So erstellen Sie eine Webdesign-Rechnung (+ kostenlose Vorlage)

Egal, ob Sie neu im Webdesign sind oder bereits über Erfahrung verfügen, Sie wissen möglicherweise bereits, wie wichtig es ist, großartige Webdesign-Rechnungen zu erstellen, um sie Ihren Kunden in Rechnung zu stellen. Die Rechnungsstellung ist der einfachste Weg, um für die von Ihnen geleistete Arbeit bezahlt zu werden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind. Unabhängig davon, wann Sie Ihrem Kunden während des Projekts eine Rechnung stellen, ist es unerlässlich, den Rechnungsprozess zu kennen und zu wissen, wie man ihn erstellt!

In diesem Artikel werde ich auf die verschiedenen Komponenten einer Webdesign-Rechnung eingehen :

• Warum Sie eine Rechnung brauchen
• So erstellen Sie eine Rechnung
• Der beste Zeitpunkt für den Rechnungsversand
• Laden Sie eine kostenlose Webdesign-Rechnungsvorlage herunter

Warum Sie eine Rechnung brauchen

Ein Rechnungsprozess ist aus vielen Gründen wichtig, aber der erste (und wichtigste) ist, dass Sie von Ihren Kunden auf diese Weise bezahlt werden! Besonders wenn Sie anfangen zu skalieren, möchten Sie ein Dokument oder ein Blatt, das Sie und Ihren Kunden auf dieselbe Seite bringt, wenn es darum geht, wie viel Geld fällig ist.

Grundlegende Informationen skizzieren

Mit einer Standardrechnung wissen Sie und Ihr Kunde, welche Dienstleistungen Sie für ihn erbracht haben und wie viel er Ihnen schuldet. In der Regel enthält eine Rechnung Kontaktinformationen für Sie und Ihren Kunden, eine Beschreibung der Dienstleistungen oder Gebühren, den fälligen Gesamtbetrag und ein Fälligkeitsdatum der Zahlung.

Eine Rechnung ist eine der besten Methoden, um jedes Mal pünktlich und vollständig von Kunden bezahlt zu werden. Es dient als Kommunikationsmethode, da beide Parteien die Dienstleistungen, den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum der Zahlung verstehen sollten.

Verfolgen Sie ganz einfach, wie viel Geld Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen

Die Kundenkommunikation ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich, und glauben Sie mir, es wird immer schwieriger, wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, einen Kunden damit zu nerven, dass er bezahlt wird, oder doppelt zu überprüfen, ob ein Scheck auf den richtigen Namen ausgestellt ist. Die Rechnungsstellung (insbesondere die automatische Rechnungsstellung oder die Verwendung einer Vorlage) reduziert zusätzliche Kundenkommunikation, was letztendlich allen Zeit spart!

Verbringen Sie weniger Zeit mit der Beantwortung von Fragen zu Zahlungen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Kunde, der mit allem über ein Webdesign-Projekt einverstanden ist und seine Rechnung pünktlich bezahlt. Wir können träumen, oder? Aber im Ernst, nehmen wir an, Ihr Geschäft boomt und Sie müssen ungefähr zur gleichen Zeit 10 Kunden Rechnungen stellen. Anstatt für jeden Kunden eine brandneue Rechnung zu erstellen, können Sie eine Vorlage verwenden, einige Artikel anpassen und versenden. Dies stellt auch sicher, dass die Informationen korrekt sind und Ihnen nichts Wichtiges (wie das Fälligkeitsdatum der Zahlung!) auf Ihrer Rechnung fehlt.

Je besser der Rechnungsprozess für Ihren Kunden ist, desto besser wird Ihre Beziehung sein, und je besser Ihre Beziehung ist, desto wahrscheinlicher werden sie Sie weiterempfehlen! Wussten Sie, dass über 92 % der Kreativen neue Kunden durch Empfehlungen finden? Die Rechnungsstellung ist der reibungsloseste Weg, um Ihr Webdesign-Geschäft auszubauen.

Jetzt, da Sie die wichtigsten Gründe kennen, warum Sie eine Rechnung haben sollten, lassen Sie uns eintauchen und lernen, wie man eine erstellt!

So erstellen Sie eine Rechnung

Es gibt so viele verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Daher sollten Sie sich zunächst entscheiden, welche Rechnungsmethode für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Aber bevor ich zu weit vorgreife, lassen Sie uns diesen Prozess aufschlüsseln!

