Die Checkliste für virtuelle Events, von der Sie nicht wussten, dass Sie sie brauchen

Virtuelle Veranstaltungen waren in vielen Branchen bahnbrechend, aber die Wahrheit ist, dass sie stressig sein können. Es gibt viele bewegende Faktoren wie Marketing, Branding und Ticketverkauf, die Menschen oft vollständig von virtuellen Veranstaltungen abhalten können. Gibt es eine Lösung für den Stress, eine virtuelle Veranstaltung zu planen? Ja: Erstellung einer Checkliste für virtuelle Veranstaltungen.

Eine Checkliste für virtuelle Events ist der beste Weg, um konzentriert und ausgeglichen zu bleiben, wenn Sie Ihr virtuelles Event entwickeln, gestalten und veranstalten.

Aber wie können Sie einer Checkliste folgen, ohne zu wissen, was die Checkliste enthalten sollte? Hier gehen wir die notwendigen Schritte beim Erstellen einer Checkliste für virtuelle Events durch, damit Sie weiterhin ein erfolgreiches virtuelles Event planen können.

Checkliste für virtuelle Events: Vor dem Event

Kennen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung

Der Zweck Ihrer Veranstaltung hängt davon ab, für wen Ihre Veranstaltung bestimmt ist und was Sie mit diesem Publikum erreichen möchten.

Dies muss nicht unbedingt eindeutig sein; Häufig streben Unternehmen danach, Leads zu gewinnen, ihr Publikum zu binden, an der Leistung von Teammitgliedern zu arbeiten, Produkte auf den Markt zu bringen oder ihre Unternehmensmarke zu fördern.

Wenn Sie Ihre virtuelle Veranstaltung erstellen, sollten Sie zunächst einen Zweck im Auge behalten, den Sie anstreben, und Sie werden diesen Zweck viel eher erreichen.

Entwickeln Sie ein virtuelles Veranstaltungskonzept

Alle Events beginnen mit einem ersten Konzept, und das ist auch bei der Planung eines virtuellen Events nicht anders.

Ein Startkonzept hilft Ihnen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, insbesondere wenn Sie neu als Eventplaner sind. Beginnen Sie mit der Idee und stöbern Sie dann herum, um weitere Ideen von diesem Ausgangspunkt zu finden. Hier kann Ihre Kreativität glänzen und Ihre Veranstaltung hervorheben.

Verstehen und definieren Sie Ihre Zielgruppe

Um eine effektive virtuelle Veranstaltung zu veranstalten, müssen Sie Ihr Publikum und dessen Wünsche verstehen.

Dazu müssen Sie Teilnehmerpersönlichkeiten (oder Profile) Ihres idealen Publikums entwickeln. Stellen Sie bei der Erstellung dieser Personas sicher, dass alle verwertbaren Informationen wie Alter, Standort, Branche und Führungsrolle enthalten sind.

Definieren Sie Ihre Erfolgskriterien

Was soll in Ihrem virtuellen Event passieren? Möchten Sie, dass viele Leute teilnehmen? Möchten Sie, dass die Leute Ihre Sponsorenstände besuchen? Ganz gleich, wie Sie ein erfolgreiches virtuelles Event definieren, Sie müssen Ihren Erfolg im Auge behalten, um auf dieses Ziel hinarbeiten zu können.

Identifizieren Sie Team- und Auftragnehmerrollen

Um eine effektive Veranstaltung durchzuführen, müssen Sie die richtigen Talente für jeden Job finden. Das nennen Projektmanager „Ihre Ressourcen identifizieren“.

Wann immer Sie mit der Planung einer Veranstaltung beginnen, benötigen Sie eine Liste von Teammitgliedern (oder potenziellen Auftragnehmern), die einzelne Aspekte der Veranstaltung beaufsichtigen. Finden Sie Ihr Traumteam, das die Arbeit richtig erledigen kann.

Erstellen Sie das Budget für virtuelle Veranstaltungen

Das mag offensichtlich erscheinen – natürlich braucht man ein Budget –, aber ganz so einfach ist es nicht. Virtuelle Events bieten viele Optionen, die ein normales Eventbudget auf den Kopf stellen können. Müssen Sie Geld für einen Standort ausgeben? Nicht auf einer Online-Veranstaltung. Müssen Sie Geld für Dekorationen ausgeben?

