Umsatzsteuer 101 für Ladenbesitzer: Ihre drängenden Fragen beantwortet

Veröffentlicht: 2016-01-13

Sie haben unser Sales Tax 101-Webinar mit TaxJar verpasst? Keine Sorge: Wir haben Ihre dringendsten Fragen zur Erhebung und Verwaltung der Umsatzsteuer in diesen FAQ gesammelt und die Folien zum Download bereitgestellt (kostenlos!). Guck mal…

Im Laufe der letzten Wochen hatten wir das Glück, mit den Leuten von TaxJar an einem Webinar über die Umsatzsteuer für Ladenbesitzer zu arbeiten. Es war, gelinde gesagt, eine augenöffnende Erfahrung, selbst für diejenigen von uns, die Erfahrung mit der Verwaltung eines E-Commerce-Shops haben. Wer hätte gedacht, dass Steuern so komplex sein können?

Wir haben nach den am häufigsten gestellten Fragen zur Umsatzsteuer Ausschau gehalten und sie jetzt alle an einem Ort zusammengestellt. In diesem Beitrag erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, was Sie über die staatliche Umsatzsteuer wissen sollten, sowie Links zu Ressourcen, in denen Sie mehr erfahren können.

Wenn Sie neu in Ihrem Online-Shop sind oder nur ein paar Fragen zu Ihrer Situation haben, lesen Sie weiter, um alle Ihre dringenden Fragen beantwortet zu bekommen – und um einen kostenlosen Download der Webinar-Folien zu erhalten.

Umsatzsteuer auf den Punkt gebracht: Warum es sie gibt und wie sie funktioniert

Wenn Sie in oder in die Vereinigten Staaten verkaufen, fragen Sie sich vielleicht, warum es überhaupt eine Umsatzsteuer gibt. Und nein, die Antwort lautet nicht „ein Schmerz sein“.

45 der 50 US-Bundesstaaten (sowie der District of Columbia) erheben Umsatzsteuer. Staaten setzen die aus Einkäufen erhobenen Steuern in der Regel für die Gehälter von Regierungsangestellten, Polizei und Feuerwehr sowie für die Verbesserung von Straßen und öffentlichen Ressourcen ein.

Die Staaten, die die Umsatzsteuer persönlich erheben, sind die gleichen, in denen Sie die Umsatzsteuer online erheben müssen ... normalerweise. — Die Staaten, die die Umsatzsteuer persönlich erheben, sind die gleichen, in denen Sie die Umsatzsteuer online erheben müssen … normalerweise.

Sie sind es wahrscheinlich gewohnt, beim persönlichen Einkauf ein paar Cent mehr pro Einkauf zu zahlen, aber die Online-Steuern entwickeln und ändern sich immer noch .

Die Erhebung der Umsatzsteuer hängt zunächst davon ab, ob Ihr Staat überhaupt Umsatzsteuer erhebt oder nicht (siehe Karte oben). Wenn Sie also in Florida ansässig sind und an einen Kunden in Florida verkaufen, würden Sie Steuern erheben. Wenn Sie in Alaska sind und an einen Kunden in Alaska verkaufen, würden Sie das nicht tun.

Aber was ist, wenn Sie in Alaska ansässig sind und an jemanden in Florida verkaufen oder umgekehrt? Nun, da werden die Dinge etwas komplizierter und Nexus kommt ins Spiel.

Was zum Teufel ist „Nexus“?

Nexus ist im Grunde eine ausgefallene Art, sich auf einen Staat zu beziehen, in dem Sie eine „signifikante Präsenz“ haben oder in dem Ihr Unternehmen in irgendeiner Weise tätig ist .

Nexus kann einen großen Einfluss auf die Umsatzsteuer haben, die Sie online erheben. Wie Mark in seiner Einführung zur Umsatzsteuer für WooCommerce erklärt hat, müssen Sie, wenn Sie einen Nexus in einem Staat haben, die Umsatzsteuer für diesen Staat erheben .

Wenn Sie also in Alaska ansässig sind und an jemanden in Florida verkaufen, müssen Sie nur dann Umsatzsteuer von dem Florida-Kunden erheben, wenn Sie dort einen Nexus haben. Wenn Sie dies nicht tun, sind Sie zu Hause frei.