Hier sind die Schritte zum Erstellen einer Rechnung mithilfe einer Vorlage:

1. Entscheiden Sie, welche Rechnungsmethode Sie verwenden
2. Kontaktdaten hinzufügen
3. Fügen Sie Details zur Rechnungsverfolgung hinzu
4. Listen Sie die Dienste auf
5. Berechnen Sie die Gesamtkosten
6. Bezahlt werden

Schritt 1: Entscheiden Sie, welche Rechnungsmethode Sie verwenden

Für jeden neuen Kunden eine neue Rechnung zu erstellen, klingt (und ist es höchstwahrscheinlich!) anstrengend. Denken Sie darüber nach, wie viel Zeit Sie allein durch die Automatisierung des Prozesses sparen würden! Beide Rechnungsstellungsmethoden, Software und Vorlagen, sind großartige Optionen, also lassen Sie uns die Vor- und Nachteile durchgehen, damit Sie entscheiden können, welche besser passt.

Verwenden Sie eine Rechnungssoftware

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Kunden mithilfe von Software Rechnungen zu stellen, sparen Sie Zeit und Geld, da die meisten Softwareprogramme den Prozess automatisieren und es einfach machen, hineinzugehen, die Felder zu bearbeiten und an einen Kunden zu senden. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie einige Kunden haben, denen Sie normalerweise jeden Monat die üblichen Dienste in Rechnung stellen.

Möglicherweise stellen Sie jedoch fest, dass die Verwendung einer Rechnungssoftware mehr Geld kostet, als Sie ausgeben möchten, oder möglicherweise nicht so intuitiv ist, wenn Sie einen Sonderfallkunden haben. Angenommen, Sie senden eine monatliche Rechnung an einen Kunden für die Wartung der Website, haben sich diesen Monat jedoch für eine zusätzliche Stunde getroffen und eine Strategie für ihn skizziert. In diesem Fall möchten Sie eine Rechnungsoption, die für Ihre Kunden anpassbar ist, egal wie einfach oder kompliziert sie ist.

Ein weiterer Nachteil bei der Verwendung von Rechnungssoftware ist der Mangel an kreativer Freiheit. Sie werden feststellen, dass die meisten Rechnungssoftwareoptionen bearbeitbare Felder und einen Bereich zum Hinzufügen Ihres Firmenlogos haben. Sie sind jedoch ein Webdesigner, also möchten Sie höchstwahrscheinlich die Freiheit haben, Ihr eigenes Erscheinungsbild zu erstellen und Ihrer Marke ein bisschen mehr hinzuzufügen. Die Rechnungsstellung ist nicht das aufregendste Dokument, das Sie jemals erstellen werden, aber es sollte etwas sein, das Sie stolz zeigen und teilen können.

Wenn Sie sich entscheiden, dass Rechnungssoftware die bessere Wahl für Sie und Ihr Unternehmen ist, finden Sie hier einige solide Optionen für den Einstieg:

• Rechnungsgenerator
• Zoho

Rechnungsgenerator

Verwenden Sie diesen Online-Rechnungsgenerator, um mit einem einfachen Klick schön gebrandete Rechnungen zu erstellen! Mit Invoice Generator können Sie schnell Rechnungen direkt von Ihrem Webbrowser aus erstellen. Die von Ihnen erstellten Rechnungen können online versendet und bezahlt oder als PDF heruntergeladen werden.

Müssen Sie mehr als eine Rechnung erstellen? Keine Angst! Mit Invoiced können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen erstellen. Bonus: Sie können sogar Ihr Logo hinzufügen, um Ihre Rechnung noch besser aussehen zu lassen!

Zoho

Zoho bietet einen Generator, der nicht einfacher zu bedienen sein könnte. Sie können einfach Ihre Rechnungsadresse und die Adresse Ihres Kunden eingeben, eine Rechnungsnummer festlegen und eine kurze oder lange Beschreibung für den Artikel erhalten, für den Sie eine Gebühr erheben. Sie können auch mehrere Artikel für größere Projekte auflisten, die alle gleichzeitig abgerechnet werden, und eine individuelle Dankesnachricht für den Kunden hinzufügen, die nach Belieben angepasst werden kann.

Verwenden Sie eine Rechnungsvorlage

Eine weitere Option besteht darin, eine Rechnungsvorlage zu verwenden und sie bei Bedarf für jede Kundensituation zu aktualisieren, die Ihnen in den Weg kommt.

Vorlagen geben Ihnen die Freiheit, jede gewünschte Rechnung anzupassen. Das Beste daran: Es ist kostenlos! Lassen Sie uns über den Prozess der Rechnungserstellung mithilfe einer Vorlage sprechen.

Es gibt so viele Vorlagen auf der Welt, aber suchen Sie nicht nach einer neuen. Glücklicherweise haben wir bereits eine großartige Webdesign-Rechnungsvorlage! Schnapp dir deine hier.

