11 Bestes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem im Jahr 2023

Möchten Sie Ihre digitale Welt aufräumen und das Dokumentenmanagement mit dem besten Open-Source-Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimieren?

Ganz gleich, ob Sie ein Kleinunternehmer sind, eine aktive Non-Profit-Organisation oder jemand, der mehr Ordnung in Ihr Leben bringen möchte, bei uns sind Sie richtig.

In diesem Artikel werden wir einige der besten verfügbaren Open-Source-DMS-Optionen untersuchen.

Open-Source-DMS-Lösungen bieten eine leistungsstarke, kostengünstige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihre digitalen Daten zu übernehmen und sind gleichzeitig an Ihre individuellen Anforderungen anpassbar.

Bereiten Sie sich darauf vor, Tools zu entdecken, die Ihnen Effizienz und Kontrolle über Ihre wertvollen Informationen ermöglichen.

Lass uns anfangen!

Dieser Beitrag behandelt:

• Das beste Open-Source-Dokumentenmanagementsystem
  • OpenDocMan
  • LogicalDOC
  • OpenKM
  • SeedDMS
  • Seedatei
  • Maya-EDMS
  • Papierzusammenführung
  • Teedy
  • FormKiQ
  • Krystal DMS
  • Hermes
• Was ist das beste Open-Source-Dokumentenmanagementsystem?
  • Erste Schritte mit OpenDocMan
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Das beste Open-Source-Dokumentenmanagementsystem

Suchen Sie nach einem System mit intuitiver Organisation – denken Sie an Tags, Ordner und Suchfunktionen, die einfach zu verwenden sind.

Auch Sicherheit ist ein großes Thema. Sie möchten, dass Ihre Daten so sicher sind wie ein geheimes Tagebuch. Und vergessen wir nicht die Zugänglichkeit – der Zugriff auf Ihre Dateien von überall und jederzeit ist wie ein magisches Portal zu Ihrem Arbeitsplatz.

Oh, und Tools für die Zusammenarbeit? Sie sind das Sahnehäubchen und ermöglichen Ihnen und Ihrem Team eine reibungslose Zusammenarbeit, egal wo Sie sich befinden.

Die Wahl des geeigneten DMS macht Ihre Datenverwaltung einfacher, sicherer und angenehmer.

1. OpenDocMan

Lassen Sie uns diskutieren, warum OpenDocMan das Beste unter den Open-Source-Dokumentenmanagementsystemen ist.

Was zeichnet es aus? Es verfügt über integriertes PHP, wodurch es äußerst vielseitig und an nahezu jeden gängigen Webserver anpassbar ist, sei es Apache2, IIS oder andere. Außerdem ist es mit einer Vielzahl von Betriebssystemen kompatibel.

OpenDocMan ist unglaublich leicht und einfach zu installieren. Dank des automatischen Installations- und Aktualisierungsprogramms verbringen Sie weniger Zeit mit der Einrichtung und haben mehr Zeit für das Wesentliche. Und alle Ihre Dateien werden lokal auf dem Webserver gespeichert, was Backups vereinfacht.

Lassen Sie uns nun über die Benutzererfahrung sprechen. Dank der zu 100 % webbasierten Benutzeroberfläche ist kein FTP erforderlich – Sie können Dateien direkt über Ihren Browser hochladen. OpenDocMan unterstützt unbegrenzte Dateitypen, verfügt über Metadatenfelder für jede Datei und ermöglicht die Zuweisung von Kategorien oder Abteilungen, um die Organisation zu gewährleisten.

Sorgen Sie sich um Dokumentensicherheit und Arbeitsabläufe? OpenDocMan verfügt über automatisierte Dokumentüberprüfungsprozesse, Dateiablaufmechanismen und E-Mail-Benachrichtigungen für Überprüfungen. Dank der robusten Suchfunktionen können Sie Dateien schnell nach Autor, Abteilung, Kategorie oder sogar Metadaten finden.

OpenDocMan ist ein Kraftpaket zur Rationalisierung und Sicherung Ihres Dokumentenmanagements und eignet sich perfekt für Unternehmen jeder Größe.

Hauptmerkmale von OpenDocMan:

• Eine zu 100 % webbasierte Schnittstelle zum Hochladen, Verwalten und Zugreifen auf Dokumente direkt über Ihren Webbrowser ohne FTP.
• Es läuft auf verschiedenen Webservern (wie Apache2 und IIS) und ist mit mehreren Betriebssystemen kompatibel, darunter Linux, Unix, Mac OS X und verschiedenen Windows-Versionen.
• Ein automatisierter Dokumentüberprüfungsprozess, einschließlich automatischer Dateiablauf- und E-Mail-Benachrichtigungsoptionen für Dokumentüberprüfungen.
• Benutzer können Schnellsuchen nach Autor, Abteilung oder Kategorie sowie vollständige Suchen mit Metadaten, Autor, Abteilung, Dateiname und Kommentaren durchführen, ohne dass eine externe Indizierung erforderlich ist.
• OpenDocMan unterstützt mehrere Sprachen, darunter Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Chinesisch, Kroatisch usw.

