2023 年のドキュメント管理システムとソフトウェアのベスト 15

ドキュメント管理システムの世界市場は、2028 年までに 110 億 6000 万ドルに達すると予測されています。

そして当然のことです。 ファイルとドキュメントは、どの企業にとっても基本的な部分です。 ビジネスの規模に関係なく、多くのドキュメントを処理および管理している可能性があります。

また、従業員や顧客が簡単に取り出せるように、安全かつ体系的に保管する必要もあります。

そこで役立つのがドキュメント管理ソフトウェアです。 任意のブラウザー、デバイス、または場所からドキュメントを保存および共有できるため、関係者全員の間でスムーズなコラボレーションが保証されます。

言うまでもなく、組織をシームレスに運営するには、適切なドキュメント管理ソフトウェアを選択することが不可欠です。

必要なドキュメントをタイムリーに取得することから、会社内のすべての権限のある人に許可を与えることまで、評判の良いドキュメント管理プログラムは、すべての目的を達成するのに役立ちます。

そのため、このリストでは、ニーズに最適なソリューションを選択できるように、最適なドキュメント管理システムを評価およびレビューしました。 しかし、まず、ドキュメント管理プラットフォームの意味を見てみましょう。

文書管理システムとは何ですか?

ドキュメント管理システムとは、デジタル ドキュメントをアップロード、整理、保存、処理、および監視するように設計されたプラットフォームを指します。

その上、多くのドキュメント管理プラットフォームには、スキャン技術を利用して物理的なドキュメントを簡単にデジタル コピーに変換できる機能があります。

ドキュメントがデジタル化されると、ドキュメントの閲覧がより簡単になります。 そのため、従業員はドキュメントの検索に費やす時間を短縮し、必要な情報の使用に集中できます。

ドキュメント管理ソフトウェアを使用する理由

物理的な形式で大量の情報を処理することは困難であり、生産性の損失につながる可能性があります。 ドキュメント管理ソフトウェアは、ドキュメントを保存して効率を高めるための電子アーカイブを作成するために、あらゆるビジネスにとって不可欠です。

企業がデジタル空間に移行する傾向により、ドキュメント管理プラットフォームへの関心が高まっています。

大量の情報を管理することは、特にドキュメントがハード コピー形式の場合、困難な場合があります。 多くの企業は、ドキュメント管理のハードルを解決することにより、効率の低下を経験しています。

そのため、ドキュメント管理ソフトウェアは、どの企業にとっても不可欠なコンポーネントです。 ドキュメント管理ソリューションは、物理的なドキュメント キャビネットや引き出しの代わりに、許可されたユーザーが開いて変更できる電子リポジトリを構築します。

その結果、時間を効率的に管理し、セキュリティを強化し、規制を遵守し、チームワークを促進することができます。

ドキュメント管理システムに求める機能は何ですか?

ドキュメント管理ソリューションには、ドキュメントを保存するだけでなく、いくつかの機能がある場合があります。 選択するソリューションの種類は、要件と組織が扱う紙のファイルによって異なります。 ドキュメント管理ソリューションを選択する際に検討したい機能には、次のようなものがあります。

使いやすさ

使いやすさは、ドキュメント管理ソリューションの重要な部分です。 素晴らしい機能が詰め込まれていますが、ソフトウェアに直感的なユーザー インターフェイスがなければ役に立ちません。

多くのプラットフォームは、決定を下す前に無料の試用版を提供しています。 可能であれば、テスト段階で従業員にアプリケーションを試してもらいます。

高品質のプレビュー

ドキュメント管理プラットフォームを使用している間は、ファイルを見たいときにファイルを繰り返しダウンロードする必要はありません。 プラットフォームは、必要に応じてドキュメントを明確に表示する必要があります。

ドキュメント コラボレーション

最新の文書管理ソフトウェアを使用すると、承認された専門家が文書を共有し、チームとして変更することができます。

複数のユーザーが同時にドキュメントを変更できるプラットフォームもあれば、いつでも 1 人のユーザーだけがドキュメントを編集できるようにするメカニズムが組み込まれているプラ​​ットフォームもあります。 そして、両方の選択肢を提供するものがあります。

