Sicherheitsrolle für einen virtuellen Datenraum

Sensible Daten sind potenzielle Beute für Hacker und Risiken für Unternehmen. Eine Datenschutzverletzung ist kostspielig zu verbergen und verursacht enorme Verluste. Die Idee von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen hat die Innovation virtueller Datenräume (VDRs) eingeführt, um zur Verbesserung der Datensicherheit beizutragen.

Der VDR ist ein vielseitiges virtuelles Repository, das entwickelt wurde, um bei verschiedenen Geschäftsvorgängen wie Dokumentenverwaltung, -verteilung und -speicherung zu helfen. Obwohl die Online-Datenraumsoftware als sicher gilt, müssen Unternehmen überprüfen und sicherstellen, dass sie frei von Datenlecks und Cyberangriffen sind.

Bevor Sie sich also für einen Anbieter virtueller Datenräume entscheiden, sollte die Datenraumsicherheit anhand verschiedener Faktoren nachgewiesen werden. Lassen Sie uns sie weiter untersuchen.

Faktoren, die einen virtuellen Datenraum sicher machen

Die meisten Unternehmen bewerten die VDR-Sicherheit nach der Art der Zertifizierung. Viele halten die „ISO“-Zertifizierung für das Wichtigste und investieren daher in Anbieter von virtuellen Datenräumen mit ISO-Standards. Es sind jedoch noch einige andere Sicherheitskriterien zu berücksichtigen.

Physische Sicherheitsdetails

• Physischer Datenschutz. Online-Datenraumsoftware enthält Cloud-Speicher, sodass keine physische Bewachung erforderlich ist. Virtuelle Datenräume müssen jedoch für eine bessere Sicherheit auch an physische Richtlinien angepasst werden. Unternehmen müssen ihr Rechenzentrum sichern, um sicherzustellen, dass alle Geräte sicher und funktionsfähig sind.
• Gute Infrastruktur. Organisationen müssen hochwertige Arbeitssysteme und Hardware für eine bessere Datenverarbeitung integrieren.
• Datensicherung. Benutzer virtueller Datenräume sollten in hochwertige Datensicherungssysteme investieren. Das Sicherungssystem sollte in der Lage sein, eine zusätzliche Kopie jedes Dokuments im System als Referenz im Falle eines Datenverlusts zu erstellen.
• Datenverschlüsselung. Benutzer müssen sich während der Dateiübertragung und -speicherung auf eine High-End-Verschlüsselung verlassen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
• Mehrere Serverstandorte. Organisationen sollten sich nicht auf einen Server verlassen, um Daten zu verarbeiten und zu speichern. Es sollten mehrere Server vorhanden sein, die bei der Datenwiederherstellung und dem Notfallmanagement helfen.

Zugriffssicherheitsmaßnahmen

Die Hauptfunktion virtueller Datendienste besteht darin, sensible Daten zu übertragen und erstklassige Sicherheit zu bieten, um Datenlecks oder -verletzungen zu vermeiden.

Das bedeutet, dass Datenraumsoftware eingeschränkten Zugriff haben sollte, um Hacking und Sicherheitsverletzungen zu verhindern. Der eingeschränkte Zugriff enthält auch Insider-Cybersicherheitsbedrohungen, die anfällige Daten schützen.

• Angegebene Berechtigungseinstellungen. Der Datenraumadministrator kann bestimmte Berechtigungen oder Anmeldeeinstellungen festlegen, damit jeder Benutzer nur auf bestimmte Dokumente zugreifen und diese anzeigen kann. Der Prozess ermöglicht den Zugriff auf nur wenige Bereiche, die der Benutzer benötigt. Dies trägt dazu bei, Datenunterbrechungen und Datenlecks zu reduzieren.
• Zugriff auf benutzerdefinierte Dokumente. Um das System sicher zu halten, können Datenraumadministratoren die autorisierten Benutzer und die Funktionen, die sie ausführen können, füttern. Angenommen, jemand versucht, die erlaubten Seiten zu überschreiten, wird das System den Administrator benachrichtigen.
• Single-Sign-On-Prozess. Der Datenraummanager oder -administrator sollte allen autorisierten Benutzern einzelne Anmeldedaten bereitstellen, um mehrere Anmeldeinformationen zu vermeiden. Hier werden Details darüber angezeigt, wer derzeit an der Website arbeitet und welche Aktivitäten durchgeführt werden.
• Zeitlich begrenzter Zugriff und IP-Adressbeschränkungen. VDR-Benutzer sollten sich nicht einfach mit irgendeiner IP-Adresse anmelden. Unternehmen können den Zugriff auf bestimmte Systeme für Sicherheitsmaßnahmen einschränken. Es ist auch ratsam, zeitliche Zugriffsbeschränkungen festzulegen, um die Sicherheit zu erhöhen.

