職場で期限を守るための 6 つのヒント

公開: 2023-04-15
名前のない

「どれだけ長いかではなく、どれだけうまくいくか」という言葉を誰もが聞いたことがあるでしょう。 かわいいように聞こえますが、仕事の文脈では完全に真実ではありません. すべての目標、プロジェクト、タスクは時間で測定されます。 実際、SMART 目標の T は時間制限があります。したがって、タスクをどれだけうまく実行できるかは問題ではありません。 締め切りに間に合わなければ、目標を達成したことにはなりません。

締め切りに間に合わなかった場合は、次のようになります。 あなたはイライラします – あなたはすべての答えを持っていますが、それらを提供するのが遅すぎたので、適切なクレジットを得ることができません. クライアントを失います。 会社のお金がかかります。 評判が悪くなります。 そして、あなたは最終的に仕事を失います - 誰も責任を負いたくないのです。

さて、それは公平に聞こえませんね。 しかし、それはそれが何であるかです。 時間を守らなければ、あなたが思っているほど頭がよくありません。 あなたの努力はすべて無駄になり、誰もあなたの輝きを見ることはありません.

ただし、今すぐ変更できます。 鳥はあなたの手の中にあります。それが生きるか死ぬかはあなた次第です。 締め切りを守ること、さらには締め切りを先取りすることについて、より意図的になることができます。 ここでのヒントは、あなたを正しい道に導きます。

従業員が締め切りを守らない3つの主な理由

ある男が庭で雑草を見たことがあります。 怒って、彼は庭のはさみを取り出してハサミをハッキングしました。 彼は一生懸命働いたことに満足そうに微笑み、家に戻った。 翌日には雑草が復活。 彼は、永続的な結果を得るには雑草を根こそぎにしなければならないことに気付くまで、それらを切り続けました。

同様に、締め切りに間に合わない原因の根本にたどり着かない場合は、雑草を刈るだけです。 以下は、人々が職場で締め切りを守れない一般的な 3 つの理由です。 あなたのものがあるかどうかを確認してください。

  • コミュニケーション不足

タスクの成果物について明確なコミュニケーションがなければ、締め切りに間に合わせることが問題になる可能性があります。 たとえば、上司が部下にタスクを与え、「来週までに準備してください」と言った場合、それはあいまいです。 「来週」は、月曜日から金曜日までのいつでも意味し、金曜日では遅すぎる可能性があります。

ここで、プロジェクト管理ソフトウェアの出番です。プロジェクト管理ソフトウェアは、チームがプロジェクトの要件、成果物、役割、および責任を伝達できるようにすることで、まとまりのあるチームを構築するのに役立ちます。これにより、タスクの期待に関するあいまいさが取り除かれます。

  • 非現実的な締め切り

はい。 すべての締め切りが現実的であるとは限りません。 これはあなたのせいではありませんが、生産性に影響を与えることは間違いありません。 タイトなタイムラインは、タスクをより速く達成するためにあなたを引き延ばすかもしれませんが、過度のプレッシャーにさらされ、コストのかかるミスにつながります. 非現実的な締め切りについて上司と率直に話し合うことが、前に進む道です。

  • 時間管理スキルの欠如

今、私たちは問題の核心にいます。 これは通常、締め切りに間に合わせる際に人々が抱える主な問題です。彼らは時間の管理方法を知りません。 調査によると、82% の人が時間管理システムを持っていません。彼らはどういうわけか、魔法のように締め切りに間に合うことを期待しています。

多くの労働者が期限を守らないのも不思議ではありません。 あなたがそれを実現するまで、何も起こりません。 時間管理のスキルはあなたの膝の上にはありません。 あなたはそれについて積極的にならなければなりません。 これらのスキルを学び、育成する必要があります。

締め切りを前に進めるための 6 つのヒント

上記の理由から、締め切りに間に合わなかった要因のいくつかは、制御できないことが明らかです。 会社に優れたコミュニケーション文化がない場合、または上司が非現実的なタイムラインを設定している場合、それに対してできることはほとんど、または何もありません。

しかし、あなたがコントロールできる範囲内で取り組むことができる要素があります。 以下のヒントは、時間をより効果的に管理するのに役立ちます。

  • 時間管理システムを持っている

先に述べたように、締め切りに先んじることについては慎重にならなければなりません。 この意図性には、時間を管理するのに役立つ時間管理システムの開発が含まれます。 時間管理ルーチンは自動化されるため、すべてが適切に機能し、目標を達成できます。

  • SmallPDF などのドキュメント管理ソフトウェアを使用する

ソース

手作業による文書管理は時間とエネルギーを浪費し、締め切りに間に合わない可能性があります。ただし、SmallPDF のようなドキュメント管理ソフトウェアは、この問題を解決します。 これを使用すると、PDF を編集可能な Word ドキュメントに変換し、PDF ドキュメントを結合、編集、圧縮、および電子署名することができます。

