Die 11 besten Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Projektmanagement-Effizienz mit einem automatisierten Task-Manager (Expertentipps und -tool)

Als Projektmanager können Ihre Fähigkeiten und Ihre Effizienz noch weiter gehen. Es gibt keine Grenze. Es ist also ein kluger Schritt, eine Reihe von Prozessen einzuführen, die Ihre Projektmanagementeffizienz ständig verbessern können. Wenn Sie sie befolgen, regelmäßig üben und sich weiterentwickeln, können Sie sich sicherlich mit der Zeit erheblich verbessern.

In modernen Unternehmen werden Projektmanager intelligenter und erweitern ihre Fähigkeiten durch Automatisierung. Es ist also auch ein integraler Bestandteil des Prozesses, über den wir sprechen. Durch das Einsparen von Geld, Zeit und Mühe haben Sie mehr Raum für Innovationen, und die Automatisierung würde Ihnen das so leicht geben.

Im folgenden Blog gehen wir auf das Ganze ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit smartem Aufgabenmanagement und einem strategischen Prozess Ihre Effizienz als Projektleiter steigern. Weiter lesen.

Warum Sie in Ihrem Projektmanagement effizienter sein müssen

Effizienz im Projektmanagement ist eine Qualität, die man schrittweise erreichen kann. Etwas, das Sie zu einem dynamischen Projektmanager macht, der die verfügbaren Ressourcen und Zeiten genau einschätzen, Probleme lösen und ein Projekt zum Erfolg führen kann. Effizienz bringt Ihnen auch die Fähigkeit zur Anpassungsfähigkeit, Offenheit und Popularität bei Ihren Stakeholdern.

Die Konzepte der Effizienz und Effektivität werden häufig verwendet, wenn verschiedene Prozesse bewertet werden. Projektbasierte Organisationen kämpfen oft mit der Balance zwischen Zeit, Kosten und Qualität, sie sind daran interessiert, dies so effizient und effektiv wie möglich zu tun.

Erik Sundqvist, Science Direct

Von der Planung über die Budgetierung bis hin zur Ausführung – ein Projektmanager muss einen langen und langwierigen Prozess durchlaufen. Und Risiken sind fast eine Gewissheit. Das Führen Ihrer Mitarbeiter, das Verteilen von Aufgaben und das anschließende Erreichen von Zielen erfordert eine große geistige und körperliche Anstrengung. Also, was könnte Ihre Rettung sein?

In der Tat ist es Ihre Effizienz. Wenn Sie alle verfügbaren Ressourcen mit dem richtigen Potenzial nutzen können, können Sie erfolgreich sein. Also, wie geht das? Hier erfordert Ihr Job, eine Handvoll Schritte zu durchlaufen.

11 bewährte Schritte zur Verbesserung Ihrer Projektmanagement-Effizienz

Die Liste der Effizienzmaßnahmen ist endlos. Sie können einen neuen Weg einschlagen, naja, vielleicht jede Woche. Aber die entscheidende Frage ist, welche die besten sind und der Experte das Gefühl hat, dass sie wirklich funktionieren.

Im Folgenden haben wir eine Handvoll bewährter Best Practices zusammengestellt, um Ihre Projektmanagementfähigkeiten dennoch zu verbessern. Schau sie dir an -

1. Konzentrieren Sie sich auf die Planung
2. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank
3. Richten Sie einen simultanen Kommunikationsprozess ein
4. Verwaltung und Budgetierung der Projektzeit
5. Risikomanagement-Strategie
6. Machen Sie alle Projektdaten zugänglich
7. Verfolgung des Prozesses
8. Belohnen Sie das ausführende Teammitglied
9. Holen Sie sich die richtigen Tools ausgerichtet
10. Offen für Feedback und Vorschläge
11. Setze dich niemals ab und führe kontinuierliche Verbesserungen durch

Lassen Sie uns im Detail untersuchen und herausfinden, wie diese Möglichkeiten Projektmanagern helfen, ihre Projektmanagementeffizienz zu steigern –

1. Konzentrieren Sie sich auf die Planung

Die Planung ist die Säule all Ihrer Projektmanagementaktivitäten. Wenn Sie einen ordentlichen Plan und einen Ersatzplan haben, können Sie das Spiel sicher spielen. Außerdem ist es der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Sie ernsthaften Geschäften nachgehen.

