Was ist ein Firmen-Wiki und wie richtet man eines ein?

Veröffentlicht: 2022-09-10

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sind so viele Informationen erforderlich, um die Dinge am Laufen zu halten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, häufen sich diese Informationen oft an und werden über Abteilungen, Büros oder sogar Lager verstreut. Dies erschwert den schnellen Zugriff und die abteilungsübergreifende gemeinsame Nutzung, verschwendet Arbeitsstunden und behindert die Produktivität.

Tatsächlich verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen, was 20 % der Gesamtzeit eines Teammitglieds ausmacht. Auch die nachverfolgte Produktivität wird mit zunehmender Informationskomplexität einen rückläufigen Trend zeigen.

Was wäre, wenn Sie all diese Informationen an einem zentralen Ort hätten, auf den jedes autorisierte Teammitglied mit nur einem Mausklick auf seinem Computer oder Telefon zugreifen könnte? Das ist ein Firmenwiki.

Kurz gesagt, ein Unternehmens-Wiki, auch bekannt als Business-Wiki, Unternehmens-Wiki oder Unternehmens-Wiki, ist eine zentralisierte Ablage wichtiger Unternehmensinformationen, die für Teammitglieder relevant sind. Es ist ein Wissensmanagement-Tool, das Informationen über Geschäftsprozesse, Unternehmenskultur und andere relevante Informationen für Mitarbeiter, Manager, Mitarbeiter und Unternehmensleiter bereitstellt. Ein Unternehmenswiki ist ein Ort, an dem Informationen erfasst, organisiert, gelernt, kollaboriert oder bei Bedarf aktualisiert werden können.

Lesen Sie weiter, um im Detail zu verstehen, warum ein Wiki für Ihr Unternehmen wichtig ist und vor allem, wie Sie eines einrichten.

Warum ist ein Firmen-Wiki wichtig?

Ein Firmen-Wiki ermöglicht Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf relevante Informationen über das Unternehmen. Es ist eine großartige Möglichkeit, neue Teammitglieder über Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -kultur zu informieren. Für etablierte Mitarbeiter ist es das zentrale Repository, die FAQ- und sogar Fehlerbehebungsdatenbank für alles, was zum betrieblichen Erfolg beiträgt.

Ein Wiki ist praktisch, da Sie Änderungen und Aktualisierungen schnell nachverfolgen können, da Sie sicherstellen, dass alles auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie Informationen haben, die für Ihr gesamtes Team relevant sind, aber nicht unbedingt für Kunden, ist ein Wiki ein großartiger Ort, um sie zu platzieren, damit jeder darauf zugreifen kann.

Bei einem großen Unternehmen ist es wahrscheinlich, dass kein Team weiß, wie das andere arbeitet oder warum es bestimmte Aufgaben ausführt. Ein Wiki ermöglicht es allen Mitarbeitern und Abteilungen, ihre Rollen und Prozesse in eigenen Worten zu erklären, damit jeder im Unternehmen sie sehen und verstehen kann. Auch wenn es an der Zeit ist, zusammenzuarbeiten, erleichtert ein Unternehmenswiki den Teams die Zusammenarbeit und erhöht die Produktivität der Mitglieder.

Wenn Unternehmensinformationen in einem Unternehmenswiki zentralisiert und relevanten Gruppen zugänglich gemacht werden, erleichtert dies die Arbeit von Mitarbeitern, Managern, Rechtsabteilungen und Unternehmensleitern.

Was gehört in ein Unternehmens-Wiki?

Ein Firmenwiki ist eine interne Enzyklopädie für das Unternehmen. Das bedeutet, dass Sie fast alles aufnehmen können, was Sie für Ihre Teams relevant finden, insbesondere hilfreiche Informationen, die ihnen ein Verständnis für die Marke, die Prozesse und die Kultur des Unternehmens vermitteln. Sie können Folgendes in ein Firmenwiki aufnehmen:

Firmen Geschichte
Interessenskonflikte
Kontaktinformationen
Unternehmenskultur
Handbuch/Leitfaden für Teammitglieder
Firmenveranstaltungen
Finanzbericht
Rechtsinformation
Berichte zur Marketingstrategie
Produktentwicklung, Geschichte, Tests, Verwendung, Design und Funktionen
Risikomanagement
Standardablauf
Strategie
Mission und Vision

Denken Sie daran, dass Sie nur relevante und hilfreiche Informationen für Ihr Team angeben sollten. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter in die Erstellung des Wikis einzubeziehen. Sie können auch Fotos, Videos und Hyperlinks von anderen Websites einfügen, die für Ihre Inhalte relevant sind.

Wer kann ein Firmenwiki erstellen?

Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Firmenwiki aufzubauen, ist es am besten, IT-Experten von einem renommierten Softwareentwicklungsunternehmen einzustellen. IT-Experten verfügen über die Fähigkeiten, ein System mit ausreichend Speicherplatz, einfachem Zugriff und einfacher Navigation zu erstellen.

