Gehaltsabrechnung: Was es ist, wie man es richtig macht & 5 der besten Tools

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Grundlagen der Gehaltsabrechnung . Wir stellen außerdem fünf unserer beliebtesten Tools zur Gehaltsabrechnung vor, damit Sie Ihren perfekten Partner finden. Lass uns gleich eintauchen!

Was ist Lohnabrechnung?

Wenn Sie ein Unternehmen führen, verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit mit der Ausstellung und Bearbeitung von Gehaltsschecks. Von der Unterstützung der persönlichen Finanzen Ihrer Mitarbeiter bis hin zur Sicherstellung, dass Sie niemanden versehentlich zu viel bezahlen, können Sie Schwierigkeiten haben, alle Ihre Grundlagen abzudecken. Hier kommt die Lohnbuchhaltung ins Spiel.

Die Lohnbuchhaltung ist der systemische Ansatz für Ihre Finanzen. Es umfasst mehrere Schritte und Überprüfungen, um Ihnen bei der Berechnung des genauen Bargeldbetrags zu helfen, den Sie bezahlen müssen. Dies ist wichtig, wenn Sie Dinge wie Steuern oder Krankenkassenentschädigungen abrechnen möchten.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung?

Wie bei den meisten Dingen wird sich die Gehaltsabrechnung wahrscheinlich von Organisation zu Organisation unterscheiden. Dennoch gibt es vier allgemeine Phasen, mit denen Sie sich wahrscheinlich bei der Pflege Ihrer Gehaltsabrechnung auseinandersetzen müssen:

• Phase eins: Mitarbeiterinformation . Zunächst müssen Sie die erforderlichen Daten von Ihren Mitarbeitern sammeln. Dazu gehören normalerweise Bankinformationen, Versicherungsformulare und relevante Steuerformulare. Möglicherweise müssen Sie auch Informationen über ihre Arbeitszeiten sammeln, wenn Sie von der typischen zweiwöchigen Zahlungsperiode abweichen.
• Phase zwei: Relevante Genehmigungen . Ihr Unternehmen möchte möglicherweise überprüfen, ob jeder Mitarbeiter die von ihm gemeldeten Stunden gearbeitet hat. Dies kann von einem elektronischen Überwachungssystem oder vorgefertigten Stundenzetteln stammen.
• Phase drei: Steuern und Sozialleistungen . Sie sollten dann sicherstellen, dass die Abzüge jedes Mitarbeiters berücksichtigt werden. Dazu gehören Bundes- und Landessteuern, Rentenbeiträge und alle anderen Faktoren, die sich auf ihren endgültigen Gehaltsscheck auswirken.
• Phase vier: Erfassung Ihrer Gehaltsabrechnung . Schließlich erhalten die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks. Sie müssen Aufzeichnungen über diese Informationen aufbewahren, falls dies in Zukunft erforderlich sein sollte. Sie können auch alle Daten verwenden, um detaillierte Analysen über Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu erstellen.

Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, kann dies ein schwieriger manueller Prozess sein, insbesondere wenn Sie ein großes Unternehmen leiten. Daher kann ein leistungsstarkes Tool Ihr bester Freund sein. Die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungsprogramms kann Ihnen dabei helfen, mit Leichtigkeit genaue Aufzeichnungen zu führen.

Die besten Tools für die Gehaltsabrechnung 2022

Hier sind einige der besten Gehaltsabrechnungstools, die 2022 verfügbar sind. Wir empfehlen Ihnen, kostenlose Testversionen zu nutzen, da Sie auf diese Weise leicht feststellen können, ob die gewählte Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist.

• OnPay
• Payroll4free
• Gusto
• Arbeitsfähig
• Plätschern

1. OnPay

OnPay ist eine benutzerfreundliche Gehaltsabrechnungsoption. Sie müssen sich nicht mit manuellen Berechnungen herumschlagen oder die Vorteile und Vorschriften für Ihren spezifischen Standort nachschlagen. Dieses Programm erledigt das automatisch für Sie.

