最高のイベントを開催するためのイベント計画のヒント

イベント プランナーは、計画プロセスのすべてのステップを調整できるように組織化されている必要があります。 効果的な戦略がなければ、多忙なスケジュールは簡単に混乱し、すぐにイベントを開始するための計画を制御できなくなります。 一度に複数のベンダーを管理し、利害関係者と連絡を取り、期限内に支払いを行う必要があるため、行動計画を練り上げて整理することが重要です。

これを行うための優れた方法は、実践的なヒントとテクニックを採用して、組織化スキルを強化し、イベントを成功させることです.

各イベントは独自の方法で異なりますが、この投稿は、その目的に関係なく、次のイベントを開催するときに使用できる一般的な内部情報を共有するように設計されています.

以下は、次回の思い出に残るイベントを企画する際に適用できる重要なイベント計画のヒントです。

できるだけ早く始める

イベント計画プロセスの最初のステップは、社交的な集まり、企業のリトリート、募金活動など、明確な目標を決定することです。 イベントの明確で明確な意図が確立されていれば、場所、会場の種類、スポンサーの誘致など、イベントの重要な側面に集中しやすくなります。

イベントの計画を開始する際に、遅れることはありません。 大規模なイベントでは、物事を整理するのに少なくとも 4 ～ 6 か月かかりますが、小規模なイベントではせいぜい 1 か月かかります。 心に留めておくべき重要なヒントは、ベンダー契約がイベントの数週間前に確定されていることを確認し、重要な日まで物事を着実に実行し続けることです.

明確で定量化可能な目標を設定する

現実的な目標とターゲットを設定しようとしている場合は、いくつかの質問から始めます。

• なぜこのイベントが計画されているのですか？
• イベント主催者は、この特定のイベントで何を達成することを期待していますか?

計画を開始する前に、会社の主な目的をしっかりと理解して、イベント計画チェックリストの各タスクの成功率を向上させます。 次の大きなプロジェクトのために、一定額の寄付を募りませんか? 50 人または 500 人のゲストを呼び込みたいですか? 特定の原因に注意を向けようとしているのかもしれません。

進捗状況を測定できる基準で目標を設定してください。 これは、チームが目標を視覚化するだけでなく、それらを実現するのにも役立ちます。 有能なイベントプランナーは、目標が達成されたとき、達成されなかったとき、さらにはそれを上回ったときの結果も考慮に入れます。 彼らはさらに、物事をまとめるのに最適な時期と、次のイベントでもっと魅力的なことを試すのに適切な時期を検討します. 行きたい場所を正確に把握していれば、そこに効果的に到達する方法がわかります。

透明性のある計画

主要な利害関係者とマーケティング チームがイベント計画に参加できるようにします。 設定したスケジュールと、イベントの目標や目的など、何を提供するかを伝えます。 利害関係者をプロセスに関与させ続けることで、すべてのイベント参加者のエクスペリエンスをブランド化し、統合することができます。

注目すべきイベントの場合は、できるだけ頻繁に出席者に最新情報を提供し、コンセプトからメディア PR まで、イベント タイムラインのすべての詳細がスムーズに実行されるようにします。

相互に尊重し合うプロフェッショナルな関係を育む

あなたのプロフェッショナリズムがイベントの成功に結びついていることを心に留めておくことが重要です。 覚えておくべき重要なイベント計画のヒントの 1 つは、顧客を引き付けることに集中することです。 あなたとあなたの会社が行っていることを尊重し、彼らとの永続的なパートナーシップを確立するクライアントを特定するよう努めてください。

相互尊重を尊重し維持することにより、良好なビジネス関係の基礎を築くことを決意します。 あなたの強みを活かして、ゲストに最適な体験を提供してください。

データと親友になる

イベント計画スキルの結果を測定して学習する方法を開発し、データを収集して、計画プロセス中の決定の影響を判断します。

プロセスが正当な影響を与えていることをどのように確認できますか? たとえば、客観的な調査を実施してNPSを測定できます。

質の高いデータを所有することは、将来のイベントの計画を改善するのに役立つだけでなく、クライアントが成功しない可能性のあるアイデアをプッシュする場合に役立ちます.

