Schritte im Projektmanagementprozess aufschlüsseln

Jeder Projektmanager muss mit den fünf Phasen des Projektmanagementprozesses vertraut sein. Dies wird ihnen helfen, die Projekte effektiv zu verwalten. Jedes Projekt besteht aus verschiedenen Phasen und diese Phasen sind systematisch strukturiert, so dass es für den Projektmanager einfacher wird, seine Projekte zu verwalten.

Projektinitiierung

Wenn Sie ein Projekt durchführen, ist einer der ersten Schritte, es zu definieren. Ein Projekt ist eine Aktivität, die abgeschlossen werden muss, um ein bestimmtes Ergebnis mit einzigartigen Einschränkungen und Zielen zu erzielen. Der Zweck der Definition Ihres Projekts besteht darin, zu verstehen, worauf Sie hinarbeiten. Dies hilft beim Setzen von Prioritäten, beim Erstellen von Zeitplänen und beim Bestimmen, ob es sich lohnt, etwas zu tun oder nicht.

Wenn Sie entscheiden, ob es sich lohnt, etwas als Projekt zu machen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Was sind die Vorteile?
• Was sind die Risiken?
• Habe ich alle Annahmen dokumentiert?

Projektplanung

Der erste Schritt im Projektmanagement besteht darin, das Problem zu definieren. Dazu gehört, herauszufinden, welche Ziele Sie erreichen möchten und wie Sie dies tun werden. Das Wichtigste an diesem Prozess ist, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen, was die Ziele anderer Leute sind oder ob sie für Ihre Situation realistisch sind oder nicht.

Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, ehrgeizig, aber gleichzeitig realistisch zu sein. Zum Beispiel: Wenn du in drei Monaten fit werden wolltest, aber noch nie zuvor in deinem Leben sportlich warst, beginne vielleicht mit etwas Erreichbarerem wie „einmal im Monat wandern gehen“ statt „einen Marathon zu laufen“.

Es ist auch wichtig, sich nicht nur Ziele zu setzen, sondern auch zu verstehen, warum diese Ziele so wichtig sind!

Zum Beispiel: Warum möchte ich abnehmen? Was bedeutet Abnehmen? Wird es mein Selbstvertrauen und Selbstwertgefühl verbessern? Kann ich Kleidung besser tragen? Insgesamt gesünder sein?

Projektabwicklung

In dieser Phase führt der Projektmanager die Aufgaben und Aktivitäten durch, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Neben der Überwachung und Kontrolle der Arbeitsleistung muss er oder sie Ressourcen organisieren, besetzen und lenken sowie mit Stakeholdern kommunizieren.

Die folgende Liste enthält einige der wichtigsten Verantwortlichkeiten, die in dieser Phase beteiligt sein können:

• Organisieren – Planen Sie, wie das Projekt beginnen und abschließen wird, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für Teammitglieder definieren; Erstellung von Zeitleisten; Risiken identifizieren; Planung von Kommunikationsstrategien; Entwicklung einer Budgetbasis; Koordination mit anderen Projekten (falls zutreffend)
• Mitarbeiter – Identifizieren Sie Mitarbeiter, die über Kenntnisse in Ihrer spezifischen Branche oder Ihrem Fachgebiet verfügen (falls erforderlich), und stellen Sie sie dann ein, wenn sie als Mitarbeiter verfügbar sind, oder beauftragen Sie sie als Berater
• Kommunizieren – Erstellen Sie Berichte, die den Fortschritt im Vergleich zu Meilensteinen/Ergebnissen zeigen, damit die Beteiligten über die Vorgänge in den Projekten ihrer Organisation auf dem Laufenden bleiben können
• Überwachen – Verfolgen Sie den Fortschritt in Richtung Ziele mit Analysetools wie Jira oder Trello, mit denen Sie alle offenen Probleme mehrerer Teams an einem Ort anzeigen können

Projektüberwachung & -controlling

Überwachung und Steuerung eines Projekts sind ein wichtiger Bestandteil der Prozessgruppe.