Mit OnPay haben Sie auch Zugriff auf einen robusten Support, der Ihnen beim Einstieg hilft und Ihre Zahlungen effizient abwickelt. Neben der Benutzerfreundlichkeit und dem hervorragenden Support bietet OnPay weitere hervorragende Funktionen, darunter:

️ Eigenschaften:

• Für Mobilgeräte optimierte Layouts, mit denen Sie Ihre Buchhaltung auch unterwegs erledigen können
• Ein konsolidiertes Dashboard für einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen
• Integration mit Top-Business-Software wie QuickBooks und Xero

Darüber hinaus richtet sich OnPay an kleine Unternehmen. Sie bieten praktische Tools wie Datumserinnerungen und landesspezifische Gehaltsrechner, um vielbeschäftigten Geschäftsinhabern das Leben zu erleichtern. Daher sollten Sie sich dieses Programm ansehen, wenn Ihr kleines Unternehmen eine maßgeschneiderte Unterstützung gebrauchen könnte.

Preisgestaltung: Werfen wir abschließend einen Blick auf die Preisoptionen. Die Kosten wirken bei OnPay gestaffelt. Sie zahlen immer eine Grundgebühr von 36 $ pro Monat. Darüber hinaus zahlen Sie für jeden Mitarbeiter zusätzlich 4 USD pro Monat.

Beispielsweise kann ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern damit rechnen, 76 US-Dollar pro Monat zu zahlen. Für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern würden Sie 4.036 $ pro Monat bezahlen. Wenn Sie an OnPay interessiert sind, empfehlen wir Ihnen, das einmonatige kostenlose Angebot auszuprobieren.

2. Payroll4Free

️ Eigenschaften:

• Urlaubszeiterfassung, um Ihnen zu helfen, genaue Aufzeichnungen über bezahlte Freizeit zu führen
• Zahlungsmethoden sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Auftragnehmer, wie z. B. WordPress-Entwickler
• Ein Mitarbeiterportal, das Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bietet, Sie bei der Bearbeitung ihrer Gehaltsabrechnung zu unterstützen

Wie zu erwarten, weist dieser kostenlose Dienst einige Einschränkungen auf. Beispielsweise müssen Sie es auf einem Windows-Betriebssystem ausführen. Möglicherweise finden Sie die Werbung auch etwas aufdringlich. Dies wirkt sich jedoch nicht direkt auf die Funktionalität der Lohnabrechnung aus. Daher sollten Sie sich dieses Programm ansehen, wenn Sie ein knappes Budget haben und nur die Grundlagen benötigen.

Preise: Zum größten Teil ist Payroll4Free wirklich kostenlos. Es gibt jedoch einige Premium-Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Wenn Sie bereit sind, 15 US-Dollar pro Monat zu zahlen, wird das Unternehmen Ihre Lohnsteuern für Sie hinterlegen und einreichen. Wenn Sie bereit sind, weitere 15 US-Dollar pro Monat zu zahlen, können Sie Payroll4Free Ihre Mitarbeiter auch direkt von ihrem Bankkonto bezahlen lassen.

3. Genuss

Wenn Ihr kleines Unternehmen wächst, müssen Sie wahrscheinlich Ihre aktuellen Tools aktualisieren. Dies kann Kopfschmerzen bereiten, daher empfehlen wir immer, Dienste zu wählen, die eine einfache Skalierbarkeit bieten. Wenn Sie Pläne für eine größere Gehaltsabrechnung haben, ist Gusto definitiv eine Überlegung wert.

Skalierbarkeit ist jedoch nicht die einzige Stärke von Gusto. Dieses Tool verfügt über mehrere Funktionen, die es zu einem Allround-Gewinner für Unternehmen jeder Größe machen.

️ Eigenschaften:

• Integrierte Zeiterfassung zur einfacheren Erfassung von Mitarbeiterdaten
• Zertifizierte Personalbetreuer, die Ihnen helfen, sich an das System zu gewöhnen
• Erweiterte Einstellungs- und Onboarding-Funktionalität zur Optimierung Ihrer Gehaltsabrechnung

Gusto bietet viele skalierbare Preispläne. Sie haben sogar die Option für unbegrenzte Lohnabrechnungen. Daher sollten Sie sich vielleicht für Gusto entscheiden, wenn Sie die Flexibilität ihrer Pläne schätzen.

Darüber hinaus kann Gusto auch als „Premium-Lösung“ betrachtet werden. Die Preise können etwas hoch sein, aber sie versprechen auch viele leistungsstarke Funktionen, die Sie möglicherweise benötigen. Wenn Ihre Gehaltsabrechnung komplex ist, kann es sich lohnen.