ターゲットオーディエンスを特定する

計画の重要な部分は、ターゲット ユーザーを定義することです。

• 地元の人？
• ビジネスパートナーまたは幹部？
• 管理？
• 現在または潜在的な顧客は？
• これらのグループの組み合わせ？

イベントの成功の鍵は、意図した聴衆に浸透することです。 誰が誰であるかがわかったら、イベントを彼らのニーズと興味に合わせて調整する方法に取り組むことができます.

視聴者、人口統計、態度、興味、嫌悪などについて十分なデータを収集します。 特定のオーディエンスを把握して定義するために、その特性を利用してください。

素晴らしいスタッフを雇う

イベント計画のヒントは、イベントを成功させるために優れたスタッフを雇うことの価値を強調しています。 彼らは敬意を表するプロフェッショナルな態度を示し、ゲストからの質問に答えるためにイベントについての深い知識を持っています.

イベント スタッフが仕事にどのような経験をもたらすかを確認することが重要です。そのため、彼らに申請書に記入してもらい、確認できる参考資料を提供してもらいます。 また、イベント中に不要なサプライズが発生しないように、イベントが始まる前に誰かにイベントの詳細を確認してもらい、未解決の問題を解決してもらうようにしてください。

イベントスペースの選択は慎重に

日付を設定したら、次は完璧な会場を予約する必要があります。 場所や日付などの重要な詳細は、できるだけ早く確定する必要があります。 これは、イベント管理者がマーケティング キャンペーンを早期に開始できるようにするためです。

会場を検討する際は、次の点を考慮してください。

• エレベーターや入り口は誰でも簡単にアクセスできますか? 男女共通のトイレ設備はありますか? 通訳やライブキャプションスクリーンが必要な場合、十分なスペースはありますか?
• 500 名の場合と 50 名の場合では、必要なスペースが異なります。
• 駐車場は広く、公道からの出入りはしやすいですか？
• 特定の保険を購入する必要がありますか? 責任に関する規則は何ですか？
• イベントにスピーカー、マイク、カメラが必要な場合は、プラグ、延長コードなどを含む AV 機器用のスペースがあることを確認してください。

包括的なイベントプランを用意する

綿密なイベント計画では、目的からロジスティクスまでのすべての重要な側面をカバーする To Do リストを概説する必要があります。 この計画は、組織を維持し、時間を節約し、イベントの計画を順調に進めるのに役立ちます. また、出席者、チーム メンバー、およびイベントを設定する組織に関係する他の人にとっても優れたリソースとなります。

大規模な計画に含める必要がある基本事項は次のとおりです。

• 会場
• ロジスティクス
• ケータリング管理
• スピーカー/タレント
• プレゼンター/MC
• スケジュール/タイムライン
• エンターテイメント
• プロモーションパッケージ
• 登録管理
• スポンサーシップの計画と管理
• ボランティア業務

イベントをブランディングする

捉えて魅了する現在のテーマは、あなたのイベントを競争から際立たせるのに役立ちます. イベントのさまざまな機能、特に名前で、このテーマを必ず実行してください。 特徴的な機能を紹介し、オンライン メディアでそれらを宣伝して、イベントへの参加者を引き付けます。

さまざまなイベント名を検討する際は、次のことを自問してください。このイベントは、同じ業界で開催される他のイベントとどう違うのでしょうか? このイベントを通じて表現したいメッセージや理想は何ですか？ あなたのイベントの主な特徴は何ですか?

