Gönnen Sie sich eine jährliche Umsatzsteuer-Checkup

Menschen mögen Dinge, die einfach sind. Und ich denke, Ladenbesitzer mögen Einfachheit am liebsten. Sie haken gerne Punkte von Ihren Checklisten ab oder archivieren sie in Ihren Projektmanagement-Apps, in der Gewissheit, dass Sie sie erledigt haben und weitermachen können.

Ich spreche mit vielen Ladenbesitzern in den USA und habe einige gemeinsame Reaktionen auf die gar nicht so einfache Aufgabe bemerkt, die sich mit der staatlichen Umsatzsteuer befasst. Die meisten entscheiden sich für die „do it yourself“-Methode. Dies funktioniert großartig, bis das Unternehmen zu wachsen und zu gedeihen beginnt. Dann wird die Umsatzsteuer zu einem zeitraubenden Albtraum, der nicht sauber in eine To-Do-Liste passt.

Andere gehen aufs Ganze und beauftragen einen Umsatzsteuerberater, der sich um alles für sie kümmert. Das ist teuer und oft auch übertrieben. Es gibt auch die Methode „den Kopf in den Sand stecken“ – ignorieren Sie sie und hoffen Sie, dass sie verschwindet. Das ist einfach eine schlechte Idee.

Meine Philosophie ist, dass Ladenbesitzer mit der richtigen Kombination aus Schulung und Umsatzsteuerautomatisierung kurzen Prozess mit ihrer Umsatzsteuerbelastung machen können . Sie können mit dem Bildungsaspekt beginnen, indem Sie sich einer jährlichen Steuerprüfung unterziehen.

Lassen Sie uns mit Ihrer jährlichen Steuerprüfung beginnen. Aber zuerst werde ich erklären, warum das alles so komplex erscheint.

Warum die staatliche Umsatzsteuer so komplex erscheint

Ich verstehe, warum die Umsatzsteuer unüberwindbar erscheinen kann und warum die Versuchung „den Kopf in den Sand stecken“ besteht. Es gibt einige Faktoren für die Angabe der Umsatzsteuer, darunter:

1. Regieren auf Landesebene. Alle 45 Staaten (plus DC), die eine Umsatzsteuer haben, haben leicht unterschiedliche Regeln und Vorschriften. Einige basieren auf dem Ursprungsort, andere auf dem Bestimmungsort und bei einigen müssen Sie eine Umsatzsteuer auf den Versand berechnen.
2. Einige Artikel sind steuerpflichtig, andere nicht. Während die überwiegende Mehrheit der von Ihnen verkauften Produkte steuerpflichtig ist, betrachten einige Bundesstaaten Kleidung nicht als steuerpflichtig. Andere verlangen möglicherweise einen niedrigeren Umsatzsteuersatz für Lebensmittel.
3. Die Steuer ist von Kanal zu Kanal unterschiedlich. Für Multi-Channel-Verkäufer kann die Umsatzsteuer ein Albtraum sein. Wenn Sie WooCommerce verwenden, ist es mit dem richtigen Plugin ziemlich einfach, die Umsatzsteuer zu erheben . Wenn Sie jedoch ein anderes CMS verwenden oder auch offline verkaufen, können Sie auf knifflige Dinge stoßen, wie z. B. die Möglichkeit, in einem Bundesstaat nur einen pauschalen Umsatzsteuersatz zu erheben (was für Sie nicht funktioniert).
4. Fälligkeitstermine variieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie wahrscheinlich in mehr Bundesstaaten einen Umsatzsteuer-Nexus haben und die Umsatzsteuer einziehen und einreichen müssen. Im Gegensatz zur Bundeseinkommensteuer müssen Sie jedoch kein einziges Fälligkeitsdatum der Umsatzsteuer berücksichtigen. Einige Staaten möchten jährlich von Ihnen hören, andere vierteljährlich und wieder andere monatlich. Dies kann davon abhängen, wie viel Sie in diesem Zustand verkaufen, oder einfach von ihrer Laune.
5. Preise variieren. Einige Staaten haben einen einheitlichen pauschalen Umsatzsteuersatz. Leider sind diese bequemen Staaten in der Minderheit. Meistens müssen Sie Steuern erheben, die von Stadt zu Stadt unterschiedlich sind.

