So bringen Sie Ihre Kunden dazu, Ihnen Webinhalte pünktlich zu senden

Veröffentlicht: 2023-07-07

Für Internet-Vermarkter und Webentwickler kann die Arbeit an einem neuen Website-Projekt ein aufregendes Erfolgserlebnis sein. Es ist fast so, als würde man ein Kunstwerk produzieren oder ein Gebäude bauen. Sie können es sich nach der Fertigstellung ansehen und die gut gemachte Arbeit bewundern.

Aber wenn eine Website dort, wo der Inhalt hingehört, klaffende Lücken aufweist, kann das Erfolgserlebnis ziemlich schnell schwinden. Und Sie denken: „Mensch, wann schickt mir mein Kunde den Webinhalt für seine Homepage?“ Und außerdem: „Wann werden wir dieses Projekt abschließen, damit ich bezahlt werden kann?“

Der Kunde hat Ihnen wahrscheinlich erzählt, dass er es „in Eile“ hatte, diese Website fertigzustellen, wusste aber nicht, wie viel Arbeit es für ihn bedeutet, Inhalte für seine eigene Website zu produzieren, damit diese online gehen kann. Das haben wir alle schon erlebt. Sprechen Sie mit Entwicklern auf LinkedIn und bei WordCamps und Sie werden feststellen, dass es sich um ein häufiges Problem handelt. Wie erhalten wir also Webinhalte pünktlich von unseren Kunden?

Hier sind ein paar Tipps, verwoben mit den Ratschlägen der Teilnehmer aus einer Frage, die wir vor einiger Zeit in der LinkedIn WordPress Experts Group gepostet haben.

Legen Sie eine Zahlungsfrist fest

Es gibt nichts Schöneres als den Schmerz, wenn man weiß, dass man viel Geld für etwas bezahlt hat und es einem nichts bringt. Es kann eine Person motivieren, sich anzuschnallen und sich ernsthaft mit ihren Webinhalten zu befassen. Wenn die Website eines Kunden vollständig bezahlt ist und nur noch darauf wartet, Inhalte online zu stellen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der Kunde früher als später mit dem Schreiben beginnt.

Es liegt in der Natur des Menschen – wir mögen es nicht, wenn unser Geld verschwendet wird, und wir arbeiten auch gut mit definitiven Fristen, anstatt zu sagen: „Oh ja, das Ding auf meiner Aufgabenliste muss ich bald erledigen …“

Für diese Methode ist ein Zahlungsplan erforderlich, der in einem Website-Entwicklungsvertrag klar dargelegt ist.

Meine Methode besteht darin, 50 % im Voraus zu berechnen und die restlichen 50 % sofort nach Abschluss oder innerhalb von 70 Tagen (je nachdem, was zuerst eintritt). Auf diese Weise weiß der Kunde zwei Dinge:

  1. Die Website ist „vollständig“, wenn die Website entwickelt ist, nicht, wenn der Inhalt fertig ist. Das bedeutet, dass die Zahlung fällig ist, wenn wir unseren Teil erledigt haben.
  2. Wenn sie das Projekt verzögern, müssen sie dennoch den Restbetrag innerhalb von 70 Tagen begleichen. Das ist genügend Zeit, um alle Projektmeilensteine ​​zu erreichen, und zusätzlich etwas Spielraum für die „üblichen“ unerwarteten Dinge, die passieren und zu Verzögerungen führen könnten. Mit anderen Worten: Es ist mehr als fair, weil es ihnen genug Zeit gibt, ihre Webinhalte fertigzustellen, aber die Zahlung kann nicht warten, weil sie unseren Cashflow und unsere Fähigkeit, für unsere harte Arbeit „aufzuessen“, beeinträchtigt.

Wie streng Sie in dieser Hinsicht vorgehen, bleibt Ihnen überlassen, und es gibt keinen „Standard“ oder ungeschriebenen „Verhaltenskodex“, an den sich Webentwickler halten müssen. Allerdings machen einige Entwickler ihre Vorgaben strenger, um den Dynamo anzuzünden. Mark Hannon von Mark Hannon Art Direction & Design schlägt beispielsweise Folgendes vor:

Sollte das Projekt aufgrund von Verzögerungen des Auftraggebers für einen Zeitraum von 3 Wochen ins Stocken geraten, erlischt der Vertrag und es muss ein neuer Vertrag ausgestellt und unterzeichnet werden. Zu diesem Zeitpunkt muss der ausstehende Betrag, den der Kunde schuldet, beglichen werden.