Das Monitoring stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs ist und effektiv ausgeführt wird, während das Controlling dafür sorgt, dass es auf Kurs bleibt. Die für die Überwachung verwendeten Tools sind ein formelles Berichtssystem, z. B. die Standardberichte von Microsoft Project, oder ein Tool wie Redmine, mit dem Sie alle Ihre Projekte an einem Ort anzeigen können. Diese können verwendet werden, um Statusberichte für Stakeholder zu erstellen oder wichtige Aufgaben bis zu ihrem Abschlussdatum (oder wenn sie hinter dem Zeitplan liegen) zu verfolgen.

Projektabschluss

Projektabschlussaktivitäten sind die letzte Phase des Projektlebenszyklus. Sie beinhalten:

• Abschließende Projektbewertung
• Abschließender Projektbericht
• Dokumentation von Schließungsaktivitäten
• Abschlusspräsentation des Projekts
• Abzeichnen und Archivieren von Projektdokumenten und Dateien. Sie können diese Dateien und Berichte in einem einzigen Repository speichern oder sie auf mehrere Systeme verteilen, einschließlich elektronische Dateiserver oder gemeinsam genutzte Laufwerke in Ihrem Netzwerk. Nach der Archivierung stehen diese Ressourcen für die zukünftige Verwendung durch andere zur Verfügung, die möglicherweise für Forschungszwecke oder andere Projekte (Projektoren) darauf zugreifen müssen.

Der erste Schritt im Projektlebenszyklus besteht darin, das Projekt zu definieren. Dies geschieht durch die Erstellung einer Projektcharta, die ein Dokument ist, das umreißt, was das Projekt ist, warum es durchgeführt wird und wer beteiligt sein wird. Im nächsten Schritt können Sie planen, wie Sie Ihr Projekt durchführen können. Dazu gehört die Identifizierung der für das Projekt benötigten Ressourcen sowie die Festlegung von Zielen und Zielsetzungen.

Der dritte Schritt im besten PRINCE2-Schulungsprozess ist die Umsetzung des Plans. Dies bedeutet, in allen Aspekten des Projekts Maßnahmen zu ergreifen und alle während der Planung eingegangenen Verpflichtungen einzuhalten.

Nach der Ausführung folgt die tägliche Überwachung und Kontrolle der Aktivitäten. Dazu gehört, die Leistung anhand von Zielen zu messen, Risiken und Probleme zu identifizieren, die sich auf die Leistung auswirken könnten, und sie anzugehen, bevor sie zu Problemen werden. Die letzte Phase der besten PRINCE2-Schulung besteht darin, Projekte abzuschließen, sobald sie erfolgreich abgeschlossen wurden, oder abzubrechen, wenn sie die Ziele nicht erreicht haben.

Mit der PMP-Zertifizierung online können Sie sich über Projektmanagementprozesse und -tools informieren.

In diesem Abschnitt lernen Sie den Projektmanagementprozess und die Tools kennen:

• Der Projektmanagementprozess

Der Online-Kurs zur PMP-Zertifizierung umfasst die folgenden Themen:

• Die Bedeutung des Projektmanagementprozesses in Projekten
• Die Schritte des Projektmanagementprozesses
• So verwenden Sie die Projektmanagement-Tools in jedem Schritt eines Projekts

Fazit

Projektmanagement ist ein komplexer Prozess. Es beinhaltet die Koordination einer Reihe von Aktivitäten und Personen, und es ist wichtig, dass Sie über die richtigen Tools verfügen, um Ihre Projekte erfolgreich zu verwalten.

Eines dieser Instrumente ist die Projektmanagement-Zertifizierung. Es wird Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, Ihre Karriereaussichten zu verbessern und Sie auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt marktfähiger zu machen.

Die Zertifizierung zum Project Management Professional (PMP) ist die anerkannteste Projektmanagement-Zertifizierung der Welt. Die PMP-Zertifizierung validiert Ihr Wissen in fünf wichtigen Projektmanagementprozessen: Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen und Steuern sowie Abschluss. Darüber hinaus beweist es, dass Sie über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um als Projektmanager oder Teamleiter erfolgreich zu sein.

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