Beste für:

OpenDocMan richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und Organisationen, die eine kostengünstige, anpassbare und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltungslösung mit robusten Sicherheitsfunktionen suchen.

Preise: OpenDocMan ist kostenlos und Open Source. Es gibt aber auch Cloud- und Unternehmenslösungen ab 99 $/Monat.

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2. LogicalDOC

Die webbasierte Schnittstelle von LogicalDOC vereinfacht die Dateifreigabe, legt Sicherheitsrollen fest und prüft problemlos Unternehmensaufzeichnungen und -register.

Was ich an LogicalDOC liebe, ist die Art und Weise, wie es die Zusammenarbeit fördert. Es geht nicht nur um die Speicherung von Dokumenten, sondern um die Schaffung einer dynamischen Umgebung, in der Informationen geteilt und zielgerichtet genutzt werden.

Dokumente in LogicalDOC durchlaufen den Geschäftszyklus reibungslos, von der Erstellung bis zur Zusammenarbeit, Genehmigung, Überprüfung und Überarbeitung. Und wenn Sie mit Papierdokumenten beginnen, ist das kein Problem! LogicalDOC digitalisiert sie und organisiert sie effizient in digitalen Aktenschränken.

Metadaten ermöglichen einen einfachen Dokumentenzugriff über Schlüsselwörter, Chronologie, Themen und mehr. Diese Präzision im Dokumentenmanagement spart Zeit und steigert die Produktivität.

Darüber hinaus ist LogicalDOC ein vollwertiger Aktenmanager, der alle Ihre Dokumente und Informationen sicher verwaltet.

Unabhängig davon, ob Sie es als eigenständigen, gemeinsam genutzten Server oder in der LogicalDOC-Cloud bereitstellen, passt sich dieses System an Ihre organisatorischen Anforderungen an und macht die Dokumentenverwaltung zu einem nahtlosen Bestandteil Ihres Geschäftsprozesses.

Hauptmerkmale von LogicalDOC:

• Eine benutzerfreundliche, webbasierte Schnittstelle, die die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Verwaltung von Sicherheitsrollen und die einfache Prüfung von Unternehmensdatensätzen und -dokumenten erleichtert.
• Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Benutzern für einfaches Teilen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.
• LogicalDOC verfolgt und verwaltet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung, Freigabe und Zusammenarbeit bis hin zu Genehmigung, Überprüfungen, Überarbeitungen und digitaler Archivierung.
• Das System dient sowohl als Content Manager als auch als Records Manager und ist in der Lage, alle organisatorischen Dokumente und Informationen sicher in einem zentralen Archiv zu verwalten.

Beste für:

LogicalDOC richtet sich an mittlere bis große Unternehmen, die eine robuste, kollaborative und vielseitige Dokumentenverwaltungslösung mit erweiterten Inhalts- und Datensatzverwaltungsfunktionen suchen.

Preise: LogicalDOC ist kostenlos und Open Source. (Aber es gibt auch Unternehmens- und Cloud-Lösungen mit zahlreichen Zusatzfunktionen.)

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3. OpenKM

OpenKM ist 100 % kostenlos, perfekt für kleine Teams und Repositories und voller hübscher nützlicher Funktionen.

Neben der Verwaltung Ihrer Dokumente arbeitet OpenKM nahtlos mit Ihrem TWAIN-Scanner zusammen und ist über mobile Geräte zugänglich.

OpenKM erfasst Informationen aus jeder digitalen Quelle und bringt sie in einen einheitlichen Arbeitsbereich. Ganz gleich, ob Sie Daten anreichern, bearbeiten oder durchsuchen, mit OpenKM ist alles ein Kinderspiel.

Und dank seiner API können Sie praktisch jede Anwendung mit OpenKM integrieren.

Darüber hinaus können Teams gemeinsam genutzte Dokumente mit Textdiskussionen anreichern, jeden Dateityp bearbeiten und alle erforderlichen Materialien anhängen, um umfassende Abschlussberichte zu erstellen. Darüber hinaus können Sie dank der Web-Client-Funktion von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen, ohne dass eine Client-Software erforderlich ist.

Erstellen und überwachen Sie Workflows zur Überprüfung, Genehmigung und Validierung über Ihr Dashboard und bleiben Sie mit konfigurierbaren E-Mail-Benachrichtigungen auf dem Laufenden.

