Die verborgenen Schätze: Sitzungssäle und ihre Auswirkungen auf die Geschäftsleistung

Veröffentlicht: 2023-09-13

In der heutigen Welt sind Online-Kommunikation, digitales Datenmanagement und papierlose Meetings für Vorstandsmitglieder und Geschäftsteams weltweit zur bevorzugten Wahl geworden. Denn die Digitalisierung bietet unbestreitbaren Komfort, Kosteneffizienz und eine einfache Aufgabenverwaltung von überall aus.

Darüber hinaus ist die Digitalisierung nicht nur eine erzwungene Option; Jeder vierte von fünf globalen Vorständen ist der Meinung, dass Unternehmensvorstände die digitale Transformation vorantreiben sollten.

Darüber hinaus verstärkt die wachsende Nachfrage nach Online-Board-Management-Lösungen eine Vielzahl von Dienstleistern. Allerdings decken nur wenige Meeting-Management-Lösungen alle Aspekte des Vorstandsmanagements umfassend ab. Eine solche Lösung ist die Board-Portal-Software, die alle Standard- und sogar erweiterten Funktionen für die effektive Verwaltung von Vorstandssitzungen, Dokumenten und Kommunikation bietet.

So können virtuelle Sitzungssäle einen starken Einfluss auf die Unternehmensführung haben. Beginnen wir mit der Einführung in die Board-Portal-Technologie.

Was ist virtuelle Sitzungssaal-Software?

Vorstandsportal-Software oder virtuelle Vorstandssoftware ist eine sichere Online-Software zur Verwaltung von Vorstandssitzungen und eine umfassende Unternehmenslösung speziell für Vorstandsmitglieder, CEOs, Führungskräfte, Vorstandssekretäre, Stakeholder, Investoren, Gewerkschaftsführer, Ausschüsse und andere Entscheidungsträger.

Im Gegensatz zu vielen anderen Meeting-Management-Tools ist Board-Software für ihre All-in-One-Funktionalität bekannt. Mit sicheren Board-Portalen können Sie jedoch:

Planen, arrangieren, verwalten, aufzeichnen oder verfolgen Sie Vorstandssitzungen
Schützen, teilen, speichern, bearbeiten, anzeigen, kommentieren, austauschen und verteilen Sie Vorstandsdokumente
Kommunizieren Sie mit anderen Vorstandsmitgliedern, Beratern, Investoren oder Dritten
Optimieren Sie externe Geschäftstransaktionen oder erleichtern Sie Finanzgeschäfte
Bereiten Sie lange, zeitaufwändige Dokumente ganz einfach mit integrierten Vorlagen in Sitzungssälen vor

Das Beste daran ist, dass virtuelle Sitzungssäle für kommerzielle, gemeinnützige und staatliche oder öffentliche Institutionen gleichermaßen effektiv sind.

Im Folgenden sind einige der am meisten erwähnenswerten Vorteile der Verwendung von Board-Portal-Software aufgeführt.

1. Einfache Vorbereitung und bequemer Zugriff auf vorstandsbezogene Dokumente

„ Virtuelle Sitzungssäle sind einfach bemerkenswert; man kann buchstäblich alles mit ihnen machen. Sie können lange Besprechungen bequem von zu Hause aus durchführen, bei Bedarf auf alles zugreifen, Vorstandsbücher, Berichte und Ausschusssatzungen mit integrierten Vorlagen vorbereiten, Ihre Daten sicher aufbewahren oder Ihre Untergebenen im Auge behalten“, sagt Jesus Rivas, Marketingstratege auf board-room.org. Sie können auch lernen, wie man eine Satzung für einen Ausschuss verfasst.

Wie Rivas sagte, können Sitzungssäle Ihnen dabei helfen, alles, was mit Vorstandsaufgaben zu tun hat, in kürzester Zeit zu erledigen. Dazu kann die Erstellung von Board-Paketen oder anderen Berichten mit minimalem Aufwand gehören.

Virtuelle Vorstandssoftware ermöglicht Direktoren und Vorstandsmitgliedern den einfachen Zugriff auf Vorstandsdokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit. Sie benötigen lediglich ein anerkanntes elektronisches Gerät wie ein Smartphone und eine Internetverbindung.

