会計情報システム機能の重要な要素（例を含む）

公開: 2022-06-10

財務管理は、事業運営に伴う最も困難なタスクの1つです。規模に関係なく、すべてのビジネスには、複数のチャネルにわたる財務および会計情報の正確なフローが必要です。そのため、利害関係者向けのレポートを作成するには、これらのデータを収集、保存、および処理する体系的かつ自動化されたプロセスが必要です。これは、会計情報システムの機能が今日のあらゆるビジネスにとって不可欠な役割を果たしているときです。

これは、財務報告とトランザクションの記録管理で最適な精度を確保することにより、企業を支援するためです。この情報は、必要なときにいつでもそれぞれの当局がすぐに利用できます。したがって、会計情報システムは、企業の意思決定プロセスを容易にします。

この記事では、会計情報システムの機能について詳しく見ていきます。その前に、会計情報システムの定義とその重要な要素を簡単に調べてみましょう。

会計情報システムとは？

会計情報システム（別名AIS）は、企業が財務、取引、レポート、およびその他の会計データを追跡するために使用するツールを指します。これにより、意思決定者は会社の全体的な健全性を理解し、それに応じて行動することができます。

適切に構造化されたAISは、データを収集、保存、および処理して、わかりやすい財務レポートを生成します。会計士、マネージャー、財務責任者、ビジネスアナリスト、税務当局、およびその他の関係者は、AISからすべての会計関連の活動を追跡できます。有能なAISソフトウェアは、正確でタイムリーなデータを提供し、最適なセキュリティ手法を採用することで機密データの流通を制限します。

会計情報システムの主要コンポーネント

会計情報システムは、主に7つの重要な要素で構成されています。これらのコンポーネントについては、以下のセクションで説明します。

1.AISの人々

AISを使用する人はこの点に該当します。 CFOのようなCスイートの幹部から会計士やマネージャーまで、このシステムを使用する人は誰でもAISの人と見なされます。たとえば、上級管理職はスタッフの販売目標を設定できます。関連部門はそれに関する通知を受け取り、営業担当者はAISに販売注文を入力できます。この情報は経理部門に渡され、請求書が作成されます。

次に、倉庫の従業員がこれらの注文を処理し、出荷を手配します。カスタマーサポートチームは出荷を追跡し、注文状況についての情報を提供し続けます。このプロセス全体を通じて、AISはすべての手順を管理し、在庫、配送、および製造コストを含む販売レポートを作成します。

コンサルタント、ビジネスアナリスト、および監査部門は、これらのデータにアクセスして、総コスト、収益、および利益を分析できます。このように、AISはその運用に幅広い人々を含みます。

2.手順と手順

AISシステムは、データを収集および処理する際に一連のルールに従う必要があります。そうしないと、不一致や不整合が発生します。正確な方法は、情報の適切な流れを確保するために必須です。手動と自動の両方の方法は、これらの手順と指示の不可欠な部分です。

会計情報システムが従うプロセスを説明する適切な文書を作成する必要があります。手順に従うように従業員をトレーニングします。繰り返しトレーニングを実施して、指示に細かく従うように慣れさせます。そうして初めて、会計情報システムは一貫して正確な結果を生成します。

3.ソースデータ

通常、会計情報システムはSQL構造のクエリ言語を使用してデータベースを管理します。会社の金銭問題に影響を与える情報はすべて、AISデータベースに含める必要があります。 AISデータベースは通常、次の種類のデータで構成されます。

受注
在庫データ
総勘定元帳
注文書
トランザクション請求書
分析とレポート
税務情報
給与データ
計時など。

AISデータベースをできるだけすっきりさせてください。会社の財務会計に関連するデータを保存することは避けてください。情報が多すぎると、必要なデータにアクセスするときに圧倒される可能性があります。

4.ハードウェアとデバイス

アカウント情報システムをスムーズに実行するには、多くの入力デバイスと出力デバイスが必要になります。これらすべてのデバイスとITインフラストラクチャは、使用するAISソフトウェアと互換性がある必要があります。そうしないと、ビジネスにAISを使用しているときにシームレスなエクスペリエンスを得ることができません。

インフラストラクチャには、電力不足と停電、ハードウェア障害、インターネット接続、およびAISに影響を与えるその他のデバイスのバックアップを含める必要があります。これは、AISプロセスを容易にするいくつかの入力および出力デバイスのリストです。

コンピューター
キーボード
モデム/ルーター
バーコードスキャナー
モニター
プリンター
プロジェクター
モバイルデバイス
バックアップ電源

5.情報処理装置（ソフトウェア）

すべてのハードウェアとデバイスを自由に使用できるようになったら、ソフトウェアをシステムに統合します。このソフトウェアは、関連するすべてのデータを処理し、それらを元帳、レポート、およびジャーナルに投稿して、使用できるようにします。意思決定者は、出力を分析し、その情報に基づいて決定を下すことができます。