最適なオプションを決定するには、チームがどのように機能するか、およびチームワークが必要なファイルの種類を特定します。

写真の一括スキャンとドキュメントのアップロード

写真をスキャンし、OCR テクノロジを使用してテキストに変換する機能は、組織にとって有益です。 大量の紙ベースのドキュメントをデジタル形式に変換できるからです。

そのため、最適なドキュメント管理システムは、光学式文字認識 (OCR) テクノロジを使用してメタデータを自動的に追加します。 これにより、後でドキュメントを検索するプロセスがさらに簡素化されます。

バージョン管理

バージョン管理とも呼ばれるバージョン管理は、ドキュメント管理プラットフォームの重要な属性です。

偶発的なユーザーのミスは、重要なデータの変更または削除につながる可能性があります。

したがって、バージョン管理により、さまざまな機会にドキュメントが受ける変更を表示できます。 必要に応じて、以前の版に戻ることができます。 この機能は、複数の専門家がドキュメントで作業する場合に重要です。

保管所

このアプリケーションでは、ドキュメントを簡単に見つけて取得できるように、ファイルを中央データベースに保存できる必要があります。

多数の統合

このソリューションにより、Salesforce、MS Outlook、Gmail、Google Drive などの外部プログラムに簡単に接続できるようになります。

ユーザーの役割と権限

ドキュメント管理ソフトウェアの重要な側面は、マネージャーが各チーム メンバーに個別の権限を設定する方法を提供することです。

特定の個人にドキュメントへのアクセスまたは変更を許可できます。 また、他のチーム メンバーは、ネットワーク内のファイルの表示が制限される場合があります。 効果的な保護メカニズムを作成し、チームをより効率的にします。

モバイルフレンドリー

いくつかのドキュメント管理プラットフォームには、スマートフォン アプリが付属しています。 ハンドヘルド デバイスでプラットフォームを使用することはできませんが、チームが使用する可能性があります。

すべてのドキュメント管理ソリューションがこれらの基準を満たすわけではありません。 したがって、ソリューションを選択するときは、プラットフォームのどの機能がビジネスの目的に最も適しているかを判断してください。

最高のドキュメント管理ソフトウェアは何ですか?

最高のドキュメント管理システムには、DocuWare、Dropbox、IsoTracker、DocuPhase、Zoho Docs、Smartsheet、M-Files、Evernote Business、HighTail、Onehub、FileHold、Document Locator、eFileCabinet、InfoRouter などのソリューションが含まれます。

組織に最適なドキュメント管理プラットフォームを選択できるようにするために、市場で入手可能な多数のプラットフォームを評価しました。

また、使いやすさ、セキュリティ、バージョン管理、ドキュメント コラボレーションなどの要素を調べました。 そこで、検討すべきドキュメント管理システムのトップのリストを以下に示します。

M-ファイル: 使いやすさに最適

M-Files は、ユーザーフレンドリーで使いやすいプラットフォームを備えた完全なドキュメント管理プラットフォームです。 文書のスムーズな分類、紙文書のスキャン、プロセスの自動化を容易にする複数の機能を備えています。

主な利点

• M-Files は、機械学習によるドキュメント検索で知られる技術企業である Parashift との接続を提供します。 この統合を活用することで、ワークフローを合理化および自動化できます。
• 情報を物理的に表示してファイルを分類するのではなく、膨大な数の半構造化、構造化、および非構造化ファイルを自動的に処理できます。
• M-Files は、従来のフォルダ ベースのアプローチに依存する代わりに、メタデータを使用して、タグ、キーワード、グループなどによってマテリアルを分類します。 これにより、あらゆる種類のドキュメントを検索して処理するプロセスが簡素化されます。
• M-Files ではオフラインのスマートフォン アクセスが可能で、インターネットに接続していなくても、スマートフォンから簡単にファイルを表示できます。
• M-Files は、Google Workspace、Salesforce、Microsoft Office などの広範なツールとのシームレスな統合を提供します。