Moderne Anbieter virtueller Sitzungssäle ermöglichen auch den Zugriff über mobile Anwendungen, sodass Vorstandsdokumente nur einen Klick entfernt sind. Darüber hinaus ermöglichen einige Anbieter den Offline-Zugriff auf gespeicherte Dokumente.

2. Verbesserte Entscheidungsfindung

Für eine fundierte Entscheidungsfindung sind die aktuellsten Informationen erforderlich. Die Datenverwaltungsfunktion der Board-Software ermöglicht die Aktualisierung von Dokumenten in Echtzeit und das Sofortbenachrichtigungssystem benachrichtigt betroffene Benutzer sofort.

Darüber hinaus sind Sitzungsprotokolle, frühere Tagesordnungen, Finanzberichte, Richtlinienhandbücher und Berichte jederzeit in der Vorstandssoftware verfügbar. Durch die sofortige Verfügbarkeit von Vorstandsdaten können Vorstandsmitglieder fundiertere und zeitnahere Entscheidungen treffen.

3. Stärkerer und zertifizierter Datenschutz

Die Board-Portal-Software bietet ein hohes Maß an Sicherheit und schützt vertrauliche Informationen mithilfe mehrerer Schutzschichten. Zertifizierte Anbieter von Board-Software halten sich an Datenmanagement- und Sicherheitsstandards anerkannter Organisationen wie HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, DSGVO usw.

Funktionen wie zweistufige Verifizierung, Fence-View, selbstzerstörende Dokumente, Remote-Gerätebereinigung, digitale Wasserzeichen, Dokumentenzugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und IP-Adressbeschränkungen bieten eine unschlagbare Kombination aus Cyberschutz.

Hinweis: Zuverlässige Board-Software ist eine Software, die sich strikt an die oben genannten Richtlinien der zuständigen Aufsichtsbehörden hält. Es ist wichtig zu wissen, dass die Beauftragung nicht zertifizierter Anbieter zu Compliance-Problemen führen kann.

4. Effizientes Vorstandsmanagement

Die Verwaltung von Vorstandsaufgaben mit Vorstandsportalen ist schneller und effizienter als mit herkömmlichen Methoden. Vorbereitungen für geplante oder ungeplante Besprechungen können innerhalb von Minuten erledigt werden. Der sichere und schnelle Zugriff auf, die gemeinsame Nutzung oder die Verteilung von Daten spart Zeit.

Darüber hinaus können Vorstandsmitglieder effizient Tagesordnungen für Sitzungen vorbereiten, diese sofort verteilen, auf Vorstandsmaterialien zugreifen, an Video-/Audiositzungen teilnehmen, Bedenken äußern, Stimmen abgeben, Umfragen durchführen, Dokumente unterzeichnen und andere Verwaltungsaufgaben problemlos ausführen. Kurz gesagt: Sitzungssäle helfen dabei, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

5. Transparenz und kontrollierte Benutzeraktivität

Vorstandsportale nutzen Überwachungstools, um jede Aktivität im Vorstandssaal zu verfolgen, die Transparenz zu fördern und eine maximale Beteiligung der Vorstandsmitglieder zu fördern und gleichzeitig Vertrauen unter den Interessengruppen aufzubauen. Administratoren können bei Unklarheiten oder unbefugten Aktivitäten rechtzeitig eingreifen und die Schuldigen sofort fassen.

6. Kostenreduzierung

Vorstandsportal-Software stellt einen erheblichen finanziellen Mehrwert für ein Unternehmen dar, indem sie Daten vor Lecks oder Verstößen schützt und sie letztendlich vor möglichen Klagen und Strafen schützt.

Darüber hinaus werden die Kosten für Papier, Druck, Zusammenstellung und Verteilung von Vorstandsdokumenten reduziert, wodurch die Notwendigkeit von Vorstandssitzungen vor Ort minimiert wird.

Verpacken

Genau genommen handelt es sich bei einem virtuellen Sitzungssaal um eine multifunktionale Vorstandsverwaltungssoftware, die umfassende Lösungen für die Verwaltung von Vorstandsdokumenten, virtueller Kommunikation, Projektmanagement, Besprechungsmanagement und Geschäftsabwicklung bietet.

Die Software ist hochsicher, kostengünstig und ermöglicht jederzeit den Fernzugriff. Zu den bemerkenswerten und äußerst sicheren Board-Portalen gehören Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards und BoardPro. Schauen Sie sich die Boardroom-Software für Ihre nächste Online-Board-Sitzung an!