Zusätzlich

Ich habe gehört, dass jemand anderes seinen Kunden eine solche Bedingung gemacht hat und gesagt hat, dass der Kunde bei Verzögerungen alles verlieren müsste, was er bisher für das Projekt bezahlt hat, und gezwungen wäre, ein neues Projekt mit vollständiger Rückzahlung zu beginnen. Ich persönlich denke, dass ein paar Wochen ein etwas zu strenger Zeitplan sein könnten, obwohl es in einigen besonderen Fällen notwendig sein kann. Beispielsweise sind einige WordPress-Entwickler und -Designer sehr gefragt. Ich kann mir vorstellen, dass die Verzögerungen eines Kunden völlige Zeitverschwendung sein können, da Zeit Geld wert ist und viele andere Unternehmen Schlange stehen, um die Dienste von Entwicklern oder Designern mit hoher Nachfrage in Anspruch zu nehmen.

Allerdings sind drei Wochen für einen Kunden eigentlich gar nicht so lang – ich habe schon viel Schlimmeres erlebt, und ich bin mir sicher, dass andere das auch erlebt haben! Ich kann verstehen, dass dies eine gute Klausel für Projekte wäre, die sich erheblich verzögern – etwa um Monate, nicht um Wochen.

Ich empfehle, eine Klausel aufzunehmen, die die „Nichtreaktion“ eines Kunden abdeckt.

Wenn der Kunde weiterhin nicht antwortet oder während des Projektprozesses eine Absage erteilt (das ist mir schon einmal passiert), kann das Projekt irgendwann als abgeschlossen betrachtet werden und der Kunde muss für alle bis zu diesem Zeitpunkt geleisteten Arbeiten bezahlen. Es ist auch wichtig, hier eine Klausel über das Verbot einer Rückerstattung aufzunehmen, denn wenn Sie das Projekt schließen, könnten einige Kunden das Gefühl haben, dass sie nicht das bekommen haben, wofür sie ursprünglich bezahlt haben, obwohl die Website dafür schuld ist war noch nicht abgeschlossen und die versprochenen Arbeiten wurden bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen. Ich persönlich sende dem Kunden gerne unfertige Dateien als Ausgleich, obwohl einige Designer dies möglicherweise nicht tun möchten, um ihr Urheberrecht an Kunstwerken zu schützen.

Es ist beängstigend, mehrere Monate lang nicht zu wissen, ob man bezahlt wird, weil der Kunde vielleicht nicht da ist, um das Projekt fertigzustellen oder Ihnen einen Scheck über das zu schicken, woran Sie gearbeitet haben. Meiner Erfahrung nach ist eine Vertragsklausel, die Zahlungsfristen festlegt, für die Tätigkeit in der Webentwicklungs- und Designbranche unerlässlich. Es ist eine Branche, in der wir mit Unternehmern zusammenarbeiten, die niemandem außer sich selbst Rechenschaft ablegen müssen, und das bedeutet normalerweise, dass Verzögerungen unvermeidlich sind, weil Selbstdisziplin selten ist.

Legen Sie eine Veröffentlichungsfrist fest und verwenden Sie bei Bedarf den Lorem Ipsum-Platzhaltertext

Das ist eine großartige Taktik, und Mary Diaz von Amethyst Website Design weist aus ihrer Erfahrung darauf hin:

Das Schreiben von Inhalten für die eigene Website ist für viele, insbesondere für Kleinunternehmer, sehr stressig und kann dazu führen, dass gute Kunden Ihre E-Mails meiden und Projekte sich ewig hinziehen. Da ich das nicht möchte, füge ich jetzt eine Klausel hinzu, die besagt, dass ich Platzhalterinhalte für sie hinzufügen werde, wenn sie nicht in der Lage sind, den Inhalt gemäß dem Zeitplan zu senden, und sie für das Hinzufügen von Inhalten verantwortlich sind. Bisher hat es wirklich gut funktioniert. Es verringert tatsächlich den Stress für uns beide. Ich kann die Website rechtzeitig fertigstellen und sie können die fehlenden Inhalte hinzufügen, wenn sie schreiben können, ohne dass ihr Gehirn einfriert. Ich habe auch einen Texter, den ich empfehlen kann, um ihnen zu helfen.

Die Verwendung von Demotexten von Lorem Ipsum ist eine großartige Möglichkeit, die visuelle Darstellung der Website zu verbessern, auch wenn der „echte“ Inhalt noch nicht fertig ist. Es ermöglicht eine planmäßige Fortsetzung der Entwicklung, birgt jedoch auch seine Tücken. Mir ist aufgefallen, dass Webprojekte, bei denen zu Beginn der Designphase keine „echten“ Inhalte vorliegen, hinsichtlich der Marktfähigkeit und der Sicherstellung, dass das Design während der Entwicklung in den erforderlichen Bereich passt, leiden können. Beispielsweise passt ein Call-to-Action möglicherweise nicht in den dafür vorgesehenen Bereich oder es befinden sich möglicherweise mehr Inhaltsfelder auf der Startseite, als der Kunde zum Verkauf seiner wichtigsten Produkte benötigt. Aus diesem Grund ist es immer das beste Szenario für die Produktion erfolgreicher Webprojekte, Inhalte im Vorfeld zu haben.