Nur der Preis der Computeranwendung. Müssen Sie Geld für Reisekosten ausgeben? Sie können in Sekundenschnelle online von Kanada nach Bangkok reisen. Wie Sie sehen können, unterscheidet sich die Erstellung eines Budgets für eine virtuelle Veranstaltung stark von der für eine persönliche Veranstaltung.

Definieren Sie das Ereignisformat

Zu Beginn der Erstellung Ihrer Veranstaltung müssen Sie entscheiden, welches Veranstaltungsformat (z. B. Messe, Seminar, Webinar, Kurs) für Sie am sinnvollsten ist. Die Verwendung dieser Informationen hilft Ihnen bei der Entscheidung über eine Preisspanne und hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Auftragnehmer Sie verwenden möchten.

Stellen Sie bei der Betrachtung des Veranstaltungsstils sicher, dass Sie Möglichkeiten haben, das Engagement der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Wird Ihre Veranstaltung Breakout-Sessions anbieten? Wartezimmer? Chat-Funktionen? Was auch immer Sie tun, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltungsteilnehmer während Ihrer Veranstaltung engagiert bleiben.

Bestimmen Sie Ihre AV-/Produktions- und Technologieanforderungen

Seien Sie bereit, alle technischen Überlegungen vor der Veranstaltung anzustellen.

Dies kann von der Aufzeichnung von Sitzungen bis hin zur Verteilung der Wiederholung der Veranstaltung und der Art und Weise reichen, wie Veranstaltungsteilnehmer an der Sitzung teilnehmen können.

All diese Entscheidungen sollten im Vorfeld gut durchdacht sein, um den Stress am Tag der virtuellen Veranstaltung zu verringern.

Wählen Sie ein Datum und bestimmen Sie die Länge

Abhängig von Ihrem Publikum und den Zielen der Veranstaltung können sich Datum und Uhrzeit Ihrer Veranstaltung von Unternehmen zu Unternehmen ändern. Beispielsweise würde eine gemeinnützige Spendenaktion normalerweise nicht während der Arbeitszeit stattfinden, und eine virtuelle Veranstaltung würde ihr Geschäft wahrscheinlich auf die gleiche Weise formatieren.

Auf der anderen Seite finden Firmenveranstaltungen am häufigsten unter der Woche statt. Häufig finden sie mittwochs und manchmal auch dienstags statt.

Wählen Sie eine Plattform für virtuelle Events

Wann immer Sie sich für eine neue Plattform für virtuelle Veranstaltungen entscheiden möchten, denken Sie darüber nach, wie gut sie sich in andere Programme integrieren lässt, die Ihr Unternehmen verwendet. Denken Sie auch darüber nach, ob die virtuelle Plattform die Aufmerksamkeit der Veranstaltungsteilnehmer wecken wird .

Erwägen Sie das Aufzeichnen von Sitzungen

Wenn Ihr Unternehmen ein weltweites Publikum hat, sollten Sie erwägen, unterschiedliche Zeitzonen zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihre aufgezeichneten Sitzungen für die Öffentlichkeit zugänglich machen, kann dieser gesamte Teil Ihres Publikums danach daran teilnehmen, was immer schön ist.

Dies ist mit Sicherheit eines der wichtigsten Elemente dieser Checkliste für die virtuelle Eventplanung. Viele Veranstaltungsteilnehmer fragen nach der Veranstaltung oft nach Aufzeichnungen, was Ihre Markenbekanntheit weiter erhöht.

Planen Sie soziale Interaktionsaktivitäten

Ein spezifischer Plan für soziale Interaktion und Gamification bei Ihrer Veranstaltung ist sogar noch wichtiger, wenn Sie virtuell werden möchten.

Bei persönlichen Veranstaltungen kann es oft einfach sein, Teilnehmer zu verbinden, aber das ist bei virtuellen Veranstaltungen nicht der Fall. Bei virtuellen Veranstaltungen müssen Sie Ideen entwickeln, damit Ihre virtuellen Teilnehmer miteinander interagieren können.

Lautsprecher finden

Als einer der wichtigsten Bestandteile jeder Veranstaltung sind Redner die wichtigste Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu interagieren.