OpenKM verfügt über eine intuitive, schnelle Ajax-basierte Benutzeroberfläche, Drag-and-Drop-Funktionen von Ihrem Desktop und sogar Virenscans aller hochgeladenen Dokumente für zusätzliche Sicherheit.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und ein DMS suchen, das benutzerfreundlich, anpassungsfähig und voller Funktionen ist, ist OpenKM die perfekte Lösung.

Hauptmerkmale von OpenKM:

• Alle wesentlichen Funktionen wie Workflows für die Dokumentenverwaltung, optische Zeichenerkennung (OCR) für die Digitalisierung von Dokumenten und Versionskontrolle zur Verfolgung von Dokumentrevisionen.
• OpenKM kann auf mehreren Betriebssystemen installiert werden und bietet Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit in verschiedenen IT-Umgebungen. Darüber hinaus ermöglicht die API eine einfache Integration mit anderen Anwendungen.
• Das DMS bietet einen intuitiven Web-Client für den Fernzugriff, eine Ajax-basierte Benutzeroberfläche für schnelle Interaktionen, Drag-and-Drop-Funktionalität, Virenscan für hochgeladene Dokumente, Massen-Upload-Funktionen und umfassendes Workflow-Management mit Aufgabenzuweisung und Projektverfolgung.

Beste für:

OpenKM richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die eine kostengünstige, flexible und funktionsreiche Dokumentenmanagementlösung suchen, die Zusammenarbeit und einfache Integration unterstützt.

Preise: OpenKM ist kostenlos und Open Source. Aber Sie können sowohl mit der Cloud- als auch mit der Professional-Version jede Menge Extras freischalten.

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4. SeedDMS

Egal, ob Sie eine private Dokumentenspeicherung oder eine robuste Unternehmenslösung mit ausgefeiltem Workflow-Management benötigen, SeedDMS ist genau das Richtige für Sie.

Es eignet sich perfekt für verschiedene Zwecke, von der Speicherung von Rechnungen und Dokumentationen bis hin zu Lernmaterialien und E-Mails.

Zu den herausragenden Funktionen von SeedDMS gehören eine vollständig webbasierte Benutzeroberfläche, die Beibehaltung von Dokumentversionen, eine umfassende Benutzer- und Gruppenverwaltung sowie externe Authentifizierung.

Sie werden die detaillierten Benachrichtigungen bei Änderungen, die Workflow-Verwaltung für Dokumentenprüfung und Genehmigung sowie die Zugriffskontrolllisten für mehr Sicherheit lieben.

Die Volltextsuche und der WebDAV-Zugriff sparen echte Zeit, und die Mehrsprachenunterstützung und RestAPI sorgen für zusätzliche Flexibilität. Automatische Aufgaben und eine Vielzahl von Erweiterungen erweitern die Möglichkeiten zusätzlich.

Apropos Erweiterungen: SeedDMS kann erheblich verbessert werden, obwohl die meisten Erweiterungen nicht kostenlos sind.

Dazu gehören unter anderem die Integration mit Collabora Office und Tesseract für OCR, die Konvertierung zwischen verschiedenen Formaten, Virenscan und erweiterte Vorschauoptionen. Darüber hinaus verhält es sich sogar wie ein Paperless-ng-Server für den Zugriff auf mobile Apps.

SeedDMS ist ein umfassendes, anpassungsfähiges System, das sich perfekt für diejenigen eignet, die eine Mischung aus Einfachheit und erweiterten Funktionen wünschen.

Hauptmerkmale von SeedDMS:

• Es führt einen Verlauf der Dokumentversionen und ermöglicht es Benutzern, bei Bedarf auf frühere Versionen zuzugreifen und diese wiederherzustellen.
• SeedDMS ermöglicht eine detaillierte Verwaltung von Benutzern und Gruppen, einschließlich Berechtigungen und Zugriffskontrollen.
• Das System unterstützt externe Authentifizierungsmethoden zur Integration in bestehende Benutzerverwaltungssysteme.
• Benachrichtigungen bei Dokumentänderungen stellen sicher, dass Benutzer über Aktualisierungen und Änderungen auf dem Laufenden bleiben.
• Ein Workflow-System zur Überprüfung, Genehmigung und Überarbeitung von Dokumenten, das den Dokumentenverarbeitungsprozess innerhalb einer Organisation rationalisiert.

Beste für:

SeedDMS richtet sich an Unternehmen und Organisationen jeder Größe, die eine vielseitige, benutzerfreundliche und funktionsreiche Dokumentenmanagementlösung mit anpassbaren Workflows und Erweiterungsmöglichkeiten suchen.

Preise: SeedDMS ist kostenlos und Open Source.

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5. Seedatei

Seafile vereint Geschwindigkeit, Flexibilität und Sicherheit für die Dokumentenverwaltung.

