7 Projektmanagement-Strategien, um dem Spiel einen Schritt voraus zu sein (Fallstudien + Tool)

Bei Projektmanagementstrategien geht es darum, einen kristallklaren Plan zu haben, wie Sie Ihr Projekt abschließen werden. Modernes Projektmanagement stützt sich stark auf digitale Plattformen und Methoden. Aber die Bedeutung und das Hauptziel sind seit Hunderten von Jahren immer gleich geblieben. Das bedeutet, ein Projekt auf die beste Weise, zu den niedrigsten Kosten und in möglichst kurzer Zeit abzuschließen.

Wie der große Aristoteles vor Tausenden von Jahren sagte:

Erstens, haben Sie ein bestimmtes, klares praktisches Ideal; ein Ziel, ein Ziel. Zweitens müssen Sie über die notwendigen Mittel verfügen, um Ihre Ziele zu erreichen. Weisheit, Geld, Materialien und Methoden. Drittens, richte alle deine Mittel auf dieses Ziel aus.

Mit der Zeit nahm die Bedeutung eines organisierten Projektmanagements nur noch zu. Für spezifische Anforderungen haben wir viele Projektmanagement-Methoden, die wir heute praktizieren. Mit diesen fortschrittlichen Methoden und geeigneten Strategien können Sie ein Projekt auf die effektivste Weise abschließen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 Projektmanagement-Strategien, die dafür sorgen, dass Sie nicht mehr Zeit, Mühe oder Ressourcen verschwenden als nötig. Doch zunächst wollen wir uns einen klaren Überblick über modernes Projektmanagement verschaffen.

Warum Projektmanagement für Ihr Unternehmen wichtig ist

Projektmanagement ist der kombinierte Plan und Prozess zum Erreichen spezifischer Projektziele durch optimale Nutzung von Arbeitskräften, Ressourcen, Zeit und Werkzeugen.

Modernes Projektmanagement besteht aus einer Reihe von Projektmanagementmethoden, die vorhersagbare, wiederholbare Ergebnisse liefern können. Die Methoden und Strategien, denen wir heutzutage folgen, sind äußerst analytisch und entscheidend.

Studien zeigen jedoch, dass nur 23 % der Unternehmen standardisierte Projektmanagementsysteme wie Wasserfall und Agilität im Einsatz haben.

Wer in dieser Zeit die strategische Planung eines Projekts noch nicht nachgeholt hat, kann selten mit einem Projekt Erfolg haben. Warum also legen wir so viel Wert auf die strategische Planung für ein effektives Projektmanagement? Lernen wir uns kennen.

Warum die strategische Planung für das Projektmanagement entscheidend ist

Die richtigen Strategien für das Projektmanagement machen ein Projekt erfolgreich. Laut PMI sehen Organisationen, die das Projektmanagement unterbewerten, sogar 50 % mehr ihrer Projekte scheitern. Und selbst wenn ein Projekt über ein Managementsystem verfügt, kann es dennoch an einer nicht angemessenen Strategie scheitern. Werfen Sie einfach einen Blick auf die unten stehende Umfrage.

Über alle Organisationen hinweg werden 11,4 % aller Ressourcen aufgrund minderwertiger Projektmanagementprozesse verschwendet. Umfragen deuten darauf hin, dass Organisationen, die das Projektmanagement nicht richtig in ihre Strategien integrieren, ihre Gesamtprojektausfallrate um den Faktor 2/3 erhöhen werden.

Eine strategische Planung macht Ihr Projekt jedoch nicht nur zum Erfolg, sondern hilft Ihnen auch, viel Geld und Ressourcen zu sparen. Tatsächlich verschwenden Organisationen, die bewährte PM-Praktiken anwenden, 28-mal weniger Geld als ihre Kollegen, die keine PM-Praktiken eingeführt haben. (CIO, 2019)

In einer Welt, in der 27 % der Projekte das Budget überschreiten, ist das Geld, das Sie mit strategischer Planung Ihres Projektmanagements sparen können, wirklich außergewöhnlich.

