Leben und Arbeiten während der Coronavirus-Epidemie – Teil 2

In Teil 2 unserer Serie „Leben & Arbeiten während der Coronavirus-Epidemie“ werfen wir einen Blick darauf, wie Remote-Teams Dateien austauschen und besser an Projekten zusammenarbeiten können. Wir werden uns die verfügbaren Tools ansehen, die dazu beitragen können, diesen Prozess einfacher, klarer und weniger stressig zu gestalten!

File-Sharing-Dienste

Seit geraumer Zeit verlassen sich viele Unternehmen auf einen internen Server, um Dateien zwischen Teammitgliedern auszutauschen. In den letzten Jahren haben Cloud-Speicher- und Collaboration-Tools einen Sprung nach vorne gemacht, wodurch interne Server der Vergangenheit angehören.

Heute ermöglichen Dienste wie Dropbox, Box und Google Drive alle eine schnelle und einfache gemeinsame Nutzung von Assets – von Word-Dokumenten bis hin zu PDFs, Fotos und mehr. Diese Dienste verhalten sich sehr ähnlich wie ein interner Dateiserver, bieten jedoch eine Vielzahl zusätzlicher Vorteile, darunter die wichtigste „Must-Have“-Funktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, von so ziemlich jedem Gerät überall auf der Welt auf Dateien zuzugreifen.

Dies ist eine enorme Verbesserung gegenüber altmodischeren Dateispeicher- und Freigabesystemen. Es macht nicht nur den Zugriff auf Dateien super einfach, sondern diese Cloud-basierten Systeme bieten auch eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Geschäftsdateien in Form eines Offsite-Backups.

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Grund, warum so viele Unternehmen jetzt File-Sharing-Dienste von Drittanbietern wie Dropbox nutzen. Die Lernkurve ist niedrig, während die Kontrolle und das Niveau der verfügbaren Funktionen hoch sind. Zum Beispiel ist es die Arbeit von ein paar Klicks, die Zugriffsberechtigungen für ganze Ordner zu ändern, um bestimmten Mitarbeitern den Zugriff zu gewähren (oder zu verweigern).

Dateirevisionen sind ein weiteres großartiges Feature, auf das Sie sich fragen werden, wie Sie ohne gelebt haben … Wenn Sie ein Team haben, das an gemeinsam genutzten Dateien arbeitet, kann es manchmal zu der unglücklichen Situation kommen, dass Änderungen vorgenommen werden, von denen Sie später entscheiden, dass sie nicht gewollt oder vielleicht falsch sind. Traditionell wäre es schwierig gewesen, zu einer früheren Kopie eines Dokuments zurückzukehren. Mit Dropbox oder Box ist es möglich, die Anzahl der Dateiversionen zu sehen, die während der Lebensdauer des Dokuments erstellt wurden, und auf Knopfdruck zu einer davon zurückzukehren. Manchmal ein Lebensretter!

Werfen wir einen kurzen Blick auf 3 der Hauptakteure in diesem Sektor:

Dropbox

Dropbox hat in den letzten Jahren eine Art Runderneuerung erfahren. Es ist noch nicht lange her, dass es in erster Linie als App zum Speichern und Teilen von Dateien für zu Hause angesehen wurde. Wie sich die Zeiten geändert haben. Es ist jetzt ein ernstzunehmender Akteur im Enterprise-Sektor, dem bekannte Namen wie Lonely Planet und Expedia vertrauen.

Dropbox funktioniert am besten, wenn Sie ihre Desktop-App herunterladen. Dadurch wird ein dedizierter Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer erstellt, in den Sie alle Dateien ziehen können, die Sie auf Dropbox speichern möchten. Und je nach Plan kann dies eine unbegrenzte Anzahl ohne Speicherbeschränkungen sein. Diese Dateien können auf Ihrem Desktop bleiben, was Ihnen einen einfachen Zugriff ermöglicht, wenn Sie keine Internetverbindung haben, aber auch nahtlos im Hintergrund in die Dropbox-Cloud kopiert werden. Auf diese Weise können Sie dann anderen Teammitgliedern Zugriff auf diese Dateien oder Ordner gewähren. Dateirevisionen werden aufbewahrt und können auf Knopfdruck wiederhergestellt werden, während die Tatsache, dass diese Dateien von Dropbox sicher gespeichert werden, Ihnen Sicherheit gibt, falls Ihr Computer oder Laptop entweder ausfällt oder gestohlen wird. In diesem Sinne bietet Dropbox sogar die Möglichkeit, Ihren Computer im Falle eines Diebstahls per Fernzugriff zu löschen.

Dropbox ist auf jeden Fall einen Versuch wert. Der Dateisynchronisierungs- und Wiederherstellungsprozess ist erstaunlich schnell und zuverlässig und das Gesamtsystem ist äußerst gut konzipiert. Probieren Sie es auf dropbox.com aus

Hauptvorteil : Mühelose Dateisynchronisierung zwischen Ihrem Desktop und der Dropbox-Cloud, fast unabhängig von der Anzahl der Dateien, die Sie speichern möchten.

