Best Practices für virtuelle Events, die Sie implementieren müssen

Die digitale Revolution hat Konferenzen für immer verändert. Was früher ein einwöchiges Planungsprojekt war, kann jetzt am selben Tag online erledigt werden. Während einige Leute die alten Zeiten vermissen mögen, machen viele Vorteile wie größere Zugänglichkeit , Markenbekanntheit und höhere Besucherzahlen deutlich, dass virtuelle Branchenveranstaltungen nirgendwohin führen.

Sie sollten von hoher Qualität sein, aber wie können Unternehmen bei der Ausrichtung erfolgreicher virtueller Veranstaltungen besser werden? Der erste Schritt zur Verbesserung besteht darin, Best Practices für virtuelle Events zu lernen und dann Wege zu finden, sie zu implementieren.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie man eine virtuelle Veranstaltung ausrichtet, die die Gäste engagiert und interessiert hält.

Best Practices für virtuelle Events

Entscheiden Sie sich für die Art der Veranstaltung, die Sie veranstalten möchten

Die wichtigste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die Art der Veranstaltung, die Sie veranstalten möchten, bevor Sie überhaupt mit den Best Practices für virtuelle Veranstaltungen beginnen. Sie planen eine virtuelle Karrieremesse? Eine virtuelle Messe? Ein Online-Sportevent? Möchten Sie eine professionellere virtuelle Konferenz planen? Oder bevorzugen Sie vielleicht ein kleineres Webinar?

Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie betreiben, es stehen viele verschiedene Arten von virtuellen Veranstaltungen zur Verfügung. Die Entscheidung, welche Sie verwenden, hängt davon ab, was Sie von diesem Ereignis erwarten. Sie müssen klare Erwartungen, Ziele und Zeitpläne festlegen, um die richtige Online-Veranstaltung für Sie auswählen zu können.

Lead-Generierung frühzeitig durchführen

Eine Online-Veranstaltung ist nutzlos, wenn niemand daran teilnimmt. Die Lead-Generierung ist ein notwendiger Schritt , um die Leute über Ihre erste virtuelle Veranstaltung zu informieren. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Pressemitteilungen, Blogs, E-Mail-Marketing und gesellschaftliche Zusammenkünfte. Welche Sie verwenden, hängt von Ihrem Zielkundenstamm ab und wo Sie den größten Erfolg haben werden.

Wählen Sie die richtigen virtuellen Eventplattformen für Ihr virtuelles Event

Genau wie bei der Auswahl eines Standorts müssen Sie den besten Ort auswählen, um Ihr Publikum zu erreichen. In diesem Fall bedeutet dies, die für Sie beste virtuelle Eventplattform auszuwählen. Es gibt viele Plattformen, und Sie müssen auswählen, welche für Sie und Ihre Teilnehmer am besten geeignet ist.

Versuchen Sie, Funktionen oder Preisoptionen zu recherchieren, um die beste auszuwählen. Sie können auch erfahren, was andere Veranstalter verwenden, und fragen, warum sie diese Plattform verwenden.

Wert bringen, nicht Stellplätze

Das mag überflüssig erscheinen; Vielleicht denken Sie: „Nun, wenn sie mein Produkt kaufen, erhalten sie einen Gegenwert“, aber Ihre Kunden denken vielleicht nicht so.

Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie den Veranstaltungsteilnehmern mitgeteilt haben, dass an Ihre Veranstaltung keine Bedingungen geknüpft sind.

Anstatt Verkaufsgespräche zu führen, versuchen Sie, Mehrwert zu schaffen, indem Sie Ihre Sitzungen mit Interviews, Masterclass-Reihen, Expertenrednern und anderen Inhalten füllen. Sie können Ihre Pitches dem Marketingteam überlassen.

Sparen Sie nicht an der Produktionsqualität

Zeit ist die wertvollste Ressource, die wir nutzen können, da sie die einzige Ressource ist, von der wir nicht mehr bekommen können. Erwarten Sie nicht, dass die Leute ihre Zeit für eine mittelmäßige Erfahrung eintauschen. Publikumsbeteiligungs- und Engagement-Tools können beide helfen, aber die Produktionsqualität ist oft der entscheidende Faktor.