Preise: Gusto bietet drei Hauptpreispläne an. Der Core-Plan eignet sich für kleinere, einfachere Organisationen. Sie zahlen einen Grundpreis von 39 $ pro Monat zuzüglich einer monatlichen Gebühr von 6 $ für jede Person.

Wenn Sie Funktionen wie Compliance-Warnungen und vorrangigen Support nutzen möchten, können Sie den Top-Tier-Concierge-Plan wählen. Dies kostet 149 $ pro Monat, plus weitere 12 $ pro Monat und Person.

4. Arbeitsfähig

Benutzerfreundlichkeit ist auch ein wichtiger Faktor im Plan von Workful. Sie werben mit einem einfachen dreistufigen Gehaltsabrechnungssystem: Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu, geben Sie seine persönlichen Daten ein und lassen Sie seine Berechnungen den Rest erledigen.

️ Eigenschaften:

• Die Möglichkeit, Berichte basierend auf Nischen wie Steuerpflicht oder genommener Freizeit zu erstellen
• Laufende Nachverfolgung der Steuerpflicht, um Sie auf dem Laufenden zu halten, falls sich etwas ändert
• Stechuhrprotokollierung, die auf dem physischen Standort des Mitarbeiters basiert

Workful könnte eine kluge Wahl sein, wenn Sie nicht viel Zeit zur Verfügung haben. Das intuitive Design des Programms hilft Ihnen, Ihre Arbeit problemlos zu erledigen.

Preisgestaltung: Diese Einfachheit erstreckt sich auch auf den Preisplan. Die einzige Zahlungsoption besteht darin, 25 USD pro Monat zu zahlen, plus weitere 5 USD pro Mitarbeiter und Monat.

Mit diesem Tarif können Sie auf alle Arten von Funktionen zugreifen. Sie können QuickBooks integrieren, bezahlte Freizeit nachverfolgen und Ihre Richtlinien anpassen. Der Preis erhöht sich nur, wenn Sie mehr Mitarbeiter hinzufügen.

5. Wellen

Rippling ist bestrebt, Ihre Zahlungen zu vereinfachen. Es verfügt über einen 90-Sekunden-Hands-off-Berechnungsprozess.

️ Eigenschaften:

• Eine automatische Steuerberechnung, die auch internationale Arbeitnehmer berücksichtigt
• Hochgradig anpassbare Berichtstools, damit Sie Ihre Daten an Ihre Ziele anpassen können
• Eine praktische mobile App, die es Ihren Mitarbeitern leicht macht, ihre Informationen zu senden

Wenn Sie internationale Mitarbeiter haben, ist Rippling wahrscheinlich der beste Gehaltsabrechnungsdienst für Sie. Buchhaltung kann ein kniffliges Thema sein, aber diese Software hilft, die komplexen Probleme in Bezug auf Auslandsdaten zu vereinfachen.

Nichtsdestotrotz ist Rippling auch eine leistungsstarke Allround-Lösung für die Mitarbeiterverwaltung. Wenn Sie ein großes Unternehmen führen, kann Ihnen dieses Tool helfen, den Überblick zu behalten. So haben Sie beispielsweise auch Ihre gesamte Personalabteilung im Blick.

Preisgestaltung: Lassen Sie uns zum Schluss über Preispläne sprechen. Sie müssen den Plan der Employee Management Platform erwerben. Dies beginnt bei 35 US-Dollar pro Monat, zuzüglich 8 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Sie müssen sich jedoch direkt an Rippling wenden, um einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Preis zu erhalten.

Fazit

Die Lohnbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die Bewältigung dieser Aufgabe kann jedoch wie eine entmutigende Herausforderung erscheinen. Glücklicherweise können Sie eine Reihe ausgeklügelter Tools verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung reibungslos läuft.

In diesem Artikel haben wir eine Vielzahl verschiedener Programme behandelt, die Sie in Betracht ziehen sollten. Während alle ihre Stärken haben, haben wir eine besonders im Auge: Gusto. Dieses Tool verfügt über genügend Funktionen für ein kleines Unternehmen, ist aber auch skalierbar genug, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Haben Sie Fragen zur Verwendung eines dieser Tools zur Gehaltsabrechnung? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!

Layout und Präsentation von Chris Fitzgerald und Karol K.