制限事項

• 自動タグ分類機能は、慣れるまでに時間がかかる場合があります。
• プラットフォームの UI は少し古いです。

価格

M-Files を試すには、アンケートに回答することで 30 日間の試用版を入手できます。 または、デモンストレーションをリクエストするために連絡することもできます。

Zoho Docs: ドキュメントを簡単に保存および管理するのに最適

Zoho Docs は、このコレクションで紹介されている最高のドキュメント管理システムの 1 つです。

Zoho Docs を使用すると、効率的なコラボレーション機能を提供するだけでなく、すべてのファイルをクラウドに保存して処理できます。 ドキュメントを共有し、移動中にドキュメントを作成および変更できる便利な機能を提供します。

Zoho Docs を使用すると、MS Office ドキュメントを PDF に変換し、チーム メンバー間で即座に共有できます。

主な利点

• ビデオ録画、ディレクトリ、さらにはリポジトリ全体など、大量のファイルを簡単に保存できます。
• Zoho Docs を使用すると、親フォルダーと子フォルダーをシームレスに作成して、タスク、役割、ファイル形式に基づいてファイルを整理できます。
• オンラインかどうかに関係なく、デスクトップ コンピューターでタスクを実行できます。インターネットに再接続すると、ファイルは自動的に同期されます。
• ファイルの自動バックアップを生成して、情報の損失を回避します。
• グループを形成して、複数のユーザーと同時にドキュメントを共有できます。 さらに、他の同僚による変更を管理するための監査証跡機能を提供します。
• 複数の従業員と協力するために、プログラム内にインスタント メッセージング システムを提供します。
• Perfect Forward Secrecy (PFS) を使用して生成された RSA ベースの 2048 ビット キーでファイルをエンコードすることにより、厳格なセキュリティを確保します。

制限事項

• UI は時代遅れで初歩的なようです。
• 特に多くのドキュメントが含まれている場合、ソフトウェアの読み込み速度が向上する可能性があります。

価格

Zoho Docs は、最大 5 人の個人に対応できる無料版を提供します。 そのプレミアムパッケージは、月額4ドル以上から始まります。 購入する前に、15 日間の無料試用版を利用できます。

Docuware: サードパーティの統合に最適

企業がさまざまなツールを採用している場合、DocuWare はその要件を満たす理想的なドキュメント管理ソフトウェアになる可能性があります。 他のソフトウェアと連携することで統一性を確保し、最新の情報を瞬時に提供します。

主な利点

• DocuWare は、500 以上のさまざまなソフトウェアとの API 接続を提供します。 セクターに関係なく、仕事の生産性を維持しながら、ファイルを簡単に管理できます。
• 基本的なポイント アンド クリック接続から複雑な API 接続オプションまで、さまざまなアプローチで統合を実現できます。
• Outlook、SAP などの著名なプログラム用に設計された特殊なコネクタを提供します。
• データのセキュリティを確保し、GDPR や HIPAA などの規制に準拠しています。
• 分散グループとリモート グループがいつでもどこからでもファイルにアクセスできるようにすることができます。
• DocuWare の人工知能を利用して、任意のファイルを読み取り可能なバージョンに変換し、自動化された迅速なインデックス作成を行うことができます。
• バージョン管理により、従業員は以前のエディションを保持しながら、ファイルを一緒に変更できます。

制限事項

• 開始パッケージは最大 20 GB のアーカイブ容量を提供しますが、これは大企業には不十分な場合があります。
• DocuWare のコストは非常に高くなる可能性があります。
• Docuware のサイトには十分なチュートリアル コンテンツがありません。

価格

DocuWare Cloud は、サブスクリプション モデルを通じて、さまざまな規模の組織に合わせて調整された適応可能なライセンスを提供します。 会社に必要な個々のライセンスの数とストレージ容量を決定する必要があります。