Wann Sie Nexus haben und wann nicht

Herauszufinden, wann Steuern zu erheben sind, ist schwer genug. Aber Sie müssen sich auch darüber im Klaren sein, dass Sie überall Nexus haben – und es könnten mehr Staaten sein, als Sie denken.

Sie haben Nexus standardmäßig in dem Staat, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Aber Sie könnten auch Nexus in Staaten haben, in denen Sie :

Mitarbeiter haben
Habe ein Lager
Haben Sie einen Anbieter mit einer Drop-Shipping-Beziehung
Haben Sie eine gelegentliche Messepräsenz

Jeder Staat hat unterschiedliche Definitionen dessen, was Nexus definiert . Sie können die Liste hier einsehen, um herauszufinden, was als Nexus-verursachende Aktivität für Ihren Staat/Ihre Staaten angesehen wird und was nicht.

So finden Sie die richtigen Steuersätze, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können

Zu wissen, wann Sie Umsatzsteuer berechnen sollten, ist die halbe Miete. Die Berechnung der korrekten Steuersätze für Ihre Kunden ist etwas anderes, das Sie in Angriff nehmen müssen.

Wie wir in diesem Beitrag besprochen haben, kann die Bestimmung des richtigen Steuersatzes schwierig sein, da die Umsatzsteuer auf der Ebene der einzelnen Bundesstaaten geregelt wird. Das bedeutet, dass nicht nur die Tarife, sondern auch die Steuerregeln und -vorschriften von Staat zu Staat unterschiedlich sind.

Steuersätze, Regeln und Vorschriften variieren alle von Staat zu Staat – was eine Menge Einrichtung erfordern kann, wenn Sie landesweit verkaufen — Steuersätze, Regeln und Vorschriften sind von Staat zu Staat unterschiedlich – was eine Menge Einrichtung erfordern kann, wenn Sie landesweit verkaufen.

Der beste Weg, um den richtigen Tarif zu finden, besteht darin, sich bei den Bundesstaaten zu erkundigen, in denen Sie Nexus haben . Dabei erfahren Sie auch, ob diese Staaten nur staatliche Steuern haben oder ob sie zusätzlich verlangen, dass Sie Steuern auf der Grundlage von County, City oder einem speziellen Bezirk erheben.

Einige Staaten sind zielbasiert, andere ursprungsbasiert

Ein zusätzlicher erschwerender Faktor: Einige Staaten verlangen von Ihnen, dass Sie die Umsatzsteuer auf der Grundlage des Steuersatzes des Bestimmungsstaats erheben, während andere möchten, dass Sie die Steuer auf der Grundlage des Steuersatzes des Ursprungsstaats erheben .

Eine Karte, die zeigt, welche Staaten Ursprungs- und Bestimmungssteuern verlangen. — Eine hilfreiche Karte, die zeigt, welche Staaten Herkunfts- und Bestimmungssteuern verlangen.

Wenn Sie das Glück haben, in einem der Bundesstaaten zu leben, in denen Sie keine Umsatzsteuer zahlen, spielt dies für Sie keine Rolle . Aber wenn Sie in einem dieser anderen Staaten arbeiten oder eine Verbindung haben, ist dies ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen müssen.

TaxJar bietet viel mehr hilfreiche Informationen zum Aussortieren von Ziel- und Ursprungssteuern – einschließlich was und wann zu berechnen ist – genau hier.

So gehen Sie mit Steuern um, wenn Sie aus einem anderen Land in die USA versenden

Eine häufige Frage, die wir hören, seit wir diese Posts zur staatlichen Umsatzsteuer veröffentlicht haben (ein Hoch auf Sie alle, dass Sie sie stellen!), ist, wie viele dieser Informationen für Verkäufer außerhalb der USA gelten.

