技術文書の作成方法: 例、定義、および型

公開: 2023-03-14

すべてのソフトウェアエンジニアリング製品には、関連するドキュメントが必要です。実際、ソフトウェア開発ライフサイクル (SDLC) 全体では、さまざまな種類の技術文書が作成されます。

なぜ？これらのドキュメントにはいくつかの目的があるためです。たとえば、ソフトウェアの機能について説明し、製品情報を一元化し、エンジニアと他の利害関係者間の対話を可能にします。

それだけではありません。技術文書は顧客にとっても重要です。購入者の 91% は、アクセス可能で要件に合わせてカスタマイズされていれば、デジタルドキュメントを利用します。

そこで、この記事では、技術文書の定義、種類、および例について説明します。

技術文書とは何ですか?

ソフトウェア開発では、テクニカルドキュメントは、特定の製品の開発と機能に関連するすべてのガイドとその他のコンテンツを指す高レベルの用語です。 ナレッジベースコンテンツ、または単に docs とも呼ばれます。

これらのナレッジベースの投稿に必要な人が簡単にアクセスできるようにするための一般的なベストプラクティスは、インターネットで利用できるようにすることです。

たとえば、Spren は、健康関連のモバイルアプリと接続するための API を提供し、カスタマイズされた正確な生体認証情報を提供する会社です。

しかし、これはトリッキーなプロセスであり、理解しやすく、専門家によって作成された技術記事が必要です。そのため、アプリ会社はソリューションをそれぞれのプロジェクトサイクルにシームレスに統合できます。

そのため、Spren のナレッジベースは、適切に作成された技術文書の好例です。顧客を惹きつけるための豊富なビジュアルとイラストを提供し、ドキュメントを理解しやすくしています。

技術文書の作成が重要な理由

技術文書は、さまざまな利害関係者が製品とその開発について理解し、同じページにいるのを助けることによって役立つ資産です。

技術文書は、一流の顧客サポートを提供するために不可欠になっています。それでも、ドキュメンテーションやコミュニティサポートなどのセルフヘルプ機能を提供している企業はわずか 33.33% です。

知識ベースの欠如や不正確さは、製品開発者やその他の関係者がプロジェクト全体を理解する方法に違いを生み出す可能性があります. したがって、最終的な製品は、各当事者が思い描いたものではない可能性があります.

そのため、シニアリーダーは、適切に分類された高品質の技術記事を必要としています。

たとえば、Spryker のナレッジベースは、ソフトウェアのインストールとメンテナンスを担当するプログラマーや技術者など、さまざまなユーザーグループに対応する必要があります。また、Spryker を使用してオンラインショップを運営するターゲット顧客。

これは、ドキュメントには、さまざまなニーズに対応するコンテンツが含まれている必要があることを意味します。さらに、対象となるエンドユーザーの技術習熟度に応じて開発する必要があります。

そして、それはまさに彼らがしたことです。ユーザーグループに従ってドキュメントを整理しました。

ご覧のとおり、ナレッジベースを使用するすべての人は、まず 3 種類の対象ユーザー (ビジネスユーザー、開発者、クラウドエンジニア) から自分のカテゴリを決定し、次に一連のガイドを選択する必要があります。

ユーザーが適切なエリアに入ると、自分の役割と技術的習熟度に合わせて設計されたガイドが表示されます。

上記の技術文書の例でわかるように、効率的な技術文書の主な目的は、プログラマーと他の関係者がプログラムの目標に関して同じページにいることを確認することです。

技術文書の種類と例は?