Es zeichnet sich durch seine plattformübergreifende Dateisynchronisierung aus. Sie können ganze Bibliotheken oder ausgewählte Ordner unter Windows, Mac oder Linux synchronisieren und das sogar bei einer großen Anzahl von Dateien beeindruckend schnell.

Es unterstützt Android und iOS und bietet mobilen Benutzern Offline-Zugriff und Fotosicherung.

Der Seafile Drive-Client ist ein Juwel. Es verwandelt Ihren Seafile-Serverspeicher in ein virtuelles Laufwerk und ermöglicht den sofortigen Zugriff auf Dateien ohne Synchronisierung, auch offline. Darüber hinaus ist es ein hervorragendes Tool für das Wissensmanagement, mit dem Sie neben anderen Dateitypen auch Wiki-Dokumente in Markdown erstellen und bearbeiten können.

Auch in puncto Sicherheit zeichnet es sich durch clientseitige Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Virenscan aus. Die Freigabe erfolgt sicher und flexibel, mit fein abgestuften Berechtigungen und externen Freigabelinks.

Seafile umfasst außerdem Volltextsuche, Dateiversionierung und Dateisperrung und unterstützt die Online-Bearbeitung und gemeinsame Erstellung von Office-Dateien.

Mit umfassender Benutzerverwaltung, Backup-Optionen und umfangreichen Integrationsmöglichkeiten ist Seafile nicht nur ein DMS, sondern eine komplette Dokumentenmanagementlösung.

Hauptmerkmale von Seafile:

• Bibliotheken und Ordner können mit bestimmten Berechtigungen geteilt werden, und Dateien können extern mit sicheren Links, Passwortschutz und Ablaufdaten geteilt werden.
• Benutzer können Bibliotheken auf verschiedenen Desktop-Plattformen synchronisieren, darunter Windows, Mac und Linux.
• Seafile unterstützt den mobilen Zugriff über seine Clients sowohl für Android als auch für iOS.
• Der Laufwerks-Client erweitert den lokalen Speicherplatz, indem er den Speicher auf dem Seafile-Server als virtuelles Laufwerk zuordnet, um auf Dateien ohne Synchronisierung zuzugreifen und sie offline zu verwenden.

Beste für:

Seafile richtet sich an Unternehmen und Organisationen jeder Größe, die eine sichere, flexible und effiziente Dokumentenverwaltungslösung mit leistungsstarken Funktionen für Zusammenarbeit und Synchronisierung suchen.

Preise: Seafile ist kostenlos und Open Source, Pro-Lizenzen beginnen bei 100 $/Jahr.

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6. Maya-EDMS

Mayan EDMS ist eine hochentwickelte Lösung für alle Ihre Anforderungen an das Dokumentenmanagement.

Erstens ist Mayan EDMS ein Meister darin, genau das zu finden, was Sie brauchen. Dank der erweiterten Suchfunktionen und der erstklassigen Tagging- und Kategorisierungsfunktionen fühlt sich das Navigieren in Ihren Dokumenten wie ein Spaziergang an.

Mayan EDMS geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihre Geschäftsprozesse mit intuitiven Arbeitsabläufen automatisiert. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Leistung in Ihrem täglichen Betrieb.

Darüber hinaus stellt die rollenbasierte Zugriffskontrolle sicher, dass vertrauliche Dokumente nur von den richtigen Augen gesehen werden, sodass Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Daten verlassen können.

Außerdem ist es webbasiert und plattformübergreifend, sodass Sie von überall und auf jedem Gerät auf Ihre Dokumente zugreifen können. Und da es kostenlos und Open Source ist, sind keine hohen Investitionen erforderlich. Es lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene Hardware integrieren und bietet niedrige Gesamtbetriebskosten.

Hauptmerkmale von Mayan EDMS:

• Ausgefeilte Suchfunktionen, die das schnelle Auffinden von Dokumenten mithilfe von Tagging und Kategorisierung erleichtern.
• Das System ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch anpassbare Arbeitsabläufe und steigert so die Effizienz und Produktivität.
• Mayan EDMS sorgt für Dokumentensicherheit und bietet maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen basierend auf Benutzerrollen.
• Es lässt sich nahtlos in vorhandene Hardware integrieren, reduziert die Gesamtbetriebskosten und erleichtert die einfache Einführung.

Beste für:

Mayan EDMS richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die eine fortschrittliche, sichere und kostengünstige Lösung für das Dokumentenmanagement mit flexiblen Suchfunktionen und Workflow-Automatisierung suchen.

Preise: Mayan EDMS ist kostenlos und Open Source. (Der Zugriff auf die Wissensdatenbank kostet 9,99 $/Monat.)

