プロジェクト管理ソフトウェアを購入するための効果的なチェックリスト

公開: 2024-01-25

すでにビジネスを経営している場合、プロジェクト管理ソフトウェアは必須です。 タスクの配布から期限の設定まで、あらゆる段階でプロジェクトを管理するのに役立ちます。

プロジェクトを組織的な方法でより迅速に開始および終了するには、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する以外に方法はありません。

プロジェクト管理ソフトウェアを購入する場合でも、既存のソフトウェアを更新する場合でも、最終的な行動に移す前にチェックリストが必要です。 ご存知のとおり、どのようなタイプのプロジェクト マネージャーを選んだとしても、チェックリストは非常に重要です。

プロジェクト管理ソフトウェアの購入要件を満たしていれば、購入後に機能を見逃すことはありません。

それでは、私たちがあなたのために用意したこのチェックリストを見てみましょう。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由

これはプロジェクト管理ソフトウェア要件ブログの図です

プロジェクト管理ソフトウェア要件のチェックリストに入る前に、プロジェクト管理ソフトウェアがさまざまな面でどのように役立つかを説明しましょう。 ここでは、理解を深めるためにいくつかの重要なポイントについて説明します。

簡単なチームコラボレーション:大規模なプロジェクトを管理する場合、より良い成果を得るために、プロジェクトに関係する全員とのコミュニケーションを図ることが重要です。 プロジェクト管理ツールは、部門を超えたコラボレーションに役立ち、チームの作業を簡素化します。 このツールを使用すると、適切なプロジェクトの適切な人々とコミュニケーションをとることができます。

タスクの分散:このソフトウェアをインストールすると、すべてのタスクをすべてのチーム メンバーに簡単に分散できるようになります。 各メンバーに特定のタスクを割り当てることができます。 自分の職務についてよくわからない人は、タスク リストで何をいつ行う必要があるかを確認できます。 また、どのステップが連続しているのか、どのタスクが相互に依存しているのかを示すこともできます。

適切な計画:適切な計画がなければ何も達成できません。 ご存知のとおり、プロジェクト計画プロセスでは、すべての重要な手順を計画するのに多くの時間がかかります。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、効果的かつ効率的に完了するためのタスクの階層を簡単に確立できます。

プロジェクト追跡:プロジェクト管理ツールに依存するもう 1 つの大きな理由は、そのプロジェクト追跡機能です。 プロジェクトの進捗状況を追跡することには大きな価値があります。 チームメンバーに関するデータを収集して、彼らの作業ペースを知ることができます。 このデータを使用すると、チーム リーダーは後でより正確な時間を見積もることができます。 これにより、パフォーマンスが向上し、結果が迅速に得られます。

ドキュメントの共有:プロジェクト管理ソフトウェアは、チーム メンバーが必要なすべてのファイルやドキュメントにアクセスできる集中ストレージ プラットフォームを作成します。 こうすることで、お互いの依存関係を減らすことができます。 必要な情報を得るために何千もの電子メールをシャッフルすることなく、誰もが自分のタスクを完了できます。

自動タスク マネージャーを使用してプロジェクト管理の効率を高める 11 の最良の方法もお読みください。

プロジェクト管理ツールを購入する前にプロジェクト管理ソフトウェア要件チェックリストを作成する

リストを作らなかったからといって、買うはずのものを買わずに帰ってきたという経験は誰しもあるだろう。 ビジネス用のプロジェクト管理ソフトウェアを購入する際に、同じ間違いを繰り返さないでください。

プロジェクト管理ツールを購入することに決めたら、チェックリストが必要です。 チェックリストには、以下のトピックが含まれている必要があります。

  • 使いやすさ
  • プロジェクト計画能力
  • 時間追跡の能力
  • タスク管理機能
  • 時間節約の可能性
  • 価格設定

これらのプロジェクト管理システム要件を詳しく見てみましょう。

使いやすさ

使いやすさを優先する必要があります。 投資するソフトウェアが使いやすいものであることを確認してください。 一部の有名なツールは使用するのが非常に複雑で、ユーザーは数日間のトレーニングを必要とします。 チームメンバー全員を個別にトレーニングするわけではないため、これらのツールは使用しないでください。

あなたにとって最適な製品とは、使いやすく、あなたのチームにぴったり合うものです。 心配ない; 多くのツールは無料トライアルを提供しているため、購入を最終決定する前に、どのように機能するかを確認する機会が得られます。

プロジェクト計画能力

プロジェクト管理ソフトウェアの主な役割は、ユーザーがプロジェクト計画を効率的に作成できるようにすることです。 生産性の高いプロジェクト マネージャーは、計画をゼロから作成してプロジェクトを開始する必要があります。 次のような特定のタスクを実行できるツールを選択してください。