キャッチフレーズを作成する: 名前を決めたら、キャッチフレーズを考えます。 要点を押さえてキャッチーにすることを忘れないでください。これがイベントのブランドに影響を与えるからです。

ロゴを作成する: 大規模なイベントや一連のイベントを開催する場合は、ロゴを作成する必要があります。

ビジュアル アイデンティティを確立する: イベントのすべての機能をまとめたビジュアル アイデンティティを構成します。

マルチチャネル マーケティング プランを作成する

イベントを企画する際は、SNSや公式サイト、メールマガジンを活用してイベントの宣伝やチケット販売を行いましょう。 次のマーケティング コンテンツには、イベントの詳細、参加者がサインアップする方法、楽しみにできることを含めることが重要です。

• 過去のイベントのメンバーとゲストに送信されたメール
• さまざまなブランドのソーシャル メディア プラットフォームへの投稿
• 同社の公式ウェブサイトで公開されている情報
• 定期ニュースレターの情報
• 講演者や著名なゲストに、ソーシャル メディア プラットフォームを介してイベントの詳細を宣伝してもらいます
• さまざまなスポンサーシップを獲得して保証します（イベントを支持したい潜在的なスポンサーのリストを作成します）

予算を立ててそれを守る

予算は、開催できるイベントの種類に影響するため、最初から予算を決定することが重要です。 Worley のイベント計画のヒントでは、支出できる金額を計算し、最初の見積もりの​​ 10% 増額するように予算を立てることを勧めています。

組織の問題はいつでも発生する可能性があります。 余分な、または予期しない費用をカバーする計画を立てます。

予算を設定したら、どのリソースをどこで使用するかを必ず特定してください。 たとえば、プロの経験豊富な AV クルーに投資する代わりに、装飾的な要素に予算を浪費すると、イベントが台無しになる可能性があります。

タイムラインとチェックリストを作成する

期限が固定されているため、イベント計画を遅滞なく実行し続けることができます。 特定の決定に達し、仕事を完了する必要がある時期を判断できるため、一般的なやることリストよりも効果的です。

簡潔なチェックリストは、実行する必要があるタスクを認識し、到達する期限を決定し、必要な追加サポートを決定するのに役立ちます。 準備プロセス中に財務および時間の見積もりを生成することもできます。 チェックリストを作成すると、各タスクの進捗状況を評価するのにも役立ちます。

イベントの日が近づくにつれて、次のことを自問して、タイムラインとチェックリストを最新の状態に保ちます。

• ベンダーはいつ到着しますか？
• 連絡先は誰ですか？
• 食事はいつ提供されますか？
• DJがライブバンドから引き継ぐのはいつですか?

スポンサーを効果的に紹介する

対面式のイベントでも仮想イベントでも、単独ですべての費用を賄う必要はありません。 潜在的なスポンサーと連絡を取り、参加者とのブランド露出と引き換えに、イベントへの資金提供の機会を見つけてください。

スポンサーを紹介する方法について計画を立てます。 次のことを計画に組み込みます。

• 参加者向けのイベントアプリ。 このリソースにより、ゲストはさまざまなスポンサーを認識し、プッシュ通知を送信し、ユーザーフレンドリーな旅程に接続できます.
• スポンサーマーケットプレイス。 オンライン イベントであっても、スポンサーの要件を満たすことができます。
• マーケティング資料。 イベントのマーケティング ツールに貢献することで得られるものを要約して、スポンサーの体験の質を高めます。 イベント中にシャウトアウトを使用して、スポンサーのブランド認知度を聴衆に高めます。

ほとんどのイベント計画のヒントは、スポンサーが契約に署名した瞬間からスポンサーを深く評価することを思い出させてくれます. 彼らはあなたのイベントで見たり聞いたりするためにお金を払っていることを覚えておいてください.

すべてを撮影

TechCrunch には、イベントの画像を含む Flickr アカウントがあります。

イベントの成功を際立たせる刺激的で興味深い写真を撮影してください。 これらをさまざまなソーシャル メディア マーケティング プラットフォームで共有して、話題を生み出すことができます。

プロの写真家は、特定のイベントを宣伝する写真の種類を熟知しており、特定の詳細を尋ねます. イベントのブランディング、賑やかな空間、楽しい時間を過ごすゲストなど、イベントの多様性を捉えたさまざまな写真が必要であることを伝えます。

設計段階では、イベントのすべての視覚的側面を考慮してください。 動的な背景を作成するものは何ですか? うまく写真を撮り、ブランドやスポンサーを宣伝する重要な機能は何ですか?