7 Projektmanagement-Strategien für ein erfolgreiches Projekt

Es gibt viele Projektmanagementstrategien, die Sie für ein erfolgreiches Projekt befolgen können. Von ihnen werden wir uns auf die Schlüsselstrategien konzentrieren, die den Erfolg eines Projekts am meisten beeinflussen.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Strategien, die man für einen erfolgreichen Projektabschluss befolgen muss.

1. Finalisieren Sie die Projektdetails, bevor das Projekt beginnt

Noch bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnen, müssen Sie die Projektdetails finalisieren. Ein klarer Plan, was Sie erreichen möchten, hilft Ihnen, ein Projekt bestmöglich abzuschließen.

Rollen und Verantwortlichkeiten: Der detaillierte Plan für das Projekt sollte die verschiedenen Rollen des Personals, das an dem Projekt arbeiten wird, zusammen mit ihren Verantwortlichkeiten enthalten. Das organisiert den Arbeitsprozess und hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

Projektstrukturplan: Der Projektstrukturplan hilft, ein großes Projekt in kleine und überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Dies hilft auch bei der Aufgabenverteilung für Mitarbeiter, Abhängigkeit und Arbeitsfluss.

Meilensteine: Der Plan sollte auch die Meilensteine ​​enthalten, die dem Projekt helfen, auf dem richtigen Weg zu sein. Meilensteine ​​eignen sich hervorragend, um den Arbeitsfortschritt im Auge zu behalten. Insbesondere, um den kleinen Teil der Arbeiten zu verfolgen, die Sie mithilfe des Projektstrukturplans aufteilen werden.

Festlegen von Liefergegenständen und Fristen: Sie müssen auch die Liefergegenstände und Fristen definieren, bevor Sie mit dem Projekt beginnen, um das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu halten.

Die Finalisierung der Projektdetails bedeutet nicht, dass das Projekt während des Projektverlaufs nicht geändert werden muss oder muss. Tatsächlich ist das Projektmanagement heute mehr denn je iterativer denn je. Aus diesem Grund werden Methoden wie Agile immer beliebter. Das Erstellen eines klaren Plans des Projekts, bevor Sie damit beginnen, bindet Sie nicht. Vielmehr sorgt es bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern für Anpassungsfähigkeit an plötzliche Planänderungen. Es wird auch die Projektstabilität und den Termin intakt halten.

2. Entscheiden Sie, welche Methodik verwendet werden soll

Wenn Sie mit dem Begriff Projektmanagementmethodik oder den verschiedenen Arten von Methoden, die es gibt, nicht vertraut sind, finden Sie hier eine einfache Definition. Eine Projektmanagement-Methodik ist eine Reihe von Prinzipien und Praktiken, die Ihnen helfen können, Ihr Projektmanagement für optimale Ergebnisse zu organisieren. Kein Projekt gleicht jemals zu 100% dem anderen, somit ist auch der Arbeitsprozess bei zwei Projekten nicht gleich.

Es gibt einige Projektmanagement-Methoden, die am weitesten verbreitet sind. Unter ihnen müssen Sie diejenige auswählen, die am besten zu Ihrem Projekt passt.

Nachfolgend sind einige der beliebtesten Projektmanagementmethoden aufgeführt, die Projektmanager häufig verwenden.

Wasserfall-Methodik: Wasserfall ist die traditionelle Methode des Projektmanagements. Der Name Wasserfallmethode wurde aufgrund des linearen und sequentiellen Ansatzes dieses Modells eingeführt. Bevor mit dem nächsten Schritt des Projekts begonnen werden kann, muss der vorherige abgeschlossen werden.

Die Wasserfallmethode eignet sich vor allem für Projekte, die ein klares Ergebnis oder Ziel haben. Es hat auch keinen Spielraum für Iterationen oder Änderungen des Plans auf dem Weg dorthin. Ein gutes Beispiel für solche Projekte kann die Art von Projekten sein, die Automobilhersteller haben. Diese Projekte haben in der Regel so gut wie keine Chance auf Veränderung.

