Eine kurze Anleitung zur Problemlösung im Projektmanagement (Expertentipps)

Eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie zu einem großartigen Projektmanager machen, ist die Problemlösung. Wenn Sie Ihre Projekte verwalten, sind Probleme unvermeidlich. Denn auch im Alltag müssen wir uns alle mit den gleichen Situationen auseinandersetzen. Was den Unterschied ausmacht, ist Wissen und wie effizient Sie dieses Wissen einsetzen, um ein aktuelles oder bevorstehendes Problem zu lösen.

Problemlösung ist der Prozess der Beobachtung dessen, was in Ihrer Umgebung vor sich geht; Dinge zu identifizieren, die geändert oder verbessert werden könnten.

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Problemlösung im Projektmanagement ist ein strategischer Prozess. Daher können Sie diese Fähigkeit nicht über Nacht erreichen. Es erfordert schrittweises Lernen, die Annahme eines Rahmens dafür und natürlich die Beibehaltung einiger entscheidender Überlegungen.

Nun, in diesem kurzen Leitfaden zeigen wir Ihnen einige der bewährten Problemlösungsmethoden, die Sie im Projektmanagement anwenden können. Nachdem Sie mit dem Lesen fertig sind, werden Sie in der Lage sein, die wichtigsten Dinge zu verstehen, die Sie tun müssen, und eine Roadmap initiieren, um ein effizienter Problemlöser zu werden.

Bedeutung der Problemlösung im Projektmanagement

Es gibt viele Gründe, warum Sie die Fähigkeit zur Problemlösung im Projektmanagement erlernen müssen. Bevor Sie mit den besten Techniken oder Best Practices fortfahren, lassen Sie uns einige der wichtigsten Punkte durchgehen, die die Problemlösung im Projektmanagement zu einer ernsthaften Angelegenheit machen.

Defekte Dinge im Prozess reparieren

Problemlösung erfordert eine einzigartige Mentalität. Wenn Sie das im Hinterkopf haben, können Sie sich leicht intensiver um Ihre Projekte kümmern. Geschäfte zu machen und Projekte zu managen ist eine simultane Sache. Eine gut entwickelte Problemlösungsstruktur hilft Ihnen, auf Dinge hinzuweisen, die kaputt sind, verbessert oder aktualisiert werden müssen.

Sortieren Sie die Risiken aus

Das Identifizieren von Risiken ist für Ihre Projekte von entscheidender Bedeutung. Das Problemlösungs-Framework hilft Ihnen, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens zu verstehen. Mit ausreichend Daten können Sie die Risiken leicht aussortieren, die mit geeigneten Ressourcen gehandhabt werden können.

Verbessernde Leistung

Ihre Projekte und die Mitarbeiter sind integral, sie ergänzen sich gegenseitig, um ein einziges Ziel zu erreichen – Erfolg und Entwicklung. Wenn Sie also alles daran setzen, nach einer zuverlässigen Lösung für Ihre Probleme zu suchen, wirkt sich das auch positiv auf Ihre Mitarbeiter aus. Letztendlich führt dies zu einer Verbesserung Ihrer Gesamtleistung.

Auf der Suche nach Möglichkeiten

Je mehr Sie Probleme lösen, desto mehr sehen Sie die neuesten Cracks, kaputte Dinge und Dinge, die aktualisiert werden müssen. Mit dem gleichen Prozess können Sie lernen, das große Ganze zu sehen, die Natur des großen Ganzen zu verstehen und in der Lage zu sein, es als Projektmanager zu vermitteln. So können Sie Risiken und Chancen gleichzeitig aussortieren.

Wenn Sie alle Ihre Projektaktivitäten direkt von Ihrem WordPress-Dashboard aus verwalten möchten, lesen Sie diesen Artikel im Anfängerleitfaden zum WordPress-Projektmanagement.

5 Schritte zur Problemlösung im Projektmanagement, die Sie befolgen sollten

Wie Sie bereits wissen, erfordern Problemlösungskompetenzen einen Rahmen. Als Projektmanager müssen Sie die am besten geeigneten Methoden entsprechend Ihrem Fachwissen und Ihren Ressourcen optimieren. Nachfolgend haben wir eine Handvoll der bewährtesten Techniken zusammengestellt, die Sie zu einem smarten Profi für die Problemlösung im Projektmanagement machen können. Schauen Sie sie sich einzeln an –

1. Das Definieren des Problems ist Ihre erste Priorität

So wie Sie ein Problem betrachten, werden es Ihre Mitarbeiter nicht tun. Denn wenn sie ein Problem sehen, möchten sie, dass Sie es für sie lösen, da Sie der Projektmanager sind. Daher ist es wichtig, dass Sie das Problem zunächst definieren. Zum Beispiel verpasst Ihr Team ständig Fristen, also ist es ein Problem von ihrer Seite. Um zu einer praktikablen Lösung zu gelangen, müssen Sie verstehen, warum Ihr Team die gleichen Fehler macht.