Wie können wir also bei all dieser Komplexität, die gegen uns läuft, jemals die Umsatzsteuer in den Griff bekommen? Die Antwort ist ein schneller Compliance-Check.

Während sich Ihre Umsatzsteuersituation jederzeit ändern kann, ist das brandneue Jahr immer eine gute Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf dem richtigen Kurs ist. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer Ihres Unternehmens so gesund wie möglich ist.

Gönnen Sie sich in 5 Schritten einen Umsatzsteuer-Check

Ihr Unternehmen wächst und verändert sich, und Sie möchten sicherstellen, dass sich Ihr Umsatzsteuerleben entsprechend ändert. Hier ist Ihr Check-up in fünf Schritten.

1. Überprüfen Sie Ihren Umsatzsteuer-Nexus noch einmal

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie leicht Verbindungen zu anderen Bundesstaaten herstellen, ohne es zu merken. Hier sind einige E-Commerce-Aktivitäten, die dazu führen können, dass Sie Nexus in einem neuen Zustand erstellen :

• Eröffnung eines neuen physischen Standorts oder Lagerung von Waren in einem Lagerhaus
• Einstellung eines Mitarbeiters, Auftragnehmers oder Verkäufers (der physisch in einem anderen Staat arbeitet)
• Erstellen einer Dropshipping-Beziehung mit einem Drittanbieter
• Reisen in einen anderen Staat, um Produkte auf einer Handwerksmesse oder Handelsausstellung zu verkaufen
• Verwendung von Drittanbieter-Affiliates, um Verkäufe an Ihr Geschäft zu senden

Kommt Ihnen eine dieser Aktivitäten bekannt vor? Möglicherweise haben Sie Nexus erstellt. Hier können Sie die Kriterien der einzelnen Bundesstaaten zum Erstellen von Nexus einsehen.

2. Überprüfen Sie Ihre erforderlichen Umsatzsteuergenehmigungen

Wenn Sie gerade festgestellt haben, dass Sie möglicherweise einen Nexus in einem neuen Bundesstaat haben , registrieren Sie sich unbedingt für Ihre Umsatzsteuererlaubnis in diesem Bundesstaat .

Andererseits wird Ihr Geschäft manchmal weniger komplex. Vielleicht hat Ihr entfernter Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Sie haben sich entschieden, den Verkauf auf dieser großen Handwerksmesse drei Bundesstaaten entfernt einzustellen. Wenden Sie sich an die Steuerbehörde Ihres Staates, um nicht mehr benötigte Umsatzsteuergenehmigungen zu stornieren .

Eine Sache, die man im Hinterkopf behalten sollte: Einige Staaten haben einen „ Trailing Nexus “. Das bedeutet einfach, dass sie einige Monate (oder sogar länger) davon ausgehen könnten, dass Sie einen Nexus haben, nachdem Ihre Nexus-schaffende Aktivität im Staat aufgehört hat. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat, um sicherzustellen, dass Sie keinen nachlaufenden Nexus haben, bevor Sie Ihre letzte Steuererklärung einreichen.

3. Überprüfen oder ändern Sie Ihre Einreichungshäufigkeit

Viele Staaten, insbesondere Staaten im Südosten, werden Sie im ersten Jahr, nachdem Sie sich für Ihre Umsatzsteuergenehmigung registriert haben, mit der monatlichen Einreichung beginnen. Danach, unter Berücksichtigung, wie viel Umsatzsteuer Sie jeden Monat abführen, werden sie Sie wahrscheinlich auf eine vierteljährliche oder jährliche Einreichungsfrequenz umstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Mitteilungen von der Steuerbehörde Ihres Staates überprüfen, um festzustellen, ob Ihre Einreichungshäufigkeit geändert wurde.

