WooCommerce Proforma-Rechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Was ist eine WooCommerce-Proforma-Rechnung?

Eine WooCommerce-Proforma-Rechnung ist ein Angebotsdokument, das an den Kunden gesendet wird, bevor der Verkauf bestätigt wird. Es enthält Informationen darüber, was Sie bei einer Bestellung vom Verkäufer erwarten können. Dazu gehören die Details des Produkts oder der Dienstleistung, die an den Kunden geliefert werden sollen.

Die Proforma-Rechnung in WooCommerce ist kein Rechtsdokument, sondern im Wesentlichen eine Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer. Sie wird ausgestellt, um den Käufer über die Vorbereitungen eines Verkaufs zu informieren, und wird als erste Rechnung gesendet, da die offizielle Rechnung in diesem Stadium nicht ausgestellt werden kann, wenn die endgültigen Einzelheiten des Verkaufs nicht vom Käufer bestätigt werden.

Warum braucht man Proforma-Rechnungen in WooCommerce?

Nun, das könnte die Milliarden-Dollar-Frage sein, die Sie gerade beschäftigt. Benötigen Sie wirklich Proforma-Rechnungen in Ihrem WooCommerce-Shop?

Lassen Sie uns diese Frage anhand eines Beispiels beantworten.

Stellen Sie sich vor, Nova Enterprises, ein Büromöbelhersteller, erhielt von einem Kunden einen Auftrag über 100 Bürotische. Nach Erhalt der Bestellung begannen sie mit der Herstellung der Tische ohne Verhandlungen oder Kostenvoranschlagsdiskussionen. Nachdem sie alle Tische hergestellt haben, senden sie eine Rechnung an den Kunden. Der Kunde schien unzufrieden zu sein, da die Gesamtkosten höher waren als erwartet.

Nova Enterprises muss also Wiedergutmachung leisten und den Preis senken. Dies führt zu vielen Ineffizienzen im Unternehmen. Was sie hätten tun können, war, dem Kunden vor der Herstellung der Tische eine Proforma-Rechnung mit den Bestelldetails und dem geschätzten Preis und der Lieferzeit zu senden.

Proforma-Rechnungen bieten Verhandlungsspielraum für Kunden, bevor eine Bestellung tatsächlich bearbeitet wird. Kunden sollten wissen, was sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu geschätzten Kosten erhalten.

Sehen wir uns nun an, was die Hauptvorteile von WooCommerce-Proforma-Rechnungen sind.

Vorteile der WooCommerce Proforma-Rechnung

• WooCommerce-Proforma-Rechnungen können als Vertrauensvereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer dienen. Der Verkäufer zeigt seine Bereitschaft, die Produkte/Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu einem bestimmten Preis zu liefern. Und der Käufer erkennt an, für die Produkte oder Dienstleistungen bezahlt zu haben.

• Es wird die Transparenz der WooCommerce-Bestellabwicklung erhöhen, indem alle Bedingungen in Bezug auf Produkte, Kosten, Lieferzeit usw. angegeben werden.

• WooCommerce-Proforma-Rechnungen können als Angebotsaufstellung für Ihr Geschäft verwendet werden und Ihre Kunden die Kosten aushandeln lassen.

• Es listet alle notwendigen Informationen auf, die Kunden über die Bestellung wissen sollten, damit sie zum Zeitpunkt der Lieferung wissen, was sie erwartet.

• Proforma-Rechnungen in WooCommerce können viel Zeit bei der Bearbeitung von Bestellungen sparen.

Welche Felder sollten in einer WooCommerce-Proforma-Rechnung enthalten sein?

Lassen Sie uns nun sehen, welche wichtigen Felder in einer WooCommerce-Proforma-Rechnung enthalten sein müssen.

Eine WooCommerce-Proforma-Rechnung sollte die folgenden Informationen enthalten

• Rechnungsnummer/ Bestellnummer
• Name und Kontaktinformationen des Verkäufers
• Name und Kontaktinformationen des Käufers
• Bestelldatum und voraussichtliche Lieferzeit
• Beschreibung dessen, was im Paket enthalten ist. (Farbe, Material, Menge, Gewicht etc.)
• Transportbedingungen
• Verkaufskonditionen
• Anwendbare Steuern (falls zutreffend)
• Versandkosten (falls vorhanden)
• Proforma-Rechnungsnummer (falls zutreffend)

Das waren die wichtigen Felder, die in eine WooCommerce-Proforma-Rechnung aufgenommen werden sollten. Lassen Sie uns nun sehen, wie man eine Proforma-Rechnung in WooCommerce erstellt.

Wie erstelle ich eine WooCommerce-Proforma-Rechnung? Schritt für Schritt Anleitung

Da es in WooCommerce keine Standardoption zum Erstellen von Proforma-Rechnungen gibt, verwenden wir zu diesem Zweck ein Drittanbieter-Plugin und ein Add-on. Wir werden das kostenlose WooCommerce PDF Invoice-Plugin und sein Premium-Add-on für WooCommerce-Proforma-Rechnungen verwenden.

Schritt 1: Installation der Plugins

So installieren Sie das Plug-in WooCommerce PDF Invoice:

Gehen Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu Plugins > Neu hinzufügen .

Suchen Sie nach dem WooCommerce PDF-Rechnungs-Plugin von WebToffee.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt installieren, um das Plugin zu installieren. Aktivieren Sie dann das Plugin.