Es gibt zwei Dinge, die Sie wissen sollten:

Wenn Sie außerhalb der Vereinigten Staaten ansässig sind, müssen Sie nur dann eine US-Umsatzsteuer erheben, wenn Sie einen Nexus in einem der Staaten haben
Das absolut Beste, was Sie tun können, wenn Sie Fragen zum Verkauf in die USA aus Ihrem Land haben, ist, sich an einen zugelassenen Steuerberater zu wenden

Haben Sie Fragen zur Besteuerung von Produkten, die aus anderen Ländern in die USA versandt werden? Rufen Sie einen Steuerberater an – und machen Sie sich viele Notizen.

Hier ist ein fantastisches Q&A, das ein wenig mehr Informationen darüber enthält, was internationale Verkäufer tun sollten und was nicht, wenn es um Nexus in den Staaten geht, sowie einen Folgeartikel, den Sie vielleicht nützlich finden.

Wenn Sie überhaupt nicht mit den USA zu tun haben und einfach mehr über die Besteuerung in Ihrem Land erfahren möchten , würden wir gerne etwas mehr darüber erfahren, wo Sie sich befinden und was Sie wissen möchten – es könnte uns bei der Formulierung helfen zusammen unser nächster Beitrag (oder Webinar!).

Umgang mit Steuern auf Produkte, die nicht versendet werden (d. h. digitale Waren)

Sie fragen sich vielleicht, wie Sie mit Steuern auf Produkte umgehen sollen, die nicht physisch transportiert werden, insbesondere digitale Downloads oder einige Online-Buchungen.

Die Besteuerung von digitalen Gütern wird in jedem Staat unterschiedlich gehandhabt . Viele Staaten fordern Sie jetzt auf, digitale Güter zu besteuern, aber es kann einige Unterschiede geben. Wenn Sie beispielsweise einen digitalen Artikel „ausleihen“ – wie einen Film oder Download, der abläuft – fallen möglicherweise keine Steuern an. Aber ein dauerhafter digitaler Kauf würde immer besteuert werden.

TaxJars Vorschlag für den Moment ist, während die Bundesstaaten herausfinden, wie sie damit umgehen sollen, sich bei jedem einzelnen Bundesstaat, in dem Sie einen Nexus haben, über deren Richtlinien zu erkundigen . Eine Liste der Bundesländer mit Kontaktdaten der Finanzämter finden Sie gleich hier.

Steuererklärung einreichen: wann und wie Sie sie einreichen

Neben den unterschiedlichen Steuersätzen, Vorschriften und Standards, die von jedem Staat festgelegt werden, gibt es auch unterschiedliche Präferenzen, wann und wie oft Sie Ihre Steuern einreichen müssen. (Es scheint, oder?)

Erkundigen Sie sich bei den Bundesstaaten, in denen Sie Nexus haben, um zu bestimmen, wie oft Sie Anträge stellen sollten . Einige Bundesstaaten werden Sie so oft wie monatlich einreichen lassen, andere werden stattdessen vierteljährliche oder jährliche Einreichungen verlangen.

Wenn es wie eine Menge erscheint, den Überblick zu behalten, liegt das daran, dass es so ist. Die Staaten machen es uns definitiv nicht leicht!

Nicht glücklich, jeden Monat einzureichen? Sie können jederzeit darum bitten, dass Ihre Einreichungshäufigkeit geändert wird . Rufen Sie Ihre staatliche Steuerbehörde an und fragen Sie, ob dies möglich ist – Sie wissen es nie, bis Sie es versuchen!

Was den Einreichungsprozess betrifft, sollte eine einfache Google-Suche das Online-Umsatzsteuer-Meldeformular jedes Bundesstaates aufdecken. Oder, wenn Sie eine Erweiterung wie TaxJar verwenden, wird der Einreichungsprozess für Sie abgewickelt.

Wenn sich Ihr Nexus ändert, sollte sich auch Ihre Ablage ändern

Beachten Sie, dass sich Änderungen an Ihrem Nexus auch auf Ihren Anmeldestatus auswirken . Dies kann bedeuten, dass Sie einen Staat entfernen, wenn Sie dort keinen Mitarbeiter mehr haben, oder einen neuen hinzufügen, wenn Sie dort eine Drop-Ship-Beziehung aufgebaut haben.