Digital Drawer: ファイルやフォルダのインポートに最適

ファイルをスキャン、保存、保護できるプラットフォームを探しているなら、Digital Drawer が最適なドキュメント管理システムかもしれません。

このプラットフォームは、ファイルの保存とスキャンの自動プロセスを通じて時間を節約するのに役立ちます。 また、セキュリティを強化するためにオンサイトでファイル ストレージを提供します。

主な利点

• このソフトウェアを使用すると、ユーザーは、Windows と同様のファイル フォルダー階層を使用して、すべてのファイルを 1 か所に簡単に配置できます。
• このソリューションを使用すると、ファイルをシームレスに結合したり、古いファイルにページを追加したりできます。 個別のインデックスで再度ラベル付けすることもできます。
• スキャン、コピー＆ペースト、ドラッグ アンド ドロップ、インポート機能などの機能を利用してドキュメントを追加できます。
• AES-128 ビット暗号化により、すべてのファイルに堅牢なセキュリティを提供します。
• Digital Drawer を使用すると、ドキュメントの変更を即座に評価することで、さまざまな従業員とシームレスに連携できます。
• 強力な検索を使用すると、ストレージの任意のディレクトリに保存されているドキュメントを簡単に見つけることができます。
• このプログラムは、ドキュメントに加えられた変更をすべてのデバイスで同期します。

制限事項

• このドキュメント管理ソフトウェアの機能範囲は限られているため、大企業には不十分な場合があります。
• 1 回限りの購入のコストは、中小企業にとって特に負担になる可能性があります。

価格

Digital Drawer は、すべての機能を使用できる 10 日間の無料試用版を提供します。 購入については、1 人のメンバーの 1 つのライセンスに対して 1200 ドルの一括払い、または 500 ドルの年間メンバーシップ パッケージから選択できます。

Dropbox: 包括的なドキュメント管理に最適

Dropbox は、マルチメディア ファイルと従来のファイルの両方を管理できる、有名なフル機能のドキュメント管理システム (DMS) です。

Dropbox は、さまざまなツールとの接続、ファイル バージョン管理、OCR サポート、微調整されたロール管理など、その直感性と幅広い機能で知られています。

また、ファイルの変更も許可され、すべての従業員が変更を即座に利用できるようになります。

主な利点

• アカウントの譲渡機能を使用すると、組織の再編や交代の場合に、さまざまな従業員間で会社のドキュメントを安全に共有できます。
• Dropbox を使用すると、プロフェッショナルな外観のページですべての作業を表示し、閲覧者によるドキュメントの操作を監視できます。
• Dropbox は、300,000 以上のアプリとのシームレスな統合をサポートしています。
• 「リモートワイプ」機能が付属しており、機密情報を保護するために、侵害されたプロファイルや盗まれたガジェットからドキュメントを即座に消去できます。
• 管理パネルを介して従業員の行動を追跡できます。
• 以前のエディションのファイルを復元することで、ゴミ箱に移動したドキュメントを復元できます。
• このプラットフォームは、さまざまなシステムとデバイス間で同期を提供します。

制限事項

• Dropbox のスマートフォン アプリはデスクトップ版ほど使いにくい
• ドキュメントのアップロードが期待したほど速くない

価格

Dropbox はいくつかのプレミアム パッケージを提供しており、それぞれに独自のサブ パッケージ セットがあります。 Dropbox の個人プランは毎月 $9.99 です。 プロフェッショナル パッケージの料金は毎月 16.58 ドルです。

eFileCabinet: ドキュメント内の検索に最適

eFileCabinet は、紙の文書をデジタル ファイルに変換できる、もう 1 つの高度な文書管理ソフトウェアです。 これにより、デスクトップまたはオンラインに保存して、いつでもどこからでも表示または使用できます。

このプログラムでは、パスワードでロックされた URL を使用して、1 つのドキュメントを複数のファイル タイプで共有することもできます。 ファイルの分類と検索も簡単です。