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7. Papierzusammenführung

Papermerge ist das Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das die Art und Weise verändert, wie wir mit Dokumenten umgehen.

Im Kern ist Papermerge Open Source und transparent und lädt zur Community-Zusammenarbeit zur kontinuierlichen Verbesserung ein. Es glänzt mit der Mehrbenutzerunterstützung, die individuellen Zugriff und Berechtigungen für verschiedene Benutzer ermöglicht.

Das herausragende Merkmal? Seine OCR-Technologie. Papermerge verwandelt Ihre gescannten Dokumente in durchsuchbare Assets und erleichtert das Auffinden von Dateien anhand ihres Inhalts.

Fügen Sie die REST-API für eine nahtlose Integration, Volltextsuchfunktionen und eine robuste Dokumentversionierung hinzu, und Sie haben eine solide Grundlage für die Dokumentenverwaltung. Papermerge eignet sich perfekt für die Langzeitspeicherung wichtiger Dokumente und bietet eine zerstörungsfreie, leicht abrufbare und versionierte Archivierung.

Darüber hinaus erleichtert die moderne, intuitive Benutzeroberfläche die Verwaltung von Dokumenten und steigert die Produktivität. Und für diese lästigen Scanfehler? Mit den Seitenverwaltungsfunktionen von Papermerge können Sie Probleme schnell beheben, ohne sie erneut scannen zu müssen.

Papermerge ist die Lösung der Wahl für alle, die ihre Dokumente effizient verwalten, digitalisieren und sichern möchten, und das alles in einer benutzerfreundlichen Umgebung.

Hauptmerkmale von Papermerge:

• Es unterstützt mehrere Benutzer und ermöglicht die Zuweisung unterschiedlicher Berechtigungen, sodass maßgeschneiderter Zugriff und Kontrolle möglich sind.
• Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) extrahiert Text aus gescannten Dokumenten, PDFs und Bilddateien und wandelt sie in durchsuchbare Dokumente um.
• Papermerge verwaltet Versionen aller an Dokumenten vorgenommenen Änderungen und stellt so sicher, dass Originalversionen immer zugänglich sind und Informationen nie verloren gehen.
• Es eignet sich besonders für die Langzeitspeicherung digitaler Archive wie Quittungen, Rechnungen, Rechnungen und Verträge.

Beste für:

Papermerge richtet sich an Einzelpersonen und Unternehmen, die eine einwandfreie, skalierbare und vielseitige Dokumentenverwaltungslösung mit fortschrittlicher OCR und robuster Versionierung zum Digitalisieren und Organisieren von Dokumenten suchen.

Preise: Papermerge ist kostenlos und Open Source.

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8. Teedy

Teedy ist ein fantastisches Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, weil es leichtgewichtig, funktionsreich und einfach zu bedienen ist.

Ich liebe die Art und Weise, wie Teedy die Dokumentenverwaltung optimiert. Die moderne Benutzeroberfläche sorgt für Ordnung und macht das Hochladen und Durchsuchen von Dokumenten zum Kinderspiel. Und was die Sicherheit betrifft, ist Teedy eine Festung mit starker Verschlüsselung und sicheren Rechenzentren in Frankreich.

Die Benutzeroberfläche ist ein Traum – sauber, unkompliziert und perfekt für Desktop und Mobilgeräte. Darüber hinaus können Sie mit der leistungsstarken Suchmaschine dank OCR-Technologie Dokumente im Handumdrehen finden und sogar Text in Bildern durchsuchen.

Bei Teedy geht es nicht nur um die Aufbewahrung; Es eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit, mit einfachen Arbeitsabläufen und klarer Zugriffskontrolle für Benutzer und Gruppen. Metadaten hinzufügen, Dokumentänderungen verfolgen und Dokumente teilen? Alles anspruchslos.

Für Technikbegeisterte eröffnet die REST-API von Teedy endlose Möglichkeiten zur Anpassung. Und da es Open Source ist, entwickelt es sich ständig mit den Beiträgen der Community weiter.

Hauptmerkmale von Teedy:

• Saubere, intuitive Benutzeroberfläche, die auf Desktop- und Mobilgeräten einfach zu navigieren ist und das Benutzererlebnis und die Produktivität verbessert.
• Eine leistungsstarke Volltextsuchmaschine, die mithilfe eingebetteter OCR in Bildern suchen kann.
• Teedy ermöglicht Benutzern die Überprüfung oder Validierung von Dokumenten innerhalb ihrer Organisation und optimiert so kollaborative Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse.
• Teedy bietet Funktionen zum einfachen Teilen von Dokumenten über Links und ermöglicht Benutzern das Hinzufügen von Kommentaren oder Notizen zu Dokumenten.