Dies sollte jedoch kein Grund dafür sein, dass der Cashflow eines Webentwicklers monatelang leidet oder dass sein Portfolio aufgrund einer Reihe nicht gestarteter Websites leer ist, was sich auf zukünftige Umsätze auswirken kann. Ich würde sagen, dass Sie diese Taktik nur anwenden sollten, wenn Sie es wirklich müssen.

Und denken Sie daran, wie Scot Zoumbaris von Pro Image Gold sagt, wenn Sie Lorem Ipsum-Text verwenden:

Sie werden immer noch auf Kunden stoßen, die sich über das, was Sie geschaffen haben, beschweren, aber wenn sie rechtzeitig vorangekommen wären, hätte es kein Problem gegeben. Wie viel können sie sich also beschweren?

Erheben Sie Verzugsgebühren

Ich bin aus mehreren Gründen kein Fan dieses Ansatzes.

Erstens bin ich auch Unternehmer und weiß, dass es für mich wahrscheinlich ein Deal Breaker wäre, wenn sich die Situation umkehren würde und ich in der Lage meines Kunden wäre. Ich würde denken: „Ich bin derjenige, der Sie bezahlt, Sie können mir keine Verzugszinsen in Rechnung stellen, es ist meine Website und ich werde online gehen, wann immer ich will.“ Alles, worüber Sie sich Sorgen machen müssen, ist, dass ich Sie für Ihre Arbeit pünktlich bezahle und Sie für jede zusätzliche Arbeit bezahle, die Sie leisten, was fair ist.“

Auch Gordon Jablonski von Keystone Internet Services äußerte sich in unserer LinkedIn-Diskussion dazu und sagte:

Ich weiß, dass wir hier ein Unternehmen betreiben, aber einige unserer Kunden haben ernsthafte Probleme damit, uns ihre Informationen zur Verfügung zu stellen … Ständiger Kontakt mit Kunden ist wichtig und „Nörgeln“ wird das Problem nicht lösen. Entspannen Sie sich ein wenig und lassen Sie Ihre Kunden ohne Probleme selbst für ihre Verspätung verantwortlich sein.

Seien wir ehrlich; Sogar viele von uns, die Websites verkaufen, haben schrecklich aussehende Webdesigns, weil wir sie aufgrund unserer eigenen Geschäftstätigkeit als Firmeninhaber vernachlässigen. Wir wissen, dass unsere oberste Priorität darin besteht, zuerst unsere Kunden zu bedienen, nicht uns selbst. Wenn wir also mit einem Finger auf unsere Kunden zeigen, wenn sie Verzögerungen bei Webinhalten verursachen, zeigen wir mit drei Fingern auf uns selbst.

Und wie Jade Stanley von Oasis Interactive aus ihrer Erfahrung erklärt:

Wir haben versucht, eine monatliche Gebühr für Verspätungen zu erheben, aber das reichte nicht aus, um sie zu motivieren, aber es schien sie wütend zu machen.

Ich kann mir durchaus vorstellen, dass das passiert. Kunden „verstehen“ nicht, was wir tun, daher könnte dies Tür und Tor für wütende Auseinandersetzungen öffnen, die die Arbeitsbeziehung unangenehm machen. Niemand streitet gern um Geld.

Zweitens: Wenn eine Zahlungsfrist festgelegt ist, kostet der spätere Start der Website eines Kunden normalerweise nicht mehr Geld. Ich mag es nicht, Kunden etwas in Rechnung zu stellen. Warum sollte ich ihnen also etwas in Rechnung stellen, das für mich keine hohen Kosten verursacht? Na ja, abgesehen von Frustration, Demotivation und dem Gefühl der Ungeduld … Ich schätze, das ist ziemlich schlimm, das erleben zu müssen, aber es belastet mein Bankkonto nicht wirklich, wenn Sie wissen, was ich meine.