So installieren Sie das WooCommerce Proforma-Rechnungs-Add-on:

Nach dem Kauf des Plugins erhalten Sie eine E-Mail zum Herunterladen des Plugins. Sie können das Plug-in auch im Bereich „Mein Konto“ der WebToffee-Website herunterladen.

Navigieren Sie dann zu Plugins > Neu hinzufügen . Klicken Sie auf die Schaltfläche Plugin hochladen, um das Plugin hochzuladen. Installieren und aktivieren Sie das Plugin auf Ihrem WordPress-Dashboard.

Nachdem wir das Plugin und sein Add-On installiert haben, fahren wir mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2: Allgemeine Einstellungen für WooCommerce-Rechnungen konfigurieren

Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu Rechnung/Verpackung > Allgemeine Einstellungen .

Stellen Sie zunächst auf der Registerkarte Dokumente sicher, dass die Proforma-Rechnung aktiviert ist.

Wechseln Sie dann zur Registerkarte Allgemein . Von hier aus müssen Sie einige allgemeine Einstellungen für WooCommerce-Rechnungen konfigurieren.

Geben Sie Ihren Firmennamen ein und laden Sie anschließend ein Logo Ihres Unternehmens hoch.

Fügen Sie weitere Informationen wie die Steuernummer des Unternehmens, die Rückgaberichtlinie, den Fußzeilentext usw. hinzu.

Geben Sie nun die Adressdaten und Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein.

Klicken Sie dann auf Einstellungen aktualisieren , um die Einstellungen zu speichern.

Schritt 3: WooCommerce-Proforma-Rechnungen konfigurieren

Wählen Sie auf der Registerkarte „ Rechnung/Verpackung “ die Option „Proforma-Rechnung“ aus .

Von hier aus müssen Sie die WooCommerce Proforma-Rechnungseinstellungen konfigurieren

Allgemeine Einstellungen

• Wählen Sie aus, wie Sie ein Datum für die Proforma-Rechnung von WooCommerce festlegen möchten. Sie können entweder das Bestelldatum oder das Erstellungsdatum der Proforma-Rechnung auswählen.
• Wählen Sie einen Bestellstatus aus, um die Proforma-Rechnung automatisch zu erstellen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als PDF an Bestell-E- Mail anhängen, um die Proforma-Rechnung als PDF-Datei an die Bestell-E-Mail anzuhängen.
• Wählen Sie dann aus, wo Sie die Druckschaltfläche für Ihre Kunden anzeigen möchten.

Einstellungen für die Proforma-Rechnungsnummer

• Wählen Sie aus, wie Sie die Proforma-Rechnungsnummer festlegen möchten. Wählen Sie aus, ob Sie Proforma-Rechnungsnummern mit der WooCommerce-Bestellnummer oder einer benutzerdefinierten Nummernserie festlegen möchten.
• Wählen Sie ein Zahlenformat für die Proforma-Rechnungsnummer aus.
• Stellen Sie dann die Nummernlänge ein. Sie können die Änderungen auf der rechten Seite in der Vorschau anzeigen.

Einstellungen für die Produktanzeige

• Wählen Sie aus, ob Produkte nach Kategorie gruppiert werden sollen.
• Wählen Sie dann aus, wie Sie die Produkte in der Proforma-Rechnung sortieren möchten.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Variationsdaten unter jedem Produkt anzeigen, um Produktvariationsdaten in der Produkttabelle anzuzeigen.

Erweiterte Einstellungen

Wählen Sie beliebige Bestell-Metafelder und Produkt-Metafelder aus, die der WooCommerce-Proforma-Rechnung hinzugefügt werden sollen.

Sie können der WooCommerce-Proforma-Rechnung auch Produktattribute, eine benutzerdefinierte Fußzeile, spezielle Notizen und andere erweiterte Felder hinzufügen.

Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Einstellungen aktualisieren , um die Einstellungen zu speichern.

Schritt 4: Anpassungsoptionen für WooCommerce Proforma Invoice

Gehen Sie nun auf der Seite mit den Proforma-Rechnungseinstellungen zur Registerkarte Anpassen .

Verwenden Sie den visuellen Editor, um die Felder in der Proforma-Rechnung anzupassen. Sie können Text, Schriftgröße, Farbe, Ausrichtung usw. ändern.

Die Untermenüs auf der rechten Seite helfen Ihnen, verschiedene Felder in der Proforma-Rechnung einfach anzupassen.

Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um die Änderungen als Vorlage zu speichern. Sie können einen Namen für Ihre Vorlage eingeben und ihn für zukünftige Zwecke verwenden.

Letzte Worte

WooCommerce-Proforma-Rechnungen können eine großartige Ergänzung zu Ihren Shop-Dokumenten sein, da sie Ihnen helfen können, WooCommerce-Bestellungen effizienter zu verwalten. Das WooCommerce PDF Invoice-Plugin, das wir in diesem Artikel verwendet haben, verfügt über verschiedene Add-Ons für erweiterte Funktionen.

Sehen Sie sich unsere ausführliche Anleitung zum Erstellen und Anpassen von WooCommerce-Rechnungen an.

Der Zweck dieses Artikels war es, Sie über WooCommerce-Proforma-Rechnungen zu informieren, wie sie Ihrem Unternehmen zugute kommen und wie Sie sie auf Ihrer Shop-Website erstellen können. Wir hoffen, dass dieser Artikel seinen Zweck erfüllt hat. Was denkst du über diesen Artikel? Schreiben Sie Ihr Feedback in den Kommentarbereich unten.