Beste für:

Teedy richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelanwender, die eine sichere, intuitive und funktionsreiche Dokumentenverwaltungslösung mit erweiterten Such- und Workflow-Funktionen suchen.

Preise: Teedy ist kostenlos und Open Source. Darüber hinaus gibt es auch kostenpflichtige Pläne, die bei 20 $/Monat beginnen.

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9. FormKiQ

FormKiQ ist mit einer robusten API ausgestattet, die das einfache Hinzufügen, Transformieren und Abrufen von Dokumenten ermöglicht.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten OCR, Dokumentenklassifizierung auf Basis von OpenAI und/oder Cohere und Volltextsuche immer zur Hand. Es ist konsistent, zuverlässig und skalierbar – perfekt für wachsende Unternehmen.

Darüber hinaus ist die anpassbare Webkonsole von FormKiQ intuitiv, umfassend ausgestattet und einfach zu navigieren. So wird die Verwaltung von Dokumenten und Metadaten zum Kinderspiel. (Hinweis: Durch die Verwendung von OpenAI und/oder Cohere sparen Sie Zeit, verbessern die Konsistenz und reduzieren menschliche Fehler.)

Es ist nur eine Ein-Klick-Installation erforderlich, um mit FormKiQ zu arbeiten, sodass Sie in wenigen Minuten einsatzbereit sind. Es ist vorhersehbar und gut getestet und bietet Installationen in mehreren AWS-Regionen sowie lokale Ausführungsoptionen für eine einfache Entwicklung.

FormKiQ ist eine Lösung der nächsten Stufe für diejenigen, die Flexibilität, Effizienz und die Kraft der Automatisierung bei der Verwaltung ihrer Dokumente schätzen.

Hauptmerkmale von FormKiQ:

• Die robuste API ermöglicht das Hinzufügen, Umwandeln und Abrufen von Dokumenten und integriert erweiterte Funktionen wie OCR und Volltextsuche.
• Das System beinhaltet OCR-Technologie und ermöglicht die Extraktion und Digitalisierung von Text aus Bildern und gescannten Dokumenten.
• Die Volltextsuche gewährleistet ein schnelles Auffinden anhand des Inhalts und ermöglicht so eine schnelle Dokumentenerkennung.
• Die Plattform kann mit nur einem Klick installiert werden, unterstützt mehrere AWS-Regionen, einschließlich AWS GovCloud (US) West, und kann für die Entwicklung auch lokal ausgeführt werden.

Beste für:

FormKiQ richtet sich an Organisationen und Entwickler, die eine fortschrittliche, skalierbare und KI-gestützte Dokumentenverwaltungslösung mit einer leistungsstarken API und effizienten Automatisierungsfunktionen suchen.

Preise: FormKiQ ist kostenlos und Open Source. Im Gegenteil, es bietet auch tolle kostenpflichtige Pläne ab 499 $/Monat.

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10. Krystal DMS

Krystal DMS verändert die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente speichern, und sorgt für eine Welle der Organisation und Effizienz, die Zeit und Kopfschmerzen spart.

Dokumente indexieren? Mit Krystal DMS geht es schnell. Mit nur wenigen Klicks werden Ihre Dokumente mit hilfreichen Metadaten versehen, sodass Sie sie schnell und reibungslos abrufen können.

Dank der nahtlosen Freigabefunktion können Sie Dokumente mühelos verteilen, ohne dass zusätzliche Kosten oder Schritte erforderlich sind.

Müssen Sie ein Dokument anzeigen? Der Krystal Document Viewer integriert sich optimal in Ihren Webbrowser und ermöglicht Ihnen das Öffnen verschiedener Dateiformate ohne zusätzliche Software.

Krystal DMS berücksichtigt auch die sprachliche Vielfalt. Mit der Unterstützung von Sprachen wie Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch und mehreren indischen Sprachen ist es die perfekte Lösung für globale Teams.

Haben Sie schon einmal versehentlich ein Dokument gelöscht? Keine Angst! Mit der praktischen Papierkorbfunktion können Sie Ihre Daten mit nur einem Klick wiederherstellen.

Krystal DMS ist Ihr Verbündeter für eine reibungslose und gut organisierte Dokumentenverwaltung.

Hauptmerkmale von Krystal DMS:

• Sofortiges Suchen und Abrufen von Dokumenten mithilfe ausgefeilter Suchtechnologie für eine schnelle Dokumentenerkennung.
• Das System vereinfacht die Dokumentenspeicherung und wechselt von herkömmlichen Aktenordnern zu einer effektiveren, digitalen Organisationsmethode.
• Die schnelle Indizierung/Kennzeichnung von Dokumenten mit Metadaten sorgt für einen schnelleren Dokumentenabruf.
• Dokumentenbetrachter zum Anzeigen verschiedener branchenüblicher Dateiformate direkt im Webbrowser.