Aber – und das ist ein großes „Aber“

Ich verstehe , warum Leute Verspätungsgebühren einführen. Wenn Sie Tim Ferris‘ Buch „ The Four Hour Work Week“ gelesen haben, in dem es um Zeiteffizienz geht, wissen Sie, dass Rüstzeit Ihr Geldfresser ist. Aus diesem Grund kostet das Siebdrucken einiger T-Shirts genauso viel wie das Siebdrucken vieler T-Shirts, und das gilt auch für den Buchdruck. Sobald die Druckmechanismen montiert sind, geht es nur noch darum, die Maschine länger laufen zu lassen. Es ist nicht so sehr die Menge, die die Kosten beeinflusst, sondern vielmehr die Einrichtung . Bei größeren Arbeitsmengen leistet der Drucker mehr.

Wenn also ein Kunde Verzögerungen verursacht, die dazu führen, dass Sie ständig Dateien schließen und dann erneut öffnen, E-Mails erneut lesen und wiederholte Gespräche am Telefon führen müssen, weil sich niemand mehr daran erinnert, was vor vier Monaten besprochen wurde, dann sind Verspätungsgebühren völlig akzeptabel. In diesem Fall kosten Verzögerungen definitiv mehr, weil sie mehr Rüstzeit in Anspruch nehmen und Zeit unsere einzige Währung in dieser Branche ist. Je mehr wir davon für ein Projekt ausgeben, desto weniger verdienen wir.

Unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte eins und zwei bin ich daher dafür, dies als „Projekt-Wiedereröffnungsgebühr“ zu bezeichnen und nicht als Verspätungsgebühr, die auf der Grundlage der Anzahl der Wochen oder Monate berechnet wird, die ein Kunde das Projekt verzögert. Es klingt fairer und kann gerechtfertigt werden, wenn es dem Kunden so erklärt wird, wie ich es oben beschrieben habe.

Bieten Sie an, Inhalte für sie zu schreiben

Das ist ein ausgezeichneter Ansatz und ich kann das sagen, weil ich auch Texter und Internet-Vermarkter bin. Mit den richtigen Webinhalten können Webdesign und SEO erheblich verbessert werden. Sie arbeiten harmonisch. Für weitere Informationen hierzu empfehle ich „The Content Conundrum“ von Christopher Detzi sowie meine eigene Antwort auf den Artikel mit dem Titel „Meine Antwort auf „The Content Conundrum“: Wir haben die SEO vergessen!“

Wie Paul Gourhan von PMW.net treffend feststellt:

Wir haben festgestellt, dass einige Kunden einfach nicht in der Lage sind, Inhalte bereitzustellen. So einfach ist das. Entweder können sie nicht schreiben, sie können mit ihrem Schreiben nicht motivieren, sie wissen nicht, was sie sagen sollen, oder sie sind einfach zu beschäftigt.

Er bringt uns auch eine tolle Idee, wie wir unsere nicht so prosafreundlichen Kunden über Nacht in Schriftsteller verwandeln können!

Beim Kopieren und Schreiben verwenden wir eine Interviewtechnik. Wir interviewen den Kunden für jede Seite und zeichnen das Gespräch auf, um den Ton oder die Stimme des Kunden zu bewahren. Anschließend transkribieren und polieren wir es und senden es zur Überprüfung an den Kunden. Dies beschleunigt in der Regel den Prozess.

Sehen Sie, es ist eine komplette Kundenumgestaltungsidee. Tatsächlich lieben es die Menschen, über sich selbst zu reden. Sie wissen einfach nicht, was so wertvoll ist, daher ist es schwierig zu erklären, was an ihrem eigenen Unternehmen so großartig ist. Bitten Sie sich selbst, dasselbe zu tun und Ihr Alleinstellungsmerkmal zu entwickeln. Wahrscheinlich möchten Sie es zehnmal im Jahr überarbeiten, weil Sie nicht wissen, was Ihre Zielgruppe dazu bringt, Sie zu lieben. Sie wissen einfach, dass sie es tun. Manchmal braucht es eine externe Person, die mit den richtigen Fragen ausgestattet ist, um diese Eigenschaften auf eine Weise herauszustellen, die der breiten Masse erklärt werden kann.

Mehr von Paul dazu, weil sein Standpunkt so großartig ist:

Wenn Sie dem Kunden zuhören, sprechen sie gerne über ihr Unternehmen und darüber, warum sie ihr Unternehmen aufgebaut haben. Wenn Sie Glück haben, können Sie die Energie ihrer Vision einfangen, den Funken, der sie überhaupt zur Gründung des Unternehmens veranlasste. Es kann die Website wirklich brandmarken und sie von ihren Mitbewerbern unterscheiden. Außerdem kann diese Technik dem Autor dabei helfen, neben der Formulierung des Geschäftsinhabers auch die richtigen branchenspezifischen Schlüsselwörter anzuwenden. Sehr hilfreich für SEO.

Copywriting ist nicht ihre Expertise, sondern unsere.

