プロジェクト管理におけるリスクを管理する方法：プロジェクトの成功のための効果的なヒント

公開: 2022-04-18

私たちは、リスクがすべてのプロジェクトの避けられない部分である世界に住んでいます。とられるリスクが多ければ多いほど、成功の可能性は高くなります。ただし、正しく管理されていない場合、リスクもプロジェクトの失敗につながる可能性があります。多くのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトに伴うリスクを認識しています。ただし、プロジェクト管理のリスクを最小限に抑えたり管理したりするために、利用可能なすべてのリソースを使用しているわけではありません。

プロジェクト管理は複雑なプロセスであり、正常に完了するには効果的な計画と実行が必要です。しかし、プロジェクトを効果的に管理するためには、関連するリスクも最小限に抑えることが不可欠です。この記事では、リスク管理とは何か、そしてその重要性について説明します。また、プロジェクト管理におけるリスク管理の手順、およびプロジェクトリスクを正常に削減する方法。

それでは、飛び込んで、非常に基本的なものから始めましょう…

プロジェクト管理におけるリスク管理プロセスとは

現実の世界では、リスク管理は、プロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定して管理するのに役立つプロセスであることが知られています。言い換えれば、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定して管理するための重要なプロセスです。

さらに、それはあなたが日常的に実行しなければならないことです。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトで発生するすべてのことに対して責任があります。これは、特定されたリスクを管理する責任があることを意味します。

プロジェクト計画をまとめるときは、うまくいかない可能性のあるすべてのものを検討する必要があります。次に、これらの各問題に対処するために何をするかを検討する必要があります。提案されたアクションをプロジェクト計画に含めます。したがって、誰もがリスクを管理するためにあなたが何をしているのかを見ることができます。また、各問題の潜在的な影響とそれが発生する可能性についても概説する必要があります。

プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスク

プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクはたくさんありますが、他のリスクよりも深刻なものもあります。覚えておくべき最も一般的な7つを次に示します。

1.時間の遅延：プロジェクトの完了にかかる時間を過小評価すると、時間の制約にぶつかり、スケジュールが混乱し、追加のコストが発生する可能性があります。

2.期待に応えられない：あなたのプロジェクトを手伝ってくれると期待されていた人々が現れないか、彼らの仕事を適切に行わない場合、あなたは標準に達していない製品やサービスになってしまう可能性があります。

3.誤解：職場は困難な環境になる可能性があります。非常に多くの人々が一緒に働いているので、いくつかの誤解があることは避けられません。しかし、職場で誤解が生じると、深刻な結果を招く可能性があります。

4.予期しない費用：予期しない費用の計画と予算を適切に立てないと、プロジェクトが予算を超過し、予定より遅れてしまう可能性があります。

5.コミュニケーション不足：チームメンバーとコミュニケーションをとらないと、誤解や意見の不一致につながる可能性があり、遅延や経済的な問題につながる可能性があります。

6.誤解：部下やチームメンバーから何が必要になるかについて明確な期待がない場合、プロジェクトが適切に行われないリスクにつながる誤解につながる可能性があります。

7.仕様が正しくない：ジョブの仕様が正しくない場合、製品またはサービスが期待どおりに機能せず、プロジェクトのリスクにつながる可能性があります。

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プロジェクト管理におけるリスクを管理するための6つの効果的なステップ

リスク管理は、プロジェクトリスクの特定、評価、および優先順位付けを必要とするプロアクティブなプロセスであることは、今では誰もが知っています。プロジェクトのリスクを効率的に管理するために、従わなければならないいくつかの重要なステップがあります。

まず、明確で簡潔なプロジェクトスコープを作成する必要があります。これは、プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべての潜在的なリスクと危険性、およびそれぞれが持つ可能性のある潜在的な影響を特定するのに役立ちます。次に、潜在的な災害が発生する可能性を最小限に抑えるために、適切な緩和策を講じる必要があります。これらの手順を実行すると、プロジェクト管理のリスクを効果的に管理できます。