Das Wesen eines Problems zu verstehen ist möglich, wenn Sie wissen, warum etwas mit Ihrem Projekt passiert, warum die Dinge immer wieder in Schwierigkeiten geraten. Um es herauszufinden, können Sie dem 5W1H-Ansatz folgen.

Es bedeutet, diese sechs Fragen zu stellen, um ein Problem im Projektmanagement zu definieren –

• WHO   wirkt sich das Problem aus?
• Was sind die Symptome des Problems?
• Wo findet/wobei das Projekt statt?
• Wann passiert es?
• Warum   tritt das Problem auf?
• Wie passiert es?

Diese Frage zu stellen, würde Ihnen also definitiv helfen, Ihr Problem zu definieren, wenn Sie es auf intelligente und tadellose Weise lösen möchten.

Lesen Sie mehr: So verbessern Sie die Teamproduktivität mit WP Project Manager.

2. Finden Sie die Gründe für das Problem heraus

Nachdem Sie die Natur eines Problems verstanden haben, besteht der nächste notwendige Schritt darin, die Gründe dafür herauszufinden und sie bis ins Mark zu analysieren. Es ist ähnlich, als würden Sie die Lücke in Ihrem Workflow finden und sie nacheinander füllen, um zu einer geeigneten Lösung zu gelangen. Daher wird es nicht schwer sein, Gründe zu finden, wenn Sie einen strategischen Ansatz verfolgen.

Sie können beispielsweise ein Fishbone-Diagramm verwenden. Es ist ein bekannter und nützlicher Prozess, um die Gründe für ein Problem herauszufinden. Nun, was ist ein Fishbone-Diagramm? Der japanische Organisationstheoretiker Kaoru Ishikawa hat es entwickelt, mit dem die Hauptgründe für ein Problem in visueller Form kategorisiert werden.

Schauen Sie über das Bild. Angenommen, das Problem ist, dass Ihre Website nicht verfügbar ist. Ein Fishbone-Diagramm hilft Ihnen, die möglichen Gründe zu notieren, die zum Absturz Ihrer Website führen können. Durch die Beibehaltung einer solchen visuellen Demonstration können Sie Ihre Problemlösung im Projektmanagement verbessern und effektiver werden.

Hier sind einige unvermeidliche Dinge – die Gründe, die Sie notieren, sollten echt sein. Aus vielen möglichen Gründen ist es Ihre Aufgabe, die wahren Gründe zu verstehen. Es ist möglich, wenn Sie sich für eine gründliche Analyse entscheiden. Um dies zu tun, wäre daher eine Ursachenanalyse (RCA) hilfreich.

3. Generierung von Lösungsideen

Jetzt, da Sie wissen, welches Problem Sie lösen müssen und was die Ursachen sind, können Sie Ideen für die richtigen Lösungen sammeln. Es ist ein schrittweiser Schritt der Problemlösung im Projektmanagement. In diesem Schritt haben Sie also mehr Freiheit, kreativ zu werden. Das Ziel dieses Schrittes ist es, eine Reihe von Lösungen zu finden. Offensichtlich benötigen Sie einen Lösungsvorrat oder Alternativlösungen. Sie helfen Ihnen, Ihre Risiken zu reduzieren. Wenn eine Lösung fehlschlägt, können Sie einen alternativen Ansatz wählen.

Daher müssen Sie viel Gedankenarbeit leisten, recherchieren und Wege zu möglichen Lösungen finden. Die zwei besten Methoden zur Ideenfindung sind – Brainstorming und Mind Mapping.

Mindtools erklärt, dass kreative Problemlösung in vier Schritten funktioniert. Sie sind – klären, konzipieren, entwickeln, umsetzen.

Die Klärungsphase lässt Sie Ihre Vision des Projekts und die Art der Probleme erneut untersuchen. Dann führt es dazu, notwendige Daten zu sammeln und Fragen zu formulieren. In den folgenden Schritten geht es darum, das Framework mit all Ihrem Verständnis, Ihren Daten, Ressourcen und Ihrem Ziel zu erweitern, um Ideen zu untersuchen, Lösungen zu formulieren und einen Plan für die Implementierung zu erstellen.