主な利点

• ドキュメント内のコンテンツを検索できる高度な検索オプションを使用して、任意のディレクトリ内のドキュメントを見つけるのに役立ちます。
• アプリケーションは、ファイルに含まれる詳細に基づいて、ファイルを分類し、自動的に識別し、ラベルを付けて保存します。
• プラットフォーム全体で使用したい既成のフォルダー構造を利用できます。 カスタム ラベルを使用してファイルを作成することもできます。
• ファイル リクエスト機能を使用すると、仮想の顧客と従業員が最初に登録しなくても、プラットフォーム上の自分の場所からドキュメントを共有できます。
• デジタル署名を要求できます。 また、セキュリティと標準や規制への準拠のために、デジタル署名を使用してファイルのイベントと変更の記録を維持します。
• AndroidおよびiOS電話用のスマートフォンアプリと、デスクトップコンピューター用のプログラムがあります.
• 2FA (2 要素認証) をサポートし、役割に基づいてユーザーにアクセスを提供し、セキュリティを強化します。 ドキュメントを保存し、他のユーザーにアクセスを提供しながら、完全な暗号化を提供します。
• プラットフォームを MS Office や Salesforce などの外部プログラムとリンクできます。

制限事項

そのユーザーインターフェースはより直感的かもしれません
初心者が学ぶのは圧倒的かもしれません

価格

組織の見積もりを受け取るには、eFileCabinet に連絡する必要があります。 評価期間中にテスト アカウントから購入する必要があります。

FileHold: デジタル ドキュメントのスキャンに最適

FileHold は、大企業向けのドキュメント管理ソフトウェアです。 セットアップが簡単で経済的です。 単一のシステムを使用して、ファイルのデジタル化、保存、およびカタログ化を行うことができます。

手間をかけずに保存するためのファイルの閲覧やスキャンなどの機能により、すべてのファイルが存在することを確認できます。 また、必要なときにファイルを簡単に見つけることができます。 完全なセキュリティのために、アプリケーションをローカル ホストにセットアップできます。

主な利点

• 受信者がファイルを受信したことを確認することさえできる、安全なドキュメント共有プロセスがあります。
• ファイルをすぐにデジタル形式に変換して世界中のさまざまな受信者に送信することで、ペーパーレスになります。
• ファイルセット全体を簡単に管理できる効果的なモバイルアプリがあります。
• Google に似た包括的な検索オプションがあります。 これにより、ファイルのメタデータを使用して、より適切な検索結果を得ることができます。
• MS Office と簡単に接続できます。 これにより、Word、Outlook、Excel、PowerPoint、Visio などのアプリケーションへのゲートウェイが提供されます。
• 別の従業員が既に編集しているドキュメントを編集することはできません。 ドキュメントの内容が危険にさらされるリスクを回避します。
• インターネットに接続していなくてもファイルを編集できます。 インターネットに再接続すると、変更内容が更新されます。

制限事項

• 初心者の場合、このドキュメント管理システムのすべての機能を把握するのは少し難しいかもしれません。
• FileHold のオンプレミス プログラムは Mac と互換性がありません。

価格

FireHold の価格設定を理解するために、無料の試用アカウントに登録するか、Web セミナーを視聴するかを選択できます。 アプリケーションは手頃な価格であり、ユーザーごとの課金プランに基づいて入手できます. 請求は、プログラムを使用する従業員の数と選択したアドオンによって異なります。

HighTail: モバイル ドキュメントのプレビューに最適

HighTail は、デジタル ファイルの管理をより簡単かつ自然にするドキュメント管理ソフトウェアです。 さらに、クリエーターは、ビデオ、写真、スライドショー、図面などに加えて、大きなサイズのドキュメントへのアクセスを提供できます。