技術文書には、製品文書とプロセス文書の 2 種類があります。

製品ドキュメントには、ユーザーとシステムのドキュメントが含まれます
プロセスのドキュメントには、プロセスのベンチマークと内部運用が含まれます

それらについて、いくつかの確かな技術文書の例とともに、さらに詳しく見ていきましょう。

製品ドキュメント

製品ドキュメントには、構築中の製品に関する情報が含まれており、その使用例に関するガイダンスが提供されています。

この情報は、製品要件、ビジネスロジック、技術仕様、およびユーザーガイドで構成されています。製品ドキュメントには、主に次の 2 種類があります。

システム文書

システムドキュメントは、製品作成フレームワークの概要を提供し、製品開発者やその他の関係者がその背後にあるテクノロジを理解できるようにします。

通常、要件仕様、ソースコード、アーキテクチャ設計、検証レポート、認証とテストの詳細、メンテナンス手順、よくある質問、およびヘルプガイドで構成されます。

たとえば、ユーザーストーリーマップは、製品バックログを利用して作成された技術ドキュメントの例です。このタイプのコンテンツは、ユーザーストーリーを製品の今後の機能またはセクションに編成するのに役立ちます。

ユーザーストーリーマップの製品ドキュメントの例 — 画像ソース: Feedotter

ユーザーストーリーマップは、定義された期間に必要な機能を表すために、特定の順序で分類された表形式の計画または特定の目標の形式をとることができます。

ユーザー文書

見出しが示すように、ユーザードキュメントは製品を使用するユーザー向けに作成されています。ただし、ユーザーのタイプはさまざまです。そのため、さまざまな使用カテゴリと習熟度に基づいてこれらのドキュメントを作成する必要があります。

通常、ユーザードキュメントは、システム管理者とエンドユーザーという 2 つの主要なセグメントを対象としています。

このタイプのドキュメントは、ハウツーガイド、ユーザーマニュアル、インストールガイド、トラブルシューティングドキュメント、および取扱説明書で構成されています。

たとえば、Metric Insights は、訪問者のインタラクション情報やその他の詳細を利用して、サイトを改善するための実用的なアイデアを提供するプッシュインテリジェンスシステムです。

この技術文書の例には、マネージャーと一般ユーザー向けのさまざまなタイプのコンテンツを表示するセクションがあります。

プロセス文書

プロセスドキュメントには、製品エンジニアリングに関連するプロセスの構築と管理に関して作成されたすべてのコンテンツが含まれます。

プロセス文書と製品文書の主な違いは、前者がエンジニアリング手順を文書化し、後者が製品を説明していることです。

プロセス文書を維持する理由は、エンジニアリング段階の組織と計画を改善するためです。

このタイプの文書化には、プロセスを開始する前、および製品の構築中に準備と戦略が必要です。

一般的なプロセス文書には、標準的な操作手順、プロジェクト文書、プロセスの青写真、テスト日、ホワイトペーパー、会議の議事録、および企業コミュニケーションが含まれます。

たとえば、以下は、スタッフと顧客が利用できる学習管理システム (LMS) の製品設計図です。

この技術文書の例では、将来の機能について説明し、従業員とバイヤーにエンジニアリングフェーズと予想されることを説明します。

技術文書の作成方法: ベストプラクティス

技術文書を作成するときは、必要な文書の量を計画し、有能なテクニカルライターを雇い、コンテンツの作成と管理を合理化し、ナビゲーションを容易にし、視覚補助を使用し、頻繁にバックアップを取ります。

技術文書を Web に掲載する場合、企業は、ブランドの成功に確実に貢献するために、いくつかの重要な要素に注意を払う必要があります。それらが何であるかについて議論しましょう。

聴衆を念頭に置いてください

読者の技術的習熟度に応じて、技術文書が理解しやすく、ナビゲートしやすいものであることを確認してください。

技術記事を作成している読者を忘れないでください。たとえば、エンドユーザー向けに記述する場合は、エンドユーザーが簡単に理解できる簡単な言葉を使用します。複雑なドメイン固有の単語、専門用語、または略語は、読者が知らない可能性があるため、避けてください。

ただし、エンジニアや開発者向けに書いている場合は、ロードマップに従い、必要なレイアウトと機能を開発するために必要な正確で詳細な情報を提供する必要があります。

可能な限り、段落を短くするようにしてください。また、画像や動画を含めることを忘れないでください。多くの読者は、詳細を視覚的に把握するのが難しいと感じています。

技術文書の例として、Whatfix のナレッジポータルを見てみましょう。 Whatfix は、クライアントがアプリケーションを適切に把握するのに役立つ優れたテクニカルドキュメントを提供しています。また、ユーザーがプラットフォームを利用する方法を理解するのに役立つビデオも開発しました。

