Unverzichtbarer Leitfaden zur Online-Meeting-Etikette

Es ist wichtig zu wissen, was zu tun ist, wenn Sie an einem Online-Meeting im Monat oder einem Dutzend pro Woche teilnehmen. Darüber hinaus sind Online-Meetings persönlichen Meetings sehr ähnlich. Aus diesem Grund erfordern einige Nuancen, dass Sie Ihr Online-Meeting-Etikette-Spiel drehen und verbessern. Um auch in Zukunft ein Gefühl von Professionalität zu bewahren, ist es wichtig, sie zu verstehen. Auch wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, führt Sie dieser Artikel durch das „Wie und Warum“ der Online-Meeting-Etikette.

Bedeutung der Online-Meeting-Etikette

Online-Meetings werden zum wichtigsten Kommunikationsmittel zwischen C-Suite-Managern, Mitarbeitern und sogar Schülern und Lehrern. Die Chancen stehen gut, dass Sie in letzter Zeit zu mehr als ein paar virtuellen Meetings eingeladen wurden. Vielleicht hat sich eines dieser Meetings nicht so produktiv angefühlt, wie es hätte sein können. Meetings sind jedoch ein notwendiger Bestandteil des Arbeitstages, egal ob sie persönlich oder online stattfinden. Andererseits rauben ineffiziente Meetings Unternehmen wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Es hat einen kumulativen Effekt, wenn die Anzahl der Meetings und Teilnehmer zunimmt. Aufgrund der kausalen Natur und der einfachen Planung sind Online-Meetings noch anfälliger. Die Kenntnis und Befolgung grundlegender Verhaltensregeln für Online-Meetings ist eine Möglichkeit, die Effizienz und Effektivität von Online-Meetings zu steigern. Es hilft, häufige Fallstricke bei Meetings zu beseitigen und den professionellen Ton in Online-Meetings aufrechtzuerhalten. Außerdem trägt es dazu bei, diese Meetings effizienter, produktiver und angenehmer für alle zu gestalten.

Lesen Sie auch: Die 5 besten Meeting-Management-Apps zur Verbesserung der Teamkommunikation

Regeln der Online-Meeting-Etikette

Normalerweise gelten einige traditionelle Richtlinien zur Meeting-Etikette universell. Viele dieser Etiketteregeln des gesunden Menschenverstandes versagen ungewollt in der ungezwungeneren Atmosphäre der Arbeit von zu Hause aus. Wenn der Tagungsort online ist, entsteht eine einzigartige Etikette. Wir führen Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um Ihr bestes Selbst zu Ihrem Online-Meeting zu bringen.

Dinge, die Sie vor dem Meeting erledigen müssen?

Normalerweise beginnen großartige Meetings lange vor der geplanten Startzeit. Die Vorbereitungszeit, bevor Sie auf die Startschaltfläche klicken, trägt wesentlich zum Erfolg von Online-Meetings bei.

1. Sie müssen eine Tagesordnung erstellen

Sie müssen sich Zeit nehmen, um eine Tagesordnung zusammenzustellen, die alles festlegt, was während des Meetings behandelt werden soll. Verteilen Sie es dann rechtzeitig, damit es die Teilnehmer darüber informiert, was sie zu besprechen haben. Auf der anderen Seite, wenn Sie ein Besprechungsteilnehmer sind, der eine Tagesordnung erhält und diese im Voraus überprüft. Dann hilft Ihnen dies, sich angemessen vorzubereiten, damit Sie die Besprechungsdiskussion aufwerten können. Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen wurden, aber keine Tagesordnung erhalten haben, bitten Sie den Organisator der Besprechung um eine Tagesordnung.

2. Vereinbaren Sie Grundregeln für das Treffen

Dies hilft einem Meeting auf Kurs. Darüber hinaus ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf derselben Seite sind und die Erwartungen verstanden werden, bevor die Meetings beginnen. Die Vereinbarung von Grundregeln für Besprechungen trägt dazu bei, dass Ihre Besprechungen reibungslos verlaufen und Unterbrechungen oder unerwünschtes Verhalten minimiert werden.

3. Bringen Sie sich in den richtigen Headspace

Sie müssen sich in den richtigen Headspace begeben, bevor Sie zur Startzeit des Meetings auf „Beitreten“ klicken. Bevor ein Online-Meeting beginnt, versuchen Sie, sich zu dehnen oder sich für ein paar Minuten von Ihrem Computer zu entfernen. Wenn Sie zurückkommen, werden Sie Ihren Kopf frei und bereit für den Einsatz finden.

