Was ist Risikominderung im Projektmanagement? So identifizieren und lösen Sie Probleme

Risiko ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts. Ein erfolgreicher Projektmanager oder eine Organisation muss durch Unsicherheiten und unvorhergesehene Herausforderungen navigieren, um die damit verbundenen potenziellen Risiken zu minimieren. Wenn man die damit verbundenen Risiken nicht proaktiv mindern kann, ist es unmöglich, ein erfolgreiches Projekt zu garantieren.

Zur Risikominderung gehört die Identifizierung potenzieller Risiken und die Umsetzung der erforderlichen Strategien, damit keine Gefahr besteht, dass das Projekt aus der Bahn geworfen wird. Dies kann nicht nur Ihr Budget und Ihre Ressourcen schonen, sondern auch dazu beitragen, dass die Arbeit fristgerecht abgeschlossen wird und das Vertrauen der Beteiligten gewährleistet wird.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Grundlagen der Risikominderung, einschließlich der Faktoren, die diese beeinflussen können, und identifizieren sie während des Projektlebenszyklus. Sie erhalten außerdem Leitlinien zur Lösung der Probleme mit den richtigen Strategien. Fangen Sie an!

Was ist Risikominderung im Projektmanagement?

Zur Risikominderung im Projektmanagement gehört der Prozess der Identifizierung, Analyse und Minderung von Risiken, die sich nachteilig auf die Ziele, Zeitpläne, Kosten und Qualität Ihres Projekts auswirken können. Es umfasst drei Schritte:

• Zunächst müssen Sie die Risiken identifizieren, die im Projektlebenszyklus bestehen können.

• Zweitens: Bewerten Sie die Auswirkungen dieser Risiken auf das Projekt.

• Schließlich müssen Sie Strategien entwickeln, mit denen Sie diese Risiken intelligent kontrollieren und reduzieren können.

Indem Sie sich auf potenzielle Risiken vorbereiten, können Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens stärken und erfolgreiche Ergebnisse erzielen.

So identifizieren und mindern Sie Risiken im Projektmanagement

In diesem Abschnitt besprechen wir nun Schritt für Schritt, wie sich Risiken im Projektmanagement identifizieren und mindern lassen. Wir präsentieren es in zwei Hälften. Lass es uns erkunden.

In diesem Beitrag erfahren Sie auch, wie Sie Risiken im Projektmanagement managen.

Phase 01: So identifizieren Sie Risiken im Projektmanagement

Es gibt viele Risiken, die leicht zu erkennen sind, während andere einer genauen Prüfung bedürfen. Aus diesem Grund ist es wichtig, mehrere Ansätze anzuwenden, um alle potenziellen Risiken effektiv zu identifizieren. Nachfolgend haben wir alle Schritte aufgelistet, die Sie bei der Identifizierung von Risiken im Projektmanagement beachten müssen.

a) Führen Sie Brainstorming-Sitzungen durch

Brainstorming ist eine der wichtigsten Methoden zur Identifizierung von Projektrisiken. Dabei geht es darum, die Teammitglieder und Stakeholder an einem gemeinsamen Ort zusammenzubringen, um die Probleme, die im Projekt auftreten können, frei zu diskutieren. Das Geheimnis einer effektiven Brainstorming-Sitzung besteht darin, einen offenen Grundriss zu haben, sodass sich jeder willkommen fühlt, mitzumachen.

Aber bevor Sie mit der Sitzung beginnen, ist es besser, aus erster Hand eine Vision für die Sitzung festzulegen, damit jeder weiß, was er durchstehen muss. Diese Klarheit hält Gespräche auf Kurs und fördert die Teilnahme. Während der Sitzung müssen Sie sicherstellen, dass es Raum für Mobbing gibt, damit jeder auch seine verrückten Ideen teilen kann, ohne Angst haben zu müssen, beurteilt zu werden.

Am Ende des Meetings sollte die Gruppe alle generierten Ideen durchgehen und Prioritäten setzen, je nachdem, wie anwendbar sie auf das Projekt sein können. Dieser Ansatz kann nicht nur neue Ideen kuratieren, sondern auch Teamverbindungen aufbauen.

b) Nutzen Sie ein Risikoregister

Ein Risikoregister ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Risiken während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Projekte definieren, verfolgen und kontrollieren können. Es fungiert als zentralisiertes Dokument, in dem alle potenziellen Risiken identifiziert und zusammen mit zugehörigen Informationen wie Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen und Abhilfeplänen aufgezeichnet werden.

Es gibt viele Risikoregister-Tools. Am beliebtesten sind WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio und ZenGRC von Reciprocity. Notieren Sie einfach alle Ideen, die Sie während der Brainstorming-Sitzung generiert haben, einschließlich aller Daten aus der Vergangenheit, in dem von Ihnen ausgewählten Risikoregister-Tool. Klassifizieren Sie sie (z. B. technisch, finanziell, operativ usw.).