Apropos Anmeldehäufigkeit, andere Staaten ändern Ihre Anmeldehäufigkeit nur, wenn Sie danach fragen, was Sie wollen . Arizona ist ein Paradebeispiel. Sie setzen Sie oft auf eine monatliche Einreichungsfrequenz, ändern Sie jedoch auf eine vierteljährliche oder jährliche Häufigkeit, wenn Sie nett fragen. Ein kleiner Anruf oder eine E-Mail könnte Ihnen viel Arbeit ersparen, also wenden Sie sich noch heute an Ihre staatliche Steuerbehörde .

4. Prüfen Sie, ob sich die Mehrwertsteuersätze geändert haben

Die Umsatzsteuersätze in Bundesstaaten und lokalen Gebieten können sich jederzeit ändern, was bedeutet, dass Sie auch die Sätze in Ihrem Geschäft aktualisieren müssen. Die Preise ändern sich am ehesten im Juli, Oktober und zum Jahresanfang. Sie können die Mehrwertsteuersätze überprüfen, indem Sie Ihre Postleitzahl in den Mehrwertsteuerrechner von TaxJar eingeben .

Wenn Sie das WooCommerce-Mehrwertsteuer-Plugin von TaxJar verwenden, aktualisieren wir die Sätze automatisch jeden Monat für Sie , sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie auf allen Kanälen sammeln

Wenn Sie feststellen, dass Sie in einem neuen Staat einen Umsatzsteuer-Nexus haben, stellen Sie sicher, dass Sie damit beginnen, die Umsatzsteuer von Käufern in diesem Staat auf allen Kanälen zu erheben . Einer der größten Fehler, die wir bei TaxJar sehen, ist das Vergessen, die Umsatzsteuer auf einem Kanal zu erheben.

Umgekehrt, wenn Sie keinen Umsatzsteuer-Nexus mehr in diesem Staat haben, stellen Sie sicher, dass Sie auf allen Kanälen aufhören , von Käufern in diesem Staat zu sammeln.

Und das ist es! Schenken Sie sich einen Lutscher, weil Sie Ihre Umsatzsteuerprüfung bestanden haben.

Warum die Umsatzsteuer-Compliance so wichtig ist

Es gibt eine Reihe sehr guter Gründe, warum Compliance wichtig ist. Zum einen wollen Sie eine Umsatzsteuerprüfung und die damit verbundenen Bußgelder und Strafen vermeiden . Wenn ein Staat herausfindet, dass Sie einen Nexus haben, aber nicht sammeln, kann er eine Welt voller Probleme schaffen.

Probleme mit der Einhaltung der Umsatzsteuer können auch strafrechtliche Probleme mit sich bringen. Die Staaten betrachten es als rechtswidrig, Umsatzsteuer ohne eine Umsatzsteuergenehmigung zu erheben.

Und schließlich, wenn Sie jemals daran gedacht haben, Ihr Unternehmen zu verkaufen, lohnt es sich, die Umsatzsteuer einzuhalten . Die Einhaltung der Umsatzsteuer ist eines der Dinge, die ein Käufer gründlich prüfen wird, bevor er auf der gepunkteten Linie unterschreibt. Wenn Sie Umsatzsteuern zurückzahlen, sind Sie möglicherweise gezwungen, diese aus eigener Tasche zu zahlen … oder der Verkauf könnte scheitern.

Um sicherzustellen, dass Sie immer konform sind, planen Sie, sich zu Beginn jedes neuen Jahres anhand des oben beschriebenen fünfstufigen Prozesses untersuchen zu lassen. Es wird Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und Ärger zu vermeiden.

Beginnen Sie das neue Jahr mit einem schnellen Check-up

Ich verstehe – die Umsatzsteuer ist komplex. Jeder, von erfahrenen Ladenbesitzern bis hin zu brandneuen Verkäufern, braucht eine helfende Hand bei diesem Thema. Und wir sind für Sie da, wenn Sie uns brauchen – rufen Sie uns einfach an.

Wir hoffen, dieser Umsatzsteuer-Check hat Sie auf Größeres und Besseres im neuen Jahr vorbereitet. Wenn Sie weitere Fragen haben, werfen Sie einen Blick auf diese Einführung zur Umsatzsteuer für Online-Shop-Besitzer oder beginnen Sie das Gespräch in den Kommentaren.