SmallPDF には、デジタル ドキュメントのタスクを開始、管理、および完了するために必要なツールがあります。 このソフトウェアを使用して、テキスト、手書きの注釈、図形、および画像を強調表示して追加できます。 これにより、時間を大幅に節約でき、より重要なタスクに集中できます。

  • 時間追跡ソフトウェアを利用する

複数のタスクをこなしていると、簡単に時間を忘れてしまいます。 時間追跡ソフトウェアは、これが起こらないようにします。仕事の標準を損なうことなく、設定された時間枠内でタスクを達成するのに役立ちます。 これは、個人またはチームとして使用できます。 従業員の生産性向上につながります。

  • アイゼンハワー行列を練習する

複数のプロジェクトやタスクがあると、圧倒されて集中できなくなることがあります。 すべてをごちゃ混ぜにして作業を開始するだけです。 最終的に、最も重要なタスクを忘れて締め切りに間に合わなかったことに気付くかもしれません。 アイゼンハワー マトリックスは、この惨めさから抜け出すのに役立ちます。 タスクに効果的に優先順位を付けることができます。

これがどのように機能するかです。 重要性に基づいてタスクを分割し、それに応じてそれらに焦点を当て、無視し、排除します。 タスクは次のセグメントに分けられます。

  • 緊急かつ重要
  • 重要で緊急ではない
  • 緊急で重要ではない
  • 重要でも緊急でもない

このセグメンテーションにより、最も重要なタスクを完了し、期限を守ることができます。

  • ポモドーロ・テクニックを取り入れる

一生懸命働くということは、長時間働き、燃え尽きることを意味します。 スマートに働くということは、短いスパンで働き、断続的な休憩を取ることを意味します。 最終的には、燃え尽きることなく目標を達成し、締め切りを守ります。 これがポモドーロ・テクニックの提案です。

タスクに優先順位を付けたら、最初のタスクを開始し、25 分間続けて取り組みます。 時間が経過したら、5 分間の休憩を取り、ストレッチとリラックスを行います。 30 分間の長い休憩を取る前に、これを約 4 回行います。 ここでは、前述のタイム トラッキング ソフトウェアが役に立ちます。 より多くのことを達成し、よりリフレッシュできることがわかります。

  • アイスバーグ法を活用する

氷山の概念には、将来の使用のために重要なリソースとメモを照合することが含まれます。 これを行うと、必要なときにすぐに使用できるリソースのリポジトリが作成されます。この方法により、調査にかかる時間を大幅に節約できます。

この方法を活用する方法を次に示します。

  • 仕事関連の記事、メール、動画、メモなどをまとめます。
  • 適当にタグ付けして並べる
  • 保管する
  • 仕事があるときはいつでも彼らに相談してください

締め切りを早めることの 5 つのメリット

あなたの評判を台無しにしたり、仕事を失ったりしないこと以外に、締め切りを守り、期限を先取りすることには、他にも利点があります。

  • フォーカスの改善

あなたが実践してきた時間管理のヒントは、集中力を向上させます。タスクに集中し、別のタスクに着手する前にそれを成功裏に完了することができます。 これにより、生産性と仕事の質が向上します。

  • 優先順位の熟達

優先順位付けは、時間管理の重要な側面です。 習慣化すると、適切なタイミングで適切なことを行い、適切な結果が得られます。 スケジュールから不必要でありふれたタスクを排除し、時間をより生産的に使用できます。

  • 生産性の向上

上記のヒントを仕事で使用すると、生産性が向上します。 より短い時間でより多くのことを達成し、仕事の質が向上します。

  • 信頼性の向上

締め切りを守ることで、上司からの信頼が高まります。 彼らは、品質を損なうことなく、適切な時間内に作業を提供することをあなたに頼ることができます。 これにより、責任が増し、最終的には報酬が増えます。

  • ストレス軽減

期限が守られていないことによるプレッシャーは、ストレスにつながります。 保留中の仕事がたくさんあると、ストレス レベルが急上昇し、健康と生産性に影響を与えます。 締め切りを守ることで、このストレスが解消されます。 勤務時間管理システムがあるため、気分がリフレッシュされ、成果を上げなければならないというプレッシャーはありません。

実績のある時間管理のヒントで、ゲームのトップを維持しましょう

締め切りを先取りする人は資産です。 彼らは仕事を成し遂げるだけでなく、自分の仕事を真剣に受け止め、組織の目標を達成するために何でもすることを雇用主に示します。 これらの人々は、期限を守ることを意識しており、労働時間管理システムに取り組んでいます。

締め切りが守られない原因となるいくつかの要因は制御不能ですが、制御できるものは担当します。 最終的に、それらは生産性を高め、信頼性を高め、肯定的な評判を築き、会社の宝物になります。

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