主な利点

• これらのファイルを保存する必要なく、大きなサイズのドキュメントを見ることができます。
• ボックス、線、矢印、フリーフォーム形状、またはメディアが豊富なドキュメントに対するその他の種類の注釈などのイラストを使用して、ドキュメントを確認できます。
• ドキュメントの 2 つのバージョンをコンピューター上に並べて配置することで、それらを比較して変更を確認し、評価コメントをシームレスに提供できます。
• ファイルへのアクセス権を付与すると、従業員はファイルを表示または使用するためにサインインする必要がなくなります。
• このアプリケーションには、256 ビットの AES 暗号化と高品質の安全対策があり、ネットワーク全体で厳重な安全性を確保します。
• 送信トラッカー機能を介して、ファイルが目的の受信者に到達し、ダウンロードされたときに通知を提供します。

短所

• ファイル用に共有したリンクはすぐに失効します。
• 検索オプションは遅く、最適化するには追加のフィルターが必要です。

価格

プレミアム サブスクリプションは月額 $12 から始まり、毎月 $36 まで増やすことができます。

Document Locator: 効率的なワークフローの構築に最適

Document Locator は、Windows やクラウドに接続してドキュメントを簡単に管理および共有できるドキュメント管理システムです。

それが提供するいくつかの機能は、バージョン管理、紙の文書をデジタルファイルにスキャンすること、ファイル管理、および電子メールの管理です.

主な利点

• このドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、紙のファイルを完全にインデックス可能なデジタル ファイルに変換できます。
• ドキュメントをキャプチャし、重要なファイルの詳細を含むメタデータを取得できます。
• タイムアウト、ユーザー ロールに基づくワークフロー、品質管理ポイント、編集可能なアラート テンプレートなど、多数の自動化機能があります。
• 説明責任と規制への準拠のために、デジタルファイルの確認を簡単に記録できます。 1 人の承認のすべての段階と、より複雑な複数人の承認のすべての段階を処理することもできます。
• カバー シート、ゾーン、またはバーコードを使用して、スキャンしたドキュメントのメタデータを記録できます。 または、Document Pro のプレビュー機能を使用して、コンピューター上で異なるパラメーターを 1 つずつ選択することもできます。
• デスクトップだけでなく、ブラウザ、スマートフォンでも実行できます。

制限事項

• UI は少し整理されていません。
• トレーニング セッションを頻繁に開催することはありません。
• 特に複数の人が使用している場合は、ワークフローを移動しているときにプラットフォームがわずかに遅くなることがあります。

価格

ライセンスの選択、メンバーシップ プラン、クラウドまたはオンサイト サーバー アプリケーション、仮想デモについて詳しくは、Document Locator の担当者にお問い合わせください。

IsoTracker: カスタマー サポートに最適

評価したすべてのドキュメント管理ソフトウェアの中で、IsoTracker は最高のユーザー サポートを提供します。 支援が必要な人は、インスタント メッセージを使用してヘルプ デスク スタッフに連絡できます。 また、すぐにサポート エージェントに電話するか、連絡フォームを送信するオプションもあります。

主な利点

• このプラットフォームは、効果的なバージョン管理とドキュメントの変更管理を提供します。
• 必要なときに必要な場所からアクセスできる集中型ファイル データベースを提供します。
• ファイルの保存とカタログ化、タスクのアラートの送信、およびファイル承認アクティビティを自動化できます。
• アプリケーションを安全に保つために、毎日ファイルをバックアップし、暗号化と詳細なアクセス制御を行い、ファイル関連のアクティビティを記録します。

制限事項

• メニュー設定とレイアウトが改善される可能性があります
• UIが少し古い感じで、ちょっと使いづらいです。

価格

プラットフォームにはコストが明確に記載されていませんが、ユーザーはオンラインの計算フォームを使用して、IsoTracker が要件と予算を満たしているかどうかを評価できます。 このプラットフォームは、60 日間の無料トライアルを提供しています。

Evernote Business: メモやスクリーンショットの管理に最適

間違いなく、Evernote Business は、ドキュメントを整理するための広く知られているソフトウェアの 1 つです。 ドキュメントやメモを簡単に生成して共有できるため、よりインテリジェントで効率的な作業環境を構築できます。

