それは知識ベース：それが何であり、それを作成する方法

それ、または情報技術は、ハードウェア、ソフトウェア、サービスを含む広範な分野です。コンピューター、オペレーティングシステム、ネットワーク、データ管理サービスなど。

ITガイドとチュートリアル（または知識ベース）の集中リポジトリを持つことで、サポート部門が新規従業員を訓練するのに大いに役立ち、ナレッジベースなどのチャネルからセルフヘルプサポートオプションを提供して、顧客が自分で一般的な問題を解決できるようにします。

これにより、カスタマーエクスペリエンスが大幅に向上し、チケット全体とカスタマーサポートコストが削減されます。

しかし、 IT知識ベースはあなたの問題を解決するのに役立ちますか？

見つけましょう！ IT知識ベースに深く潜り込み、すべての質問に答えます。始めましょう。

知識ベースは何ですか？

ITナレッジベースは、ユーザーが一般的なIT（情報技術）の問題を解決し、技術的、問題解決、およびビジネススキルを向上させるのに役立つ情報の集中リポジトリです。

ソフトウェアUI、データベース、ハードウェアの使用、トラブルシューティングの問題、プロジェクト管理、日常のコミュニケーション、適応性をユーザーに慣れるためのガイドを含めることができます。

通常の知識ベースとIT知識ベースの違いは何ですか？

通常の知識とIT知識の主な違いは、提供される情報の種類です。

通常の知識ベースでは、製品、FAQ、ヒント、トリック、およびポリシーなどの企業情報に関する一般的な情報が見つかります。

ただし、ITナレッジベースでは、トラブルシューティングガイドや詳細な手順などの情報技術に関連する技術ガイド、チュートリアル、および情報に関連する情報をほとんど見つけることができます。

IT知識ベースを作成する理由

たとえば、ITナレッジベースを作成する多くの理由があります。

• 合計チケットを削減することで、チームのワークロードをサポートします
• カスタマーサポートと従業員のトレーニングのコストを削減します
• 生産性と効率を向上させます
• 従業員のトレーニングに役立ちます
• 新しい顧客を引き付けます
• IT知識とベストプラクティスを標準化します
• リモート作業環境をサポートします

いくつかのメリットを詳細に見てみましょう。

1.チームのワークロードとコストをサポートするITサポートを削減します

知識ベースは主にセルフサポートチャネルとして使用され、顧客がIT技術者を必要とせずに問題を解決できるようにします。

これにより、繰り返しの質問や問題のために生成されたチケット全体が大幅に削減されます。

2。従業員のトレーニングを支援します

新しい従業員のトレーニングは常に高価です。特に、提供する技術的な仕事が低い場合は、ほとんどの場合、従業員の効率性に基づいています。

たとえば、データ入力作業。

このような役割は、基本的な知識のみまたはまったく知識を持たない新鮮な従業員によってのみ行われます。

そのような場合、ITナレッジベースのセットアップを使用すると、各従業員が手動でトレーニングすること、専門家トレーナーの必要性、および時間のかかるプロセスを避けることができます。

3.生産性と効率を向上させます

あなたはすでに顧客を助ける準備ができているほとんどの答えを持っているので。あなたがしなければならないのはそれらを共有することだけです。

同じ質問に答えてシニアヘルプを得るために必要な全体の時間を短縮し、ITチームがより複雑な問題に集中できるようにします。

4.新しい顧客を引き付けます

ITナレッジベースを使用すると、基本的に製品の提供に非常に関連するコンテンツを作成しています。

SEOテクニックを使用して検索エンジンからビジネストラフィックを引き付け、製品を売り込むことで新しい顧客を獲得できます。

ITナレッジベースを作成する方法

良いITナレッジベースを作成するには、少し時間がかかる場合があります。使用を計画しているナレッジベースソフトウェアの種類と、コンテンツチームの効率に応じて。

IT知識ベースを実装し、物事をより簡単で管理しやすくするのに役立ついくつかの手順を概説しました。

ステップ1：目的と聴衆を定義します

IT知識ベースには2つのタイプがあります。

1. 内部ITナレッジベース：ツール、ワークフロー、および内部使用のためのトラブルシューティングに関するガイドとチュートリアルが含まれています。
2. 顧客向けの知識ベース：顧客がシステムの再起動やキャッシュのクリアなど、一般的なITの問題を解決できるようにするため。