Kontaktinformationen hinzufügen

Die erste Information, die Sie Ihrer Webdesign-Rechnung hinzufügen möchten, sind Ihre Kontaktinformationen. Da dies Standard ist und sich nicht ändert, es sei denn, Ihr Unternehmen ändert sich, können Sie Ihren Unternehmensnamen, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Ihr Logo hinzufügen.

Hinweis: Hier können Sie auf Speichern klicken, da die restlichen Schritte für die Rechnungsstellung an einen bestimmten Kunden gelten!

Der nächste Schritt besteht darin, den Namen und/oder Firmennamen Ihres Kunden und seine Kontaktinformationen, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer, hinzuzufügen. Überprüfen Sie immer, ob diese Informationen korrekt sind, da Sie nicht möchten, dass sich dies auf Ihren Zahlungseingang auswirkt.

Fügen Sie Details zur Rechnungsverfolgung hinzu

Dieser Schritt kann für Sie relevant sein oder auch nicht. Wenn Sie nur einen oder zwei kleinere Kunden haben, müssen Sie möglicherweise keine Details zur Rechnungsverfolgung angeben, z. B. eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Datum und ein Fälligkeitsdatum. Auf der anderen Seite würde ich empfehlen, für Ihr Unternehmen eine Art Tracking-Details hinzuzufügen. Es ist besser, organisiert zu sein, und besonders wenn Sie mit der Skalierung beginnen, möchten Sie von Anfang an ein solides Tracking-System.

Listen Sie die Dienste und Zahlungen für jeden auf

Es ist an der Zeit, alle Dienstleistungen aufzulisten, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Sie können so vage oder detailliert sein, wie Sie möchten (Sie können gerne Beschreibungen hinzufügen!), der Kunde sollte jedoch bereits wissen, welche Leistungen auf der Rechnung zu erwarten sind.

Achten Sie auf Akronyme oder Spitznamen, die Sie verwenden, um Ihre Dienste zu beschreiben. Gehen Sie davon aus, dass der Kunde wenig bis gar kein Verständnis für Webdesign hat, und stellen Sie sicher, dass alles übersichtlich angeordnet ist, damit Sie keine Zeit damit verbringen müssen, dem Kunden die Kosten zu erklären.

Berechnen Sie die Gesamtkosten

Berechnen Sie die Gesamtkosten für alle aufgeführten Dienstleistungen. Alles, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass alle einzelnen Artikelkosten korrekt sind, die Gesamtkosten berechnen und jede der Zahlen doppelt überprüfen.

Bonus: Wir haben aus dem Bericht The Business of Web Design erfahren, dass Webdesigner auch Zahlungsbedingungen und zusätzliche Informationen am Ende der Rechnung hinzufügen. Sie können das gerne ausprobieren, aber es ist eher ein Nice-to-have und kein Muss für Ihre Webdesign-Rechnung.

Bezahlt werden

Hier ist der einfachste Schritt! Das erfordert wenig bis gar keine Arbeit, da Ihre Rechnung fertig ist, Sie sie an den Kunden gesendet haben und jetzt warten.

Gelegentlich treten Rechnungsprobleme bei Kunden auf. Unabhängig davon, ob es sich um einen Kunden handelt, der Sie nicht bezahlt, oder um Streitigkeiten in Rechnung stellt, ist es besser, rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Der beste Zeitpunkt für den Rechnungsversand

Nachdem Sie nun eine großartige Rechnung für einen Kunden erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie an ihn zu senden, damit er sie bezahlen kann! Sie fragen sich vielleicht, wann der beste Zeitpunkt für den Versand einer Rechnung ist. Ist es zu Beginn eines Projekts, am Ende eines Projekts, monatlich oder in einer anderen Frequenz?

Ehrlich gesagt kommt es ganz darauf an! Einige Kunden zahlen lieber im Voraus, während andere es nach Abschluss der Arbeit wünschen. Es ist am besten, dieses Gespräch zu führen, bevor Sie eine Rechnung senden, da Sie einem Kunden keine Rechnung senden möchten, wenn er nicht weiß, dass sie kommt. Je transparenter der Prozess ist, desto einfacher ist es, die Zahlungen einzuziehen.

Abschluss

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Teil des Webdesign-Prozesses. Es ist zwar wichtig, großartige Arbeit für Kunden zu leisten, aber es ist auch notwendig, für die geleistete Arbeit fair bezahlt zu werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung und andere kundenorientierte Dokumente korrekt sind, damit Sie wieder das tun können, was Sie am besten können: schöne Websites erstellen!

Laden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage herunter!

Suchen Sie nach einer großartigen Rechnungsvorlage für den Einstieg? Suchen Sie nicht weiter! Diese Vorlage enthält alle wichtigen Details und Abschnitte, die Sie in einer Rechnung benötigen. Schnappen Sie sich Ihre unten!