Das ist wahr. Unsere Kunden sind keine Autoren (es sei denn, Sie erstellen im wahrsten Sinne des Wortes eine Website für Autoren …). Sie sind Unternehmer in verschiedenen Branchen. Wir sind diejenigen, die wissen, welche Art von Texten sie für ihre Website benötigen, und es ist nur natürlich, ihnen diesen Service anzubieten oder sie an einen Ihnen bekannten Texter zu verweisen, der sich um die Arbeit kümmern und sie pünktlich erledigen kann. Und wie Bob Rosenbaum von The Market Farm ganz klassisch betont: „[Wir] betrachten [Webentwicklung] als Technologiedienstleistung, während unsere Kunden eine Marketingdienstleistung erwarten.“

Manchmal möchte der Kunde die Zusatzleistungen einfach nicht bezahlen, obwohl er sie dringend benötigt, wie auch Jade Stanley erwähnt. Auch John Hollands von der RWP Group weist darauf hin:

Bei einigen Websites haben die Leute einfach keine realistischen Vorstellungen davon, wie lange es dauert, einen anständigen Text zu schreiben. Bei technischen Websites kann der Professor, was auch immer, nur sehr selten etwas schreiben, das einen Besucher motiviert. Wir bieten Fotografie, Texterstellung, Lektorat und einen Journalisten an und das funktioniert immer noch nicht.

In solchen Fällen würde ich sagen, verwenden Sie einfach den Platzhaltertext „Lorem Ipsum“.

Zeigen Sie ihnen, wie sie selbst Webinhalte hinzufügen können

Das ist ein Kinderspiel. Der Grund, warum wir überhaupt Content-Management-Systeme wie WordPress verwenden, besteht darin, dass der Kunde damit Inhalte zu seinen Websites hinzufügen kann, ohne einen Webentwickler beauftragen zu müssen. Warum also nicht den gleichen Weg einschlagen, den Leo Adhemar Tan von Agents of Value vorschlägt, nämlich:

Wir nehmen keine Inhalte in unsere Vereinbarung auf. Wir stellen ihnen im Grunde nur eine fertige Website zur Verfügung, die Lorem-Ipsum-Inhalte enthält. Das funktioniert für uns, denn sobald wir mit der Website fertig sind, besteht der nächste Schritt darin, den Kunden darin zu schulen, wie er WordPress verwendet, wo er Änderungen vornehmen kann, wie er Slider-Bilder bearbeitet, Benutzer verwaltet, Kommentare moderiert usw. … Manche Kunden sind so aufgeregt, wenn Sie erkennen, wie einfach es ist, Änderungen an WordPress vorzunehmen, indem sie sofort mit dem Schreiben von Inhalten beginnen.

Das stimmt – sobald Kunden sehen, wie einfach WordPress zu verwenden ist und wie schnell sie ihre Inhalte für die ganze Welt veröffentlichen können, wird es für sie spannend. Sie haben das Gefühl, etwas für sich selbst zu „schaffen“. Ich werde im Rahmen des Webentwicklungspakets nur eine begrenzte Anzahl von Seiten für Kunden einrichten, sie dann aber gründlich darin schulen, wie sie den Rest später hinzufügen. Das befreit mich davon, ihre Tippfehler als Überarbeitungswünsche korrigieren zu müssen, nachdem sie mir ihre sogenannten „endgültigen Entwürfe“ zur Veröffentlichung geschickt haben

Erziehen, erziehen, erziehen!

Wissen Sie, wir können unseren Kunden wirklich nicht zu viel vorwerfen. Manchmal haben sie keine Ahnung, was es braucht, um eine Website zu erstellen. Ich habe oft das Gefühl, in einer der am meisten missverstandenen Branchen unserer Zeit zu arbeiten. Ich hatte tatsächlich schon Kunden, die dachten, dass ich die Farben auf ihrer Website nur mit einem Klick ändern könne. Ich wünschte, es wäre so einfach! Mir hat auch ein Geschäftsinhaber mitgeteilt, dass Unternehmer einfach damit rechnen, die Rechnung zu bezahlen, und plötzlich eine Website erscheint. Sie erkennen nicht, wie viel Arbeit das für sie bedeutet.

Wie Jade Stanley fast genau so betont, wie ich es mir schon gedacht und gehört habe:

Es wundert mich, dass Geschäftsinhaber sich so oft weigern, die Verantwortung für ihren Teil des Projekts zu übernehmen, und möchten, dass die Website wie von Zauberhand ohne ihr Zutun erscheint. Sie müssen zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche Website zu erstellen.

Es erstaunt mich auch, aber heutzutage bin ich immer weniger überrascht.