その日のロジスティクスを計画する

すべての重要なイベント スペシャリスト (AV 技術者、装飾者、写真家、セキュリティ担当者など) を特定し、レビューし、採用することで、イベントの成功を保証します。 有力な専門家や業界インフルエンサーを含む可能性のあるライブ スピーカーやプレゼンターは、イベントで紹介したいアイデアを共有する資格があるため、予約する必要があります。

ゲストのイベント スケジュールのバランスを取ることが重要です。 できるだけプログラムに参加してもらいたいと考えています。 イベント内で多様性を生み出して、彼らの興味を引き付けて保持します。

しかし、プログラムには十分な時間とスペースを設けて、参加者が交流し、取り入れているすべての情報を処理できるようにすることも必要です。スケジュールには、予期しない事態が発生した場合に備えて余裕を持たせる必要があります。

何か問題が発生した場合に備えてバックアップ計画を立てる

予期しないミスや問題が発生した場合に備えて、バックアップ計画を作成する必要があります。 包括的なバックアップ プランにより、イベントがスムーズに進行し、関係者全員が成功することが保証されます。 スタッフや出店者、会場の担当者と計画を共有するようにしましょう。 彼らが計画に参加していること、および問題が発生した場合に従うべきプロトコルを認識していることを確認してください。

これらの問題には、バックアップ機器 (マイク、スピーカーなど) の確保、発生する可能性のあるシナリオのリスト、ノーショー スピーカー、またはイベントのオンラインへの移行が含まれる場合があります。

交渉プロセスを恐れないでください

ベンダーと取引する際に心に留めておくべきイベント計画のヒントを次に示します。すべてが交渉可能です。 価格交渉の際は、ひるまないでください。 イベントの計画段階ではいつでも隠れたコストが発生する可能性があるため、ベンダーと取引する前に予算を計算してください。 最初のオファーよりも 5 ～ 10%安く交渉することを決定します。

他業界の物流を学ぶ

他の業界がどのように機能するかの複雑な詳細に精通している必要はありませんが、一般的なロジスティクスのアイデアを持っていると、イベント プランナーとして確実に役立ちます。 関連する他の組織やベンダーと通信するときは、できるだけ具体的にしてください。

たとえば、椅子、テーブル、テントを収容するのに必要な面積を判断できれば、発電機のワット数や空調の BTU などの詳細を把握できれば、イベントをスムーズに開催するのに役立ちます。

スタッフと出席者のフィードバックを集める

イベントが終了したら、結果に関するフィードバックを取得します。 スタッフと参加者の両方から重要なフィードバックを得ることは、関係者全員にとってヒットまたはフロップの原因を判断するのに役立ちます.

以前のイベントを成功に導いた重要な要素を理解することで、次のイベントを計画するときにそれらのタスクを繰り返すことを目指すことができます。 また、今後のイベントの基準を上げるために改善の余地がある場所にも気付くでしょう。 イベントの計画プロセスまたはイベント自体で障害や問題が発生した場合は、注意して対処してください。

そうすることで、何がイベントを成功させ、何が失敗させるのか、また何を継続できるか、または別のイベントを計画する際に変更に取り組むことができるかについての理解を深めることができます。

イベント計画のヒントによる成功

イベントの計画は、困難で要求の厳しい作業になる場合があります。 しかし、この記事で説明したイベント計画の 10 のヒントは、強力で効果的なイベント計画戦略をまとめるのに役立ちます。

イベントの成功を保証するには、ターゲット オーディエンス、彼らが誰で、何を求めているかを詳しく理解することが重要です。 参加者に価値ある体験を提供する方法を知れば知るほど、理想的な(そして成功する) イベントをまとめる機会が増えます。 そして、それが、よく組織されたイベント プランナーの目標です。

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