arbeiten, ist dies eine großartige Gelegenheit, die Art und Weise zu modernisieren, wie Sie mit Kollegen kommunizieren und wie Sie alle zu erledigenden Aufgaben nachverfolgen. Das bedeutet, den Sprung weg von E-Mail- und To-do-Tabellen zu wagen, die auf einem internen Server geteilt werden, und eine neue Art von Kommunikationstechnologie anzunehmen. Werfen wir einen Blick auf einige Optionen.

Teamkommunikation

Wir haben drei Produkte, die Ihre Arbeitsweise komplett revolutionieren könnten. Lernen Sie Slack, Twist und Zoom kennen.

Locker

Slack wurde als „E-Mail-Killer“ bezeichnet. Es ist ein Onlinedienst, der es Teammitgliedern ermöglicht, über eine Mischung aus Direktnachrichten und Gruppenchats zu kommunizieren. Betrachten Sie es fast als WhatsApp für Unternehmen. Anstelle von chaotischen E-Mail-Threads, die innerhalb weniger Tage verloren gehen, bietet Slack ein Zuhause für alle Ihre geschäftlichen Unterhaltungen.

Registrieren Sie zunächst ein Konto für Ihr Unternehmen und melden Sie alle in Ihrem Team an. Sie sehen eine Liste der Teammitglieder in Ihrem Konto und haben zwei Möglichkeiten. Kommunizieren Sie entweder direkt über eine „Direktnachricht“ oder richten Sie einen „Slack Channel“ ein. Kanäle sind so konzipiert, dass Teammitglieder in Echtzeit und auf eine Weise zusammenarbeiten können, die es allen ermöglicht, auf dem Laufenden zu bleiben.

Sie können mehrere Kanäle einrichten und sich einfach den Kanälen anschließen, die Sie benötigen. Sie haben also möglicherweise ein Marketingteam. Richten Sie einen Marketingkanal ein und weisen Sie diesem Kanal einfach Teammitglieder zu. Anstatt einer Masse von E-Mails, die zwischen dem Marketingteam hin und her fließen, kann jetzt jeder die Nachrichten des anderen auf einen Blick sehen. Noch besser ist, dass Sie Dateien auf Slack hochladen können UND alle Konversationen in beiden Kanälen und Direktnachrichten erhalten bleiben. Das bedeutet, dass Sie einfach zurückscrollen können, um zu sehen, was an einem früheren Datum und zu einer früheren Uhrzeit gesagt wurde. Es ist eine fantastische Funktion (wer hat nicht Stunden damit verbracht, eine schwer fassbare E-Mail zu jagen, die einige wichtige Informationen enthält?!). Mit Slack sind diese Zeiten vorbei.

Benötigen Sie ein privates Gespräch mit einem Teammitglied? Dann bietet Ihnen eine Direktnachricht diese Option.

Schließlich ermöglicht Slack die Durchführung von Sprach- und Videoanrufen innerhalb der Plattform. Dies können Gruppenchats mit bis zu 15 Teilnehmern sein. Wenn das Schreiben einer Nachricht einfach nicht ausreicht, öffnen Sie einfach einen Anruf (Audio oder Video) und los geht's. Keine zusätzlichen Abonnements oder Apps erforderlich.

Der Aktienkurs von Slack ist seit dem Ausbruch des Coronavirus aufgrund seiner Popularität in die Höhe geschossen. Wenn Sie es für Ihr Team ausprobieren möchten, besuchen Sie slack.com, um es auszuprobieren.

Twist

Twist wurde entwickelt, um ein sehr ähnliches Ergebnis wie Slack zu erzielen. nämlich Teams ohne E-Mail kommunizieren zu lassen. Und das tut es wirklich gut.

Twist verkauft sich jedoch eigentlich als Alternative für diejenigen, die Slack zu ablenkend finden.

Eine der häufigsten Beschwerden bei Slack ist, dass es „immer aktiv“ ist. Da Nachrichten sofort gesendet werden und Sie in einigen Unternehmen zu vielen verschiedenen Kanälen gehören können, kann Slack manchmal überwältigend wirken.