Einfach gesagt, Sie müssen dies tun, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen –

• Definition des Umfangs Ihrer Projekte
• Erstellen Sie eine Struktur für die Arbeitsaufgliederung
• Definieren und sequenzieren Sie die Projektaktivitäten
• Machen Sie eine kluge Schätzung von Budget, Dauer und anderen Ressourcen
• Halten Sie einen Notfallplan bereit

Alle oben genannten Aufgaben würden Ihre Projekte nur rationalisieren. Wenn Ihr Skelett stark ist, muss der Körper eine feine Form annehmen.

2. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank

Das Erstellen einer Wissensdatenbank ist für Ihre Projekte unerlässlich. Wann immer Sie Informationen benötigen, kann Ihnen eine Wissensdatenbank helfen. Ein gängiges Szenario wäre daher dieses – angenommen, jemand muss die Verkaufszahlen des letzten Quartals kennen. Du sagst es ihm. Dann kommt eine andere Person, um nach denselben Informationen zu fragen. Haben Sie nichts dagegen, noch einmal zu antworten?

Eine Wissensdatenbank ist für die gemeinsame Nutzung und den gleichzeitigen Datenfluss in der gesamten Organisation erforderlich. Dies hilft nicht nur der Person in Ihren Projekten, sondern auch Außenstehenden und Kunden.

3. Richten Sie einen simultanen Kommunikationsprozess ein

Wenn Sie keine stabile Kommunikation zwischen den Beteiligten haben, ist Ihr Projekt gefährdet. Alle an Ihrem Projekt beteiligten Personen müssen sicherstellen, dass sie sich auf derselben Seite befinden und für dasselbe Ziel arbeiten. Viele Projekte scheitern jedoch daran. Offensichtlich verursacht der „Zusammenbruch der Kommunikation“ 57 % der Projektausfälle.

Nun, wie etabliert man einen Kommunikationsprozess, der hält? Als Erstes wählen Sie ein Format oder eine Tafel aus, in der alle Informationen aufbewahrt und regelmäßig aktualisiert werden sollen.

Die nächste Phase besteht darin, ein Kommunikationsziel festzulegen. Das bedeutet, einen weiteren Plan zu erstellen, was Sie durch Ihren Kommunikationsprozess mit den Projektbeteiligten erreichen möchten. Nachdem Sie Ihr Kommunikationsformat und -ziel festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Stakeholder zu identifizieren und eine Methode auszuwählen, der Sie folgen möchten.

4. Verwaltung und Budgetierung der Projektzeit

Neben der Zeit und dem Geld, das Sie aufgewendet haben, kann eine Projektverzögerung Sie das Kostbarste kosten – Ihre Kunden. Daher ist die richtige Budgetierung und das richtige Zeitmanagement ein großes Problem, das Sie lösen müssen. Wenn Sie also mit der Verwaltung eines Projekts beginnen, müssen Sie die folgende Checkliste abhaken –

• Eine gute Schätzung der Ressourcen, die Sie investieren,
• Die Leute, die Sie als Komplizen auswählen
• Teilen Sie dieses Projekt in kleine Fraktionen auf und weisen Sie die richtigen Personen an der richtigen Stelle zu
• Legen Sie eine geschätzte Zeit fest, um jede Aufgabe abzuschließen

Budgetierung ist eine schwere Last. Was Sie also effizient macht, ist die Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Methode.

5. Risikomanagementstrategie

Als Projektmanager liegen die Risiken auf der Hand. Schließlich sollten Sie ein guter Risikomanager werden, um Ihr Projekt erfolgreich zu machen. Die Risikomanagementstrategie ist ein ziemlich intelligentes Arsenal, um jede drohende Situation zu bekämpfen. Moderne Vermarkter berücksichtigen immer die positiven und negativen Risikomanagementstrategien, wenn sie mit Schwierigkeiten konfrontiert sind.

Es gibt drei Arten von Strategien, die Experten gefunden haben, um Risikomanagementprobleme zu lösen. Sie sind – positive, negative und bedingte Risikoreaktionen.