たとえば、Kinstaのナレッジベース。

Kinstaのナレッジベースは、顧客がホスティングサービスを使用している間に直面する可能性のある問題に関する何百ものガイドとチュートリアルをカバーしています。

ブラウザまたはその他の依存関係によって引き起こされる可能性のある問題。また、たとえば、SSH、SSL、WordPress、CPANEL、クラウドホスティングなどのトピックに関するガイドを作成するなど、一般的なIT知識で顧客を教育します。

ここでのKinstaの焦点は次のとおりです。

• セルフサービスサポートを提供します
• 詳細な情報で顧客を教育します
• 検索エンジンの最適化で新しい顧客を引き付ける
• DIY（自分でやる）ユーザーと開発者へのガイドをターゲットにする

IT ITに向けた最初のステップは、知識ベースは次のとおりです。

• 知識ベースからの必要性を理解する
• 目標、長所、および短所をリストアップします
• ターゲットオーディエンスについての調査
• コスト計算
• 実装およびメンテナンス計画

プロジェクトの前に事前に計画すると、正しい決定を下し、費用のかかる手順を避けるのに役立ちます。

ステップ2：正しいITナレッジベースソフトウェアを選択します

市場には多くの種類のナレッジベースソフトウェアソリューションがあります。

たとえば、 SaaSソリューション。ホスティング、ドメイン名が付属しており、セットアップ、アップグレード、メンテナンスが簡単です。しかし、それらは非常に費用がかかります。

コードベースのソリューション。セットアップ、維持、アップグレード、そして多くの場合、開発者に小さな変更を加える必要があります。しかし、それがあなたが望むものであれば、出発点として使用することが非常に柔軟です。

ナレッジベースのCMS （コンテンツ管理システム）ソリューションは、セットアップ、維持、アップグレードがそれほど難しくなく、優れた柔軟性を提供し、非常に費用対効果もあります。

ITニーズには英雄的な知識ベースをお勧めします。 WordPress CMSベースのプラグインです。内部または外部のITナレッジベースを作成するために必要なすべての機能を提供します。を含む機能：

• 非テックヘビーユーザー向けのコードソリューションはありません
• デモテンプレートをインポートするためにウィザードをセットアップします
• ユーザーアクセスコントロール。編集者、サブスクライバー、管理者などのコンテンツ管理の役割を含む。
• Ajaxベースの高度な検索バー
• カスタマイズオプション。タイポグラフィ、サイドバー（またはレイアウト）、色、または見出しを含む。
• 組み込み分析、レポート、フィードバック収集システム

英雄的なKBでITナレッジベースをセットアップする方法

1.お好みのプロバイダーからホスティングとドメイン名を選択して購入し、予算に基づいています。

WordPressには、使いやすさと比類のないパフォーマンスがあるため、Kinstaをお勧めします。

2. Webサイト管理プラットフォームまたはCPANELからWordPressをインストールします。

ほとんどのホスティングサービスは、Webサイトを作成するための最大の選択肢であるため、WordPressセットアップウィザードを簡単にインストールできます。

サイドノート：これについてわからない場合は、ホスティングプロバイダーに尋ねてください。彼らはあなたのためにWordPressをセットアップすることを喜んでいると確信しています。