Microsoft OneDrive

One Drive präsentiert sich als Konkurrent von Dropbox und ist das primäre Dateifreigabe- und Speichersystem für Microsoft 365-Kunden. Wenn Sie ein Office 365-Abonnement haben, das E-Mail und Zugriff auf Dinge wie Word und Excel enthält, haben Sie mit ziemlicher Sicherheit Zugriff auf etwa 1 TB Speicherplatz auf One Drive.

Die Idee hinter dem System ist Dropbox sehr ähnlich… es ermöglicht das Speichern von Dateien in der Microsoft Cloud, was Ihnen die Möglichkeit gibt, sie mit Ihrem Team zu teilen und zusammenzuarbeiten, sowie den zusätzlichen Vorteil, dass Ihre Dateien an einem entfernten Ort gesichert werden.

Da es einen wichtigen Bestandteil des Office 365-Produktangebots darstellt, ist es sehr gut in so ziemlich alle Microsoft-Produkte (wie Word) integriert und ermöglicht es Ihnen, aus diesen Apps heraus schnell und einfach in der Cloud zu speichern.

Microsoft hat auch eine Desktop-App, die wie Dropbox einen Ordner in eine „Live“-Verbindung mit der One Drive-Cloud verwandelt. Darin abgelegte Dateien werden mit One Drive synchronisiert und bereits gespeicherte Dateien werden auf Ihren Computer heruntergeladen, was einen einfachen Offline-Zugriff ermöglicht.

Obwohl es dank der Aufnahme in ein Office 365-Abonnement ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, gab es Berichte über Probleme beim Versuch, eine große Anzahl von Dateien zu synchronisieren. Für kleinere Teams, die nicht über Zehntausende von Dokumenten verfügen, bietet es jedoch eine praktikable Möglichkeit, mit Kollegen zu teilen und zusammenzuarbeiten. Schau mal auf office.com

Hauptvorteil : In Office 365-Abonnements kostenlos enthalten, sodass Sie eine Rechnung weniger bezahlen müssen.

Kasten

Box ist ein wichtiger Konkurrent von Dropbox (und das nicht nur, weil sie ähnliche Namen haben!). Box war der ursprüngliche File-Sharing-Dienst für Unternehmen und konzentriert sich bis heute darauf, ein großartiges File-Sharing-Tool für Unternehmen auf der ganzen Welt bereitzustellen.

Wenn Sicherheit und Compliance in Ihrem Unternehmen wichtig sind, sollten Sie mit Box abgesichert sein. Sie bieten eine ziemlich umfangreiche Palette an Sicherheitstools und zählen Banken und andere Finanzdienstleister, die die Einhaltung von Industriestandards wie FINRA und GDPR verlangen, zu ihren Kunden.

Wie Dropbox und One Drive können Sie mit Box über Ihren Webbrowser auf Dateien zugreifen und Dateien auch über eine Box-App mit Ihrem Desktop synchronisieren. Es überrascht vielleicht nicht, dass alle in diesem Artikel erwähnten Filesharing-Dienste auch mit guten iOS- und Android-Apps ausgestattet sind, sodass Sie nicht den ganzen Tag an Ihrem Laptop festsitzen müssen. Weitere Informationen unter box.com

Hauptvorteil : Hervorragende Sicherheitsfunktionen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten die Eignung für Unternehmen, in denen Sicherheit höchste Priorität hat.

Dateizusammenarbeit

Wir haben also drei der großen Namen im Bereich Dateifreigabe und -speicherung behandelt. Wofür Sie sich auch entscheiden, ich denke, Sie werden angenehm überrascht sein, wie schön es ist, einfach aus der Ferne auf Dateien zugreifen zu können … vorbei sind die Zeiten, in denen Sie daran denken mussten, sich selbst ein Dokument per E-Mail zu schicken, an dem Sie zu Hause arbeiten möchten! Der Sicherungs- und Dateirevisionsaspekt ist auch ein wirklich netter zusätzlicher Bonus für die Nutzung von Diensten wie diesen.

Also, gibt es noch andere Vorteile? Das gibt es sicherlich und das Wichtigste ist die mühelose Zusammenarbeit.

Wir haben bereits den Aspekt der Dateirevision angesprochen, der von diesen Diensten bereitgestellt wird. Bei allen drei Systemen können Sie bei Bedarf auf frühere Kopien eines Dokuments zurückgreifen. Aber was ist, wenn einige von Ihnen alle an demselben Dokument arbeiten?