Dokumentensicherheit in Datenräumen

• Zugriffsrechte dokumentieren. Jeder Benutzer sollte definierte Rollen in bestimmten Dokumenten haben, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf wichtige Dokumente haben.
• Dokumentenverfolgung. Ein gutes virtuelles Datenraumsystem muss alle Datenüberprüfungen der IP-Adresse des Benutzers, der Zugriffszeit und der Datenfreigabedetails verschlüsseln. Das System sollte alle unbefugten Aktionen verbieten und die Verwaltung durch Benachrichtigungen warnen.
• Remote-Wipe-Funktion. Die Verwaltung benötigt Backup-Pläne wie Remote Wipes im Falle eines Diebstahls. Dadurch werden automatisch alle Programme gelöscht oder zum Absturz gebracht, wodurch die Systeme der Maschine leer bleiben, um das Unternehmen zu schützen.
• Remote-Schreddern. Angenommen, der Benutzer lädt ein bestimmtes Dokument herunter, der Administrator oder die Organisation sollte weiterhin die Kontrolle über dieses Dokument behalten. Dies verhindert eine falsche Verwendung des Dokuments oder Datenlecks, da der Benutzer das Dokument nur unter Aufsicht verwenden kann.

So wählen Sie Anbieter von sicheren virtuellen Datenräumen aus

Bevor Sie sich für einen Anbieter virtueller Datenräume entscheiden, stellen Sie sicher, dass diese verschiedene Faktoren und Funktionen erfüllen.

• Datensicherheit und behördliche Anforderungen. VDRs enthalten je nach den Bedürfnissen der Benutzer unterschiedliche Funktionen. Die Software sollte den Datensicherheitsmaßnahmen und behördlichen Vorschriften entsprechen. Beispielsweise sollte Ihr bevorzugter VDR je nach Bereich oder Organisation den HIPAA-Anforderungen und FDA-Regeln entsprechen.
• Globale Sicherheitsstandards und Zertifizierungen. Je nach Unternehmen muss der VDR verschiedene Zertifizierungen absolvieren. Wählen Sie einen VDR-Anbieter mit guter Zertifizierung. Beachten Sie, dass Zertifizierungen ein Ablaufdatum haben; Überprüfen Sie die Daten, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden.
• Bewertungen und Historie von Datenschutzverletzungen. Es ist nicht schwierig, nach Datenschutzverletzungen zu suchen, da die meisten Regierungen jede Datenschutzverletzung in einer bestimmten Organisation oder einem bestimmten Bereich ankündigen. Auf diese Weise können Benutzer den Verlauf des virtuellen Anbieters überprüfen. Es hilft auch, andere Benutzer kennenzulernen, die bei dem jeweiligen VDR-Anbieter investieren.

Verwendung des virtuellen Datenraums

VDRs werden in verschiedenen Fällen verwendet, um die Datensicherheit zu verbessern und wichtige Informationen über sichere Kanäle zu übertragen.

• Börsengänge (IPOs). VDR für Börsengänge ist ziemlich wichtig, da die Daten des Unternehmens offengelegt werden könnten. Die Beteiligten müssen sicherstellen, dass alle Daten sicher und mit dem richtigen System verborgen sind, um Datenlecks zu vermeiden.
• M&A (Fusions- und Übernahmetransaktionen). Käufer und Verkäufer verwenden VDR hauptsächlich während des Due-Diligence-Prozesses. Die beiden Parteien müssen Finanzen, Vermögenswerte und andere wichtige Details offenlegen. Die Daten müssen jedoch aus Sicherheitsgründen innerhalb des geschlossenen Kreises bleiben.
• Audits und Untersuchungsprozess. Moderne Unternehmen nutzen einen elektronischen Datenraum, um Audits und Untersuchungen durchzuführen. Der Prozess ist schneller und sicherer, da Informationen auf sicheren Plattformen an autorisierte Benutzer verteilt werden. Die Datenraumdienste erleichtern die Prüfung, da keine physische Dokumentation erforderlich ist, um den Prozess einzuleiten.

Fazit

Virtuelle Datenräume sind für das Unternehmenswachstum von Bedeutung, da Benutzer über sichere Systeme arbeiten können. Die Software verhindert Datenlecks und gibt Unternehmen die Möglichkeit, ohne Angst vor Cyberangriffen zu arbeiten und Transaktionen durchzuführen.