Einmal aufgenommen, endet es nicht. Sie müssen den Datensatz regelmäßig aktualisieren, wenn größere oder kritische Änderungen auftreten.

Hier finden Sie eine Anleitung zu einer effektiven Checkliste, die Sie beim Kauf von Projektmanagement-Software berücksichtigen können.

c) Überprüfen Sie die Projektdokumentation

Die Überprüfung der Projektdokumentation kann Projektmanagern und Teammitgliedern ein besseres Verständnis des Projektkontexts, der Ziele und potenziellen Schwachstellen vermitteln. Durch diesen Rückblick erfahren Sie, ob es in der Vergangenheit ähnliche Herausforderungen gab und wie Sie diese gelöst haben.

Bei der Überprüfung der Dokumentation müssen Sie die Projektzeitpläne, Ressourcen und Erwartungen der Stakeholder berücksichtigen. Dies kann Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu verstehen, die mit Terminverzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Abweichungen von den definierten Erwartungen verbunden sein könnten.

Sobald sich Ihr Team anhand der Dokumentation ein klares Bild vom Projekt gemacht hat, kann es einen effizienten Risikomanagementplan entwickeln, der alle Herausforderungen im gesamten Lebenszyklus bewältigen kann.

d) Führen Sie eine SWOT-Analyse durch

SWOT ist ein beliebtes Framework zur Analyse potenzieller Risiken und Chancen innerhalb eines Projekts. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats . Diese Analyse hilft, eine klare Vorstellung von den internen und externen Faktoren zu erhalten, die den Erfolg des Projekts beeinflussen.

Stärken – Erkennen Sie die einzigartigen Ressourcen, das qualifizierte Personal und die innovativen Technologien, über die Sie verfügen. Diese sind wichtig, um die Risiken effektiv zu mindern.

Schwächen – Bewerten Sie, wo es Ihnen an wichtigen Ressourcen, Erfahrungen und Fachwissen mangelt, was dazu führen kann, dass Ihre Projekte ins Hintertreffen geraten.

Chancen – Es untersucht externe Faktoren wie Markttrends und technologische Fortschritte, die potenzielle Risiken in Vorteile umwandeln können.

Bedrohungen – Externe Faktoren wie Wettbewerbsdruck, regulatorische Änderungen oder wirtschaftliche Abschwünge, die das Projekt gefährden könnten, sollten berücksichtigt werden.

Erfahren Sie, wie Sie die Effizienz des Projektmanagements verbessern können.

e) Analysieren Sie historische Daten

Es bezieht sich auf die Sammlung vergangener Informationen, Aufzeichnungen und Daten. Anhand dieser Daten können Sie die Risikomuster erkennen, denen ähnliche Projekte zuvor ausgesetzt waren. Sie können auch die Faktoren erfahren, die in der Vergangenheit zum Erfolg oder Misserfolg ähnlicher Projekte beigetragen haben.

Ein Hauptvorteil dieser Analyse besteht darin, dass Sie Ihre Fähigkeit erweitern können, Ihre Projektschätzungs- und Managementfähigkeiten zu verbessern. Wenn beispielsweise ein ähnliches Projekt in der Vergangenheit aufgrund einer bestimmten Ressourcenknappheit scheitert, können Sie es von Anfang an vorbereiten, damit Ihr Projekt nicht scheitert.

f) Führen Sie Experteninterviews durch

Dabei geht es darum, Perspektiven und Erkenntnisse von Personen zu sammeln, die über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen im Zusammenhang mit Ihren Projekten verfügen. Dies kann Ihre Risikoerkennung einen Schritt weiter bringen. Dies kann Ihnen dabei helfen, zu erkennen, ob externe Risiken im Zusammenhang mit bestimmten Bereichen des Projekts, organisatorischen Herausforderungen und Branchentrends bestehen.

Stellen Sie sicher, dass Sie durchdachte Fragen stellen, die einen offenen Dialog mit den Interviewpartnern ermöglichen. Dazu können frühere Erfahrungen mit ähnlichen Projekten, Risiken, mit denen sie konfrontiert waren, und Strategien, mit denen sie die Probleme überwunden haben, gehören.

Phase 02: So mindern Sie Risiken im Projektmanagement

Basierend auf der obigen Diskussion erläutern wir Ihnen nun alle notwendigen Schritte, mit denen Sie Risiken im Projektmanagement mindern können. Entdecken Sie sie unten.

a) Entwickeln Sie einen Risikominderungsplan

Sobald die Risiken identifiziert sind, ist es an der Zeit, für jedes Risiko Risikominderungspläne zu erstellen. Das bedeutet, dass festgelegt werden muss, was getan werden kann, um das Risiko zu mindern, wenn es eintritt, oder um seine Folgen zu verringern. In diesem Fall können Sie sich drei Arten von Strategien vorstellen.