プロジェクト管理におけるリスクを管理するための主要なステップの詳細は次のとおりです。

ステップ1：リスクを特定する

プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクはたくさんあります。技術的なリスク、プロジェクトのリスク、人のリスク、そしてあなたが考えることさえできないリスクさえあります。これらのリスクを早期に特定することは、後でリスク管理計画を実行できるようにするために重要です。

ステップ2：特定されたリスクの所有権を割り当てる

特定された各リスクの所有権を、その特定のリスクの評価と軽減、またはその特定の機会の活用を担当するチームメンバーに割り当てます。場合によっては、プロジェクトマネージャーは、リスクが分析されて優先順位が付けられたら、識別子を割り当てることを好む場合があります。しかし、他の例では、このステップを早期に実行することで、個人がリスクを軽減したり、機会をより効果的に獲得したりするための準備を整えることができます。

ステップ3：潜在的な影響とリスク要因を分析する

次のステップは、各リスクを検討して、その原因、範囲、および潜在的な影響を判断することです。プロジェクトの各ステップに関連する可能性のあるリスクを把握します。各リスクの影響を完全に理解するために、ハザードの強度と範囲に応じてハザードに優先順位を付けるようにしてください。

ステップ4：処理する必要のあるリスクに優先順位を付ける

プロジェクトの主なリスクを、それらがどれほど緊急である可能性があり、プロジェクトにどのように影響を与える可能性があるかに応じて決定します。

ステップ5：それに応じてリスクに対応する

リスクイベントを排除しようとするか、発生した場合の影響を減らすことにより、リスクが何であるかに応じて、リスク管理プロセスで特定された対応戦略を順守します。この方法には、応答の作成とそれを実装するための手順の実行が含まれている必要があります。

ステップ6：観察し、必要に応じて変更を加えます。

リスク管理戦略を監視および確認し、必要に応じて変更を加えます。言い換えれば、必要な変更を加えるために、リスク管理戦略を常に把握してください。

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プロジェクトの成功を確実にするためのリスク管理と最小化のヒント

リスク管理プロセスは、リスクが発生する前に対処するためのロードマップを提供します。特にバックアップ計画がない場合、企業は大きなリスクを負います。リスクを最小限に抑えるには、4つの一般的な方法があります。回避、承認、削減、転送など。ただし、状況に最適なものを決定できるのはあなただけです。彼らの意思決定を支援し、プロジェクトリスクの可能性を減らすために、プロジェクトの成功のために熟考する5つのリスク軽減策を以下に示します。

明確なリスク管理計画を立てる

プロジェクト管理の世界では、強力なプロジェクト計画の重要性を誇張することはできません。これらの計画は、リスク管理計画を含め、特定のプロジェクトに最初から最後まで関与する人々によって実行されるコア方法論を定義します。

プロジェクトを促進する上でのリスク管理の役割に関する興味深い事実の1つは、不可能と定義されたリスクでさえ、いつでも現れる可能性があるということです。チームが目前のリスクに対処する準備ができていないことを防ぐ最善の方法は、発生する可能性のある問題のトラブルシューティングを行い、それらに対処できるように、組織の周囲に適切なインフラストラクチャまたは計画を設定していることを確認することです。それらがすべての関係者にとって問題になりすぎる前に適切に。

このような包括的な計画を立てるには、多大な時間と労力がかかる場合があります。しかし、投資は通常、ロードマップとして機能することで報われます。これにより、チームはプロジェクトのさまざまなフェーズすべてをガイドします。

リスクを登録して最新の状態に保つ

人生では、物事が起こります。そして、多くの場合、あなたはそれらを予測することはできません！リスク管理計画を補完するためにリスクレジスターをまとめることにより、リスクが発生したときにリスクを把握するための非常に貴重なツールが得られます。ドキュメントを最新の状態に保つ必要があります。そのため、数か月後には簡単に確認できます-

何がいつ起こったのか
あなたのチームがどのように反応したか、そして
以前は検出されなかった、どのような新しいリスクが表面化したか。

リスクレジスターを使用して、発生したリスクとそれに応じて物事がどのように実行されたか（おそらくインシデントレポートに似たもの）と、新たに発生した問題を追跡します。さらに、このドキュメントは常に最新の状態に保ってください。変更に目を光らせて、他の計画成果物と同期していることを確認してください。これにより、あなたとあなたのチームメンバーがプロジェクトのステータスを簡単に追跡できるようになります。