Glücklicherweise haben Dropbox, One Drive und Box alle eine Reihe von Funktionen, die dies zu einem Kinderspiel machen. Von Benachrichtigungen, dass jemand anderes ein Dokument bearbeitet, bis hin zur Möglichkeit, eine Datei zu „sperren“, um zu verhindern, dass jemand Änderungen vornimmt, werden Sie feststellen, dass die Zusammenarbeit Spaß macht. Alle diese Systeme ermöglichen das einfache Kommentieren von Dokumenten in Echtzeit und verschiedene Tracking-Funktionen ermöglichen es Ihnen, zu sehen, wie sich die Arbeit im Laufe der Zeit entwickelt. Da nicht alle an einem Tisch sitzen, machen diese Funktionen die Zusammenarbeit zu einem echten Kinderspiel.

Capture & Share-Tools

Die letzten Tools, die wir uns heute ansehen werden, sind diejenigen, mit denen Sie Ihren Bildschirm entweder als Screenshot oder Video aufnehmen können. Wussten Sie, dass es 6-mal schneller ist, mit gesprochenen Worten zu kommunizieren als schriftlich (laut Loom, jedenfalls eine unserer vorgestellten Apps!).

Wenn Sie remote arbeiten, kann es frustrierend sein, alle zwei Minuten kleine Details per E-Mail (oder Slack, wenn Sie unseren letzten Artikel lesen!) zu erklären. In ähnlicher Weise möchten Sie manchmal nur eine Möglichkeit, schnell auf etwas auf dem Bildschirm hinzuweisen. Normalerweise könnte dies eine langwierige E-Mail oder ein Telefonanruf bedeuten, aber dank dieser drei Apps ist es jetzt schneller als je zuvor, Ihren Standpunkt zu vermitteln.

CloudApp

CloudApp 'bringt Bildschirmaufzeichnung, Screenshots und GIF-Erstellung in die Cloud, in einer benutzerfreundlichen Anwendung auf Unternehmensebene.'. CloudApp ist vielleicht einer der „ursprünglichen“ Bildschirmaufzeichnungs-/Filesharing-Dienste und bietet ein ziemlich raffiniertes Sharing-Erlebnis, mit dem Sie schnell entweder über Screenshots oder bildschirmaufgezeichnete Videos kommunizieren können.

Laden Sie zunächst die Desktop-App herunter und installieren Sie sie. Sobald Sie betriebsbereit sind, drücken Sie einfach STRG / ALT und 6 auf Ihrer Tastatur, um sofort ein Aufnahmefenster aufzurufen. Drücken Sie auf „Start“ und fahren Sie dann fort, um zu demonstrieren oder zu zeigen, was immer Sie brauchen. CloudApp zeichnet Ihren Bildschirm und Ihre Stimme im Hintergrund auf. Sobald Sie fertig sind, beenden Sie den Rekorder und wenige Augenblicke später wird Ihr Video automatisch auf die CloudApp-Server hochgeladen. Es wird eine eindeutige URL generiert, die Sie dann schnell in eine E-Mail, ein Slack oder ein anderes Tool einfügen und an Ihre Kollegen senden können.

Sie brauchen kein Video? CloudApp ermöglicht es Ihnen, einen schnellen Screenshot zu machen und diesen dann mit Pfeilen, Text, Kästchen und mehr zu kommentieren. Wie bei Videos erhalten Sie eine gemeinsam nutzbare URL, die Sie dann an Ihre Kollegen weiterleiten können.

Es dauert eine Weile, bis Sie sich an die Verwendung eines solchen Systems gewöhnt haben, aber sobald es in Ihren Arbeitsablauf integriert ist, werden Sie sich fragen, wie Sie ohne es ausgekommen sind! Ausführliche Informationen unter getcloudapp.com

Droplr & Webstuhl

Und wenn Ihnen die Idee gefällt, ein Tool wie dieses zu verwenden, dann gibt es andere Optionen, die Sie vielleicht ausprobieren möchten, wie Droplr, ein CloudApp-Rivale. Während ihr System unter Windows funktioniert, war es ursprünglich eher auf Macs zu Hause … also, wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, könnte dies das System für Sie sein.

Schließlich ist Loom das „neue Kind auf dem Block“. Während des COVID-Ausbruchs ist ein großzügiger kostenloser Plan verfügbar. Die Funktionalität bei der Videoaufzeichnung ist ähnlich wie bei CloudApp und Droplr, aber wenn Sie Screenshots machen möchten, ist Loom nicht die richtige App für Sie, da sie sich ausschließlich auf Videos konzentriert.

Morgen schauen wir uns Ihre Arbeitsumgebung an. Die Arbeit von zu Hause aus stellt einige einzigartige Herausforderungen dar, und wenn Sie sicherstellen, dass Sie optimal eingerichtet sind, kann dies den entscheidenden Unterschied in Bezug auf die Produktivität und auch Ihre Gesundheit ausmachen.

Von uns allen bei Pressidium, bleiben Sie gesund!