• Risikovermeidung (durch Änderung des Projektplans)
• Risikotransfer (Verlagerung des Risikos auf einen Dritten)
• Risikoakzeptanz (das Team auf die Akzeptanz des Risikos vorbereiten).

Sie können die oben genannten Risikoregister-Tools (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio und ZenGRC von Reciprocity) verwenden, um Pläne und Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Interessante Projektmanagement-Ideen, denen Sie dieses Jahr folgen können.

Nachdem Sie alle potenziellen Risiken ermittelt haben, können Sie sie nach Prioritäten kategorisieren und ordnen. Dokumentieren Sie neben jeder Kategorie potenzielle Alternativen, die Sie implementieren können, um jedem Risiko entgegenzuwirken. Diese primäre Arbeit kann Ihr Risikomanagement einen Schritt weiter bringen.

b) Projektaufgaben diversifizieren (bei Ressourcenknappheit)

Wenn Sie wenig Zeit haben, versuchen Sie, Projektaufgaben auf verschiedene Teams zu verteilen, damit das gesamte Projekt innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen werden kann. Darüber hinaus kann Diversifizierung die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass ein einziger Fehler das gesamte Projekt zum Scheitern bringt, da der gesamte Prozess vor vielen Augen steht.

Selbst wenn jemand einen Fehler nicht erkennt, besteht daher die Hoffnung, dass es jemand anderes tut. Darüber hinaus kann die Diversifizierung der Projektaufgaben auf verschiedene Mitglieder erfolgreich zu mehr Innovation und Klarheit führen. Weil es Menschen aus verschiedenen Abteilungen ermöglicht, ihre einzigartigen Perspektiven und Lösungen an den Tisch zu bringen.

c) Stakeholder in das Risikomanagement einbeziehen

Sie müssen zunächst herausfinden, wer die Stakeholder sind, wofür sie verantwortlich sind, was ihnen wichtig ist und was sie von dem Projekt erwarten und welche Risiken es birgt. Sobald die Stakeholder gut identifiziert sind, wird es einfach sein, klare Kommunikationswege mit ihnen festzulegen. Als Projektmanager können Sie die intellektuellsten Stakeholder zu Workshops und Brainstorming-Sitzungen einladen.

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie wichtig es ist, Stakeholder in die Brainstorming-Sitzung einzubeziehen, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Es ist wichtig, sie während des gesamten Prozesses, einschließlich der Risikominderungsphase, auf dem Laufenden zu halten.

Eine Kurzanleitung zur Lösung von Problemen im Projektmanagement.

d) Erstellen Sie Notfallpläne

Ein Notfallplan antizipiert und bereitet eine Organisation auf Situationen vor, die den Arbeitsablauf stören könnten. Es handelt sich um einen „Plan B“, der festlegt, was ein Team in bestimmten Fällen tun soll, beispielsweise bei einer Naturkatastrophe, einem IT-Ausfall oder einem anderen unerwarteten Ereignis. Das Hauptziel eines Notfallplans besteht darin, Störungen zu reduzieren und es der Organisation zu ermöglichen, den Betrieb auch dann fortzusetzen, wenn es schwierig wird.

Die Notfallplanung umfasst mehrere Phasen: Risikobewertung, Szenarioplanung und Reaktion auf verschiedene Szenarien. Indem Sie im Voraus die notwendigen Pläne für mögliche Störungen ausarbeiten, können Sie problemlos wieder auf die Strecke zurückkehren.

e) Risiken regelmäßig bewerten und überwachen

Die regelmäßige Bewertung und Überwachung von Risiken ist von entscheidender Bedeutung, da sie Sie über neu auftretende Bedrohungen auf dem Laufenden hält und sicherstellt, dass die Maßnahmen zur Risikominderung im Laufe der Zeit wirksam sind. Diese Proaktivität hält Sie mental stark, um jeder Art von Unsicherheit zu begegnen, indem Sie die Abhilfepläne entsprechend anpassen.

Also, wie mache ich das? Sie können dies auf folgende Weise tun:

• Zunächst muss ein systematischer Ansatz zur Verfolgung des Fortschritts etabliert werden. Dies kann durch regelmäßige Besprechungen, Fortschrittsberichte und die Auswertung von Leistungskennzahlen erfolgen.

• Zweitens sollten die oben genannten Risikoregister-Tools verwendet werden, um zu dokumentieren, wann immer ein neues Risiko identifiziert wird, einschließlich seines Schweregrads und der Möglichkeiten, es zu mindern.