Beste für:

Krystal DMS richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die eine strukturierte, mehrsprachig unterstützte und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltungslösung mit robusten Such-, Indizierungs- und Versionskontrollfunktionen suchen.

Preise: Krystal DMS ist kostenlos und Open Source. Dennoch sind für kleine und große Unternehmen kostenpflichtige Lösungen verfügbar, die bei 3,14 $/Monat und Benutzer beginnen.

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11. Hermes

Was ich an Hermes liebe, ist die Art und Weise, wie es die Essenz einer eleganten Dokumentenverwaltung einfängt. Es soll beim Verfassen, Überprüfen, Genehmigen und einfachen Auffinden von Dokumenten helfen.

Eines der coolsten Dinge an Hermes ist die Integration mit Google Workspace. Um ein Dokument zu erstellen, müssen Sie sich lediglich bei Hermes anmelden und Google Docs zum Entwerfen verwenden. Die Zusammenarbeit umfasst eine einfache Weitergabe von Feedback und einen schnellen Genehmigungsprozess, der alle per E-Mail auf dem Laufenden hält.

Hermes zeichnet sich durch seine Volltextsuche aus, die das Auffinden veröffentlichter Dokumente zum Kinderspiel macht. Und seine Technologie? Erstklassig, mit Golang und Ember.js unter der Haube, neben PostgreSQL für die Speicherung und Algolia für leistungsstarke Suchfunktionen.

Die Benutzeroberfläche basiert auf Helios, dem Open-Source-Produktdesignsystem von HashiCorp, fügt sich nahtlos ein und bietet ein vertrautes und intuitives Erlebnis.

Hermes ist ein Tor zu mehr Produktivität und Zusammenarbeit und daher eine fantastische Wahl für Unternehmen, die Wert auf eine Kultur des Schreibens und ein effizientes Dokumentenmanagement legen.

Hauptmerkmale von Hermes:

• Hermes lässt sich nahtlos in Google Workspace integrieren, um Dokumententwürfe mit Google Docs direkt im System zu erstellen.
• Benutzer können Dokumententwürfe ganz einfach mit Mitarbeitern teilen und sie zur Genehmigung an andere Teammitglieder senden.
• Eine Volltextsuchfunktion ermöglicht eine präzise Suche und Lokalisierung veröffentlichter Dokumente.
• Das Backend wird mit Golang erstellt, während das Frontend Ember.js verwendet. Es verwendet eine PostgreSQL-Datenbank zur Speicherung und Algolia zur Unterstützung seiner Suchfunktionen.

Beste für:

Hermes richtet sich an Organisationen und Teams, die Wert auf eine starke Kultur des Schreibens und der Zusammenarbeit legen und ein System zum Erstellen, Genehmigen und Verwalten von Dokumenten benötigen, insbesondere solche, die in Google Workspace integriert sind.

Preise: Hermes ist kostenlos und Open Source.

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Was ist das beste Open-Source-Dokumentenmanagementsystem?

Lassen Sie uns die drei besten Open-Source-Dokumentenmanagementsystemlösungen erkunden, die jeweils einzigartige Funktionen bieten, um den unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden:

• OpenDocMan zeichnet sich durch seinen benutzerfreundlichen Ansatz und seine robusten Compliance-Funktionen aus. Es ist ideal für Unternehmen, die eine unkomplizierte und gesetzeskonforme Dokumentenmanagementlösung suchen. Der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und eine starke Dateiorganisation fördert die effiziente Dokumentenverwaltung für Unternehmen jeder Größe.
• LogicalDOC glänzt mit seinen nahtlosen Integrationsmöglichkeiten und fortschrittlichen Tools für die Dokumentenzusammenarbeit. Es eignet sich perfekt für Teams, die eine äußerst kollaborative und interoperable Dokumentenverwaltungsumgebung suchen. Leistungsstarke Suchfunktionen und mobiler Zugriff machen es zur ersten Wahl für Unternehmen, die eine höhere Produktivität und Fernzugriff anstreben.
• OpenKM ist bekannt für seine umfassenden Dokumentenverwaltungsfunktionen, einschließlich robustem Workflow-Management und umfangreichen Suchfunktionen. Dies macht es zu einer großartigen Lösung für Unternehmen, die eine detaillierte Dokumentenverfolgung und -kontrolle benötigen. Seine Flexibilität bei der Anpassung und Skalierbarkeit macht es zu einer Lösung der Wahl für Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagementsystem an spezifische betriebliche Anforderungen anpassen möchten.