  • プロジェクト開始日
  • 締め切り
  • プロジェクトが完了するまでの推定時間
  • プロジェクトに関わる人々
  • 特殊ラベル
  • 優先度

これらの計画を立てることができれば、期限を守ることなくできるだけ早くプロジェクトを完了させることができます。

時間追跡の能力

プロジェクト マネージャーは、実行中のすべてのプロジェクトの現在の状態を把握する必要があります。 このような状況では、プロジェクト管理ソフトウェアの時間追跡機能や進捗状況追跡機能が非常に役立ちます。 時間追跡機能は、プロジェクト マネージャーが契約作業、従業員時間、プロジェクトに費やした請求可能時間を追跡するのに役立ちます。

リアルタイム プロジェクト レポート ソリューションを使用すると、プロジェクト管理ソフトウェアのさまざまな領域からデータを取得できるようになります。 その後、それをすぐに使用して、プロジェクトの現在のステータスに関するレポートを生成できます。 これにより、チームメンバーの作業の進捗状況を監視できます。

タスク管理機能

タスクを完了するための最良の戦略は、タスクを多くのサブタスクに分割することです。 これにより、チームメンバーが目標を達成するために心理的に後押しされると同時に、最終的なプレッシャーが最小限に抑えられます。 選択したソフトウェアでは次のことができるはずです。

  • タスクに依存関係を設定する
  • より大きなタスクからサブタスクを作成および管理する
  • 指定した時間または日付にタスクを繰り返すように設定します。
  • 複数のユーザーをタスクに割り当てる
  • 外部ファイルからタスクのリストをインポートする

時間節約の可能性

時間を大幅に節約できるプロジェクト管理ソフトウェアを選択してください。 誰もが嫌うことの 1 つは、同じ作業を何度も繰り返すことです。 この繰り返しでは締め切りに間に合わなくなります。 ただし、毎月または毎週の初めにタスクを作成する必要があるなど、一部のタスクは繰り返しが必要です。

このような状況では、プロジェクト管理ソフトウェアの定期的なタスクなどの機能が役に立ちます。 この機能を使用すると、忘れずに毎月の初めにタスクが作成されます。 すべてのプロジェクト管理ソフトウェアにこの機能があるわけではありません。 したがって、賢明に選択してください。

価格設定

何かを購入するとき、価格は大きな「X要素」です。 当然のことながら、新興企業や中小企業は限られた予算でビジネスを運営しているため、ソフトウェアにかかる費用を節約したいと考えています。 一般に、より多くの機能を備えたツールはより高価になります。 ただし、これらの機能がそれぞれのビジネスに適しているという保証はありません。

したがって、すべての要件を満たすプロジェクト管理ソフトウェアを探してください。 ただし、最初に、必要なツールの購入にどれくらいの金額を費やすことができるかを明確にしてください。

2024 年のベスト プロジェクト管理ソフトウェア

2020 年のベストプロジェクトマネージャーアプリ

自分のビジネスにとって最高の製品やサービスを確保するために妥協したくない人はいません。 それで、なぜそうするのですか？

正しいものを選択するのは難しい場合があります。 ただし、何を探しているのかが明確であれば、最適なソリューションを簡単に見つけることができます。

ただし、このパラグラフでは、最近の最高のプロジェクト管理ソフトウェアのいくつかについて学びます。 これらのアイテムはすべて、あなたをサポートするために慎重に選ばれています。

  • WPプロジェクトマネージャー
  • トレロ
  • ジラ
  • 上流の
  • パノラマ

したがって、ほとんどの要件に一致する最適なものを選択してください。

WPプロジェクトマネージャー

これは WP Project Manager ホームページのスクリーンショットです

WP Project Manager は、非常に使いやすい機能を備えた、これまでで最高のプロジェクト管理ソフトウェアの 1 つです。 無料版とプレミアム版の両方が付属しています。 10,000 社以上の企業が WP Project Manager の無料版を積極的に使用しています。 プロジェクトの作成、従業員へのタスクの割り当て、マイルストーンの設定などを行う機会が得られます。

WP Project Manager プロバージョンには、タイムトラッカー、請求書、カンバンボード、ガントチャート、ストライプゲートウェイなどのさらに素晴らしい機能が付属しています。 購入する前に無料でデモを試すことができます。 さらに、複数の料金プランが用意されています。 したがって、私の提案は、お金を重視するのであれば、WP プロジェクト マネージャーを選択することです。

WP プロジェクトマネージャーの主な機能

  • プロジェクトの進捗状況を把握するのに役立つガントチャート
  • タスク管理用のカンバンボード
  • 時間を追跡するための高度なタイムトラッカー
  • 自動生成レポート システム
  • 3 種類のマイルストーン – 今後のマイルストーン、完了したマイルストーン、後期マイルストーン
  • 自動化された繰り返しタスク管理により冗長性を回避
  • WooCommerce ストアと BuddyPress の統合
  • チームの能力を制御する権限をカスタマイズする
WP プロジェクト マネージャーによる RNR の成長と成功のストーリーを読む

トレロ

これは Trello_Project Management ソフトウェア要件のスクリーンショットです

Trello は、これまでのところ最も広く知られているプロジェクト管理ソフトウェアです。 人々はこれを Trello プロジェクト マネージャーと呼ぶよりも、Trello ボードと呼ぶことを好みます。 Trello では、各プロジェクトはボードと呼ばれます。 このボードは「リスト」と「カード」に分かれています。 カードはドラッグ可能です。 Trello を通じてプロジェクトの進行状況を簡単に追跡できます。