4. Wählen Sie die am besten geeignete Lösung aus

Es ist nicht einfach, die richtige Farbe auszuwählen, wenn Ihr Kleiderschrank voller ähnlicher Kleidung ist. Aber wenn Sie entschlossen sind, die Etikette und die Kleiderordnung dieses bestimmten Programms kennen, können Sie mit Ihrem Sinn für Mode die Farbe auswählen, die am besten passt. Das Gleiche passiert immer, wenn Sie irgendwelche Projekte verwalten und etwas lösen wollen.

Nachdem Sie viele Ideen generiert und eine Reihe verschiedener Lösungen formuliert haben, ist ein Zögern unvermeidlich. Als Projektmanager erfordert Ihre Fähigkeit zur Problemlösung also, dass Sie den nützlichsten und einfachsten Weg wählen, um Ihre Probleme zu lösen.

Nun, die beste Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, alle Lösungen zu messen, sie miteinander zu vergleichen und die folgenden Fakten zu berücksichtigen:

• Ihre Erwartungen und Prioritäten
• Werten Sie alle Lösungen aus und messen Sie sie
• Betrachten Sie Ihre Ressourcen
• Entscheiden Sie sich zunächst für das Einfachste

Sie sollten jedoch nie aufhören, Fragen zu stellen. Fragen Sie sich selbst, inspirieren Sie Ihre Schüler, die an dem Projekt arbeiten, Fragen zu stellen. Je mehr Fragen auftauchen, desto effektiver und fehlerfreier wäre die Lösung.

5. Maßnahmen ergreifen, um Ihre Probleme zu lösen

Wenn Sie wissen, was Ihr Problem ist und welche Lösung Sie implementieren müssen, beginnen Sie von vorne. Es ist Zeit zu handeln. Die Implementierung einer Lösung ist der letzte Schritt. Aber Sie müssen alle früheren Schritte durchlaufen, um diese Ebene zu erreichen. Es ist ein etabliertes Framework, um Ihre Fähigkeiten als Problemlöser zu verbessern.

Lesen Sie mehr: 6 interessante Projektmanagement-Ideen, die 2022 folgen werden.

Wie ein Projektmanagement-Tool Ihnen bei der Problemlösung helfen kann

Im Zeitalter der Automatisierung wird das Projektmanagement durch Tools einfacher, mit denen Sie eine Online-Datenbank Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Konten und Gesamtprojekte usw. erstellen können. Mit einer PM-Automatisierungssoftware können Sie jeden Prozess live verfolgen und Ihre Arbeit vereinfachen bemühen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie beispielsweise ein PM-Automatisierungstool wie WP Project Manager haben, wäre Ihre Problemlösung im Projektmanagement praktikabler und einfacher. Hier ist wie -

• Es stellt die optimale Nutzung Ihrer Ressourcen und Planung sicher
• Organisieren und verfolgen Sie Ihre Projekte und Aufgaben zuverlässig
• Erweitertes Verwaltungstool, um Ihr Tracking effizienter zu gestalten
• Das Tool wird Ihre Zusammenarbeit intensivieren
• Erstellen Sie einen Bericht, damit Sie sehen können, wie Ihre Projekte vorankommen und was Ihre Mängel sind

Insgesamt verfügt WP Project Manager über alle Funktionen, die Ihren Arbeitsablauf rationalisieren können. Wenn Sie Live-Updates und Aktivitäten Ihres Projekt-Dashboards (einschließlich Kanban-Board, Gantt-Diagramm, Aufgabenliste, Kalender usw.) sehen, können Sie alle Problemlösungsschritte einfach und effizienter verfolgen. Die Arbeit wäre trotzdem einfacher.

Abschluss für die Problemlösung im Projektmanagement

Die meisten Probleme sind am Anfang klein. Als findiger Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, diese so schnell wie möglich zu lösen. Je länger Sie zögern, desto größer wird das Problem. Ein Schiff hat auf langer Fahrt oft viele kleine Pannen im Motor oder Risse. Der kluge Kapitän ist immer auf dem Laufenden, um sie gleichzeitig zu beheben. Als Projektmanager ist Ihre Aufgabe nichts weniger als das.

Ein strategisches Problemlösungs-Framework wird Ihnen helfen, mit dieser Schleife fertig zu werden, und ein perfektes Projektmanagement-Automatisierungstool lässt Sie Ihre Probleme schneller lösen (vergessen Sie nicht, Flexibilität, Erschwinglichkeit, Zeitmanagement und Intelligenz zu addieren).

Hier also unsere abschließenden Worte – erfinden Sie weiterhin die neuesten Wege, um Probleme in Ihren Projekten zu lösen, und lassen Sie Ihr Problem nicht größer werden als Sie.