Wenn Sie sich beispielsweise für eine positive entscheiden, gibt es vier Schritte im Risikomanagement. Nutzen, teilen, verbessern und akzeptieren. Ausbeutung bedeutet absichtliche Risiken, um Möglichkeiten zu initiieren. Manchmal suchen kluge Projektmanager nach Partnern und teilen das Risiko, um eine Möglichkeit zu verwirklichen.

Die bedingte Antwort kommt für besondere Anlässe. Manchmal liefert Ihre Schätzung möglicherweise nicht die genauen Ergebnisse und bringt Sie an den Rand des Scheiterns. Dann hilft Ihnen eine Reaktion des Risikomanagements für bedingte Risiken, aus der Not herauszukommen.

6. Machen Sie alle Projektdaten zugänglich

Wir haben bereits die Bedeutung einer Wissensdatenbank erwähnt. Ein erfolgreich laufendes Projekt erfordert jedoch ein Höchstmaß an Erreichbarkeit bei den Projektbeteiligten.

Ein laufendes Projekt generiert viele Datensätze und Dokumente. Wann immer jemand etwas braucht, muss er/sie die Möglichkeit haben, es ohne vorherige Mühe und mit Leichtigkeit zu nehmen. Es ist auch ein integraler Bestandteil des Gesamtbildes des Kommunikationsprozesses. Außerdem sollte dokumentiert werden, was Sie tun. In einer zugänglichen Datenbank müssen alle Ihre Projektdaten gespeichert und nachvollziehbar sein.

7. Verfolgung des Prozesses

Nachverfolgung gibt Ihnen ein vollständiges Bild des Projekts. Einige der wichtigsten sind –

• Wie viel Sie eine Aufgabe erledigt haben,
• Was ist die Verbesserung,
• Wie viele Ligen müssen Sie besuchen
• Welche Maßnahmen Ihren Prozess weiter verbessern können

Als intelligenter Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, den besten Weg zu finden, um Ihre Projektmanagementaufgaben effizient zu verfolgen. In diesem Fall bringt eine Projektmanagement-Software oder ein automatisierter Task-Manager große Vorteile mit sich.

8. Belohnen Sie das ausführende Teammitglied

Nicht, dass alle Ihre Teammitglieder gleich sind. Sie haben unterschiedliche Rollen, Domänen, Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeiten. Abgesehen von diesen vorgegebenen Eigenschaften reagieren Menschen unterschiedlich, während sie an einem Projekt arbeiten. Sie können nicht erwarten, dass sie alle die ganze Zeit auf die gleiche Weise auftreten. Daher müssen Sie sie zusammenstellen, um Ihre Erfolgsquote zu erhöhen. Was könnte in solchen Fällen der beste Weg sein, um ihre innere Kraft zu stärken, enger und effektiver zusammenzuarbeiten?

Die Anerkennung der Mitarbeiter ist für 37 % der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Teams, die zu den oberen 20 % des Engagements zählen, erleben 59 % weniger Fluktuation. Ungefähr 34 % der Arbeitnehmer in den USA fühlen sich engagiert.

Einer der bewährten Tipps lautet: Belohnen Sie Menschen, die bessere Leistungen erbringen. Es ist eine uralte Tradition, andere dazu zu inspirieren, im gleichen Tempo aufzutreten, oder ihnen zu helfen, dies auf natürliche Weise und nicht mit Gewalt zu tun.

9. Holen Sie sich die richtigen Tools ausgerichtet

Nun, das ist der schwierige Teil. Automatisierung ist etwas, an das die meisten modernen Projektmanager glauben wollen. Aber wie viele von ihnen tun dies wirklich? Mckinsey berichtete, dass 31 % der Unternehmen mindestens eine vollautomatische Funktion haben.

Laut Farc Research „brauchen Fachleute durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument manuell zu finden – 20 % bis 40 % ihrer Zeit – und verbringen 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.“

Das bedeutet, dass die Einführung von Automatisierung Ihnen Mühe und Zeit sparen kann und Ihnen mehr Zeit gibt, sich auf andere Dinge zu konzentrieren, um die Effizienz Ihres Projektmanagements zu steigern.

Infolgedessen ist die Notwendigkeit eines Automatisierungstools unvermeidlich, um Ihre Geschäftsprozesse zu erweitern. Aber welches soll man wählen und wie kann das richtige Werkzeug Ihr Spiel verbessern? Wir werden Ihnen dies zeigen.