3.ヒロイックKBプラグインをダウンロードしてインストールします。

ここから英雄KBを購入し、アカウントセクションからダウンロードできます。

英雄KBをインストールするには：

1. WordPressのWebサイトダッシュボードにアクセスしてください（ドメイン名の後に/wp-admin/を追加してWordPressダッシュボードにアクセスできます）
2. プラグイン>新しいプラグインを追加します
3. [プラグインのアップロード]ボタンをクリックします
4. ダウンロードしたプラグインファイルを選択します
5. [今すぐインストール]ボタンをクリック>プラグインをアクティブにします。
6. デモコンテンツをインストールしたくない場合は、セットアップウィザードに従うか、スキップしてください。

おめでとう！ ITナレッジベースポータルは、さらなるカスタマイズとコンテンツの追加の準備が整いました。

探索：WordPressを使用したナレッジベースへの方法 - ステップバイステップガイド

ステップ3：IT知識ベースの記事のヒントを書く

これで、ナレッジベースポータルの準備が整いました。コンテンツのアップロードを開始できます。

適切なIT記事を書くのに役立つヒントは次のとおりです。

• 技術的なガイダンスを提供します。それを際立たせる主なことは、彼らの技術的な部分です。したがって、ガイドを通じて技術的な概念を解読してください。
• シンプルで非技術的な言語を使用します。それは技術的ですが、それらを複雑にしないでください。専門用語を避け、文章を短くし、技術的な言葉を説明します。
• あらゆる種類の記事から始める前に、アウトラインを作成します。 （これは、すべての記事に通常使用するアウトラインテンプレートです）
• シンプルなタイトルと見出しを使用します。
• 必要に応じて、ビジュアルとビデオを追加します。スクリーンショット、図、ビデオ、またはカスタム画像は、ガイドを理解しやすくするために、できる限りのものを使用します。ただし、ストック画像はどんな犠牲を払っても避けてください。
• 一貫した形式に従うか、テンプレートを使用します。
• 見出しタグ、リスト、分割、タブ、アコーディオン、コードブロック、ブロッククロート、テーブル、カスタムブロックを使用して、コンテンツをセクションに簡素化します。
• 検索エンジンの最適化。ここで多くを学ぶ必要はありません。タイトル、見出し、説明、コンテンツに自然にキーワードを含めるようにしてください。
• 同僚や専門家と一緒にそれを確認して、ガイドが正確で明確で、エラーがなく、ガイドラインに従っていることを確認してください。

WordPressと英雄KBを使用したナレッジベースの作成に関するステップ2チュートリアルに従っている場合は、知識ベースの記事を公開する方法を次に示します。

1. WordPressのWebサイトダッシュボードにアクセスしてください
2. 英雄的なKBの上にホバリングして、新しい記事を追加することをクリックします

これにより、視覚的に心地よい知識ベースの記事を作成できる記事エディターが開きます。

WordPressと英雄的なKBで記事を作成することの良いところは次のとおりです。

• 使いやすく、非常に柔軟です
• コーディングの知識を持っている必要はありません。ビルトインブロックを備えたグリッドまたはフレックスボックスタイプのレイアウトを作成できます。
• Heroic KBは、FAQ、目次、およびコールアウトの追加に追加のブロックを提供します。
• 別の記事の別のレイアウト/テンプレートを使用できます。たとえば、記事の1つにサイドバーがありません。
• 多くの予備のテンプレート、再利用可能なブロックを作成する機能、および作業をスピードアップするためのプラグイン（ドキュメントをインポートするためのMammoth .Docxコンバーターなど）。

ステップ4：追加の変更

良いITナレッジベースを構築するのに役立ついくつかの追加の変更を以下に示します。

1.ガイドと構造を整理します

最も必要なものがユーザーの前にあるようにガイドとチュートリアルを整理します。

たとえば、他の何よりも先にガイドを開始（またはセットアップ）する必要があります。トラブルシューティングやメンテナンスガイドなど、コンテンツグループに基づいたグループガイド。

Heroic KBは、カテゴリとタグに基づいてコンテンツをグループ化する機能を提供し、カテゴリと記事の注文を変更します。

さらに、英雄的なKB設定を介して、知識ベースのレイアウト、サイドバーコンテンツ、またはその他のセクションを調整できます。

2。タブとアコーディオンを使用します

IT製品がさまざまなハードウェアやオペレーティングシステム用である場合、タブとアコーディオンを使用してグループガイドを使用して、読者の物事を簡素化することをお勧めします。