Wenn es jedoch um Inhalte für das Wiki geht, spielt jeder im Unternehmen eine wesentliche Rolle bei der Befüllung der Wiki-Seiten, damit es eine umfassende und nützliche Ressource ist.

So richten Sie ein Firmen-Wiki ein

Ein Firmenwiki zu erstellen ist sehr einfach, wenn Sie genau wissen, was Sie wollen. Befolgen Sie die folgenden Schritte, wenn Sie Ihr Firmenwiki erstellen.

Identifizieren Sie die Ziele des Wikis

Die zentrale Rolle eines Wikis besteht darin, häufige Probleme innerhalb der Organisationsprozesse zu lösen. Teammitglieder können auf Informationen zugreifen, die ihre Aufgaben vereinfachen oder ihre Leistungsfähigkeit verbessern.

Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Ziele für die Erstellung Ihres Unternehmenswikis so festlegen, dass jeder mit Zugriff Ihre beabsichtigten Ziele erreichen kann. Ihre Ziele können sein:

Rekrutierung und Onboarding eines neuen Teams
Eine zentrale Informationsquelle haben
Vorbereitung der Kundenkommunikation, wie Videos und Audio
Führen Sie Aufzeichnungen über abgeschlossene Projekte für zukünftige Referenzzwecke
Kommunizieren von Prozessaktualisierungen mit dem Team

Bevor Sie sich für die beste Software entscheiden, berücksichtigen Sie alle anderen persönlichen Ziele, die Sie mit dem Wiki erreichen möchten.

Wählen Sie die richtige Software

Bei der Auswahl der idealen Software müssen Sie sich mit Ihrem internen Team auf die Funktionen einigen, die Sie im internen Wiki benötigen. Berücksichtigen Sie Folgendes:

Berechtigungszugriff, um zu entscheiden, wer den Inhalt sehen kann
Verknüpfung der Wiki-Seiten nach Relevanz zur Verbesserung der Navigation.
Zusammenführen mit anderen wertvollen Tools in den Unternehmenssystemen
Auch von technisch nicht versierten Benutzern in Echtzeit bearbeitbar
Eine einfache, zuverlässige und sofortige Suchfunktion

Verwenden Sie eine Wiki-Vorlage

Die meisten Wiki-Programme enthalten Seitenvorlagen. Sie können Ihre Vorlage jedoch an die Marke Ihres Unternehmens anpassen. Sobald Ihr Wiki für die Formatierung bereit ist, passen Sie die Vorlagen an, indem Sie bereits gefüllte Inhalte löschen, um Ihre benutzerdefinierten Inhalte hinzuzufügen. Sie können die Farbe, den Hintergrund und die Schriftart ändern, um sie Ihren Spezifikationen und Zielen anzupassen.

Identifizieren Sie die wichtigsten Mitwirkenden

Verwenden Sie einen Online-Editor, um alle erforderlichen Informationen hinzuzufügen. Sie können auch vorhandene Daten aus Ihren internen Dateien importieren. Ein gutes internes Wiki unterstützt alle Formen von Medien, von Videos, Audio, Bildern und Skripten. Sie können auch professionelle Autoren und Redakteure beauftragen, Ihrem Wiki weitere Informationen hinzuzufügen. Denken Sie daran, dass sich das Format an sich ändernde Geschäftsprozesse anpassen muss, da eine Bearbeitung in verschiedenen Phasen erforderlich ist, um diese Änderungen zu erfassen.

Laden Sie Ihr Team ein und konfigurieren Sie Zugriffsrechte

Zusammenarbeit ist einer der Hauptvorteile eines Wikis, machen Sie also nicht alles alleine. Planen Sie stattdessen ein Meeting mit Ihrem Team, um einen Beitrag zu leisten und Feedback zu geben. Es gibt immer etwas, das Sie optimieren können, um es besser zu machen.

Die Informationen müssen sicher sein; Daher ist das Festlegen von Zugriffsrechten für einige Mitglieder für bestimmte Seiten im Wiki der richtige Weg. Bevor Sie entscheiden, welchen Mitgliedern Zugriff auf welche Seiten gewährt werden soll, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Wer muss Inhalte im Wiki bearbeiten?
Wer führt die Kontoeinstellung und Abrechnung durch?
Möchten Sie, dass die Informationen mit allen geteilt werden können?

Darüber hinaus ist ein Treffen mit Ihrem Team eine großartige Möglichkeit, das Wiki als neue Software im Unternehmen einzuführen. Die Konferenz ist entscheidend, weil Sie:

Erklären Sie die Struktur und Logik hinter Ihrem Wiki
Zeigen Sie den Teammitgliedern, wie das Wiki funktioniert
Stellen Sie Erläuterungen zum Inhalt des Wikis bereit
Stellen Sie sicher, dass alle mit der neuen Software psychologisch an Bord sind

Fazit

Ein Firmen-Wiki ist für jedes Unternehmen oder Geschäft notwendig. Sie können die Interview- und Onboarding-Prozesse vereinfachen und die Produktivität, das Wissen und die Zusammenarbeit der Teammitglieder steigern. Alles in allem spart es Zeit und Ressourcen.