4. Testen Sie Ihre Ausrüstung, bevor Sie beginnen

Normalerweise spielt es keine Rolle, ob Sie ein neues Gerät oder denselben alten Computer verwenden. Sie müssen sicherstellen, dass es funktioniert, bevor das Meeting beginnt. Da es peinlich sein kann, zu Beginn eines Meetings herumzufummeln und zu versuchen, Ihr Headset zum Laufen zu bringen, während Ihre Kollegen zuschauen und warten.

Lesen Sie auch: Video, Audio und Inhalt – drei wichtige Faktoren für den Website-Traffic

Dinge, die Sie während des Meetings erledigen müssen?

Nachdem Sie Ihre Ausrüstung vorbereitet und getestet haben, beginnen Sie mit dem Meeting. Es ist Zeit zu wissen, wie Sie sich während des Meetings verhalten.

1. Begrenzen Sie Ihre Zerstörung

Sie müssen alle Benachrichtigungen stumm schalten, einschließlich E-Mail, Chat-Apps und allem anderen. Da es während des Meetings ein Aufmerksamkeitsbrecher sein könnte. Da Sie während des Anrufs Ihren Bildschirm teilen, können die unerwarteten Pup-ups die Aufmerksamkeit ablenken. Schließen Sie alle unnötigen Browser-Tabs und legen Sie Ihr Telefon weg, wenn Sie leicht abgelenkt werden.

2. Halten Sie Online-Meetings kurz und bündig

Befolgen Sie Ihre Tagesordnung genau, wenn Sie das Meeting leiten, und nehmen Sie sich Zeit für Fragen und Antworten am Ende des Meetings. So dauert Ihr Meeting so lange wie nötig, auch wenn es früher als geplant endet.

3. Beenden Sie Ihr Online-Meeting rechtzeitig

Mit einer klaren Tagesordnung und einem guten Meeting ist das Management der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting zum geplanten Zeitpunkt endet. Wenn Sie also die zugeteilte Zeit überschreiten müssen, fragen Sie den Teilnehmer, ob er bleiben kann. Selbst wenn sie gehen müssen, versichern Sie ihnen, dass es in Ordnung ist, und versprechen Sie, sie später auf den neuesten Stand zu bringen.

Dinge, die Sie nach dem Meeting erledigen müssen?

Wenn das Meeting endet, endet eine gute Online-Meeting-Etikette nicht, insbesondere wenn Sie der Organisator des Meetings sind.

1. Fassen Sie Besprechungsnotizen zusammen und teilen Sie sie

Nach dem, was in der Sitzung besprochen und vereinbart wurde, sollte dies zu identifizierenden Notizen führen. Sie müssen diese Informationen unbedingt an alle Teilnehmer senden.

2. Weisen Sie die Aufgabe Online-Meeting-Etikette zu

Wenn während des Meetings Zuweisungen vorgenommen werden, stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichen identifiziert werden. Zusätzlich können Sie dies in den Besprechungsnotizen abschließen. Geben Sie es auch in Ihr Projektmanagementsystem ein.

3. Planen Sie bei Bedarf ein Folgetreffen

Wenn Sie mit Ihrem Teilnehmer nachfassen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Besprechungen in den Kalender eintragen. Und verschicke neue Einladungen, damit jeder sie sofort planen kann.

Lesen Sie auch: Ist die UX Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand?

Abschließende Gedanken zur Online-Meeting-Etikette

Der Bedarf an Online-Meetings geht mit den verteilten Belegschaften einher. Nach einer guten Online-Meeting-Etikette ist es entscheidend, diese praktische Technologie zu beherrschen und das Beste aus jedem geplanten Meeting herauszuholen. Wenn Sie vor Ihrem Online-Meeting gut vorbereitet sind, können Sie Ihre virtuelle Meeting-Zeit optimal nutzen. Darüber hinaus führt es zu zufriedeneren Kollegen und einer positiveren Einstellung gegenüber Online-Meetings.

Interessante Lektüre:

8 intelligente Strategien zur Steigerung der SEO einer WordPress-Site

Die besten WordPress Event-Plugins

Die besten Möglichkeiten, qualitativ hochwertige Website-Backlinks zu erhalten