主な利点

• Web クリッパーを使用すると、後で使用するためにサイトのスナップショットをすばやく保存できます。 関連するすべてのデータをデジタルで保存できるため、必要なときにいつでも簡単にアクセスできます。
• Evernote の事前に設計されたテンプレートを利用することで、特定の要件を満たす際に時間と労力を節約できます。
• さまざまな外部ソフトウェアとの包括的な統合を提供します。 これには、Gmail、Google ドライブ、Salesforce、Slack、および Outlook が含まれます。
• 手書きのメモ、ホワイトボードの画像、スキャンした写真を検索できます。 手で書かれた 11 の言語と 28 のタイプされた言語を認識することに堪能です。
• ファイルのハード コピーをスキャンし、デジタル ファイルとして安全に保存できます。

制限事項

• メモ管理は、大量のデータを扱う経験豊富なユーザーにとってより体系的である可能性があります。
• ドキュメントのアップロードとダウンロードは、特にファイル サイズが大きすぎる場合に、やや遅くなることがあります。

価格

利用可能なサブスクリプション パッケージにはさまざまな層があり、それぞれがユーザーのニーズに応じてさまざまな機能と利点を提供します。 開始パッケージは、ユーザーごとに月額 $7.99 です。

Smartsheet: プロジェクト管理に最適

Smartsheet は、シームレスなタスク編成、ドキュメント管理、およびチームワークのための最高のドキュメント ソリューションの 1 つとして、組織に頻繁に好まれています。

このツールの際立った特徴は、サードパーティ ツールと包括的に接続できることです。 これらには、Salesforce、Zapier、Dropbox、Google Apps などがあります。

主な利点

• 提供される事前に設計されたテンプレートを利用することで、作業ルーチンと運用手順を簡素化します。
• このドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、1 枚のシートから制作の進行状況を追跡することで、チームとしてシームレスにコンテンツに取り組むことができます。
• また、タスクを委任したり、自動アラートを構成したり、他のユーザーがコンテンツを評価できるようにしたり、添付メモの形式で詳細なコメントを投稿したりすることもできます。
• AWS と Equinix でホストされている複数のサイトにデータをバックアップすることで、ファイルのセキュリティを優先します。
• 承認リクエストと更新通知を介して定期的なタスクを自動化することで、時間を節約できます。
• さまざまなステップと条件付きパスをマージするだけで、作業ルーチンを合理化することもできます。
• Excel シート、CSV ドキュメント、Google スプレッドシートから簡単に情報をインポートできます。
• Android および iOS 用のモバイル アプリを使用して、携帯電話でドキュメントを表示できます。

制限事項

• そのすべての機能を理解することは、最初は圧倒される可能性があります
• Smartsheet には、ルックアップ機能などのいくつかの重要な Excel 機能が欠けています

価格

Smartsheet の有料プランは、月額 $7 の Pro プランから始まります。 最低 3 人のユーザーが必要で、ユーザーごとに月額 25 ドルのビジネス バリアントもあります。

InfoRouter: リアルタイムのドキュメント追跡に最適

考慮すべきもう 1 つの文書管理ソフトウェアは、効率的なファイル処理を可能にする InfoRouter です。

他のドキュメント管理システムとは異なり、InfoRouter はクライアント側の要素なしでサーバー側に実装する必要があります。 幸いなことに、このツールには大きなスケーラビリティの可能性があり、100 近くのホストを利用して負荷を軽減することができます。

主な利点

• このツールを使用すると、事前に確立された作業手順に従って重要なドキュメントを送信し、ライブの進行状況を監視することで、重要なドキュメントを安全に管理できます。
• 日々の出来事を組み合わせた分析を提供します。
• 複数の言語をサポートしているため、好みの言語でメールを受信できます。
• プリセット フォルダー内の監視対象ディレクトリ内のドキュメントを自動的に取得します。
• このツールを使用して、写真を PDF ドキュメントに簡単に変換することもできます。
• 作成できるフォルダの数に制限はありません。
• HTTPS と SSL を容易にし、安全な接続を確保します。
• 好みに応じて、メールのコンテンツとテンプレートを編集することもできます。