Um sich von der Masse abzuheben, braucht es neben hochkarätigen Referenten auch interessante Themen. Ihre Organisatoren müssen sich engagieren und dem Publikum zuhören. Sie können zuhören, indem Sie viele Umfragen oder Umfragen verwenden. Wir alle lernen, und wir alle wollen ein insgesamt besseres virtuelles Veranstaltungserlebnis schaffen.

Zeichnen Sie Sitzungen auf und stellen Sie sie nach der Veranstaltung zur Verfügung

Bei einem virtuellen Event kann und soll alles aufgezeichnet werden. Wenn Sie Ihre virtuellen Veranstaltungen nicht aufzeichnen, entgehen Ihnen großartige Einnahmen. Sie können Ihre aufgezeichneten Sitzungen für Teilnehmer, die die Veranstaltung verpasst haben, online stellen oder sie in Ihren Strategien zur Nachfragegenerierung veröffentlichen.

Sie können diese aufgezeichneten Sitzungen als Druckmittel verwenden. Hatten Sie kürzlich eine beliebte Sitzung? Nutzen Sie diese Sitzung als Webinar nach der virtuellen Veranstaltung, um eine ganze Reihe neuer potenzieller Kunden zu finden. Sie können sogar darüber nachdenken, diese Veranstaltungen für Infografiken, Blogs oder eBooks umzufunktionieren, die Kunden auf einer ganz anderen Ebene ansprechen können.

Erstellen Sie eine menschliche Erfahrung in einer virtuellen Welt

Der Kern jeder Veranstaltung ist „The Human Experience“, was einfach bedeutet , dass es real bleibt . Lassen Sie das Publikum ein gutes Gespräch sehen, egal um welches Thema es geht. Dies erhöht die Konzentration der Teilnehmer und bleibt gleichzeitig sensibel für das globale Umfeld, das Ihre Veranstaltungsteilnehmer jeden Tag sehen.

Die virtuelle Umgebung kann auch mit einigen Schlüsselfunktionen ausgestattet sein, die dazu beitragen, „es real zu halten“.

Beispielsweise können Online-Events Teilnehmer über Gruppenchats verbinden. Sie können sogar in Echtzeit zusammenarbeiten, was die Teilnehmer zusätzlich einbeziehen kann.

Vermarkten Sie Ihre virtuelle Konferenz

Leute können nicht zu einer Veranstaltung kommen, von der sie nichts wissen! Stellen Sie sicher, dass Sie sich viel Zeit nehmen, um für Ihr Event zu werben.

Eine gute allgemeine Regel ist, sich drei Monate Werbezeit zu gönnen und monatlich vor der Veranstaltung Bescheid zu geben. Wenn es dann näher rückt, können Sie auf wöchentliche oder tägliche Benachrichtigungen für Ihr Social-Media-Publikum umstellen. Soziale Medien können ein schneller Weg sein, um sowohl für Ihr Event zu werben als auch zu sehen, wie viel Begeisterung Sie dadurch erzeugen.

Investieren Sie in Swag für die Teilnehmer

Firmengeschenke, Firmengeschenke und andere Arten von Angeboten können eine großartige Möglichkeit sein, die Teilnehmer zu motivieren. Jeder mag es, kostenlose Sachen zu bekommen, also versuchen Sie, Geschenke zu bekommen, die bei Ihrem Zielmarkt gut ankommen. Wenn Sie beispielsweise mit potenziellen Kunden sprechen, ist Swag-Ausrüstung möglicherweise der richtige Weg. Wenn Sie ein Publikum von Millennial bis Gen Z haben, holen Sie sich Pokémon-Karten und beobachten Sie ihre überraschte Freude .

Sie können diese Geschenke sogar als Preise für diejenigen anbieten, die sich an der Veranstaltung beteiligen. Ein paar Beispiele für Gewinner könnten diejenigen sein, die Fragen beantworten, Feedback geben, Chatrooms beitreten usw.

Technologie kann Ihre virtuelle Konferenz über Erfolg oder Misserfolg entscheiden

Technologie ist die Welle der Zukunft, und manchmal muss man darauf reiten oder sich davontragen lassen. Wenn Sie nach einer Technologieplattform, einem Partner oder einer Lösung suchen, bleiben Sie nicht bei einem stehen. Nutzen Sie mehr Technologie, um die beste virtuelle Veranstaltungsplattform für Ihre Teilnehmer zu schaffen und ihnen das bestmögliche virtuelle Veranstaltungserlebnis zu bieten.