10. Offen für Feedback und Vorschläge

Ein guter Projektleiter ist immer offen für Meinungen seiner Schüler. Zumindest ist es nichts Schlechtes, Gleichgesinnten zuzuhören, Gedanken und Vorschläge auszutauschen, oder?

Was ist schlimm an der üblichen Geschichte eines Projektmanagers, der neuen Ideen gegenüber nicht offen ist und seinen Leuten sagt: „Ich weiß mehr als Sie, deshalb bin ich Ihr Manager.“

Angenommen, sein Name ist Mr. Brooks. Er dachte nie daran, dass die Teammitglieder dem Projekt oder irgendwelchen bevorstehenden Problemen einen Mehrwert verleihen würden. Wann immer also ein Problem auftrat, haben sie nicht wirklich viel in der Hand, um das Problem zu lösen. Und während sein Plan scheiterte, war der Mann so stur, neue Vorschläge zu akzeptieren, aber die Teammitglieder dafür verantwortlich zu machen.

Das Projekt führte ins Nichts. Und die Dinge begannen auseinanderzufallen. Obwohl Herr Brook eine fähige Person mit guten Fachkenntnissen war, konnte er sein Ziel nicht erreichen.

Eine Lektion ist hier klar: Als Projektmanager müssen Sie jedes Ihrer Teammitglieder wertschätzen. Bleiben Sie offen für neue Ideen und Diskussionen. Weil jeder etwas in ein Projekt einbringen kann, während er daran arbeitet.

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11. Geben Sie sich nie zufrieden und führen Sie kontinuierliche Verbesserungen durch

Das Leben als Projektmanager ist eine Reise, die jeden Tag Innovationen fördert. Wenn Sie also Erfolg haben, indem Sie eine Reihe von Best Practices und Regeln befolgen, glauben Sie nicht, dass das nächste Mal oder das nächste Projekt ebenfalls nachziehen würde. Es ist eine Welt, die sich ständig verändert, das sollten Sie auch. Ihr Spiel ist anpassungsfähig und Ihre Dynamik kann Sie in Führungspositionen bringen.

Verwenden Sie einen automatisierten Task-Manager, um Ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern

Automatisierung bringt Innovation und Geschwindigkeit in Ihre Belegschaft. Daher können alle Effizienzmaßnahmen, die wir im gesamten Blog besprochen haben, leicht durchgeführt werden, wenn Sie einen automatisierten Task-Manager auf Ihrem Ärmel haben.

Von der Planung über die Verfolgung Ihres Prozesses, die Verteilung von Aufgaben bis hin zur Zeitbudgetierung oder Nachverfolgung erhalten Sie alles aus solchen Tools. Wenn Sie beispielsweise einen automatisierten Aufgabenmanager wie WP Project Manager haben, können Sie einfach alle Ihre Projektaufgaben rationalisieren und die Effizienz des Projektmanagements steigern.

Einige der Kernfunktionen, auf die Sie sich verlassen können, sind:

• Ressourcen- und Planungshilfe
• Intelligente Verfolgung Ihrer zahlreichen Projekte
• Sie können Fristen und ein Erinnerungs-/Benachrichtigungssystem festlegen, um diese einzuhalten
• Effiziente Zeiterfassungsoption
• Teamzusammenarbeit über Kanban, Aufgabenlisten, Gantt-Diagramm und die Option zur Speicherung von zugänglichen Dateien
• Berichte und Analysen

WP Project Manager ist ein vollwertiges Open-Source-Management-Tool, das Ihre Teams und Projekte vollständig automatisieren kann.

Abschließende Worte zur Effizienz des Projektmanagements

Projektmanagement ist eine strategische Aufgabe. Es braucht keine Eile, sondern erfordert ein schrittweises Vorgehen, um das Ziel zu erreichen. Wenn Sie klug sein wollen, sollte Ihre Kernwaffe Ihre Effizienz als Manager und Ihre Anpassungsfähigkeit an Technologie sein.

Neben den oben genannten Schritten können Sie jederzeit Änderungen vornehmen und die neuesten Effizienzmaßnahmen einführen. Welcher Teil Ihres aktuellen Projektmanagements muss also erneuert werden? Sagen Sie es uns im Kommentarbereich.