Das bedeutet, dass Sie Redner finden müssen, die sowohl Ihre Werte als auch die Werte Ihrer Sponsoren und Teilnehmer teilen können. Versuchen Sie, Experten mit einzigartigen Einblicken und Ideen zu verwandten Themen zu finden.

Wenden Sie sich an Sponsoren

An diesem Punkt sollten Sie mit der Suche nach potenziellen Sponsoren beginnen und mit der Erstellung von Sponsoringpaketen beginnen. Achten Sie darauf, ihren Vorschlägen und Wünschen gegenüber aufgeschlossen zu sein.

Denken Sie daran, dass Sponsoren eine großartige Möglichkeit sein können, Einnahmen aus Ihrer Veranstaltung zu erzielen. Versuchen Sie also, Unternehmen zu finden, die zu Ihrer aktuellen Marke passen.

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Werben Sie für Ihr virtuelles Event

Informieren Sie die Welt über Ihre Veranstaltung. Es gibt viele Marketingstrategien, z. B. die Ankündigung auf den Social-Media-Plattformen Ihres Teams und auf Ihrer Website.

Sie können auch mit Ihren Rednern und Sponsoren sprechen und sie dazu bringen, es auf ihren Social-Media-Plattformen bekannt zu geben. Erwägen Sie, dies in Form eines Hashtags zu tun, der Ihrer Veranstaltung eine Art Zusammenhalt verleihen kann.

Sie können auch eine einfache Website für Ihre Veranstaltung erstellen. Darin können Sie potenziellen Teilnehmern Informationen zu Preisen und wo sie Tickets finden können geben.

Erstellen Sie Ihr Ereignisskript

Schreiben Sie alles auf. Schreiben Sie auf, was in Ihrer Veranstaltung passieren wird, wann jeder Teil stattfinden wird und wer dafür verantwortlich sein wird. Dies kann einfach in Google Sheets oder Microsoft Excel oder was auch immer Sie verwenden können, um sich mit Ihrem Team zu koordinieren, durchgeführt werden.

Erstellen Sie einen Teilnehmerleitfaden

Teilnehmer benötigen oft Hilfe, um das Beste aus unbekannten Veranstaltungsplattformen herausholen zu können. Eventplattformen haben oft bereits Online-Guides, aber wenn nicht, erstellen Sie Ihre eigenen.

Abhängig von Ihrer Veranstaltung können Sie viele verschiedene Arten von Leitfäden erstellen. Wenn Sie Spiele oder ein Thema haben, kann der Guide diesem Thema folgen. Sie können auch Möglichkeiten zur Online-Interaktion mit anderen hinzufügen oder mehrere Sitzungen auflisten, die in der Zukunft stattfinden werden.

Richten Sie Kommunikationskanäle für Ihr Team ein

Im Idealfall sollten Sie sich auf einen Kanal beschränken, damit gerade während der Veranstaltung keine wichtigen Details oder Botschaften übersehen werden. Ein paar gute Optionen sind Slack, Whatsapp, Microsoft Teams, Discord oder ein privater Bereich auf der Event-Plattform. Was auch immer für dich funktioniert.

Planen Sie Networking-Möglichkeiten

Networking ist das Herzstück einer Veranstaltung, und mehr noch für eine virtuelle Veranstaltung. Ein großer Teil Ihrer virtuellen Veranstaltung sollte die Schaffung von Networking-Möglichkeiten sein. Diese können in Form von Breakout-Sessions, Chatrooms und eisbrechenden Aktivitäten erfolgen. Alles, was Ihr Networking verbessert, verbessert Ihr virtuelles Event.

Checkliste für virtuelle Events: Während des Events

Post-Event-Erinnerungen

Das Veröffentlichen von Ereigniserinnerungen, je näher das Ereignis rückt, kann erheblich dazu beitragen, die Teilnahme zu verbessern. Ab der Woche von können tägliche Erinnerungen angemessen sein.

Bringen Sie das Gespräch in Gang

Je nachdem, welche Eventplattform Sie gewählt haben, stehen Ihnen viele Tools zur Verfügung, mit denen Sie eine unterhaltsame und offene Umgebung schaffen können.

Sie können das Engagement des Publikums fördern, indem Sie Q&A-Tools verwenden oder Fragen in einem Chat beantworten. Wenn Sie die Möglichkeit haben, können Sie sich sogar für Einzeltermine entscheiden.