リスクイベントの根底にあることを理解し、理解する

よくあるリスク管理の間違いは、実際のリスク自体に関するリスクの単なる影響を特定することです。たとえば、プロジェクトに関連する主なリスクとして「期限を逃す」と考えるかもしれません。これは技術的には真実ですが、期限を逃したのは、この特定のリスクを管理および軽減しなかった結果にすぎません。

この落とし穴を回避するために、特定の結果によってどのように悪影響を受けるかではなく、そのような結果につながる可能性のある関連する潜在的なイベントによって、特定された各リスクを何が引き起こす（影響する）かという観点から考えることをお勧めします。

したがって、特定されたリスクイベントの最下部に到達することは、前述のリスクの中で実際に最も懸念していることを識別するのに役立ちます。そして、それに応じてそれらを先制的に管理する最善の方法。それによって、それらが始まる前に、いくつかの潜在的な災害を防ぐことに向けて取り組んでいます！

プロジェクト管理のスキルをレベルアップする

プロジェクトに関連する可能性のあるリスクを効果的に管理および克服することになると、プロジェクト管理スキルの強力な基盤を持つことが不可欠であることは否定できません。プロジェクト管理に関する正式なトレーニングを実施すると、結果として発生する可能性のあるリスクを最小限に抑えることができ、特定のタイプのニーズについて適切に教育されていなかった場合に見落とされていた可能性のあるプロジェクトのトラブルをより適切に計画するのに役立ちます。仕事。

これらのスキルを開発して、プロジェクトをできるだけうまく処理できるようにする方法はたくさんあります。私のお気に入りの方法の1つは、頻繁に練習し、この分野の最新のトレンドについて常に情報を得るようにすることです。また、まだ行っていない場合は、キャリアをさらに高めるために、他の専門家との会議やワークショップに参加することを強くお勧めします。

反応性を下げ、より積極的に

多くのプロジェクトマネージャーは、これらのタイプのイベントを計画して積極的に設計するのではなく、発生した危機に対処することを好みます。ただし、そのような問題が重大な問題になるのを防ぐことになると、危機を完全に回避する方法を特定することに取り組むことが重要です。問題の処理に反応しすぎるのではなく、積極的に行動することが求められています。

何か悪いことが起こるのを待ってから解決策を考え出すのではなく、プロジェクトの計画段階で余分な時間をかけてください。プロジェクトに関連するリスクを特定し、予防策を講じることでリスクに遭遇する可能性を減らします。

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プロジェクトのリスクを評価して、それをより適切に回避できるようにする

プロジェクト管理は困難で常に変化する職業です。説明責任が高まるにつれ、より多くのプロジェクトがより大きなリスクを負っています。リスクはあらゆるプロジェクトの一部であることを理解する必要があります。ただし、リスクの高いプロジェクトでは特に困難な場合があります。管理者は、プロジェクトに伴うリスクとそれらを軽減する方法を評価して理解する必要があります。また、発生する可能性のある潜在的な問題に対処するための計画を作成する必要があります。

最初にそうするために、彼らはさまざまなタイプのリスクとそれらが彼らのプロジェクトにどのように影響を与えることができるかを理解する必要があります。次に、プロジェクトに関連する潜在的なリスクを特定して評価する必要があります。最後に、リスクの潜在的な影響を軽減するために、リスク管理プロセスを実装する必要があります。これらの手順に従うことで、プロジェクトマネージャーはリスクを簡単に評価できます。そして、彼らのプロジェクトが成功し、不必要なリスクを回避できることを確認してください。

リスクを回避または最小化するもう1つの効果的な方法は、WP Project Managerなどの包括的なプロジェクト管理ツールを利用して、レポートをより適切に管理、分析し、プロジェクトを整理することです。これにより、プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、一般的なプロジェクト管理の間違いを回避できます。これにより、プロジェクトリスクの可能性が減り、プロジェクト管理が失敗する可能性が減ります。