Lydia Green, die keine WordPress-Webentwicklerin ist, aber in der mobilen medizinischen Kommunikation arbeitet und ähnliche Verzögerungen bei Kunden erlebt, erwähnt Ratschläge, die sehr gut auf die Arbeit von Webentwicklern anwendbar sind:

Ich betrachte es gerne als eine pädagogische Lösung, nicht als eine rechtliche Lösung. Wir hatten Glück mit der Verwendung von Foliendecks bei Kunden-Kick-off-Telefonkonferenzen zu Beginn eines Projekts. Sie können diese Anrufe nutzen, um die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Person, die Projektzeitpläne, die Bedeutung von Meilensteinterminen, die Notwendigkeit, gegenüber Teammitgliedern respektvoll zu sein, zu besprechen und um zu erfahren, wie Verzögerungen in jeder Phase Stress für die nachgelagerten Personen verursachen.

Ich persönlich habe ein Diagramm, das visuell zeigt, wie der Zeitleistenprozess funktioniert und welche Meilensteine ​​es gibt. Es zeigt deutlich, dass drei Arbeitsabläufe erledigt werden müssen, bevor eine Website gestartet werden kann: Webdesign, Webinhalte und Webentwicklung. Darüber hinaus wird auch ein schriftlicher Zeitplan erstellt, in dem beschrieben wird, was bei jedem Meilenstein passiert und wie viele Tage es dauern sollte. Wenn ich zum ersten Mal eine Verkaufsanfrage erhalte, steht in meinen Angeboten, dass die Bearbeitungszeit eines Projekts zwar x Wochen dauern kann, sich aber das gesamte Projekt um diese Zeitspanne verzögert, wenn der Kunde seine Rückmeldung um beispielsweise zwei Wochen verzögert .

Kurz gesagt : Kunden müssen wissen, wie dieser Prozess ablaufen wird, was zu Verzögerungen führt und was sie tun können, um Verzögerungen zu verhindern . Für uns ist das eine Selbstverständlichkeit, aber für sie geraten sie in ein völlig neues Szenario. Selbst wenn sie in der Vergangenheit mit anderen Entwicklern zusammengearbeitet haben, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Prozess anders sein wird als das, was sie zuvor erlebt haben. Eine frühzeitige Aufklärung ist also wichtig. Bob Rosenbaum stimmt zu und sagt:

Wir verstehen, wie diese Projekte zustande kommen, erkennen aber oft nicht, dass für den Kunden alles ein Rätsel ist. In solchen Fällen müssen Sie ihnen die Hand geben und im Vorfeld mit ihnen zusammenarbeiten, bevor Sie mit der Programmierung beginnen, damit sie zu Partnern im Projekt und nicht nur zum Käufer einer Dienstleistung werden.

5 bewährte Strategien, um sicherzustellen, dass Sie Webinhalte pünktlich von Ihren Kunden erhalten

Zusätzlich zum Originalartikel finden Sie hier spezifischere Möglichkeiten, die Hürde bei verspäteter Bereitstellung zu überwinden und den Prozess der Inhaltserfassung zu optimieren. Es ist wichtig, bewährte Strategien anzuwenden, die eine kollaborative Umgebung fördern und schnelle Einreichungen fördern. Durch deren Umsetzung minimieren Sie Verzögerungen, optimieren Projektzeitpläne und erzielen Projekterfolg. Lassen Sie uns eintauchen und herausfinden, wie Sie den Prozess der rechtzeitigen Beschaffung von Webinhalten von Kunden effektiv steuern können.

1. Inhaltsanforderungen definieren

Zu Beginn eines jeden Projekts ist es wichtig , klare und spezifische Inhaltsanforderungen festzulegen . Indem Sie die Bedeutung der Definition dieser Anforderungen hervorheben, können Sie sicherstellen, dass Kunden die entscheidende Rolle verstehen, die ihre Inhalte für den Gesamterfolg des Projekts spielen.

Ermutigen Sie Ihre Kunden, detaillierte Richtlinien mit verschiedenen Aspekten wie Wortanzahl, Format, Ton und allen spezifischen Schlüsselwörtern oder Schlüsselphrasen bereitzustellen, die einbezogen werden sollen. Durch die Bereitstellung spezifischer Beratung können Kunden ihre Vision und Erwartungen an den Inhalt effektiv kommunizieren.

Ein effektiver Ansatz besteht darin, ein Inhaltsbriefing oder einen Fragebogen zu verwenden, den Kunden ausfüllen können. Dies hilft beim Sammeln der notwendigen Informationen und bietet Kunden einen strukturierten Rahmen, um ihre Vorlieben, Ziele und Zielgruppen zu vermitteln. Indem Sie diese Details im Voraus sammeln, können Sie später im Prozess Missverständnisse oder Überarbeitungen vermeiden.