Twist zielt darauf ab, dies zu beseitigen, indem es weniger Wert auf die Unmittelbarkeit der Kommunikation innerhalb von Slack legt. Benutzer können sich Zeit nehmen, um Nachrichten zu überprüfen, und die praktische Posteingangsfunktion bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass Sie nichts verpasst haben.

Es ist ein großartiges Produkt. Entworfen von denselben Leuten, die auch Todoist (eine Aufgabenlisten-App) entwickeln, können Sie sicher sein, dass es gut gewartet wird und die robusten Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Es lässt sich als zusätzlicher Bonus auch sehr gut in Todoist integrieren, was es zur perfekten Wahl macht, wenn Sie es derzeit verwenden.

Twist bietet jedoch keine In-App-Anrufe oder Videokonferenzen, was bedeutet, dass Sie eine Drittanbieter-App wie Zoom verwenden müssen.

Trotz seiner offensichtlichen Einschränkungen ist Twist von Natur aus einfach. Es erledigt eine Aufgabe, hält die Kommunikationswege zwischen den Teammitgliedern klar und macht es wirklich gut. Schau mal bei twist.com vorbei

Zoomen

Schließlich steht auf unserer Liste der Kommunikationstools eine weitere „heiße“ App namens Zoom. Zoom hat wie Slack dank der Notwendigkeit der Fernkommunikation einen massiven Anstieg des Interesses erfahren. Es ist ein Videokonferenz-Tool, das es zwei bis zu Hunderten von Teilnehmern ermöglicht, über eine ihrer vielen Apps (z. B. Desktop, iPhone-App usw.) an einem Remote-Videoanruf teilzunehmen.

Es gibt viele Produkte, die Videokonferenzen anbieten (wie bereits erwähnt, können Sie innerhalb von Slack eine Videokonferenz für bis zu 15 Teilnehmer einrichten), aber Zoom ist an Schlichtheit kaum zu übertreffen. Die Tatsache, dass es Hunderte von Teilnehmern bewältigen kann, macht es auch zu einer idealen Wahl für diejenigen, die Seminare oder Workshops abhalten möchten.

Wenn Sie also einen Videoanruf mit einer Gruppe von Kollegen führen müssen, bietet Zoom eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, dies zu tun. Schauen Sie es sich bei zoom.us an

Teamaufgaben

Die Kommunikation mit Ihrem Team ist eine Sache, den Überblick darüber zu behalten, wer was tut, eine ganz andere! Irgendwie kann es einfacher sein, den Überblick zu behalten, was vor sich geht, was Sie tun müssen und was woanders delegiert wurde, wenn Sie für ein Gespräch in das Büro eines Kollegen kommen oder sich die Tageszeit beim Mittagessen vertreiben können. Durch die herrliche Abgeschiedenheit eines Home Offices ist es jedoch viel einfacher, Jobs durch das Raster zu gleiten.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie einen Team-Task-Manager verwenden. Wir haben tatsächlich vor einiger Zeit einen ausführlichen Artikel über drei der besten, Asana, Trello und Todoist, geschrieben. Also, anstatt hier zu sehr ins Detail zu gehen, gehen Sie zu diesem Artikel, um einen Blick darauf zu werfen.

Obwohl die Verwendung eines Task-Managers anfangs etwas entmutigend wirken kann, glauben Sie uns, es macht den Unterschied. Außerdem ist es; Es ist sehr befriedigend zu sehen, wie Aufgaben erledigt werden, und gibt Ihnen auch eine überraschende Menge an geistiger Klarheit, wenn Sie wissen, dass Sie eine wichtige Aufgabe nicht vergessen haben (oder nicht vergessen werden). Wenn Sie sich angewöhnen, Aufgaben zu einem Task-Manager hinzuzufügen, wird er schnell zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Verwaltung und einer, der Sie und Ihr Team viel effizienter macht.

Morgen werden wir nach Möglichkeiten suchen, Informationen aus der Ferne auszutauschen, einschließlich der Art und Weise, wie Sie Ideen auf dem Bildschirm kommunizieren können, wenn Sie dies nicht von Angesicht zu Angesicht tun können.

In der Zwischenzeit von uns allen vom Team Pressidium, bleiben Sie gesund!