Google Chromeドキュメントは、ドキュメントでアコーディオンとタブを適切に使用する良い例です。

Heroic KBは、単一のコードを書く必要なく、このような魅力的な投稿を作成するための組み込みブロックも提供します。

3。機密コンテンツへのアクセスを制限します

ITナレッジベースは、従業員のトレーニングにも使用されます。あなたは間違いなくあなたのビジネスの秘密を覗いてから外から誰かを望んでいません。

そのためには、不必要なユーザーアクセスと情報の漏れを避けるために、いくつかの安全対策を導入する必要があります。

Heroic KBには、ディレクトリレベルまたはページレベルでのユーザーアクセスを制限する機能があります。

4.検索エンジンの知識ベースを最適化します

パブリックITナレッジベースを作成している場合、ガイドを最適化して検索エンジンでランク付けすることにより、新しい顧客を獲得する絶好の機会があります。

ここにあなたの知識ベースをSEOにフレンドリーにするためのいくつかのヒントがあります：

• 詳細で高品質で魅力的なコンテンツを作成します
• ターゲットを絞ったキーワードに基づいて記事のタイトルとメタの説明を最適化し、シンプルに保ちます。
• 見出しタグを使用して、コンテンツをセクション（H1、H2、H3など）に分割します。
• 検索意図のターゲット記事（ハウツーガイド、リストタイプの投稿、レビュー、比較、初心者、または高度なガイド）
• 画像を適切にサイズ変更して圧縮し、ALTテキストと適切なファイル名を追加します。
• 関連する記事をリンクします
• ナレッジベースをレスポンシブにする（モバイルフレンドリー）

英雄的なKBで作成された知識ベースは、デフォルトで応答性またはモバイルに優しい、高性能で、SEOフレンドリーです。さらに、SEOプラグインとうまく統合されています。

ステップ5：定期的に知識ベースを更新します

ソフトウェアUI、設定、および機能は、多くの場合、ITインフラストラクチャに変化します。そのためには、知識ベースも絶えず更新する必要があります。

さらに、コンテンツを更新しておくと、SEOの努力に役立ち、顧客満足度も向上します。

知識ベースの記事を更新する時期に関するヒントを次に示します。

• 情報が時代遅れになったとき、またはリンクが壊れている場合。
• チュートリアルで使用されているソフトウェアが、UI、設定、機能、または削除された機能を更新したときです。
• その特定の問題を解決するためのガイドがあり、ユーザーフィードバックに基づいて、顧客がサポートチケットを作成するとき。
• 検索エンジンでインデックスが表示されていない、またはうまくランク付けされていない記事。
• カスタムグラフィックとビデオを使用してコンテンツを改善するための予算が必要です。

組み込みの分析、レポート、および英雄的なKBを使用したフィードバックシステムがあります。

• 記事のパフォーマンスを確認する（合計ビュー）
• チケットの転送をサポートするための記事を追跡します
• 人気のある無効な検索を追跡し、検索の有効性を測定します
• ユーザーフィードバックを収集します

最終的な考え

プレミアムソフトウェアなど、IT製品やサービスを提供するサービスがある場合は、ITナレッジベースの構築に間違いなく投資する必要があります。

プロセスの合理化、新規従業員のトレーニング、カスタマーサポートの提供、全体的なコストの削減に役立ちます。

しかし、私が考えることができる最も重要な利点は、新しい顧客を引き込む能力です。

ITコンテンツを既存のコンテンツ戦略に含めることができ、WordPressやHeroic Knowledge Baseなどのソフトウェアを使用して、コンテンツパブリッシングやSEOを簡素化できます。

このガイドはそれです！何かを逃したかどうか、または以下にコメントを残してさらにサポートが必要かどうかをお知らせください。