制限事項

• かなりのサイズのドキュメントをアップロードすると遅くなることがあります。
• 現在の UI では、ホーム画面に多すぎる機能があり、ユーザーが混乱する可能性があります。

価格

このツールの価格情報は公開されていないため、ベンダーに直接問い合わせる必要があります。

Onehub: ドキュメントを安全に保つのに最適

Onehub は、コレクションのもう 1 つの効果的なドキュメント管理システムです。 ドラッグ アンド ドロップ機能により、ドキュメントのアップロードが簡単になります。 さらに、顧客はドキュメントをサブフォルダーに整理し、それらを安全に保ち、バージョンを管理できます。

主な利点

• ドラッグ アンド ドロップ属性を使用して、ドキュメントをすばやくインポートできます。 さらに、フォルダー ファイル構造、多数のファイルをアップロードするための保護された FTP ゲートウェイ、および自動化されたドキュメント バージョン管理も使用できます。
• このプラットフォームは、ユーザー ロールに基づく承認、2 要素認証、セッション ログアウトなど、多数の安全プロトコルを実装しています。
• Onehub を使用すると、ドキュメントやファイルを保存せずに、スマートフォンやインターネット ブラウザーで簡単にプレビューできます。
• このドキュメント管理システムを使用すると、メッセージ、レビューと承認、およびフォルダーのコメントを通じて同僚に連絡できます。
• このプラットフォームは、OneDrive や Google Drive と簡単に接続できます。
• すべてのアップロードとカスタマイズのアクティビティを追跡できます。 疑わしいアクティビティが検出された場合は、監査証跡を利用して権限をすぐにキャンセルできます。

制限事項

• グループのメンバーを小さなグループに分割することはできません
• 学習が難しく、十分なトレーニング資料が不足している

価格

Onehub のプレミアム パッケージは、月額 $12.50 から始まり、月額 $500 まで延長されます。 さらに、すべてのパッケージには 14 日間の無料試用版が付属しています。

DocuPhase: 生産性向上に最適

DocuPhase には、グループがより体系的かつ効果的に作業できるようにする機能がいくつかあります。

主な利点

• このアプリケーションは、ユーザーが事前にラベルを設定し、受信時にドキュメントを分離および分類できるようにする、AI 駆動型の自動インデックス作成テクノロジを使用します。
• 高度な検索オプションにより、ユーザーはファイルの詳細をすばやく見つけることができます。
• ドキュメントの自動ルーティングにより、関連する専門家とドキュメントの詳細を共有できます。
• DocuPhase は柔軟なアプリケーションです。 大量のファイルを扱うグループに便利な機能を備えています。
• ドキュメントの体系的な整理と監視を自動化できます。

制限事項

• セキュリティ パッチのアップグレードまたは適用は、ヘルプ デスクの支援なしでは困難です。
• 初心者は、さまざまな機能を学ぶのに圧倒されるかもしれません。

価格

部門は、アプリケーションを購入する前に、カスタマイズされたデモを評価できます。 すべてのグループのニーズは固有であるため、価格構造はチームが選択する機能によって異なります。

ドキュメント管理システムに関する最終的な考え

デジタル化が当たり前になり、紙のファイルは姿を消しつつあります。 そして、仮想ストレージは間違いなく最も好まれる代替手段です。

これらは、最高のドキュメント管理ソフトウェアの一部です。 しかし、これらのアプリケーションには独自の機能と際立った特徴があります。

企業によっては、高度な機能が必要になる場合があります。 これらには、特定の API への接続、セキュリティを強化するためのさまざまなシステムを介したドキュメントのルーティング、または ISO 標準への準拠が含まれる場合があります。

しかし、余分な機能が必要ない場合は、ドキュメント管理システムのセットアップはスムーズで簡単です。 ドキュメント管理ソフトウェアをすぐに使い始めることができます。 さまざまなアプリケーションとその機能を評価し、ニーズに最適なものを選択してください。