Agile Methodik: Agile ist eine weitere beliebte Methodik, die in den 2001er Jahren an Bedeutung gewann. Seine Anfänge reichen tatsächlich bis in die 1990er Jahre zurück. Dies ist das Ergebnis des wachsenden Bedarfs an einer neuen Art des Projektmanagements, die anpassungsfähiger an Veränderungen ist. Die agile Methodik konzentriert sich auf kurze Arbeitsphasen mit kontinuierlichem Testen, Bewerten und Anpassen während des gesamten Prozesses. Daher sind die Endprodukte, die herauskommen, oft nicht ganz so wie geplant.

Da sich die agile Methodik darauf konzentriert, schnell zu sein, kann das Endprodukt früh bereitgestellt werden. Es wird dann jedoch weiter evaluiert und iteriert, um ein vollständig problem-/fehlerfreies Produkt zu werden. Die Popularität und Akzeptanz der agilen Methoden förderte später das Wachstum anderer neuerer Methoden. Zu diesen Methoden gehören Scrum, Kanban und mehr. Agile selbst eignet sich hervorragend für digitale Produkte, bei denen die Endergebnisse Abweichungen vom ursprünglichen Plan zulassen können.

Tatsächlich haben 80 % der CMOs eine verbesserte Teamproduktivität mit Agile festgestellt. Unternehmen, die Agile eingeführt haben, verzeichneten außerdem ein Umsatz- und Gewinnwachstum von 60 %.

Scrum-Methodik: Scrum ist so etwas wie eine Adaption der agilen Methodik. Die Scrum-Methodik unterteilt die gesamten Projektlaufzeiten in kurze Perioden oder Zyklen, auch „Sprints“ genannt. Die Sprints dauern in der Regel ein bis zwei Wochen.

Scrum hat normalerweise Scrum Master , die kleine Teams leiten, die gleichzeitig an Teilen der Projekte arbeiten. Dies unterscheidet sich von der sequentiellen Aufgabenerledigung in der Wasserfallmethode. Denken Sie daran, dass die Scrum-Master-Rollen nicht mit Projektmanagern vergleichbar sind.

Kanban-Methodik: Kanban ist auch ein Framework innerhalb des agilen Projektmanagements. Es stammt aus der japanischen Fertigungsindustrie. Die Kanban-Methodik ist ein Framework, in dem alle Aufgaben visuell als Spalten auf einer Kanban-Tafel dargestellt werden. Kanban gibt einen visuellen Gesamtüberblick über jede Aufgabe eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Auf diese Weise ist es möglich herauszufinden, warum es bei einem Teil des Projekts zu Verzögerungen kommt.

Hybrid-Methodik: Sowohl Wasserfall als auch Agile (einschließlich ihrer Frameworks oder modifizierten Versionen) haben ihre Schwächen. Die Wasserfallmethode benötigt viel Zeit, bevor Sie die Ausgabe sehen. Es ist nicht gut für einen schnelllebigen Markt, in dem die Wettbewerber gut aufeinander abgestimmt sind und ständig miteinander konkurrieren. Auf der anderen Seite ist Agile anfällig für Scope Creep und ständige Iterationen. Das macht es den Kunden schwer, sich an ein Produkt zu gewöhnen. Was die Benutzererfahrung tatsächlich verschlechtert. Daher machen sich viele Projektmanager jetzt gute Notizen sowohl von Wasserfall- als auch von agilen Methoden. Immer mehr PMs implementieren heutzutage so etwas wie einen agilen Wasserfall-Hybrid.

Hier ist, was wir im Manifest der Hybrid-Methodik gefunden haben –

Hybrides Projektmanagement kombiniert die formalen und agilen Methoden, um eine neue Projektmanagementmethode zu schaffen. Hybrid nutzt die Gründlichkeit des Projektstrukturplans (WBS) mit den Geschwindigkeits- und Lean-Vorteilen von Agile für eine neue Projektmanagementmethode, die sowohl detailliert als auch schnell ist.