他の Trello 代替製品とは異なり、Trello はモバイル対応なので、デスクトップとモバイル デバイス間のシームレスな移行を体験できます。 Trello の無料版は試してみる価値があります。

Trello の主な機能

  • 追加のアクションを備えたタスク カートのカスタマイズ オプション
  • ドラッグアンドドロップによる簡単なアプローチ
  • カレンダービュー
  • タスクのコメントオプション
  • 簡単なチェックリスト管理タスク
  • 電子メール通知によるリマインダー。

ジラ

これは Jira _プロジェクト管理ソフトウェア要件のスクリーンショットです

Jira も人気のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 これにより、プロジェクト ロードマップを作成して、進行中のすべてのプロジェクトの計画を立てることができます。 プロジェクト マネージャーがプロジェクトのあらゆる詳細を管理できるドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを提供します。 このシステムは、ユーザー ストーリーと問題を作成し、スプリントを計画し、チーム全体にタスクを分散する機能を提供します。

Jira には Android および iOS ユーザー向けのモバイル バージョンがありますが、ほとんどの Jira 代替製品では利用できません。 Jira は主にエンタープライズ レベルのビジネスに焦点を当てていますが、スタートアップとして試してみることもできます。

JIRA の主な機能

  • カスタマイズされたスクラムボード。
  • タスクの進捗状況を確認するためのカンバン ボードを提供します。
  • カスタマイズ可能なプロジェクト ダッシュボード。
  • プロジェクトの作業を計画するためのロードマップ。
  • 強力なバグおよび問題トラッカー。
  • カスタマイズ可能なワークフロー。
  • 重要なものを表示するためのカスタム検索フィルター。
  • パフォーマンスを追跡するための多数のアジャイル レポート。

上流の

これは Upstream_Project Management ソフトウェア要件のスクリーンショットです

Upstream は、WordPress Web サイト内から直接、あらゆる種類のプロジェクトを簡単に管理できるプロジェクト管理プラグインです。 クライアントは、フロントエンド プロジェクト ビューを介してプロジェクトの進行状況を追跡できます。

まだそこまでの人気は得られていませんが、プロジェクトを組織的な方法で完了するのに大いに役立ちます。 プロジェクト、タスク、バグ、フライ、マイルストーンを柔軟にカスタマイズできます。 Upstream の無料版は試してみる価値があります。

アップストリームの主な機能

  • カスタマイズ可能なフロントエンド テンプレート
  • 美しいカレンダーとガント チャート
  • 進捗状況を測定するためのマイルストーントラッカー
  • バグ追跡と問題報告
  • 完全にカスタマイズ可能
  • 開発者に優しい
  • プロジェクトディスカッションスレッド

パノラマ

Panorama は、当社の最高のプロジェクト管理ソフトウェア リストの最後に厳選されたアイテムです。 使いやすい機能とユーザーフレンドリーなダッシュボードが付属しています。 これまでのところ、1000 以上のアクティブなインストールがあります。 あらゆる小規模企業に最適です。

Panorama を使用すると、クライアントやチーム メンバーがプロジェクトのステータスを即座に視覚化できます。 各ユーザーは進行中の作業を表示するための独自のダッシュボードを取得し、カスタマイズすることもできます。 さらに、プロジェクトごとに固有のページが表示されます。 ドキュメント、マイルストーン、フェーズ、タスクなどのすべての情報を 1 か所に保管するオプションが提供されます。

パノラマの主な機能

  • プロジェクトのディスカッションとタスクのコメント
  • 電子メール通知
  • 高度なタスク管理トラッカー
  • 内蔵タスクカレンダー
  • 利用可能なプロジェクトテンプレート
  • 個別のクライアントのダッシュボード

最終決定を下す前に賢明な行動をとってください

これで、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することの重要性と、それを購入するためのチェックリストがわかりました。 この分野の主要なツールについてもご存知でしょう。 これで、最終的なアクションを実行する準備が整ったはずです。

待って！ 「X – プロジェクト管理ソフトウェア」を購入する準備ができたとします。 次に、お好みのツールを他の主要なツールと比較して、最適なツールを選択するかどうかを判断します。

機能、価格、機能を詳細に比較すると、プロジェクト管理ツールを購入すると何が得られるのかが明確になります。 したがって、比較して、お気に入りのプロジェクト管理ソフトウェアを購入した後に後悔しないようにしてください。

まとめ

ビジネス オーナーやプロジェクト マネージャーとして、プロジェクトの実施をより迅速かつ簡単にするプロジェクト管理ソフトウェアの重要性を否定することはできません。 購入する前にガイドに従い、チェックリストを準備していることを確認してください。

チェックリストに関するご意見をお聞かせください。 ここで言及すべき重要な点を見逃している場合は、忘れずにお知らせください。

プロジェクト管理ソフトウェアを入手して、プロのようにプロジェクトを管理しましょう!