In dem Moment, in dem Sie einen Nexus in einem Staat gründen, sollten Sie die entsprechende Steuererlaubnis beantragen. Dies wird Sie auf dem Laufenden halten (siehe unten für Details darüber, wie dies zu Problemen führen kann).

Auf der anderen Seite, wenn Sie Nexus in einem Bundesstaat verlieren , sollten Sie sich beim Bundesstaat erkundigen, wann Sie mit der Einreichung aufhören sollten . Einige Staaten haben einen „nachlaufenden Nexus“, was bedeutet, dass Sie Ihren Nexus erst einige Wochen oder sogar Monate nach dem Entfernen Ihrer physischen Präsenz verlieren. Es hängt alles von ihren Vorschriften ab.

Der Beginn des Jahres ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Nexus-Situation erneut zu überprüfen und zusätzliche Genehmigungen zu beantragen, die Sie möglicherweise benötigen. So können Sie in nur fünf Schritten Ihren jährlichen Steuercheck durchführen.

Was Sie brauchen, um Steuerprobleme (oder eine Betriebsprüfung) zu vermeiden

Das allererste, was Sie tun sollten, wenn Sie feststellen, dass Sie einen Nexus haben – und bevor Sie auch nur einen einzigen Cent an Steuern einziehen –, ist die Registrierung für eine Genehmigung . So können Sie das in Ihrem Bundesland tun.

Eine Sache, die definitiv verpönt ist, ist das Einziehen von Umsatzsteuer ohne Genehmigung. Obwohl Sie vielleicht die besten Absichten im Herzen hatten, handelt es sich technisch gesehen um zusätzliche Einnahmen, die Sie nicht sammeln dürfen.

Eine weitere Möglichkeit, Ärger zu vermeiden, besteht darin , die Gültigkeit Ihrer Steuerbewilligungen im Auge zu behalten . Sie verfallen, und auch hier kann das Einziehen von Steuern ohne gültige Genehmigung Sie in Schwierigkeiten bringen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie alle Genehmigungen stornieren, die Sie nicht mehr benötigen, und keine Steuern mehr erheben, sobald Ihr Nexus in einem beliebigen Staat endet .

Schließlich, wie Mark im gestrigen Webinar erwähnte, ist Ihre beste Anstrengung besser als gar keine Anstrengung, wenn es um die Ablage geht. Es ist viel besser, 96 US-Dollar auf ein Guthaben von 100 US-Dollar zu zahlen, als 5 US-Dollar zu zahlen. Solange Sie sich nach besten Kräften bemühen und die Dinge nach Vorschrift tun, müssen Sie sich wahrscheinlich nie um eine Prüfung kümmern.

Vermeiden Sie Umsatzsteuer-Kopfschmerzen mit Hilfe der Profis von TaxJar

All dieses Steuergerede reicht aus, um Ihnen den Kopf zu verdrehen. Aber es gibt viele Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Geschäft einzurichten, Steuern zu erheben und Ihre Unterlagen problemlos einzureichen , unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, alles selbst zu erledigen oder sich an einen vertrauenswürdigen Partner zu wenden.

Wenn Sie WooCommerce verwenden, kann die TaxJar-Erweiterung die Notwendigkeit beseitigen, auch nur an die Umsatzsteuer zu denken . TaxJar automatisiert nicht nur den Prozess der Erhebung der richtigen Steuersätze, sondern verfolgt auch, was Sie gesammelt haben, damit Sie schnelle und genaue Steuererklärungen bei jedem Bundesstaat einreichen können.

Ein Blick hinter die Kulissen bei der schnellen Einrichtung der Erweiterung.

Verwenden Sie WooCommerce nicht? Keine Sorge: Der Blog von TaxJar ist vollgepackt mit hilfreichen Informationen und Lösungen für Ladenbesitzer, die ihre Steuersituation verstehen möchten, unabhängig davon, welche Plattform sie verwenden.

Und natürlich haben wir etwas Besonderes für alle, die das gestrige Webinar verpasst haben. Lassen Sie sich direkt von Mark Faggiano, dem Gründer und CEO von TaxJar, mit einem PDF-Download seines Foliensatzes über die Umsatzsteuer informieren. Füllen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse unten aus, um es kostenlos herunterzuladen!

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