Organisieren Sie die Teilnehmer in Paaren oder kleinen Gruppen für ein interaktiveres Erlebnis

Teilnehmer in kleineren Gruppen zu haben, kann dazu beitragen, das Engagement des Publikums zu fördern. Wenn die Teilnehmer alle fünf bis sieben Minuten antworten oder Maßnahmen ergreifen können, ist das der optimale Punkt.

Studien von Harvard Business Review berichten, dass eine Fünf-Minuten-Regel am effektivsten ist, um die Teilnehmer und nicht die Beobachter zu beschäftigen.

Bereiten Sie sich auf Störungen vor und reagieren Sie darauf

Halten Sie bei technischen Problemen oder störenden Personen mehrere Backup-Pläne bereit. Dies kann von der Moderation von Inhalten bis hin zur Verfügbarkeit von technischen Supportmitarbeitern reichen, die online und bereit sind zu helfen.

Wenn Sie eine Störung nicht verhindern können, seien Sie bereit, sie zu stoppen.

Teilnehmerdaten erfassen

Die Verwendung von Publikumsdaten kann Ihnen helfen, zukünftige virtuelle Veranstaltungen zu verbessern und Ihre Kunden besser zu verstehen.

Im Allgemeinen stammen die nützlichen Informationen aus angeklickten Links, Anwesenheitszahlen, besuchter Zeit und abgespielten Videos, um nur einige Beispiele zu nennen.

Streamen Sie Ihr Event, während es passiert

Viele Veranstaltungsplattformen haben vorgefertigte Streaming-Optionen. Sie können Ihre virtuelle Veranstaltung auf zusätzlichen Social-Media-Plattformen übertragen, um mehr nützliche Informationen für zukünftige Veranstaltungen zu sammeln.

Sie können die Informationen sogar während der Veranstaltung mit Rednern teilen, was sich als nützlich erweisen kann.

Checkliste für virtuelle Events: Nach dem Event

Senden Sie Teilnehmerbefragungen

Senden Sie eine Feedback-Umfrage, um zu bestätigen, was den Teilnehmern gefallen hat und was ihnen nicht gefallen hat. Anschließend können Sie diese Informationen nutzen, um bei Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung besser mit Ihrem Publikum zu interagieren.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Umfragen kurz und bündig sind. Wenn eine Umfrage zu lang ist, bleiben die Leute oft nicht bis zum Ende.

Kommunizieren Sie mit Ihrem Publikum

Danke deinem Publikum für seine Anwesenheit. Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail senden oder Social-Media-Plattformen nutzen.

Versuchen Sie, kurz nach dem Ereignis eine Nachricht zu senden, solange sie noch frisch im Gedächtnis ist. Sie können auch eine Feedback-Umfrage und Informationen darüber hinzufügen, wo sie auf die Ereignisaufzeichnung zugreifen können.

Analysieren Sie Ihre Daten

Überprüfen Sie die Daten, die Sie während und nach Ihrer Veranstaltung gesammelt haben. Diese Daten können Ihnen helfen, besser zu verstehen, in welchen Bereichen Sie erfolgreich waren und in welchen Bereichen Sie sich verbessern können. Mit diesen Informationen können Sie dann daran arbeiten, eine noch erfolgreichere Veranstaltung zu gestalten.

Gleichen Sie das Budget aus

Nachdem Sie alle bezahlt haben, vergleichen Sie Ihr geplantes Budget mit dem Ergebnis der Veranstaltung.

An dieser Stelle können Sie den ROI (Return on Investment) berechnen und den direkten Umsatz, den zugeordneten Umsatz, die verbundene Vertriebspipeline, alle Branding-Vorteile, den Wissensaustausch und alle anderen wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung berücksichtigen.

Teilen Sie Informationen über Ihre Veranstaltung

Der letzte Schritt dieser Checkliste für virtuelle Events: Verwenden Sie alle Fotos, Videos und Artikel der Veranstaltung.

Sie können diese in Ihren sozialen Medien veröffentlichen, um Ihr Publikum anzusprechen und zukünftigen Teilnehmern mehr Aufmerksamkeit zu verschaffen . Sie können diese Teile vergangener Veranstaltungen sogar für eine zukünftige virtuelle Konferenz oder Veranstaltung verwenden.

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