2. Setzen Sie klare Erwartungen

Effektive Kommunikation ist von größter Bedeutung, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Sie Webinhalte rechtzeitig erhalten. Machen Sie in den ersten Gesprächen deutlich, wie wichtig es ist, Fristen einzuhalten und welche Auswirkungen dies auf den Gesamtzeitplan und den Erfolg des Projekts hat . Indem Kunden diese Erwartungen im Voraus festlegen, ist es wahrscheinlicher, dass sie Prioritäten setzen und Inhalte rechtzeitig bereitstellen.

Vereinbaren Sie gemeinsam Projektzeitpläne und Meilensteine, um sicherzustellen, dass beide Parteien damit einverstanden sind. Besprechen Sie die Folgen verzögerter Inhalte und die möglichen Auswirkungen auf nachfolgende Aufgaben. Durch die Betonung der gegenseitigen Abhängigkeit verschiedener Projektkomponenten gewinnen Kunden ein besseres Verständnis für die Dringlichkeit und Bedeutung der rechtzeitigen Einreichung von Inhalten.

3. Richten Sie einen kollaborativen Workflow ein

Fördern Sie einen kollaborativen und transparenten Arbeitsablauf, indem Sie offene Kommunikationskanäle mit Ihren Kunden einrichten. Ermutigen Sie zu regelmäßigen Check-ins und Fortschrittsaktualisierungen, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und die Kunden während des gesamten Prozesses einzubinden. Indem Sie Ihr Engagement für das Projekt demonstrieren und aktiv nach ihrem Input suchen, fühlen sich Kunden stärker in die rechtzeitige Bereitstellung von Inhalten investiert.

Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen, wie zum Beispiel gemeinsame Kalender oder Projektmanagement-Plattformen. Diese Tools helfen beiden Parteien, organisiert zu bleiben, Fortschritte zu verfolgen und einen zentralen Ort für inhaltsbezogene Diskussionen und Aktualisierungen bereitzustellen. Durch die Bereitstellung einer strukturierten Kommunikationsumgebung ist es für Kunden wahrscheinlicher, dass sie ihren inhaltlichen Verantwortlichkeiten Priorität einräumen.

Indem Sie die Bedeutung der Festlegung von Erwartungen mit der klaren Definition von Inhaltsanforderungen kombinieren, schaffen Sie eine solide Grundlage für die rechtzeitige Bereitstellung von Inhalten. Dieser proaktive Ansatz ermutigt Kunden, detaillierte Richtlinien bereitzustellen, Inhaltsbeschreibungen zu verwenden und sich aktiv am Projektfortschritt zu beteiligen. In den nächsten Abschnitten werden wir zusätzliche Strategien untersuchen, um den Prozess weiter zu verbessern und eine zeitnahe Bereitstellung von Webinhalten sicherzustellen.

4. Stellen Sie klare Anweisungen und Vorlagen bereit

Um sicherzustellen, dass Kunden Inhalte effektiv erstellen und übermitteln können, geben Sie ihnen klare Anweisungen . Durch die Bereitstellung detaillierter Richtlinien minimieren Sie Verwirrung und stellen sicher, dass Kunden die Erwartungen und Anforderungen an ihre Inhalte verstehen.

Ein hilfreicher Ansatz besteht darin, ihnen Vorlagen oder Beispiele zur Verfügung zu stellen, die die gewünschte Struktur, Formatierung und Organisation ihrer Inhalte veranschaulichen. Diese können als wertvolle Referenz dienen und Kunden in die Lage versetzen, ihre Einreichungen an den Zielen Ihres Projekts auszurichten. Indem Sie erfolgreiche Beispiele präsentieren, setzen Sie einen klaren Maßstab und erleichtern es Ihren Kunden, Ihre Erwartungen zu erfüllen.

Erwägen Sie außerdem, die Verwendung von Content-Management-Systemen oder Tools für die Zusammenarbeit wie Google Drive, Trello und ähnlichen Tools zu fördern. Diese sind hilfreich, da sie einen zentralen Bereich bieten, in dem Kunden ihre Inhalte erstellen, bearbeiten und übermitteln können.

Und schließlich denken Sie daran, diese Vorlagen und Leitfäden prägnant, leicht verständlich und auf die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten zu halten. Kommunizieren Sie klar und deutlich die gewünschte Inhaltsstruktur, Wortanzahl, den Ton und alle spezifischen Richtlinien, die für das Projekt einzigartig sind. Dies versetzt sie in die Lage, Inhalte zu erstellen, die mit der Vision Ihres Projekts übereinstimmen, und spart Zeit durch die Minimierung hin- und hergehender Überarbeitungen.