Abgesehen von diesen beliebten Methoden gibt es auch andere Modelle, die von vielen verwendet werden. Es ist sehr wichtig, eine geeignete Methodik perfekt zu wählen, da diese bestimmt, wie schnell und effizient Sie das Projekt abschließen können.

3. Bilden Sie das richtige Team für das Projekt

Kein Projekt kann erfolgreich sein ohne das richtige Personal für jede einzelne Aufgabe. Jeder Ihrer Mitarbeiter sollte auf die Verantwortung ausgerichtet sein, die er übernehmen soll. Eine Person mag die Welt der Erfahrung haben, aber wenn sie nicht die richtige Besetzung für die Rolle und die Verantwortung ist, sollte sie nicht an dem Projekt teilnehmen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Team nicht mit sich überschneidenden Eigenschaften aufbauen, da diese das Projekt nur verzögern können. Deshalb sollten die Teams auch klein sein

Darüber hinaus sollte Ihr Team eine klare Hierarchie und eine angemessene Aufgabenverteilung für jeden Mitarbeiter haben, um von dem großartigen Team zu profitieren, das Sie einstellen.

4. Richten Sie eine klare Kommunikation zwischen den Abteilungen und dem Personal ein

Kommunikation ist ein großer Deal-Breaker für die meisten Projekte. Aus diesem Grund sollte ein effektiver Kommunikationsplan ein sehr wichtiger Bestandteil Ihrer Projektmanagementstrategien sein.

80 % der Mitarbeiter verbringen die Hälfte ihrer Arbeitswoche mit „Nacharbeiten“, die durch schlechte Kommunikation verursacht werden

Kapterra

Wenn Sie sich fragen, was wir unter einem Kommunikationsplan verstehen, enthält er einen festgelegten Kommunikationskanal, vorab geplante Besprechungszeiten und dergleichen.

Kommunikationskanäle einrichten: Jedes Team muss einen internen Kommunikationskanal haben. Um eine Verbindung zwischen dem Projekt herzustellen, gibt es mehrere Kanäle, die Sie nutzen können. Slack, Microsoft Teams sind zwei der beliebtesten Kommunikationsmethoden für ein Projekt oder einen Arbeitsplatz.

Geplantes Meeting: Für jedes Projekt muss eine festgelegte Meetingzeit geplant werden, wöchentlich oder zweiwöchentlich. Dies hilft dem Projektmanager, mit dem Fortschritt des Projekts Schritt zu halten. Diese Meetings sind auch hilfreich, um Probleme zu lösen, mit denen Teammitglieder möglicherweise konfrontiert sind. Darüber hinaus werden die Treffen auch die Richtung des Projekts klar machen und helfen zu entscheiden, ob eine Iteration erforderlich ist oder nicht.

5. Vermeiden Sie große Änderungen (Scope Creek) während des Projekts

Während die modernen Projektmethoden großen Wert auf die Iteration des Projektplans legen, wird empfohlen, keine großen Änderungen vorzunehmen. Es ist nicht das Richtige, so viele Änderungen wie möglich vorzunehmen. Denn auf diese Weise wird das Endprodukt nicht wie das beabsichtigte Projekt aussehen.

In der Terminologie des Projektmanagements spricht man von Scope Creek, wenn unbegrenzte Änderungen am Projektumfang ohne jegliche Art von Kontrollverfahren vorgenommen werden. Scope Creek wirkt sich auf den Projektzeitplan, das Budget, die Kosten und die Ressourcenzuweisung aus, was für den Projektmanager mit festgelegten Ressourcen und Zeit keine gute Nachricht ist. Scope Creep ist wahrscheinlich eines der häufigsten Projektmanagementrisiken, denen Projektmanager häufig begegnen.