また、文書を首尾一貫して整理し、トピックの索引を含めます。そのため、ユーザーは探しているものをすばやく見つけることができます。

必要なドキュメントの量を計画する

ヘルプドキュメントがまったくない場合と、必要以上の技術記事がある場合の中間の道をたどってください。

十分な技術文書がないと、ソフトウェア開発ライフサイクル (SDLC) のすべての段階でいくつかの不正確さが生じ、生産性が低下する可能性があります。

一方で、膨大な数の技術記事を公開したり、目的のために同じ内容を複数の記事に含めたりするべきではありません。

技術文書のコンテンツ戦略を作成するプロセスを示す例を次に示します。

技術記事には、非常に重要で適切な詳細のみを含めてください。さらに、完璧な組み合わせを作成するには、開発者が作業を開始する前にプロジェクトの詳細を評価する必要があります。

コラボレーションを促進する

製品の理解を深めるために、インタビューやチームミーティングを通じて、開発者、エンジニア、およびチームメンバーを文書化プロセスに参加させます。

技術記事の作成には、すべてのグループメンバーの集合的な参加が必要です。確実に最適化するには、開発者とエンジニアを巻き込んで、ソリューションをよりよく理解する必要があります。

いくつかの技術的な部分を準備したら、それらを同僚に見せて、彼らの考えを聞いてください。

それに加えて、カンバンボードを毎日確認したり、チームセッションに参加して最新情報を入手したりできます。

より多くのデータを収集するには、意見を共有したり、質問をしたり、他のメンバーに意見や提案を提供するよう説得したりしてください。

有能なテクニカルライターを雇う

適切な経験を持つテクニカルライターを雇い、エンジニアリングチームと同じオフィスに配置して、効果的なコラボレーションを実現します。

可能であれば、知識ベースの投稿を担当する個人を雇用することをお勧めします。テクニカルライターは、通常、このタスクを実行する人を表すために使用される用語です。

ソフトウェア開発の経験を持つテクニカルライターは、プログラマーが何が起こっているのかを深く掘り下げなくても、プログラマーからデータを収集できます。

チームにテクニカルライターを含め、同じ職場に配置して、緊密なコラボレーションを促進することも有利です。

また、インスピレーションを得るために、以前の技術文書の例をいくつか見せてください。このようにして、彼らは日常の会議や会話に参加できます。

コンテンツの作成と管理を合理化

テクニカルオーサーにとって不要な障壁を排除し、ユーザーの役割と権限を設定することで、コンテンツをすばやく簡単に作成できるようにします。

ドキュメントの作成者は、ドキュメントにすばやく簡単にアクセスして編集できます。不必要な認証やレビュープロセスなどの障害を排除します。

たとえば、Heroic KB は、必要に応じて情報の整理、検索、およびレビューを容易にする、使いやすいコンテンツ作成および管理インターフェイスを提供します。

潜在的な作成者に「オーサリング」アクセス権を付与して、データを変更できるようにし、制限された権限を持つ他のユーザーには「表示」アクセス権を付与します。

すべてのデバイスで簡単なナビゲーションと検出を実現

情報を簡単に見つけるための適切なナビゲーションとともに、あらゆる形状やサイズのデバイスで技術文書にアクセスできることを確認してください。

今日の時代は技術的であり、モビリティによって推進されています。サイトと同様に、技術文書はモバイルフレンドリーである必要があります。また、関連するドキュメントを簡単に見つけて特定できるようにします。

たとえば、チュートリアルや製品ページなど、レコード間の内部リンクを利用します。トピックに関する正しい情報をユーザーに提供するには、正確な分類と情報アーキテクチャが不可欠です。

BMC による技術文書の例を考えてみましょう。私たちの誰もが、質問に対する迅速な回答を必要としています。したがって、この要件に対応するために、BMC は展開可能なマクロと資料の簡単な要約を統合しました。

視覚補助を使用する

特定の視覚的基準を維持していることを確認してください。 画像、グラフ、ビジネスブランドの要素を取り入れて、文書をより魅力的で認識しやすいものにします。

顧客がビジネスやサイトとやり取りするすべてのインタラクションは、特定の視覚的基準とブランディング基準に従います。では、技術ナレッジポータルでも同じルールを遵守してみませんか?