5. Geben Sie ein Beispiel

Eine der effektivsten Möglichkeiten, Kunden zur rechtzeitigen Einreichung von Inhalten zu bewegen, besteht darin , mit gutem Beispiel voranzugehen . Als digitaler Vermarkter oder Webentwickler ist es entscheidend, Prioritäten zu setzen und Ihre eigenen Fristen konsequent einzuhalten. Indem Sie ein starkes Engagement für die pünktliche Erbringung Ihrer Arbeit zeigen, entwickeln Sie ein Gefühl von Professionalität und Zuverlässigkeit, das Ihre Kunden nachahmen können.

Legen Sie Wert darauf, Ihre eigenen Aufgaben sorgfältig zu verwalten, realistische Fristen festzulegen und sich darum zu bemühen, diese zeitnah zu erledigen. Indem Sie Ihr Engagement zur Schau stellen, demonstrieren Sie nicht nur Ihr Engagement, sondern schaffen auch Vertrauen bei Ihren Kunden, indem Sie deren Inhalte mit der gleichen Pünktlichkeit und Aufmerksamkeit bearbeiten.

Über die Einhaltung von Fristen hinaus ist es wichtig, in allen Interaktionen mit Kunden Professionalität und Zuverlässigkeit an den Tag zu legen. Dazu gehört eine schnelle und klare Kommunikation, das aktive Zuhören ihrer Bedürfnisse und die zeitnahe Beantwortung etwaiger Bedenken oder Fragen.

Behalten Sie während des gesamten Projekts ein professionelles Auftreten bei und behandeln Sie Kunden mit Respekt und Höflichkeit. Seien Sie proaktiv und informieren Sie sich über den Fortschritt Ihres Projekts. Halten Sie sie außerdem über alle Änderungen oder Anpassungen auf dem Laufenden, die sich auf die Fristen für die Einreichung von Inhalten auswirken können.

Darüber hinaus sollten Sie Kunden offen anerkennen und schätzen, die regelmäßig Inhalte pünktlich einreichen. Indem Sie ihre Bemühungen öffentlich anerkennen und ihre Arbeit als vorbildlich darstellen, schaffen Sie einen positiven Anreiz für andere Kunden, diesem Beispiel zu folgen.

Präsentieren Sie abschließend die Vorteile einer rechtzeitigen Einreichung von Inhalten, indem Sie hervorheben, wie sich diese positiv auf den Gesamtzeitplan und den Erfolg des Projekts auswirken.

Erwägen Sie die Verwendung von Atarim

Atarim ist die ultimative Lösung für freiberufliche Webdesigner und Designagenturen, da eine seiner Hauptfunktionen die unglaublich effiziente Bereitstellung von Inhalten ist.

Sobald Sie den Kunden auf Atarim eingebunden haben, muss er keinen anderen Kanal (wie E-Mail, Slack oder eine leere Google-Tabelle und ein leeres Google-Dokument) verwenden, um Ihnen die Inhalte zu senden – er kann alles innerhalb von Atarim erledigen und darüber hinaus Darüber hinaus können sie Anweisungen und Feedback hinterlassen und sogar sehen, wie sich die Dinge entwickeln.

Wenn Sie immer noch lieber E-Mail für die Bereitstellung von Inhalten verwenden, ist Atarim ebenfalls die beste Lösung – der einheitliche Posteingang, der speziell für Web-Ersteller erstellt wurde, erleichtert die E-Mail-Kommunikation erheblich!

All dies verkürzt die Projektlaufzeit und bietet Ihrem Kunden ein erstaunliches Erlebnis.

Schauen Sie sich Atarim hier an!

Abschließend

Die rechtzeitige Bereitstellung von Webinhalten ist für den Erfolg digitaler Marketing- und Webentwicklungsprojekte von entscheidender Bedeutung. Durch die Umsetzung der in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien meistern Sie Herausforderungen und sorgen dafür, dass Kunden zeitnah Inhalte einreichen.

Klare Erwartungen zu formulieren, Inhaltsanforderungen zu definieren, klare Anweisungen und Vorlagen bereitzustellen und mit gutem Beispiel voranzugehen – all das trägt dazu bei, eine kollaborative Umgebung zu schaffen, die rechtzeitige Einreichungen fördert.

Lassen Sie nicht zu, dass Verzögerungen den Erfolg Ihres Projekts behindern. Implementieren Sie diese Strategien und optimieren Sie den Prozess der Inhaltserfassung, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Und fügen Sie unten gerne Ihre eigenen Vorschläge hinzu!

​​Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde 2023 aktualisiert, um Branchentrends zu folgen und eine neue Perspektive auf das Thema zu bieten.