Die Wahl der richtigen Plattform und Technologie kann wie das Kochen einer Mahlzeit sein. Sie können einfach eine gekühlte Mahlzeit im Laden kaufen und diese der Firma geben, aber sie sind am Ende vielleicht nicht zufrieden. Kaufen Sie dagegen mehrere Zutaten zum Kochen ein, gehen Ihre Gäste mit vollem Magen nach Hause . Ebenso gibt es keine perfekte One-Stop-Shop-Technologie für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung.

Beziehen Sie Moderatoren in Ihre Veranstaltung ein

Seien Sie darauf vorbereitet, dass die Dinge außer Kontrolle geraten; Menschen sind online oft nicht so höflich wie offline.

Um bereit zu sein, stellen Sie sicher, dass genügend Moderatoren zur Hand sind, um die Teilnehmer virtueller Veranstaltungen im schlimmsten Fall stummzuschalten oder zu sperren.

Bereiten Sie die Teilnehmer auf die Veranstaltung vor

Nehmen Sie nicht zu viel von Ihren Veranstaltungsgästen an; nicht jeder ist technisch versiert. Stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnehmer so vorbereiten, dass sie das Beste aus Ihrer Veranstaltung herausholen können.

Bieten Sie technischen Support für bestimmte Tool-Funktionen wie Anbieter, Räume, virtuelle Stände und wie Sie Teilnehmer verbinden können.

Mieten Sie einen professionellen Moderator

Eines der Dinge, die virtuellen Veranstaltungen oft entgehen, ist die Möglichkeit, Sessions, Keynotes und Networking-Events miteinander zu verbinden, ohne sich unzusammenhängend zu fühlen. Die Lösung? Ein professioneller Moderator . Wenn Sie jemanden beauftragen, Ankündigungen zu machen, Frage-und-Antwort-Sitzungen zu leiten und Sitzungen sowohl zu beginnen als auch zu beenden, wird dies dazu beitragen, Spaß in die Konferenz zu bringen.

Bei der Suche nach einem Moderator kann es wichtig sein, über den Ton nachzudenken, den Sie für Ihre Veranstaltung wünschen. Willst du ernst oder albern? Ihr Moderator wird das Gesicht der Veranstaltung sein, also wählen Sie jemanden, der Ihre Veranstaltung am besten repräsentiert.

Nutzen Sie das volle Potenzial virtueller Funktionen

Planen Sie mit den einzigartigen Funktionen virtueller Events, die Teilnehmer zehnfach einzubeziehen. Denken Sie über die Optionen nach, die Ihnen zur Verfügung stehen: Tools zum Vernetzen der Teilnehmer, Live-Fragen und -Antworten, Einzel-Videoanrufe, Breakout-Sitzungen sowie Reaktionsschaltflächen wie Klatschen oder Handheben.

All diese virtuellen Funktionen können dazu beitragen, die Teilnehmer an der Veranstaltung zu beteiligen, was zu einem besseren Engagement führt. Darüber hinaus können Sie die Informationen sogar nachverfolgen, um zu sehen, was Ihr Publikum interessiert und was ihm an Ihren Veranstaltungen am besten gefällt.

Finden Sie einzigartige Wege, um die Teilnehmer einzubinden

Bieten Sie Ihren Teilnehmern an virtuellen Veranstaltungen ein interaktives und fesselndes Erlebnis und es wird eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung.

Unabhängig davon, ob Sie Menschen dabei helfen, sich über soziale Medien zu engagieren (z. B. indem Sie Fragen mit bestimmten Hashtags stellen) oder indem Sie Nachrichten zu Ihrer virtuellen Veranstaltung senden, seien Sie bereit, schnell zu reagieren, um die Menschen zu interessieren und zu begeistern.

Halten Sie einen Plan oder eine Agenda bereit

Eine virtuelle Veranstaltung ohne einen soliden Plan im Voraus zu veranstalten, kann zum Scheitern führen. Struktur hilft, Ihre Gäste zu beschäftigen und das Meeting pünktlich zu halten.

Sie können den Teilnehmern während der Veranstaltungsplanung sogar die Agenda mitteilen, damit sie wissen, was sie erwartet. Es hilft auch, Ihre Redner auf ihr Zeitfenster vorzubereiten und so das Meeting reibungslos zu gestalten.

Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest

Wählen Sie eine Uhrzeit oder ein Datum aus, an dem Personen in Ihrer Gemeinde teilnehmen können. Glücklicherweise müssen Sie sich bei persönlichen Veranstaltungen keine Gedanken über den Ort machen, aber Sie haben ein ganz anderes Problem. Da Ihre Teilnehmer von überall her kommen können, müssen Sie auch Zeitzonen berücksichtigen.

In einer idealen Welt dauert die Planung der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung etwa acht bis zehn Wochen, aber lassen Sie sich davon nicht täuschen.

Probleme passieren, und wenn Sie aufgrund eines Problems während der Entwicklung eine Woche verlieren, stecken Sie möglicherweise fest. Versuchen Sie stattdessen, Ihr Event weit im Voraus zu buchen, damit Ihr Marketingteam Zeit zum Arbeiten hat und Ihre Eventorganisatoren es perfekt aufbauen können.

Präsentieren Sie Ihre Sponsoren

Stellen Sie sicher, dass Ihre Sponsoren einen eigenen Bereich haben, in dem sie sich präsentieren können, genau wie bei einer persönlichen Veranstaltung.

Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, z. B. durch das Anzeigen von Inhalten, Logos oder sogar eines virtuellen Warteraums mit Markenzeichen. Dies kann dazu beitragen, die gleiche Wirkung wie eine persönliche Veranstaltung zu entfalten, und ist manchmal sogar noch interessanter .

Engagement verfolgen

Sie können die Vorteile von Online-Events nach dem Effekt auf ganz andere Weise nutzen als bei Präsenzveranstaltungen. Beispielsweise kann es bei Präsenzveranstaltungen oft schwierig sein, festzustellen, wann die Teilnehmer das Interesse verlieren, insbesondere nach der physischen Veranstaltung.

Mit den Tracking-Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen (je nachdem, welche virtuelle Event-Plattform Sie verwenden), können Sie genau feststellen, wann die Teilnehmer aufgehört haben zu teilnehmen oder wann sie gegangen sind.

Sie können auch soziale Medien verwenden, um zu sehen, wann die Begeisterung nachlässt. Ab wann werden Tweets oder Nachrichten langsamer? Welche Teile der virtuellen Veranstaltung hatten die höchsten oder niedrigsten Zuschauerzahlen? Welche Seiten oder Inhalte wurden am häufigsten ausgewählt? Anhand dieser Informationen können Sie beginnen, sich für zukünftige Online-Veranstaltungen zu verbessern .

Gamifizieren Sie Ihr Event

Sie können dazu beitragen, einige Teile Ihrer virtuellen Veranstaltung zu fördern, indem Sie einige davon gamifizieren. Sowohl Schnitzeljagden als auch Bestenlisten tragen dazu bei, die Teilnahmezeit Ihres Publikums zu verlängern und den bleibenden Eindruck zu verstärken, den Sie in seinem Gedächtnis hinterlassen. Dies kann sich letztendlich als hilfreich für die Anzahl der Leads erweisen, die Sie auf mobilen Event-Apps oder Ihrer Website erhalten.

Versenden Sie ein Follow-Up nach dem Event

Sie können Veranstaltungen nachverfolgen, indem Sie ein einfaches „Dankeschön“ senden oder Aufzeichnungen, zusätzliche Inhalte, Lesungen, Einladungen zu anderen Netzwerkveranstaltungen usw. senden.

Sie möchten Ihren Teilnehmern ein positives Gefühl über ihre Erfahrung hinterlassen.

Können Sie diese Best Practices für virtuelle Events in Ihrem Unternehmen implementieren?

Viele Menschen haben Angst vor der Idee, virtuelle Veranstaltungen durchzuführen, aber die Ausrichtung virtueller Veranstaltungen kann sich für viele Unternehmen als Lebensretter erweisen.

Mit den Best Practices für virtuelle Events haben Sie die Bausteine ​​für ein großartiges Event. Denken Sie daran, sich immer in die Lage Ihres Teilnehmers zu versetzen. Denken Sie darüber nach, was sie aus Ihrer Veranstaltung herausholen möchten, und denken Sie dann über die Bedürfnisse Ihrer Sponsoren, Aussteller und Ihrer Organisation nach.

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