これにより、ドキュメントが識別可能になり、ビジネスのイメージを向上させることができます。

技術文書を作成するときは、画像、グラフ、およびブランドアセットを組み込むことを検討してください。

これをうまく行っている技術文書の例は、K15t ソフトウェアです。適切な表とビジュアルが含まれているため、読者はコンテンツを簡単に吸収できます。

さらに、これにより、ドキュメント全体を調べなくても、古くなった部分をすばやく特定できます。

ドキュメントを定期的に維持および改善する

ユーザーガイドを改訂して、変更点をユーザーに知らせます。 また、バージョン管理アプリとユーザーフィードバックを利用して、ドキュメントを更新および維持することもできます。

定期的なコンテンツ管理が不可欠です。不正確または誤解を招く技術知識ベースは、読者にとって役に立ちません。

プロジェクトのニーズと仕様に変更があった場合は、技術知識ベースを改訂して更新に合わせるための適切なシステムが整っていることを確認してください。

さらに、ソフトウェアが顧客向けにリリースされた後に変更があった場合は、ユーザーに変更を知らせ、ユーザードキュメントを改訂することが重要です。バージョン管理アプリを利用して、これらの編集を効果的に処理することもできます。

それに加えて、技術知識ベースをアップグレードする際に読者の支援を受けることができます。 Broadcom の技術文書の例を見てみましょう。同社は、顧客がフィードバックとコメントセクションを介して入力を提供できるようにします.

このインタラクティブな機能により、顧客は質問したり、フィードバックやアイデアを提供したりできます。そのため、テクニカルライターがナレッジベースを更新するのに役立ちます。

頻繁にバックアップを取る

不測の事態から保護するために、ドキュメントの複製を保存し、プロジェクトに関する電子メール通信をアーカイブします。

技術文書が入手できず、他に選択肢がないという状況に陥ってはなりません。

これを防ぐには、ドキュメントの過去のコピーをナレッジポータルに保存し、プロセスに関する電子メール通信を保存します。

技術文書に最適なツールは何ですか?

最高のテクニカルドキュメントツールは、Heroic KB や Confluence などの多目的ツール、WordPress や RoboHelp などのテクニカルオーサリングツール、Swagger などの API ドキュメント用ツール、Aha! などの製品ロードマップツール、マークアップ言語エディターです。

そうは言っても、使用法に基づいて、最高の技術文書化ツールをより詳細に見てみましょう.

多目的ツール

ソフトウェアエンジニアが利用できる一般的な技術ドキュメントソフトウェアは多数あります。ニーズを特定し、知識を共有し、製品の機能とプロジェクトの運用を文書化することができます。これらには以下が含まれます：

WordPress + Heroic KB: Heroic KB は、人気があり、経済的で、協力的な技術文書システムです。幅広い産業や製品に適しています。また、信頼できる wiki プラットフォームを開発するためにも利用できます。

Bit.ai: Bit.ai は、ドキュメントの作成、保存、情報交換、および wiki プラットフォームの利用に使用されます。技術文書の作成が完了したら、それを PDF またはマークダウンファイルとして保存し、選択したシステムで共有できます。

Atlassian の Confluence:これは、製品のニーズを処理し、コンテンツを作成するための完全なインフラストラクチャを含む、別のチームワークベースの製品ドキュメントソフトウェアです。

Github:これについては、すでにご存知かもしれません。技術文書にも活用できます。ネイティブの wiki プラットフォームが付属しています。

テクニカルオーサリングツール

テクニカルオーサーは、優れた技術文書を作成するために専用ツールを頻繁に使用します。これらはコンテンツ管理システム (CMS) として知られており、さまざまな種類の技術記事を簡単に作成、構造化、および処理できます。

CMS は、さまざまな種類のドキュメントを処理し、記事をプルして保存し、多数のチームメンバーが共同でドキュメントを作成できるようにします。いくつかのよく知られたツールには次のものがあります。