Als Scope Creep tritt auf, wenn neue Projektiterationsanfragen hinzugefügt werden, nachdem das Projekt begonnen hat. Da die Änderungen jedoch während des Projekts erfolgen, werden sie häufig nicht ordnungsgemäß überprüft. Daher führt es dazu, dass das Team mehr Aufgaben als geplant erledigt, mehr Ergebnisse und Meilensteine ​​mit den gleichen Ressourcen wie zuvor innerhalb des gleichen Zeitrahmens zuweist.

6. Bewerten Sie das Projekt nach Abschluss

Jedes Projekt hat ein Ziel, das durch das Projekt erreicht werden muss. Indem Sie Ihr Projekt nach Abschluss auswerten, können Sie feststellen, ob es Probleme oder Abweichungen von den ursprünglichen Projektzielen gibt. Und erst nach der Auswertung können Sie sagen, dass das Projekt fertig ist .

Deshalb legen wir großen Wert auf die Projektbewertung. Während der abschließenden Bewertung sollten die folgenden Dinge genau überwacht werden –

Vergleichen Sie es mit dem Prototyp: Erstellen Sie einen Prototyp (entweder digital oder physisch), wie das Projekt aussehen soll, wenn Sie es fertig haben? Du solltest. Und nachdem Sie das Projekt abgeschlossen haben, vergleichen Sie es mit dem Prototyp.

Führen Sie Q/A-Tests durch: Qualitätssicherungstests sind ein Muss, unabhängig davon, ob es sich bei dem Produkt um Software oder Hardware handelt. Der Q/A-Testprozess sollte nach Abschluss eines Projekts durchgeführt werden, damit keine Probleme entstehen, wenn das Projekt an den Kunden/Kunden/Benutzer übergeben wird.

Run UAT: User Acceptance Testing oder UAT lässt den Projektmanager wissen, was die Benutzer über das Produkt denken. UAT-Tests machen es dem Projektmanager leicht, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, um das Produkt benutzerfreundlicher zu machen.

Insgesamt vermittelt die Projektbewertung eine klare Vorstellung davon, was bei dem Projekt gut gelaufen ist und welcher Teil besser hätte sein können. Die Takeaways werden dazu beitragen, sowohl das aktuelle Projekt als auch zukünftige Projekte zu verbessern.

7. Verwenden Sie ein hochwertiges Projektmanagement-Tool für optimale Ergebnisse

Die letzte Strategie, über die wir heute sprechen wollen, ist die Verwendung eines guten Projektmanagement-Tools. Die Verwendung eines dedizierten Projekts kann das Leben eines Projektmanagers erleichtern, indem es hilft, ein Projekt auf Erfolgskurs zu halten.

Projektmanager machen Planungs- und Terminierungsaufgaben sehr einfach. Sie ermöglichen den Mitarbeitern auch den Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen, und schränken diejenigen ein, die sie nicht benötigen. Projektmanagement-Tools sind auch dafür bekannt, die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig das Projektbudget zu reduzieren.

Bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Tools müssen Sie Folgendes beachten:

• Die Funktionen, die Sie brauchen
• Ob Sie ein Offline- oder Online-Projektmanagement-Tool wünschen
• Wenn Sie ein Tool benötigen, das einen festen Betrag oder pro Benutzer berechnet
• Dein Büdget

Erst nachdem Sie alle oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, können Sie ein Werkzeug auswählen, das am besten zu Ihrem Projekt passt. Natürlich können Sie das teure All-Star-Tool erhalten. Aber wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen haben, brauchen Sie ein erschwingliches Projektmanagement-Tool, das alle Funktionen hat, die Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen.

Um Ihr Projekt erfolgreich zu machen, nehmen Sie die Hilfe von WP Project Manager in Anspruch, einem erschwinglichen Projektmanagement-Tool, das absolut perfekt für KMU ist. Im nächsten Teil des Artikels werfen wir einen Blick auf das Plugin und warum wir Ihnen empfehlen, es zu verwenden.