CMS	Startpreis	Kostenloser Plan
OpenDocMan	99 $/Monat	Ja	BESUCHEN
LogicalDOC	Brauch	Ja	BESUCHEN
OpenKM	Brauch	Ja	BESUCHEN
SeedDMS	Frei	Ja	BESUCHEN
Seedatei	100 $/Jahr	Ja	BESUCHEN
Maya-EDMS	Kostenpflichtige Wissensdatenbank	Ja	BESUCHEN
Papierzusammenführung	Frei	Ja	BESUCHEN
Teedy	20 $/Monat	Ja	BESUCHEN
FormKiQ	499 $/Monat	Ja	BESUCHEN
Krystal DMS	3,14 $/Monat	Ja	BESUCHEN
Hermes	Frei	Ja	BESUCHEN

Erste Schritte mit OpenDocMan

• Laden Sie OpenDocMan herunter : Besuchen Sie die OpenDocMan-Website und laden Sie die neueste Version herunter.
• Installieren Sie OpenDocMan : Entpacken Sie die Datei und laden Sie sie auf Ihren Webserver hoch. Stellen Sie sicher, dass Ihr Server die Anforderungen von OpenDocMan erfüllt (PHP, MySQL).
• Richten Sie eine Datenbank ein : Verwenden Sie ein Tool wie phpMyAdmin, um eine neue Datenbank für OpenDocMan zu erstellen. Notieren Sie sich den Datenbanknamen, den Benutzernamen und das Passwort.
• Installationsskript ausführen : Navigieren Sie in einem Webbrowser zu Ihrer OpenDocMan-URL. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm und geben Sie Ihre Datenbankdetails ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
• Einstellungen konfigurieren : Melden Sie sich bei OpenDocMan an. Passen Sie die Einstellungen für Benutzerrollen, Dateitypen und Berechtigungen an.
• Benutzer und Dokumente hinzufügen : Benutzerkonten erstellen und Rollen zuweisen. Beginnen Sie mit dem Hochladen und Organisieren von Dokumenten.
• Entdecken und pflegen : Machen Sie sich mit den Funktionen von OpenDocMan wie Versionskontrolle und Workflow vertraut. Aktualisieren und sichern Sie regelmäßig Ihre OpenDocMan-Installation.
• Community-Unterstützung nutzen : Hilfe finden Sie in den OpenDocMan-Community-Foren.
• Nach Bedarf anpassen : Erweitern Sie die Funktionalität mit Plugins oder benutzerdefinierter Entwicklung für spezifische Anforderungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem?

Ein Open-Source-DMS ist ein Softwaresystem, das bei der Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente hilft. Es basiert auf Open-Source-Code und ist daher häufig kostenlos und anpassbar.

Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Open-Source-DMS?

Zu den Vorteilen gehören Kosteneinsparungen, Flexibilität bei der Anpassung, eine unterstützende Community für die Fehlerbehebung und keine Anbieterbindung.

Kann ein Open-Source-DMS für große Unternehmen skaliert werden?

Ja, viele Open-Source-DMS lassen sich gut skalieren, erfordern jedoch möglicherweise zusätzliche Anpassungen oder Infrastrukturunterstützung.

Ist Open-Source-DMS sicher?

Open-Source-DMS können sehr sicher sein, sind jedoch auf regelmäßige Updates, eine ordnungsgemäße Konfiguration und gute Sicherheitspraktiken angewiesen.

Wie geht ein Open-Source-DMS mit verschiedenen Dateitypen um?

Die meisten Open-Source-DMS unterstützen verschiedene Dateitypen, darunter PDF, Word-Dokumente, Bilder und mehr, die Funktionen variieren jedoch je nach System.

Kann ich ein Open-Source-DMS mit anderen Tools integrieren?

Ja, viele Open-Source-DMS bieten Integrationsmöglichkeiten mit anderen Geschäftstools, dies erfordert jedoch möglicherweise technisches Fachwissen.

Gibt es mobile Anwendungen für Open-Source-DMS?

Einige Open-Source-DMS bieten mobile Anwendungen an, aber Verfügbarkeit und Funktionalität variieren.

Wie wähle ich das richtige Open-Source-DMS für meine Organisation aus?

Bewerten Sie Ihre Anforderungen im Hinblick auf Skalierbarkeit, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und spezifische Funktionen. Recherchieren und vergleichen Sie verschiedene Optionen.

Welchen Support kann ich von einem Open-Source-DMS erwarten?

Unterstützung kommt normalerweise von der Community, Foren oder der Dokumentation. Je nach Produkt ist möglicherweise kostenpflichtiger professioneller Support verfügbar.

Kann ein Open-Source-DMS angepasst werden?

Ja, einer der Hauptvorteile von Open-Source-DMS ist ihre Anpassbarkeit an spezifische organisatorische Anforderungen. Dies kann einige technische Fähigkeiten erfordern.