• Beziehen Sie abschließend Ihre Stakeholder in das Projekt ein, um Einblicke und Feedback zu etwaigen Problemen zu sammeln. Denn selbst ihre verrücktesten Ideen können oft Ihre ernsthaften Probleme lösen.

f) Präventive Maßnahmen umsetzen

Nachdem Risiken identifiziert und notwendige Strategien in die engere Wahl gezogen wurden, ist es an der Zeit, vorbeugende Maßnahmen umzusetzen. Dies könnte in Form von Protokollen, besserer Teamschulung und Investitionen in die Einführung neuer Technologien erfolgen.

Wenn beispielsweise die Möglichkeit besteht, dass sich der Abschluss Ihres Projekts aufgrund des Mangels an bestimmten Ressourcen verzögert, ist es besser, diese im Voraus vorzubereiten.

Außerdem müssen Sie die Leistung Ihrer Projektteammitglieder überprüfen, damit Sie sicher sein können, dass die vordefinierten Meilensteine ​​rechtzeitig erreicht werden. Entdecken Sie die besten Projektmanagementstrategien, um immer einen Schritt voraus zu sein.

g) Kommunizieren Sie klar mit dem Team

Sie müssen gegenüber dem Team transparent sein, um zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass jeder den Projektumfang und die Erwartungen versteht. Eine klare Kommunikation hilft Ihnen, Unklarheiten und Missverständnisse zu beseitigen und gibt den Teammitgliedern Klarheit, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Um eine klare Kommunikation zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Nachrichten kurz und klar formulieren. In diesem Fall müssen Sie Ziele und Pflichten festlegen, damit die Teammitglieder verstehen, welche Rollen sie haben und was sie tun müssen. Diese Kommunikation erfolgt in Form von persönlichen Treffen, E-Mails, Telefonanrufen und Online-Chats (über Anwendungen wie Slack).

h) Dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte

Die Dokumentation des Gelernten für das nächste Projekt ist ein Merkmal der Entwicklung. Indem Sie sowohl Erfolge als auch Misserfolge dokumentieren, können Sie eine solide Aufzeichnung darüber erstellen, was gut funktioniert hat und was nicht. Dieses Wissen wird sicherlich in ähnlichen Projekten zum Einsatz kommen.

Um alle Erkenntnisse effektiv zu dokumentieren, können Sie ein kurzes Interview mit den am Prozess beteiligten Teammitgliedern und Stakeholdern führen. Durch die systematische Untersuchung und Aufzeichnung dieser Läsionen können Sie eine Kultur des Lernens und der Flexibilität aufbauen, um künftige Projekte problemlos zu bewältigen.

Nutzen Sie WP Project Manager zur Risikominderung

Der WP Project Manager ist ein leistungsstarkes, vielseitiges und funktionsreiches Projektmanagement für WordPress. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Arten von Projekten effizient über Ihr WordPress-Dashboard erstellen, verwalten und verfolgen können. Wenn Sie nach einer umfassenden Risikoregister- oder Projektmanagementlösung suchen, können Sie die Verwendung dieses Tools in Betracht ziehen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Dinge, die Sie mit diesem Plugin tun können:

• Erstellen Sie unbegrenzte Aufgaben und Projekte und fügen Sie gleichzeitig eine unbegrenzte Anzahl von Kollegen hinzu
• Mit der integrierten Zeiterfassung können Sie die Stunden für das Projekt verfolgen und berechnen
• Visualisieren Sie Aufgabenabhängigkeiten mithilfe des Gantt-Diagramms
• Zeigen Sie den Workflow per Drag-and-Drop-Kanban-Board an
• Verwalten Sie Dateien und Dokumente von einem Ort aus
• Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, indem Sie Muster und Parameter festlegen
• Erstellen Sie Berichte, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen
• Integration mit WooCommerce, BuddyPress und vielen anderen Anwendungen

Abschluss

Tatsächlich ist es ohne erfolgreiches Projektmanagement unmöglich, den Überblick zu behalten und nachhaltige Ergebnisse sicherzustellen. Durch die proaktive Identifizierung, Bewertung und Bewältigung potenzieller Risiken können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko zu einer Bedrohung wird, erheblich verringern.

Ich hoffe jedoch, dass Sie inzwischen verstanden haben, wie schwierig es ist, ein Projekt durch eine klare Steuerung und Minderung von Risiken zu verwalten. Aus diesem Grund ist Projektmanagement heute in zahlreichen Organisationen eine herausragende Aufgabenstellung.

Wir haben unser Bestes gegeben, um alle Schritte abzudecken, die man befolgen sollte, um potenzielle, in einem Projekt verborgene Risiken zu erkennen und diese erfolgreich zu mindern. Wenn Sie Kommentare oder Vorschläge zu unserem heutigen Thema haben, teilen Sie uns dies bitte über den Kommentarbereich unten mit.