WordPress + Heroic KB:豊富なドキュメント開発とインデックス作成機能を備えた強力な自己ホスト型ソフトウェアであり、広範なマルチメディアの添付ファイル、チームワーク、および承認設定が組み合わされています。

MadCap Flare:複数の方法でコンテンツを配布する機能、複数の言語でのサポート、および豊富な教材を備えた堅牢なデジタルプラットフォームです。

Adobe RoboHelp:フル機能のドキュメントを生成し、短い形式のコンテンツを簡単に処理し、バージョン管理を実装できる、総合的なコンテンツ管理システムです。

ClickHelp:受賞歴のあるシステムで、他のシステムからの簡単な移行、カスタムユーザーロール、およびさまざまなデータ分析機能を提供します。

API ドキュメント用のツール

API ドキュメントを作成する手順は、ほとんど自動化されています。開発者またはテクニカルオーサーは、自分でコンテンツを作成することも、API ドキュメントクリエーターを利用することもできます。それらのいくつかは次のとおりです。

RAML 2 HTML: RAML パラメータを利用する簡単なドキュメントクリエータ。

Swagger: RESTful Web サービスと API を生成および維持するために構築された、無料の自己文書化プラットフォーム。

製品ロードマップツール

これらのツールを使用すると、詳細をすばやく伝えたり、時間枠やデザインを変更したり、新しい情報を含めたり、フレームワーク全体を微調整したりできます。

これらの計画アプリケーションの多くは、さまざまな設計図用に事前に作成されたテンプレートを提供しているため、製品ドキュメントの作成をすぐに開始できます。製品ロードマップツールのいくつかを次に示します。

Roadmunk:この完全なロードマップソフトウェアを使用して、バイヤー中心の戦略に従ってビジネス全体を位置づけます。 Roadmunk を使用すると、購入者のフィードバックを収集し、将来の開発を決定し、すぐに使用できるテンプレートを使用して計画を明確にすることができます.

ProductPlan:この計画ソフトウェアを使用すると、洞察を収集して管理し、同僚と協力して、製品の青写真を作成して投稿し、計画を進めることができます。

あはは!:あはは! プロダクトエンジニアリングプラットフォームです。計画の作成、他者からの洞察の収集、イノベーションの促進、機能の分類、製品設計図の配布、ローンチの処理、エンジニアリングプロセスの整理を行うことができます。

マークアップ言語エディター

技術的なソフトウェア記事がインターネットに適していることを確認するには、適切な構造で作成する必要があります。このため、マークアップ言語が利用されています。

マークアップは、すべてのマークアップ言語の中で最もよく知られています。 HTML に変換するのは簡単で、操作に高度なスキルは必要ありません。次のマークダウンエディターは、製品ドキュメントの作成に役立ちます。

Quiver: Quiver は、ソフトウェア開発者向けに特別に設計されたノートブックです。コード、テキスト、LaTeX、Markdown を 1 つのメモにまとめることができます。コードエディターを使用して編集し、LaTeX と Markdown をリアルタイムで簡単に表示し、メモをすばやく見つけることができます。

Visual Studio Code:このソースコードエディターは、企業が macOS、Windows、および Linux で動作するアプリケーションのエラーを開発および修正するのに役立ちます。これには、コードのリファクタリングとナビゲーション、構文の強調表示、Emmet の省略形、スニペット、テキストラップ、コマンドラインインターフェイス (CLI) などの機能が含まれます。

Typora:スムーズな読み書きインターフェイスを提供するマークダウンエディターです。モードスイッチャー、マークダウンソースコードの構文記号、プレビューエリア、およびその他のさまざまな気を散らす要素を排除します。むしろ、リアルタイムのプレビュー機能にアクセスできるため、ドキュメントだけに集中できます。

iA Writer: iA Writer は、Android、iOS、および Mac 用のテキストエディターです。 iCloud と Dropbox の同期、編集、フォーカス書き込み、構文制御、Microsoft Word のエクスポートとインポート、およびその他のさまざまな機能で構成されています。

UI ドキュメンテーションソフトウェア

UXデザインのトップソフトウェアは、魅力的なプロトタイプ、ワイヤーフレーム、スケッチ、モックアップを構築できるプロトタイピングソフトウェアです.