WP-Projektmanager: Einfache Verwaltung und Durchführung von Projekten

WP Project Manager ist ein erschwingliches und quelloffenes Projektmanagement-Tool, das auf WordPress basiert. Es hilft, Projektmanagementstrategien effizient umzusetzen. Das Tool bietet einige spannende Funktionen und Möglichkeiten, die zum Erfolg eines Projekts beitragen. Die Hauptvorteile der Verwendung von WP Project Manager sind wie folgt:

Unbegrenzte Benutzer und Projekte: Die meisten Projektmanagement-Tools berechnen pro Benutzer und begrenzen die Anzahl der Projekte und Aufgaben, die Sie erstellen können. Mit WP Project Manager ist der Himmel jedoch die einzige Grenze. Sie können buchstäblich unbegrenzt Projekte und Aufgaben erstellen und unbegrenzt Teammitglieder hinzufügen.

Gantt-Diagramm: Das Gantt-Diagramm ermöglicht die Organisation der Projekthierarchie, indem Sie Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen können. Auf diese Weise können Sie jederzeit den Grund für die Verzögerung einer Aufgabe in einer visuellen Darstellung sehen.

Kanban-Board: Kanban-Boards werden für das Projektmanagement sehr wichtig, auch wenn Sie nicht der Kanban-Methodik folgen. Mit der Aufgabenverwaltung im Board-Stil können Sie Aufgaben erstellen und per Drag-and-Drop zwischen verschiedenen Boards ablegen, damit Ihre Teammitglieder effizienter arbeiten können.

Kontrollieren Sie Teamkapazitäten und Mitgliederrollen: Mit WP Project Manager können Sie die Berechtigungen anpassen und den Mitgliedern nach Bedarf bestimmte Rollen zuweisen. Sie können dem Projekt auch mühelos externe Mitglieder hinzufügen.

Datei- und Dokumentenmanager: WP Project Manager verfügt auch über einen Datei- und Dokumentenmanager zum Speichern aller Projektdateien. Sie können auch zu den verknüpften Nachrichten, Aufgabenlisten oder Aufgaben aus dem Dateibereich navigieren.

Persönliches Dashboard für alle Benutzer: WP Project Manager bietet ein spezielles Dashboard für jedes Teammitglied, wo sie ihre zugewiesenen und abgeschlossenen Aufgaben und andere Berichte sehen können.

Übersichts-Dashboard: Um einen Gesamtbericht über das Projekt zu erhalten, verfügt der WP-Projektmanager über eine Übersichts-Dashboard-Funktion. Von dort aus können Sie alle laufenden Projekte, den Fortschritt und die Teams aus der Vogelperspektive sehen. Von hier aus können Sie auch Projekte erstellen, Teammitglieder, Benutzerrollen und andere Aufgaben hinzufügen und bearbeiten.

Nachdem Sie alles bedacht haben, braucht es nicht viel, um zu verstehen, dass der WP Project Manager ein hervorragendes Werkzeug zum Verwalten von Projekten ist. Sie können noch überzeugter sein, wenn Sie die Preisgestaltung des Tools kennen, das absolut erschwinglich ist.

Der persönliche Plan des WP-Projektmanagers beginnt bei 79 US-Dollar, während der Berufs- und der Geschäftsplan bei 149 US-Dollar bzw. 249 US-Dollar beginnen.

Ein erfolgreiches Projekt ist nur eine großartige Strategie entfernt

Richtige Projektmanagement-Strategien können entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Zu viele großartige Projekte sind daran gescheitert, dass sie keine klare Strategie hatten, und Ihr Projekt sollte nicht das nächste sein.

In diesem Artikel haben wir klare Schritt-für-Schritt-Projektmanagementstrategien für Sie geteilt, damit Sie ein erfolgreiches Projekt angehen können. Die Strategien umfassen alles von der Methodik bis hin zur Gestaltung Ihrer Zeit, um erfolgreich zu sein. Am Ende haben wir auch ein großartiges Tool geteilt, das Sie bei Ihrem Projektmanagement unterstützen kann.

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