6.情報ストレージ

情報処理装置またはソフトウェアには、データを格納できる物理ストレージがありません。通常、サーバーまたはハードドライブなどのストレージデバイスに依存します。権限を持つ人だけが簡単にアクセスできる安全なストレージデバイスがあることを確認してください。

7.セキュリティ

ほとんどすべてのAIS生成データは機密情報です。これらの機密データの流通を内部統制する必要があります。セキュリティ測定は、単純な数値パスワードから、指紋、音声、顔認識、網膜スキャンなどの複雑な生体認証まで多岐にわたります。

一流の会計情報システムは、データ侵害を防ぎ、許可されていないコンピューターからデータを保護することができます。 AISは、適切な権限を持つ個人がデータベースにアクセスすることを許可する必要があります。通常、会社とその顧客の両方の機密情報が含まれているためです。機密データの一部は次のとおりです。

給与情報
個人情報
社会保障番号
会社の財務データ
顧客情報
クレジットカード番号
他の利害関係者の財務情報

自然災害、予期しない電力サージ、コンピュータウイルス、およびデータの損失を引き起こす可能性のあるその他の脅威からデータを保存するための緊急時対応計画を立てる必要があります。

会計情報システム機能

有能なAISは、会社のすべての財務情報が最高レベルの精度と機密性でシステム内に記録されることを保証します。また、それぞれの従業員が必要に応じてこれらの機密データにアクセスして取得できるようにします。会計情報システムのすべての機能は、以下のセクションで分類されています。

1.情報を収集して処理する

このフェーズでは、会計情報システムが現金販売と現金購入からのデータを蓄積します。売掛金、買掛金、給与、請求書など。コンピュータ化されたシステムは、借方と貸方のすべてのデータを処理し、それらを意味のある情報に変換します。

2.管理用のレポートを生成します

営業マネージャー、生産マネージャー、財務アナリスト、その他の部門長などの経営陣は、AISによって生成されたレポートに基づいて意思決定を行うことができます。彼らは会社の財務実績と現在の位置を分析することができます。したがって、利用可能なリソースに合わせて達成可能なビジネス目標を設定できます。

3.複数の部門を相互接続します

AISは、相互に関連する複数の部門に共通のダッシュボードを作成できます。たとえば、営業部門は在庫チームの営業予算をアップロードできます。その後、彼らは製品をストックしたり、材料を購入したりするための措置を講じることができます。次に、それぞれの部門が請求書を作成します。この情報は、それを必要とするすべての部門が利用できるようになります。

4.データの循環を管理する

会計情報システムは、顧客、ベンダー、サプライヤー、および会社自体の機密情報を扱います。あなたはそれでデータ循環のレベルを調整することができます。 AISは、ビジネスオーナーが会社の財務データに誰がどれだけアクセスできるかを定義するのに役立ちます。 AIS全体で利用可能なデータを完全に内部統制できます。

5.不正行為を検出する

AISは会社のすべての金融取引を追跡するため、不正で不自然な資金の流れを簡単に検出できます。これにより、企業は手遅れになる前に不一致を調査できます。質の高い会計情報システムに投資することで、数百万ドルを節約できます。

会計情報システムのメリット

このセクションでは、会計情報システムを使用する利点をまとめました。

自動化された合理化された作業プロセス
財務情報の効率的な収集と保管
意思決定に使用されるインテリジェントなデータ
すべての会計情報に対する内部統制
相互接続されたチーム間のより良いコミュニケーション
顧客体験の向上
機密情報の損失の防止

3実用的な会計情報システムの例

会計情報システムの要素と機能がわかったところで、学習内容を実際の状況に関連付けて、理解を深めましょう。ここでは、AISの有用性についての洞察を得るのに役立つ3つの実用的な例をまとめました。

ディストリビューターの場合：ディストリビューターは通常、顧客と取引する際にクレジット条件に大きく依存します。そのため、売掛金に関する正確な情報が必要です。さまざまな部門の複数の従業員が支払い可能なレポートにアクセスできるため、支払いの期日と延滞をフォローアップできます。

建設会社の場合：建設会社は複数のプロジェクトを同時に実行します。会計情報システムは、プロジェクトのコストと進捗状況を追跡するのに役立ちます。各建物に費やされた材料費、労働者の残りの工数、および完了率に関するレポートを作成します。さらに、クレジットラインとローンの支払期日も追跡します。

非営利組織の場合：非営利組織は、別の方法で財務を処理します。彼らは彼らにお金を与えるドナーを追跡します。これらの組織は、毎年の基金の明細書を税務申告とともにドナーに転送する必要があります。これらのデータは、理事会、定期的な寄付者、および政府にも提示されます。

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