InVision:プロトタイピングで最も広く使用されているソフトウェアの 1 つです。 InVision は、マルチプラットフォーム機能とチームワーク機能で有名であり、ユーザーインターフェイス (UI) の開発に最適です。

Sketch:簡単で効果的なベクターベースのデザインプラットフォームです。 Mac アプリと Web アプリとして利用できます。これは人気のあるツールであり、ユーザーインターフェイス (UI) を視覚化するための十分な機能を提供します。

Adobe XD: Adobe XD では、XD はエクスペリエンスデザインを意味します。ユーザーエクスペリエンス (UX) の専門家向けに作成されたデザインツールです。開発者が優れたモックアップを作成するのに役立ち、アプリケーションを通じて他の人に見せることができます。

UXPin:デザイナーがあらゆる種類のレイアウトを作成できるようにする Windows および Mac のデザインソフトウェアです。また、UXPin は、ワイヤーフレームやスケッチを他のソフトウェアプログラムからインポートして魅力的なプロトタイプを作成する機能も提供します。

技術文書に関するよくある質問

ここでは、技術文書に関して最もよく寄せられる質問とその回答を示します。

技術文書の目的は何ですか?

技術文書の目的は、技術者または非技術者が使用する製品、システム、またはサービスに関する情報を提供することです。このドキュメントは、ユーザーが製品の仕組み、インストール、使用、トラブルシューティングの方法、および必要に応じて部品を修理または交換する方法を理解するのに役立ちます。

技術文書は、エンジニア、開発者、および製品に携わるその他の専門家の参考資料としても役立ちます。一貫性と標準化を保証し、製品の開発と進化の歴史的記録を提供するのに役立ちます。

技術文書をどのように整理し構造化するか?

技術文書は、理解しやすく、ナビゲートしやすいように、明確かつ整理された方法で構成する必要があります。技術文書を整理および構造化するためのベストプラクティスを次に示します。

目次または索引から始めて、取り上げるトピックの概要を示します。
ドキュメントを明確なセクションに分割し、見出しと小見出しを使用して読者を導きます。
明確で簡潔な言葉を使用し、技術的な専門用語は避けてください。
複雑な概念を説明するために、図やスクリーンショットなどの例や視覚補助を含めます。
フォントのサイズとスタイル、見出し、段落の間隔など、ドキュメント全体で一貫した形式とスタイルを使用してください。
特に長いドキュメントセットの場合は、簡単に移動できるように検索機能またはインデックスを提供します。

技術文書とユーザー文書の違いは何ですか?

技術文書とユーザー文書はどちらも、製品またはサービスに関する情報を提供する書面による文書です。ただし、目的と対象者が異なります。

技術文書は、エンジニア、開発者、IT プロフェッショナルなどの技術ユーザーを対象としています。製品の設計、アーキテクチャ、および技術仕様に関する詳細情報を提供し、トラブルシューティングとメンテナンスに使用されます。

一方、ユーザードキュメントは、製品やサービスを使用する顧客や従業員などのエンドユーザーを対象としています。ステップバイステップの説明や視覚補助など、製品の使用方法に関する情報を提供します。

まとめ: 技術文書の概要と例

技術的な知識は、読者にとって不可欠な資産です。ソフトウェア開発者やテストチーム向けのドキュメント、ユーザードキュメントなど、すべての人にとって役立つ技術記事を作成して公開する必要があります。

しかし、製品開発サイクルが速いため、技術知識ベースを利用可能にして魅力的なものにするのは難しい場合があります。

完全な技術知識ポータルは、正確で、要点があり、適切です。そこで、Heroic KB などの技術文書管理システムが役に立ちます。

Heroic KB のコンテンツ管理とチームワーク機能により、オーサリングプロセスとテクニカルガイドを簡単に改善できます。また、組織の生産性とユーザーエンゲージメントを向上させます。